Сезонний найм для ФОП у 2026: як офіційно оформити літнього працівника

Літо — це сезон підвищеного попиту в HoReCa (готелі, ресторани, кафе), торгівлі, туризмі та сільському господарстві. Багато ФОП беруть додаткових працівників на 2-3 місяці. У цій статті розберемо, як зробити це офіційно і правильно: які договори підписувати, які податки сплачувати, як звільняти після сезону, і головне — які штрафи чекають за нелегальну роботу.

Хто такий сезонний працівник?

Сезонний працівник — це людина, яка наймається на роботу на період до 6 місяців у зв'язку з природними або кліматичними умовами. Список сезонних робіт і сезонних галузей затверджено постановою КМУ від 28.03.1997 №278 (редакція від 22.05.2021) і містить рівно шість позицій:

• Лісова промисловість і лісове господарство.
• Торф’яна промисловість.
• Сільське господарство: збір ягід, фруктів, овочів; обробіток виноградників, теплиць.
• Переробні галузі: переробка плодоовочевої продукції, цукрова галузь, первинне виноробство.
• Санаторно-курортні заклади і заклади відпочинку: роботи, повʼязані з обслуговуванням хворих і відпочиваючих.
• Транспортно-дорожній комплекс: авіаційні роботи в сільському та лісовому господарствах.

Це вичерпний перелік — інших позицій у Списку немає. Тому HoReCa, роздрібна торгівля на пляжі, готелі, екскурсоводи та будівництво сезонними галузями не є, і оформити персонал як «сезонних працівників» у них не можна. Для такого бізнесу правильний інструмент — звичайний строковий трудовий договір за п. 2 ч. 1 ст. 23 КЗпП з обґрунтованою підставою (характер та умови виконання роботи) або договір на час виконання певної роботи.

Які є типи договорів для сезонного працівника?

У ФОП є два варіанти оформити сезонного працівника: строковий трудовий договір або договір цивільно-правового характеру (ЦПХ). Розберемо різницю.

Як покроково оформити сезонного працівника?

Крок 1: Повідомлення ДПС

До початку роботи працівника за укладеним трудовим договором подайте до ДПС Повідомлення про прийняття працівника на роботу (форма затверджена Постановою КМУ від 17.06.2015 №413). Окремої вимоги «за один день наперед» норма не містить — достатньо подати того самого дня, але до моменту, з якого працівник приступає до обовʼязків. Подається засобами електронного звʼязку з КЕП через Електронний кабінет платника. Якщо наказ виданий і нарахування ведуться, а повідомлення просто не подане чи подане із запізненням — це «інше порушення законодавства про працю»: 1 МЗП = 8 647 грн (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП). А от якщо немає ані наказу, ані повідомлення, а людина вже працює — Держпраці кваліфікує це як фактичний допуск без оформлення (абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Крок 2: Наказ про прийняття на роботу

Готуєте наказ за формою П-1: ПІБ працівника, посада, дата початку, дата закінчення (для сезонного — обов'язково), оклад. Працівник підписує наказ.

Крок 3: Трудовий договір

Договір підписується у двох примірниках, один залишається у вас, другий — у працівника. Якщо ваша галузь входить до Списку за постановою КМУ №278 — вказуєте: «договір укладено на строк виконання сезонних робіт з ___ по ___» з конкретними датами. Якщо не входить (HoReCa, торгівля, готелі) — формулювання інше: «договір укладено на визначений строк з ___ по ___ з урахуванням характеру наступної роботи та умов її виконання (п. 2 ч. 1 ст. 23 КЗпП)», і підставу варто розкрити в наказі.

Крок 4: Інструктаж з охорони праці

Перед допуском до роботи проведіть вступний інструктаж з охорони праці. Запис — у Журналі реєстрації вступного інструктажу. Без цього — штраф Держпраці 8 647 грн (1 мінімалка) за кожне таке порушення як «інше порушення законодавства про працю» (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП), а повторно протягом року — 17 294 грн (2 мінімалки).

Крок 5: Внесення запису у трудову книжку

З 2021 року трудові книжки ведуться електронно через Пенсійний фонд. Якщо у працівника ще паперова трудова — внесіть запис вручну за стандартною формою.

Які податки сезонного працівника?

Розрахунок податків для сезонного працівника такий самий, як для постійного. Усе залежить від нарахованої зарплати.

Розрахунок при зарплаті 8 647 грн (мінімалка)

• Нараховано: 8 647 грн
• ПДФО 18% (утримати): 1 556.46 грн
• ВЗ 5% (утримати): 432.35 грн
• На руки: 6 658.19 грн
• ЄСВ 22% (за рахунок ФОП): 1 902.34 грн
• Загальні витрати ФОП: 10 549.34 грн

Розрахунок при зарплаті 15 000 грн

• Нараховано: 15 000 грн
• ПДФО 18%: 2 700 грн
• ВЗ 5%: 750 грн
• На руки: 11 550 грн
• ЄСВ 22%: 3 300 грн
• Загальні витрати ФОП: 18 300 грн

Як проходить звільнення після сезону: правильна процедура?

У строковому договорі вже вказана дата закінчення. Не потрібно подавати заяву на звільнення — договір припиняється автоматично у вказану дату. Але оформити звільнення документально — обов'язково.

Крок 1: Наказ про звільнення

За 1-2 дні до закінчення договору готуйте наказ про звільнення за п. 2 ст. 36 КЗпП (закінчення строку трудового договору). Працівник ознайомлюється під підпис.

Крок 2: Як ДПС дізнається про звільнення

Окремого «повідомлення про звільнення» не існує. Форма за Постановою КМУ №413 подається лише при прийнятті на роботу — відмітки «звільнення» в ній немає. Дату звільнення ви показуєте у графі «Дата звільнення» додатка 4ДФ до Податкового розрахунку і дублюєте в додатку Д5 (пп. 70.16.1 ПКУ). ФОП подають цю звітність щоквартально, протягом 40 календарних днів після кварталу: граничний строк за II квартал 2026 — 10 серпня, за III — 9 листопада. Тобто в день звільнення нікуди бігти не треба, але квартальний строк пропускати не можна.

Крок 3: Остаточний розрахунок

У день звільнення працівник має отримати:

• Зарплату за фактично відпрацьовані дні до моменту звільнення.
• Компенсацію за невикористану відпустку (пропорційно відпрацьованому періоду).

Компенсацію рахують не місяцями, а календарними днями. Дні компенсації = тривалість щорічної відпустки (мінімум 24 к. дн., ст. 6 ЗУ №504/96-ВР) ÷ 365 × відпрацьовані календарні дні. Сума = середньоденна × ці дні, де середньоденна = заробіток за розрахунковий період ÷ календарні дні цього періоду (п. 7 Порядку, затв. постановою КМУ від 08.02.1995 №100). Оклад на робочі дні не ділять. Наприклад, сезон з 1 червня по 31 серпня — це 92 календарні дні: 24 ÷ 365 × 92 ≈ 6 днів компенсації.

Крок 4: Видача документів

У день звільнення ви зобов'язані видати копію наказу про звільнення і письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми (ст. 47 КЗпП, самі суми — за ст. 116) і провести остаточний розрахунок. Трудова книжка з 2021 року зберігається у працівника — запис про звільнення ви вносите до неї на його вимогу. Виписку з Реєстру застрахованих осіб (ОК-5/ОК-7) працівник замовляє сам у Пенсійному фонді або через Дію — роботодавець її не формує і не видає; довідку про заробітну плату дайте на письмову вимогу працівника.

Які ризики неофіційного сезонного найму?

«Та я тільки на 2 місяці беру, навіщо оформляти?» — найпоширеніша фраза, з якою я стикаюся щоліта. Тоді приходить перевірка Держпраці — і ФОП втрачає заробіток за весь сезон.

Штрафи Держпраці у 2026 році