Перерахунок відпускних при звільненні ФОП 2026: компенсація, утримання, податки

Коли найманий працівник у ФОП звільняється або переходить на іншу посаду, відпускні майже завжди потрібно перерахувати. Якщо людина не використала відпустку — їй належить грошова компенсація. Якщо ж, навпаки, вона «відгуляла наперед» більше, ніж заробила на дату звільнення, — переплату треба утримати з останньої зарплати. Це не опція, а пряма вимога статті 24 Закону №504/96-ВР «Про відпустки» та статті 116 КЗпП. Розберемо формули, податки та три робочі приклади на цифрах 2026 року.

Коли потрібен перерахунок відпускних — 4 ситуації

Перерахунок робиться не тільки при звільненні. Будь-який рух по штатному розпису, при якому змінюється «відпускний баланс» співробітника, потребує перерахунку компенсації або утримання.

• Звільнення з будь-якої підстави — за власним бажанням (ст. 38 КЗпП), за згодою сторін, за скороченням, за прогул. Строк виплати — день звільнення (ст. 116 КЗпП). Запізнення = середній заробіток за кожен день затримки.
• Переведення на інше підприємство. Гроші за невикористану відпустку можна виплатити або перерахувати на нове місце роботи — за вибором працівника (ч. 3 ст. 24 Закону №504/96-ВР).
• Закінчення строку трудового договору(строковий контракт). Компенсація обов'язкова, навіть якщо працівник відпрацював лише 2 місяці.
• Смерть працівника.Компенсація виплачується членам сім'ї або спадкоємцям.

Компенсація за невикористану відпустку — формула

База для компенсації — середньоденний заробіток, розрахований за правилами Постанови КМУ №100. Це та сама база, що й для звичайних відпускних, але розрахунковий період завжди — 12 календарних місяців перед місяцем звільнення.

Крок 1. Рахуємо середньоденний заробіток:

Середньоденний = Заробіток за 12 місяців ÷ (365 − святкові − дні без збереження зарплати)

У 2026 році святкових і неробочих днів — 11 (1 січня, 7 січня, 8 березня, Великдень, 1 травня, 9 травня, Трійця, 28 червня, 24 серпня, 14 жовтня, 25 грудня). Отже знаменник для повного року без лікарняних = 365 − 11 = 354 дні.

Крок 2. Рахуємо кількість невикористаних днів відпустки:

Дні невикористаної відпустки = (Відпрацьовано повних місяців × 24 ÷ 12) − Вже використано днів

24 — це базовий розмір щорічної основної відпустки (ст. 6 Закону №504/96-ВР). Для окремих категорій він більший: 28 днів — вчителі, 30 — особи з інвалідністю I-II групи, 56 — наукові співробітники зі ступенем.

Крок 3. Сума компенсації:

Компенсація = Середньоденний × Дні невикористаної відпустки

Утримання за «відгуляну наперед» відпустку — формула

Зворотна ситуація: працівник за свій 12-й місяць на підприємстві вже відгуляв усі 24 дні відпустки, а потім звільняється в липні — відпрацювавши не 12, а лише 7 місяців. Отже він «забрав» відпустку авансом — за 5 місяців, які не відпрацював.

Крок 1. Рахуємо «зароблені» дні відпустки на дату звільнення:

Зароблено днів = Відпрацьовано повних місяців × 24 ÷ 12

Крок 2. Зайві дні = Використано днів − Зароблено днів.

Крок 3. Сума утримання:

Утримання = Середньоденний (на дату минулої відпустки) × Зайві дні

Утримання здійснюється з останньої зарплати в день звільнення. Але є жорсткий ліміт: згідно зі ст. 128 КЗпП, одноразово можна утримати не більше 20%чистої зарплати (а у виняткових випадках — 50%). Якщо утримати всю суму не можна, різницю можна стягнути тільки через суд (або працівник може повернути добровільно).

Податки з компенсації — ПДФО 18% + ВЗ 5% + ЄСВ 22%

Компенсація за невикористану відпустку оподатковується як звичайна зарплата. Жодних пільг чи знижених ставок не існує — це прямо роз'яснено в листі ДПС №20502/6/99-99-13-02-03-15.

На руки працівник отримає: Компенсація × (100% − 18% − 5%) = Компенсація × 77%. ЄСВ утримується за рахунок роботодавця — він не зменшує виплату на руки.

Приклад 1 — компенсація за 14 невикористаних днів (зарплата 15 000 грн)

Вихідні дані. Менеджер Олег звільнився 25 липня 2026 року. Працював у ФОП з 1 вересня 2024 року. За 22 місяці використав лише 30 днів відпустки з належних 44 (24 × 22 ÷ 12 = 44). Зарплата стабільно 15 000 грн/міс останні 12 місяців. Святкових днів у розрахунковому періоді — 11.

• Заробіток за 12 місяців = 15 000 × 12 = 180 000 грн
• Календарних днів для розрахунку = 365 − 11 = 354
• Середньоденний = 180 000 ÷ 354 = 508,47 грн
• Днів невикористаної відпустки = 44 − 30 = 14 днів
• Компенсація брутто = 508,47 × 14 = 7 118,58 грн

Податки з компенсації:

• ПДФО 18% = 7 118,58 × 0,18 = 1 281,34 грн
• ВЗ 5% = 7 118,58 × 0,05 = 355,93 грн
• ЄСВ 22% (роботодавець) = 7 118,58 × 0,22 = 1 566,09 грн
• На руки Олегу: 7 118,58 − 1 281,34 − 355,93 = 5 481,31 грн

Крім того Олег отримає зарплату за фактично відпрацьовані дні липня. Усі розрахунки мають бути проведені і гроші перераховані 25 липня(день звільнення), інакше вмикається санкція за ст. 117 КЗпП — середній заробіток за кожен день затримки.

Приклад 2 — утримання за «відгуляну наперед» відпустку

Вихідні дані. Бариста Анна була прийнята 1 січня 2026 року, у березні отримала повну 24-денну відпустку авансом, звільняється 31 липня 2026 року за власним бажанням. Зарплата 12 000 грн/міс.

• Відпрацювала повних місяців на дату звільнення: січень-липень = 7 місяців
• Зароблено днів відпустки = 7 × 24 ÷ 12 = 14 днів
• Використано днів = 24. Зайві дні = 24 − 14 = 10 днів

Середньоденний на момент березневої відпустки (брався за січень-лютий, 2 повних місяці × 12 000 = 24 000 грн; календарних днів 59 − 1 святковий 7 січня = 58): 24 000 ÷ 58 = 413,79 грн.

• Сума утримання брутто = 413,79 × 10 = 4 137,90 грн

Зарплата Анни за липень (відпрацювала весь місяць) — 12 000 грн брутто. Після ПДФО 18% + ВЗ 5%: 12 000 × 0,77 = 9 240 грн чистими. Ліміт утримання 20% від чистої = 1 848 грн. Утримати одноразово 4 137,90 грн не можна — перевищено ліміт. Варіанти:

• Утримати максимум 1 848 грн із зарплати, залишок 2 289,90 грн залишити за рахунок роботодавця (якщо не хочеться йти до суду).
• Домовитися з Анною про добровільне повернення — це найкращий варіант, підписати додаткову угоду.
• Подати позов до суду (має сенс лише за великих сум — судовий збір і час не окупаються на 2 300 грн).

Приклад 3 — звільнення в день після відпустки (МЗП 8 647 грн)

Вихідні дані. Прибиральниця Світлана працює у ФОП з 1 січня 2025 року. З 1 по 24 червня 2026 року відгуляла планову відпустку (24 дні), 25 червня написала заяву про звільнення з 1 липня. Зарплата на рівні мінімалки — 8 647 грн. Заробила за 18 місяців 36 днів відпустки (24 × 18 ÷ 12), відгуляла всі 24 + ще 24 у 2025 році = 48. Зайвих = 12 днів.

• Середньоденний на 1 червня 2026 = (8 647 × 12) ÷ 354 = 103 764 ÷ 354 = 293,12 грн
• Сума утримання брутто = 293,12 × 12 = 3 517,44 грн
• Зарплата за червень (відпрацьовано: 25, 26, 27, 28, 29, 30 = 6 робочих днів із 21 при графіку 5/2): 8 647 × 6 ÷ 21 = 2 470,57 грн

Після податків із зарплати: 2 470,57 × 0,77 = 1 902,34 грн чистими. Ліміт утримання 20% = 380,47 грн. Утримати 3 517,44 грн неможливо фізично (зарплата менша за суму утримання). У цьому випадку ФОП має право утримати максимум 380,47 грн, а залишок списати на витрати або підписати зі Світланою угоду про добровільне повернення частинами.

Документи при звільненні з перерахунком відпустки

Щоб перерахунок був законним і під час перевірки ДПСне виникло питань, обов'язково оформіть такий пакет документів:

1. Заява працівника про звільнення (або інша підстава — наказ про скорочення тощо).
2. Наказ про звільнення — вказати підставу (стаття КЗпП), дату звільнення, посилання на розрахунок компенсації/утримання.
3. Розрахунковий листок — окремий документ з розбивкою: зарплата за фактично відпрацьовані дні + компенсація / − утримання = сума до виплати.
4. Розрахунок компенсації (окремий аркуш з формулою) — знадобиться при перевірці та при спорі з працівником.
5. Платіжне доручення — виплата в день звільнення (зарплата + компенсація однією сумою або двома).
6. Запис у трудовій книжці (якщо ведете паперову) або передача до реєстру ПФУ (електронна) — у день звільнення.
7. Довідка про доходи (форма ОК-7) — за запитом працівника, видається безкоштовно.
8. Об'єднана звітність 4ДФ + ЄСВ — за квартал звільнення, до 10-го числа місяця, наступного за кварталом (див. докладну інструкцію з 4ДФ).

5 типових помилок при перерахунку

• Помилка 1. Рахують компенсацію за окладом, а не за середнім. Якщо протягом року були премії, доплати чи підвищення окладу — розрахунок за останнім окладом занижує компенсацію, і працівник може подати до суду (строк позовної давності — 3 місяці з дня звільнення, ст. 233 КЗпП).
• Помилка 2. Не виплачують компенсацію в день звільнення. Санкція — середній заробіток за кожен день затримки (ст. 117 КЗпП). За 30 днів прострочення = 30 × 508 грн ≈ 15 240 грн додатково.
• Помилка 3. Застосовують знижену ставку ЄСВ (8,41%) до компенсації особи з інвалідністю. Це працює тільки для основної зарплати, до компенсації застосовується звичайна ставка 22%.
• Помилка 4. Утримують «зайву» відпустку при звільненні за скороченням. Це пряма заборона (ст. 22 Закону №504/96-ВР) і грубе порушення трудового законодавства — штраф 4 МЗП = 34 588 грн.
• Помилка 5. Забувають про додаткову відпустку 14 днів для одиноких матерів / батьків (ст. 19 Закону №504/96-ВР). Якщо працівник має таке право — компенсація сплачується і за ці дні.

Як відобразити у звіті 4ДФ

Компенсація за невикористану відпустку відображається в розділі I форми 4ДФ під кодом ознаки доходу «101» (так само, як зарплата). Утримання переплачених відпускних — зі знаком «мінус» у графі суми нарахованого доходу того ж коду 101. Подвійний знак «мінус» — часта помилка: перевірте, що коригування йде саме в графі нарахувань, а не в графі сплачених податків.

Повна інструкція із заповнення 4ДФ — у моїй статті «4ДФ для ФОП: покрокова інструкція 2026». Строк подання об'єднаної звітності — до 10-го числа місяця, наступного за звітним кварталом. За 2 квартал (звільнення у квітні-червні) — до 10 серпня 2026.

Строковість і штрафи — що буває за прострочення

Найчастіший штраф ФОП-роботодавця — не несплата податків, а порушення строків остаточного розрахунку. Згідно зі ст. 117 КЗпП, якщо гроші не виплачені в день звільнення, ФОП зобов'язаний виплатити середній заробіток за весь час затримки. На відміну від звичайних штрафів це не «фіксована санкція», а живі гроші працівнику — іноді суми сягають кількох десятків тисяч гривень.

Додаткові ризики:

• Подання скарги до Держпраці → позапланова перевірка + штраф до 86 470 грн (10 МЗП) за порушення трудового законодавства.
• Позов працівника про стягнення компенсації — судовий збір за працівника = 0 грн (ст. 5 ЗУ «Про судовий збір»), він нічим не ризикує.
• Несвоєчасне подання 4ДФ за квартал звільнення — штраф 1 020 грн (див. матеріал з виплат найманим).