Якщо у вас є хоча б один найманий працівник — навіть на 0,25 ставки, навіть директор ТОВ, який сам собі засновник — ви зобов'язані щоквартально подавати об'єднаний звіт з найманої праці. Це той самий звіт, який раніше називали «Додаток 4ДФ», але з 2024 року він став єдиним консолідованим звітом, що включає в себе три блоки: ПДФО, ВЗ і ЄСВ. У цій статті — покрокова інструкція, як його заповнити в 2026 році, з реальним прикладом і типовими помилками.
Що таке об'єднаний звіт простими словами?
До 2021 року роботодавці подавали окремо: 1ДФ (по ПДФО), Звіт ЄСВ і ще ВЗ. У 2021-2023 їх частково об'єднали, а з 2024 року всі три види податкових звітів злилися в єдиний об'єднаний звіт із додатками. Зараз форма складається з:
- Заголовна частина — реквізити вашого ФОП/ТОВ, період, відмітка про коригування
- Додаток 4ДФ — ПДФО і ВЗ по кожному фізособі: ПІБ, ІПН, сума доходу, утримано ПДФО, утримано ВЗ, код ознаки
- Додаток 4ДФ-А — суми, нараховані з порушенням строків (виправлення)
- Додаток ЄСВ (Додаток 1) — нарахування ЄСВ по кожному працівнику з кодом застрахованої особи, базою, ставкою
Хто зобов'язаний подавати?
Подають усі роботодавці-податкові агенти, незалежно від форми власності:
- ФОП будь-якої групи, що має хоча б одного найманого або виплачує дохід ФО за договором підряду
- ТОВ — навіть якщо там лише директор-засновник
- Самозайняті особи (адвокати, нотаріуси), які наймають помічників
- Фермерські господарства
- Філії, відокремлені підрозділи юрособи (за окремим звітом, якщо є власний КОПФГ)
Які терміни подання у 2026 році?
Звіт квартальний. Подається до 10 числа другого місяця після звітного кварталу. Якщо 10-е число — вихідний, термін переноситься на наступний робочий день.
| Звітний квартал | Дедлайн подання у 2026 | Дедлайн сплати ПДФО/ВЗ/ЄСВ |
|---|---|---|
| Q4 2025 | 9 лютого 2026 | У день виплати ЗП за грудень |
| Q1 2026 | 11 травня 2026 (10 — неділя) | У день виплати ЗП щомісяця |
| Q2 2026 | 10 серпня 2026 | У день виплати ЗП щомісяця |
| Q3 2026 | 9 листопада 2026 | У день виплати ЗП щомісяця |
| Q4 2026 | 9 лютого 2027 | У день виплати ЗП щомісяця |
Яка структура форми: що в кожному додатку?
У заголовку звіту зазначаєте: код за ЄДРПОУ або ІПН (для ФОП), назву, код КОАТУУ/Кодифікатор, звітний квартал, відмітку «Звіт»/«Уточнюючий». Далі — додатки.
Додаток 4ДФ — це основа. По кожному працівнику в окремому рядку: ІПН, прізвище-ім'я-по батькові, код ознаки доходу, нараховано, виплачено, утримано ПДФО, утримано ВЗ. Один працівник може мати кілька рядків, якщо у нього протягом кварталу були різні види доходу (зарплата + лікарняні + відпускні).
Додаток ЄСВ — таблиця 6: персоніфіковані відомості. Тут уже є категорія застрахованої особи (1 — звичайний найманий, 36 — інвалід зі ставкою 8,41% тощо), база нарахування ЄСВ, нараховано 22% (або іншу ставку), кількість днів стажу.
Як виглядає покроковий приклад — ФОП Іван із 2 працівниками?
ФОП Іван (Г3, 5%) має двох найманих:
- Анна — продавець, оклад 12 000 грн
- Богдан — кур'єр, оклад 15 000 грн
За Q1 2026 кожен з них пропрацював по 3 місяці без лікарняних і відпусток. Розрахунок за один місяць (січень):
| Працівник | Нараховано | ПДФО 18% | ВЗ 5% | На руки | ЄСВ 22% (зверху) |
|---|---|---|---|---|---|
| Анна | 12 000,00 | 2 160,00 | 600,00 | 9 240,00 | 2 640,00 |
| Богдан | 15 000,00 | 2 700,00 | 750,00 | 11 550,00 | 3 300,00 |
| Разом за місяць | 27 000,00 | 4 860,00 | 1 350,00 | 20 790,00 | 5 940,00 |
За весь Q1 (3 місяці) суми будуть: нараховано 81 000, ПДФО 14 580, ВЗ 4 050, ЄСВ 17 820 грн. Саме ці агреговані цифри й піде в звіт, але по кожному працівнику окремо в Додатку 4ДФ за кожним місяцем.
У чому особливості ПДФО: коди ознак доходу?
У Додатку 4ДФ кожен дохід ідентифікується кодом ознаки. Це обов'язкове поле:
| Код | Що означає | Ставка ПДФО |
|---|---|---|
| 101 | Заробітна плата | 18% |
| 102 | Дохід за договорами цивільно-правового характеру | 18% |
| 103 | Лікарняні (за рахунок ПФУ) | 18% |
| 106 | Орендна плата за нерухомість | 18% |
| 127 | Інший дохід (нецільова матдопомога, подарунки) | 18% |
| 157 | Дохід ФОП-підприємця (без утримання ПДФО) | — |
Як працює військовий збір — 5% з 1 жовтня 2024?
З 1 жовтня 2024 року ставка ВЗ із зарплати зросла з 1,5% до 5% і такою залишилася на весь 2026 рік. Утримується з усіх доходів, з яких утримується ПДФО, у тому числі з лікарняних і відпускних. Винятки — пільговики:
- Військовослужбовці, які отримують грошове забезпечення — не оподатковуються ВЗ
- Доходи від продажу майна (квартира, авто) — окремий ВЗ за іншою схемою
- Дивіденди — оподатковуються ВЗ за загальною ставкою 5%
Як працює ЄСВ — мінімум, максимум і пільгові ставки?
У 2026 році:
- Мінімальна база ЄСВ= 8 647 грн (МЗП). Якщо нараховано менше — все одно ЄСВ платиться з 8 647 грн. Це 1 902,34 грн на місяць.
- Максимальна база ЄСВ= 20 МЗП = 172 940 грн на місяць. З суми, що перевищує, ЄСВ не нараховується.
- Стандартна ставка — 22%
- Пільгова ставка для працівників-інвалідів — 8,41% (підтверджується довідкою МСЕК)
Як подати звіт?
Об'єднаний звіт подається тільки в електронному вигляді з підписом КЕП. Способи подання:
- e-Кабінет платника(cabinet.tax.gov.ua) — безкоштовно, але інтерфейс «дерев'яний», для одного-двох працівників норм.
- M.E.Doc — найпопулярніше в Україні. Платно, але автоматичні розрахунки, шаблони, валідація.
- Vchasno.Звіт (від ЄВРО Корпоративна Мережа) — хмарне, дешевше за Medoc, є мобільний доступ.
- Соната — від Дакор; іще дешевше, але менш зручно
- Бухгалтерські сервіси — Дебет-Плюс, БАС, 1С — вони формують звіт автоматично з обліку.
Які 7 типових помилок і як їх виправити?
- Неправильний ІПН працівника — звіт прийдe з помилкою. Виправлення — уточнюючий звіт, де неправильний рядок «знімається», а правильний додається.
- Не той код ознаки доходу (101 замість 102) — це особливо критично для ГПД, бо тоді нараховуються ЄСВ і пенсійний стаж по-різному. Виправляється уточнюючим.
- Округлення копійок — частий збій валідації. Усі суми мають бути з 2 знаками після коми, точно.
- Працівник у відпустці без збереження ЗП — ЄСВ не нараховується, але рядок у Додатку ЄСВ повинен бути зі ставкою 0 і кількістю днів стажу 0.
- Лікарняний за рахунок роботодавця (перші 5 днів) — це база ПДФО і ВЗ, але у Додатку ЄСВ йде окремою сумою з категорією 29.
- Звільнення в кварталі — обов'язково проставити дату звільнення і вид (ст. КЗпП). Інакше людина «висить» в системі як працівник.
- Не подали взагалі — штраф 1 020 грн за неподання + 510 грн за повторне порушення протягом року. Краще подати з помилкою і потім уточнити, ніж не подати взагалі.