Якщо у вас є хоча б один найманий працівник — навіть на 0,25 ставки, навіть директор ТОВ, який сам собі засновник — ви зобов'язані регулярно подавати об'єднаний звіт з найманої праці: ФОП — щокварталу, юрособи — щомісяця. Це той самий звіт, який раніше називали «Додаток 4ДФ», а з 2021 року він став єдиним консолідованим звітом, що включає в себе три блоки: ПДФО, ВЗ і ЄСВ. У цій статті — покрокова інструкція, як його заповнити в 2026 році, з реальним прикладом і типовими помилками.
Що таке об'єднаний звіт простими словами?
До 2021 року роботодавці подавали окремо: 1ДФ (по ПДФО) і Звіт з ЄСВ. З 1 січня 2021 року всі три блоки — ПДФО, ВЗ і ЄСВ — злилися в один Податковий розрахунок із додатками (наказ Мінфіну №4 у редакції від 15.12.2020). Станом на 2026 рік форма чинна в редакції наказу Мінфіну №243 від 07.05.2026 і складається з:
- Заголовна частина — реквізити вашого ФОП/ТОВ, період, відмітка про коригування
- Додаток Д1 — «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам»: нарахування ЄСВ по кожному працівнику з кодом категорії застрахованої особи, базою, ставкою
- Додаток 4ДФ — ПДФО і ВЗ по кожній фізособі: ПІБ, ІПН, сума доходу, утримано ПДФО, утримано ВЗ, код ознаки
- Додаток Д5 — відомості про трудові відносини (прийняття, звільнення) та період проходження військової служби
- Інші додатки — для окремих категорій застрахованих осіб.
Важливо: склад і позначення додатків встановлює не ПКУ, а сама форма розрахунку, і вона змінюється. З 17.07.2026 діють дві окремі форми — місячна для юросіб і квартальна для ФОП та осіб з незалежною професійною діяльністю, і набір додатків у них різний. Тому назви «Д1», «4ДФ», «Д5» вище я даю як робочі орієнтири, за якими бухгалтери досі впізнають блоки звіту, а не як перелік того, що подасте саме ви. Фактичний склад і нумерацію додатків беріть із бланка, який відкривається у вашому Електронному кабінеті на дату подання.
Хто зобов'язаний подавати?
Подають усі роботодавці-податкові агенти, незалежно від форми власності:
- ФОП будь-якої групи, що має хоча б одного найманого або виплачує дохід ФО за договором підряду
- ТОВ — навіть якщо там лише директор-засновник
- Самозайняті особи (адвокати, нотаріуси), які наймають помічників
- Фермерські господарства
- Філії, відокремлені підрозділи юрособи — за окремим звітом, якщо підрозділ самостійно нараховує і виплачує доходи фізичним особам
Які терміни подання у 2026 році?
Для ФОП звіт квартальний: подається протягом 40 календарних днів після останнього дня звітного кварталу. Якщо останній день строку — вихідний або святковий, термін переноситься на наступний робочий день. Юрособи звітують щомісяця — протягом 20 календарних днів після останнього дня звітного місяця.
| Звітний квартал | Дедлайн подання у 2026 |
|---|---|
| Q4 2025 | 9 лютого 2026 |
| Q1 2026 | 11 травня 2026 (10 — неділя) |
| Q2 2026 | 10 серпня 2026 |
| Q3 2026 | 9 листопада 2026 |
| Q4 2026 | 9 лютого 2027 |
Строки сплати — це окрема історія, і однорядкове «у день виплати зарплати» правильне лише для одного з трьох сценаріїв. Повне правило:
| Ситуація | Коли сплачувати ПДФО і ВЗ | Норма |
|---|---|---|
| Зарплата на картку (безготівкова виплата) | у день виплати, тим самим платіжним днем | пп. 168.1.2 ПКУ |
| Зарплата готівкою з каси або дохід у негрошовій формі | протягом 3 банківських днів з дня, наступного за днем виплати | пп. 168.1.4 ПКУ |
| Зарплату нараховано, але не виплачено | у строки для місячного податкового періоду — 30 календарних днів після останнього дня місяця нарахування (це НЕ «до 30 числа місяця нарахування») | пп. 168.1.5 ПКУ |
| ЄСВ (у будь-якому із сценаріїв) | під час кожної виплати, але в будь-якому разі не пізніше 20 числа наступного місяця | ч. 8 ст. 9 Закону №2464-VI |
Практичне застереження: «20 число» — це правило ЄСВ, і переносити його на ПДФО та ВЗ не можна. І окремо звіряйте рахунки для військового збору на день платежу — вони змінилися з 01.07.2026.
Яка структура форми: що в кожному додатку?
У заголовку звіту зазначаєте: код за ЄДРПОУ або ІПН (для ФОП), назву, код КОАТУУ/Кодифікатор, звітний квартал, відмітку «Звіт»/«Уточнюючий». Далі — додатки.
Додаток 4ДФ — це основа. По кожному працівнику в окремому рядку: ІПН, прізвище-ім'я-по батькові, код ознаки доходу, нараховано, виплачено, утримано ПДФО, утримано ВЗ. Один працівник може мати кілька рядків, якщо у нього протягом кварталу були різні види доходу (зарплата + лікарняні + відпускні).
Додаток Д1 — персоніфіковані відомості по кожному працівнику. Тут зазначають код категорії застрахованої особи (звичайний найманий — ставка 22%; особа з інвалідністю, для якої діє ставка 8,41%), базу нарахування ЄСВ, суму нарахованого внеску і кількість днів стажу. Конкретні коди категорій застрахованих осіб беріть із чинного бланка Додатка 1 в Електронному кабінеті — довідник змінився з 17.07.2026, і коди зі старих публікацій можуть бути нечинними.
Як виглядає покроковий приклад — ФОП Іван із 2 працівниками?
ФОП Іван (Г3, 5%) має двох найманих:
- Анна — продавець, оклад 12 000 грн
- Богдан — кур'єр, оклад 15 000 грн
За Q1 2026 кожен з них пропрацював по 3 місяці без лікарняних і відпусток. Розрахунок за один місяць (січень):
| Працівник | Нараховано | ПДФО 18% | ВЗ 5% | На руки | ЄСВ 22% (зверху) |
|---|---|---|---|---|---|
| Анна | 12 000,00 | 2 160,00 | 600,00 | 9 240,00 | 2 640,00 |
| Богдан | 15 000,00 | 2 700,00 | 750,00 | 11 550,00 | 3 300,00 |
| Разом за місяць | 27 000,00 | 4 860,00 | 1 350,00 | 20 790,00 | 5 940,00 |
За весь Q1 (3 місяці) суми будуть: нараховано 81 000, ПДФО 14 580, ВЗ 4 050, ЄСВ 17 820 грн. Саме ці агреговані цифри й піде в звіт, але по кожному працівнику окремо в Додатку 4ДФ за кожним місяцем.
У чому особливості ПДФО: коди ознак доходу?
У Додатку 4ДФ кожен дохід ідентифікується кодом ознаки. Це обов'язкове поле:
| Код | Що означає | Ставка ПДФО |
|---|---|---|
| 101 | Заробітна плата — у її складі й відпускні, і лікарняні (як за перші 5 днів, так і допомога від ПФУ) | 18% |
| 102 | Виплати фізособі-непідприємцю за цивільно-правовим договором | 18% |
| 106 | Надання земельної частки (паю) в лізинг, оренду, суборенду | 18% |
| 127 | Інші доходи (зокрема лікарняні спеціалістів резидента Дія.City — і найманих, і гіг; зарплатні виплати, нараховані після звільнення) | 18% |
| 128 | Державна і соціальна матдопомога, зокрема допомога по вагітності та пологах (пп. 165.1.1 ПКУ) | — (у 4ДФ показувати обов'язково) |
| 157 | Дохід, виплачений самозайнятій особі — ФОП або особі з незалежною профдіяльністю | — |
Як працює військовий збір — 5% з 1 грудня 2024?
Ставка ВЗ із зарплати зросла з 1,5% до 5% Законом №4015-IX від 10.10.2024, який опубліковано 30.11.2024 і який набрав чинності 1 грудня 2024 року — саме з доходів, нарахованих з 01.12.2024, застосовується 5% (доходи попередніх періодів — за ставкою 1,5%). На весь 2026 рік ставка залишається 5%. Утримується з усіх доходів, з яких утримується ПДФО, у тому числі з лікарняних і відпускних. Винятки — пільговики:
- Грошове забезпечення військовослужбовців — оподатковується ВЗ за ставкою 1,5% (окремий КБК 11011600), підвищення до 5% на нього не поширилося
- Доходи від продажу майна (квартира, авто) — окремий ВЗ за іншою схемою
- Дивіденди — оподатковуються ВЗ за загальною ставкою 5%
Як працює ЄСВ — мінімум, максимум і пільгові ставки?
У 2026 році:
- Мінімальна база ЄСВ= 8 647 грн (МЗП). Якщо нараховано менше — ЄСВ платиться з 8 647 грн (1 902,34 грн на місяць), але лише за умови, що це основне місце роботи і працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацював усі робочі дні за графіком (ч. 5 ст. 8 ЗУ №2464).
- Максимальна база ЄСВ= 20 МЗП = 172 940 грн на місяць. З суми, що перевищує, ЄСВ не нараховується.
- Стандартна ставка — 22%
- Пільгова ставка 8,41% — застосовується до бази нарахування ЄСВ саме того працівника, який має статус особи з інвалідністю, підтверджений документально (ч. 13 ст. 8 Закону №2464-VI). ФОП-роботодавці, у тому числі на спрощеній системі, у цій нормі названі прямо. Але це стосується працівника, а не роботодавця: якщо інвалідність має сам ФОП, а працівник — ні, за такого працівника ЄСВ нараховується за загальною ставкою 22%. На ЄСВ, який ФОП платить «за себе», ця ставка теж не поширюється.
Як подати звіт?
Об'єднаний звіт подається тільки в електронному вигляді з підписом КЕП. Способи подання:
- e-Кабінет платника(cabinet.tax.gov.ua) — безкоштовно, але інтерфейс «дерев'яний», для одного-двох працівників норм.
- M.E.Doc — найпопулярніше в Україні. Платно, але автоматичні розрахунки, шаблони, валідація.
- Vchasno.Звіт (від ЄВРО Корпоративна Мережа) — хмарне, дешевше за Medoc, є мобільний доступ.
- Соната — від Дакор; іще дешевше, але менш зручно
- Бухгалтерські сервіси — Дебет-Плюс, БАС, 1С — вони формують звіт автоматично з обліку.
Які 7 типових помилок і як їх виправити?
- Неправильний ІПН працівника — звіт прийде з помилкою. Виправлення — уточнюючий звіт, де неправильний рядок «знімається», а правильний додається.
- Не той код ознаки доходу (101 замість 102) — це особливо критично для ГПД, бо тоді нараховуються ЄСВ і пенсійний стаж по-різному. Виправляється уточнюючим.
- Округлення копійок — частий збій валідації. Усі суми мають бути з 2 знаками після коми, точно.
- Працівник у відпустці без збереження ЗП — якщо весь місяць минув без нарахувань, бази немає і ЄСВ не нараховується (рядок у Додатку Д1 — з нулями). Але якщо частину місяця відпрацьовано, ЄСВ нараховують, а на основному місці роботи ще й донараховують до мінімального внеску 1 902,34 грн.
- Лікарняний за рахунок роботодавця (перші 5 днів) — у 4ДФ він іде у складі зарплати з ознакою 101, а в Додатку Д1 показується окремим рядком зі своїм кодом категорії застрахованої особи.
- Звільнення в кварталі — обов'язково проставити дату звільнення і вид (ст. КЗпП). Інакше людина «висить» в системі як працівник.
- Не подали взагалі — штраф 1 020 грн (п. 119.1 ПКУ), а якщо протягом року вже застосовували штраф за таке саме порушення — 2 040 грн. Окремого штрафу за ЄСВ-частину звіту немає: п. 7 ч. 11 ст. 25 ЗУ №2464 відсилає до розмірів, встановлених ПКУ. Краще подати з помилкою і потім уточнити, ніж не подати взагалі.