Як заповнити об'єднаний звіт з найманої праці 2026: покрокова інструкція

Якщо у вас є хоча б один найманий працівник — навіть на 0,25 ставки, навіть директор ТОВ, який сам собі засновник — ви зобов'язані щоквартально подавати об'єднаний звіт з найманої праці. Це той самий звіт, який раніше називали «Додаток 4ДФ», але з 2024 року він став єдиним консолідованим звітом, що включає в себе три блоки: ПДФО, ВЗ і ЄСВ. У цій статті — покрокова інструкція, як його заповнити в 2026 році, з реальним прикладом і типовими помилками.

Що таке об'єднаний звіт

До 2021 року роботодавці подавали окремо: 1ДФ (по ПДФО), Звіт ЄСВ і ще ВЗ. У 2021-2023 їх частково об'єднали, а з 2024 року всі три види податкових звітів злилися в єдиний об'єднаний звіт із додатками. Зараз форма складається з:

• Заголовна частина — реквізити вашого ФОП/ТОВ, період, відмітка про коригування
• Додаток 4ДФ — ПДФО і ВЗ по кожному фізособі: ПІБ, ІПН, сума доходу, утримано ПДФО, утримано ВЗ, код ознаки
• Додаток 4ДФ-А — суми, нараховані з порушенням строків (виправлення)
• Додаток ЄСВ (Додаток 1) — нарахування ЄСВ по кожному працівнику з кодом застрахованої особи, базою, ставкою

Хто зобов'язаний подавати

Подають усі роботодавці-податкові агенти, незалежно від форми власності:

• ФОП будь-якої групи, що має хоча б одного найманого або виплачує дохід ФО за договором підряду
• ТОВ — навіть якщо там лише директор-засновник
• Самозайняті особи (адвокати, нотаріуси), які наймають помічників
• Фермерські господарства
• Філії, відокремлені підрозділи юрособи (за окремим звітом, якщо є власний КОПФГ)

Терміни подання у 2026 році

Звіт квартальний. Подається до 10 числа другого місяця після звітного кварталу. Якщо 10-е число — вихідний, термін переноситься на наступний робочий день.

Структура форми: що в кожному додатку

У заголовку звіту зазначаєте: код за ЄДРПОУ або ІПН (для ФОП), назву, код КОАТУУ/Кодифікатор, звітний квартал, відмітку «Звіт»/«Уточнюючий». Далі — додатки.

Додаток 4ДФ— це основа. По кожному працівнику в окремому рядку: ІПН, прізвище-ім'я-по батькові, код ознаки доходу, нараховано, виплачено, утримано ПДФО, утримано ВЗ. Один працівник може мати кілька рядків, якщо у нього протягом кварталу були різні види доходу (зарплата + лікарняні + відпускні).

Додаток ЄСВ — таблиця 6: персоніфіковані відомості. Тут уже є категорія застрахованої особи (1 — звичайний найманий, 36 — інвалід зі ставкою 8,41% тощо), база нарахування ЄСВ, нараховано 22% (або іншу ставку), кількість днів стажу.

Покроковий приклад: ФОП Іван із 2 працівниками

ФОП Іван (Г3, 5%) має двох найманих:

• Анна — продавець, оклад 12 000 грн
• Богдан — кур'єр, оклад 15 000 грн

За Q1 2026 кожен з них пропрацював по 3 місяці без лікарняних і відпусток. Розрахунок за один місяць (січень):

За весь Q1 (3 місяці) суми будуть: нараховано 81 000, ПДФО 14 580, ВЗ 4 050, ЄСВ 17 820 грн. Саме ці агреговані цифри й піде в звіт, але по кожному працівнику окремо в Додатку 4ДФ за кожним місяцем.

Особливості ПДФО: коди ознак доходу

У Додатку 4ДФ кожен дохід ідентифікується кодом ознаки. Це обов'язкове поле:

Військовий збір — 5% з 1 січня 2025

З 1 січня 2025 року ставка ВЗ зросла з 1,5% до 5% і таким залишилася на весь 2026 рік. Утримується з усіх доходів, з яких утримується ПДФО, у тому числі з лікарняних і відпускних. Винятки — пільговики:

• Військовослужбовці, які отримують грошове забезпечення — не оподатковуються ВЗ
• Доходи від продажу майна (квартира, авто) — окремий ВЗ за іншою схемою
• Дивіденди — оподатковуються ВЗ за загальною ставкою 5%

ЄСВ — мінімум, максимум і пільгові ставки

У 2026 році:

• Мінімальна база ЄСВ= 8 647 грн (МЗП). Якщо нараховано менше — все одно ЄСВ платиться з 8 647 грн. Це 1 902,34 грн на місяць.
• Максимальна база ЄСВ= 15 МЗП = 129 705 грн на місяць. З суми, що перевищує, ЄСВ не нараховується.
• Стандартна ставка — 22%
• Пільгова ставка для працівників-інвалідів — 8,41% (підтверджується довідкою МСЕК)

Як подати звіт

Об'єднаний звіт подається тільки в електронному вигляді з підписом КЕП. Способи подання:

• e-Кабінет платника(cabinet.tax.gov.ua) — безкоштовно, але інтерфейс «дерев'яний», для одного-двох працівників норм.
• M.E.Doc — найпопулярніше в Україні. Платно, але автоматичні розрахунки, шаблони, валідація.
• Vchasno.Звіт (від ЄВРО Корпоративна Мережа) — хмарне, дешевше за Medoc, є мобільний доступ.
• Соната — від Дакор; іще дешевше, але менш зручно
• Бухгалтерські сервіси — Дебет-Плюс, БАС, 1С — вони формують звіт автоматично з обліку.

7 типових помилок і як їх виправити

1. Неправильний ІПН працівника — звіт прийдe з помилкою. Виправлення — уточнюючий звіт, де неправильний рядок «знімається», а правильний додається.
2. Не той код ознаки доходу (101 замість 102) — це особливо критично для ГПД, бо тоді нараховуються ЄСВ і пенсійний стаж по-різному. Виправляється уточнюючим.
3. Округлення копійок — частий збій валідації. Усі суми мають бути з 2 знаками після коми, точно.
4. Працівник у відпустці без збереження ЗП — ЄСВ не нараховується, але рядок у Додатку ЄСВ повинен бути зі ставкою 0 і кількістю днів стажу 0.
5. Лікарняний за рахунок роботодавця (перші 5 днів) — це база ПДФО і ВЗ, але у Додатку ЄСВ йде окремою сумою з категорією 29.
6. Звільнення в кварталі — обов'язково проставити дату звільнення і вид (ст. КЗпП). Інакше людина «висить» в системі як працівник.
7. Не подали взагалі — штраф 1 020 грн за неподання + 510 грн за повторне порушення протягом року. Краще подати з помилкою і потім уточнити, ніж не подати взагалі.