Якщо у вас як у ФОП є хоча б одна людина за трудовим договором або договором ЦПХ, ви зобов’язані щокварталу подавати об’єднану звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ — у народі «4-ДФ» (від Додатка 4ДФ). З 17 липня 2026 року діють оновлені форми (наказ Мінфіну №243 від 07.05.2026): ФОП та особи, які провадять незалежну професійну діяльність, звітують щокварталу, юрособи — щомісяця. Через ставку ВЗ 5% і нові IBAN бюджетних рахунків для військового збору (з 01.07.2026 — сам КБК 11011000 не змінювався) багато підприємців припускаються тих самих помилок. У цій статті — детальна покрокова інструкція заповнення.
Я пишу так, щоб ви могли заповнити звіт самостійно, навіть якщо досі це робив бухгалтер, який «пропав». Усі цифри — на прикладі продавчині з зарплатою 12 000 грн.
Що таке 4-ДФ і кому подавати простими словами?
Об’єднана звітність (наказ Мінфіну №4 від 13.01.2015 з останніми змінами 2026 року — наказ Мінфіну №243 від 07.05.2026) — це єдина квартальна форма, у якій ви одразу декларуєте:
- ПДФО (18%) — утримане з зарплат найманих і виплат за ЦПХ.
- Військовий збір (5%) — утриманий з тих самих виплат.
- ЄСВ (22%) — нарахований роботодавцем зверху на зарплату.
- Дані по застрахованим особам — для Пенсійного фонду (страховий стаж).
Подавати зобов’язані всі, хто виплачував у звітному кварталі будь-які доходи фізособам: зарплату, винагороду за ЦПХ, оренду у фізособи, дивіденди (для ТОВ), авторську винагороду. ФОП без найманих — не подають.
Які дедлайни подання у 2026?
Звіт квартальний — подається протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу. Це означає:
| Квартал | Звітний період | Дедлайн подання | Дедлайн сплати ПДФО та ВЗ |
|---|---|---|---|
| Q1 2026 | січень-березень | 11 травня 2026 | у день виплати зарплати |
| Q2 2026 | квітень-червень | 10 серпня 2026 | у день виплати зарплати |
| Q3 2026 | липень-вересень | 9 листопада 2026 | у день виплати зарплати |
| Q4 2026 | жовтень-грудень | 9 лютого 2027 | у день виплати зарплати |
Якщо дата дедлайну випадає на вихідний — переноситься на найближчий робочий день. ЄСВ сплачується щомісяця до 20 числа наступного місяця, а не «за квартал».
Яка структура звіту — 6 додатків?
Податковий розрахунок складається з основної частини і шести додатків. Не всі заповнюють кожний додаток — залежить від того, які виплати у вас були.
- Заголовна частина: реквізити ФОП, період, тип звіту (звітний, новий, уточнюючий).
- Додаток 1 (Д1) «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» — ЄСВ по кожному застрахованому помісячно.
- Додаток 2 (Д2): відомості про осіб, які доглядають за дитиною, за особою з інвалідністю або особою похилого віку.
- Додаток 3 (Д3): відомості про осіб, які проходять строкову військову службу.
- Додаток 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» — найважливіший для роботодавця.
- Додаток 5 (Д5) «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» — подається при прийнятті на роботу та звільненні.
- Додаток 6 (Д6) «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб» — спеціальний (пільговий) стаж.
У 90% випадків ФОП-роботодавець заповнює тільки заголовну частину + Д1 + 4ДФ, а Д5 — у тому кварталі, коли когось прийняли або звільнили. Д2, Д3 і Д6 — рідко.
Як заповнюємо за прикладом покроково?
Уявімо: ви ФОП Групи 3, у вас одна продавчиня Олена Іваненко (ІПН 1234567890), ЗП 12 000 грн/міс, працює весь Q1 2026. Заповнюємо звіт за Q1.
Крок 1: розрахунок за один місяць
- Нараховано: 12 000 грн
- ПДФО 18%: 2 160 грн (утримується)
- ВЗ 5%: 600 грн (утримується)
- На руки: 12 000 − 2 160 − 600 = 9 240 грн
- ЄСВ 22%: 2 640 грн (зверху, з ФОП)
За 3 місяці кварталу:
- Нараховано: 36 000 грн
- ПДФО: 6 480 грн
- ВЗ: 1 800 грн
- ЄСВ: 7 920 грн
Крок 2: заповнення Заголовної частини
- Тип форми: «звітний» (новий — якщо подаєте вперше за період, уточнюючий — якщо виправляєте раніше поданий).
- Звітний період: «I квартал 2026».
- Дані ФОП: ПІБ, податковий номер, КВЕД основний, дата і місце реєстрації.
Крок 3: заповнення Додатка 4ДФ
Це таблиця по кожній фізособі, якій ви виплачували доходи. Ключові поля:
| Поле | Значення для Олени |
|---|---|
| ІПН | 1234567890 |
| ПІБ | Іваненко Олена Петрівна |
| Сума нарахованого доходу (гр. 3а) | 36 000,00 |
| Сума виплаченого доходу (гр. 3) | 36 000,00 |
| Сума утриманого ПДФО (гр. 4а/4) | 6 480,00 |
| Сума утриманого ВЗ (гр. 5а/5) | 1 800,00 |
| Ознака доходу | 101 (зарплата) |
Крок 4: заповнення Додатка 1 (ЄСВ помісячно)
Для кожного застрахованого — три рядки за три місяці кварталу:
- Січень: база 12 000, ЄСВ 2 640
- Лютий: база 12 000, ЄСВ 2 640
- Березень: база 12 000, ЄСВ 2 640
Крок 5: підсумкові показники в основній частині
Окремого «зведеного» додатка у формі немає — підсумки формуються в основній частині Розрахунку і мають збігтися з Д1:
- Загальна база нарахування ЄСВ: 36 000,00
- Загальний нарахований ЄСВ: 7 920,00
- Кількість застрахованих осіб: 1
Крок 6: подача через Електронний кабінет
Заходите у Електронний кабінет платника на cabinet.tax.gov.ua, обираєте «Подання звітності» → «Об’єднана звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ». Заповнюєте онлайн або завантажуєте XML-файл, експортований з Медок/iFin/Соната. Підписуєте КЕП і відправляєте. Квитанція №1 — про прийом, №2 — про обробку (приходить протягом 1-2 робочих днів).
Як подавати «нульовий» 4-ДФ?
Якщо у вас є зареєстровані наймані працівники, але у звітному кварталі ви їм нічого не нарахували (наприклад, всі у відпустці без оплати), — звіт все одно потрібен. Але «порожній»: у Додатку 4ДФ — без рядків, у Додатку 1 — рядки з 0 базою і приміткою «не нараховувалось». Багато ФОП думають, що «не платив = не звітую» — і отримують штраф 1 020 грн за неподану звітність (2 040 грн за повторне порушення протягом року, п. 119.1 ПКУ).
Які 5 типових помилок у 4-ДФ і як їх виправити?
1. Неправильний ВЗ — 1,5% замість 5%
Ставка ВЗ з зарплати найманих — 5% з доходів, нарахованих починаючи з 1 грудня 2024 року (Закон №4015-IX від 10.10.2024, чинний з 01.12.2024); раніше було 1,5%. Багато програм досі мають стару ставку у налаштуваннях. Перевірте перед формуванням звіту: у Олени з ЗП 12 000 правильний ВЗ 600 грн, а не 180. Якщо подали з 1,5% — подайте уточнюючий звіт зі штрафом 3% від донарахування.
2. У графу «виплачений дохід» заносять суму «на руки»
Класика: бухгалтер бере виписку банку і ставить у графу 3 суму фактичного переказу 27 720 грн замість нарахованих 36 000 грн. Графи 3а і 3 заповнюються повною сумою доходу, без вирахування ПДФО та ВЗ, — виплата «на руки» у звіті не фігурує. Різниця між гр. 3а і гр. 3 допустима лише тоді, коли частину нарахованого доходу ще не виплачено на дату подання розрахунку.
3. Помилка в ІПН працівника
Одна неправильна цифра в ІПН — і звіт по цій особі не зараховується у її страховий стаж. Через рік дзвонить колишній продавець: «у мене не зарахували Q1 2026, ваша вина». Виправляється уточнюючим звітом з ознакою «1» (виключити неправильний рядок) + новим рядком з правильним ІПН (ознака «0»).
4. Не вказана дата прийому або звільнення
Якщо людина почала працювати 15 лютого, а звільнилася 20 березня — у Додатку 4ДФ обов’язково ставите дату початку нарахувань і дату припинення. Без цього Пенсійний фонд не зарахує неповний місяць.
5. Помилковий КБК при сплаті
Звіт правильний, а гроші пішли не туди. Найчастіша плутанина: КБК для ВЗ найманих — 11011000, а не «ВЗ ФОП за себе». Якщо переплутали — подайте заяву на перекидання. Детальніше: як виправити помилковий КБК.
Який КБК для сплати ПДФО, ВЗ, ЄСВ найманих у 2026?
| Платіж | КБК 2026 | Призначення платежу (приклад) |
|---|---|---|
| ПДФО з найманих | 11010100 | «ПДФО 18% з ЗП Іваненко О.П. за лютий 2026» |
| ВЗ з найманих | 11011000 | «ВЗ 5% з ЗП Іваненко О.П. за лютий 2026» |
| ЄСВ за робітників | 71010000 | «ЄСВ 22% за лютий 2026» |
Часті питання
Я ФОП Г2 без найманих, чи подаю 4-ДФ?
Ні. Звіт подають тільки ФОП-роботодавці. ФОП за себе не звітує цією формою. За себе ЄСВ показується у річній декларації ФОП.
Я уклав один договір ЦПХ за квартал — потрібно подавати?
Так. Будь-яка виплата фізособі (навіть одноразова за ЦПХ) — це підстава подати 4-ДФ за квартал. Ознака доходу для винагороди фізособі-непідприємцю за цивільно-правовим договором — «102» («Виплати відповідно до умов цивільно-правового договору»). Ознака «157» — це «Дохід, виплачений самозайнятій особі», тобто вона застосовується, коли ЦПД укладено з ФОП чи особою з незалежною професійною діяльністю і виконавець надав документи про держреєстрацію (взяття на облік).
Як виправити помилку у вже поданому звіті?
Подайте «Уточнюючий» звіт з повними правильними даними. Якщо донараховуєте — одночасно сплачуєте суму + 3% самовиправлення. Якщо переплачували — пишете заяву на повернення/залік.
Чи можна подати 4-ДФ через Дію?
Ні. Дія не приймає 4-ДФ — тільки Електронний кабінет ДПС cabinet.tax.gov.ua. Альтернативно — через бухгалтерські програми Медок, iFin, Соната з вбудованим КЕП-підписом.
Скільки штраф за неподання?
За п. 119.1 ПКУ — 1 020 грн, за повторне порушення протягом року — 2 040 грн(плюс можливе донарахування за «приховані» зобов’язання). За позицією ДПС (ЗІР 103.26) за кілька неподаних розрахунків застосовують один штраф 1 020 грн, а не за кожен період. Альтернативна позиція (частина консультантів і судова практика): якщо порушено лише строк подання і це не вплинуло на суми ПДФО/ВЗ та не змінило платника податку, склад за п. 119.1 відсутній, а застосовується п. 120.1 ПКУ — 340 грн (повторно 1 020 грн).
Що якщо у працівника декретна відпустка?
Звіт подається. Допомога у зв'язку з вагітністю та пологами відображається в Додатку 4ДФ з ознакою доходу «128» — ця ознака прямо охоплює суми допомоги по вагітності та пологах (пп. 165.1.1 ПКУ). ПДФО і ВЗ з неї не утримуються, але вона є базою нарахування ЄСВ. Ознака «129» до декретних стосунку не має — це доходи від цінних паперів, емітованих центральним органом виконавчої влади. Допомогу розподіляють помісячно (пп. 2 п. 2 розд. IV Інструкції №449), і за домінантною позицією ДПС, якщо на повний місяць припадає сума менша за МЗП 8 647 грн, ЄСВ донараховують до 1 902,34 грн (ЗІР 201.04.01). Частина експертів вважає донарахування необов'язковим — безпечніше дотримуватись позиції ДПС або отримати ІПК.