Обʼєднана звітність 4-ДФ для ФОП у 2026: покрокова інструкція

Якщо у вас як у ФОП є хоча б одна людина за трудовим договором або договором ЦПХ, ви зобов'язані щокварталу подавати об'єднану звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ — у народі «4-ДФ» (від Додатка 4ДФ). У 2026 році форма не змінилася, але через нову ставку ВЗ 5% і змінений КБК багато підприємців припускаються тих самих помилок. У цій статті — детальна покрокова інструкція заповнення.

Я пишу так, щоб ви могли заповнити звіт самостійно, навіть якщо досі це робив бухгалтер, який «пропав». Усі цифри — на прикладі продавчині з зарплатою 12 000 грн.

Що таке 4-ДФ і кому подавати

Об'єднана звітність (наказ Мінфіну №4 від 13.01.2015 з останніми змінами 2024 року) — це єдина квартальна форма, у якій ви одразу декларуєте:

• ПДФО (18%) — утримане з зарплат найманих і виплат за ЦПХ.
• Військовий збір (5%) — утриманий з тих самих виплат.
• ЄСВ (22%) — нарахований роботодавцем зверху на зарплату.
• Дані по застрахованим особам — для Пенсійного фонду (страховий стаж).

Подавати зобов'язані всі, хто виплачував у звітному кварталі будь-які доходи фізособам: зарплату, винагороду за ЦПХ, оренду у фізособи, дивіденди (для ТОВ), авторську винагороду. ФОП без найманих — не подають.

Дедлайни подання у 2026

Звіт квартальний — подається протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу. Це означає:

Якщо дата дедлайну випадає на вихідний — переноситься на найближчий робочий день. ЄСВ сплачується щомісяця до 20 числа наступного місяця, а не «за квартал».

Структура звіту: 4 додатки

Звіт складається з основної частини і чотирьох додатків. Не всі заповнюють кожний додаток — залежить від того, які виплати у вас були.

• Заголовна частина: реквізити ФОП, період, тип звіту (звітний, новий, уточнюючий).
• Додаток 1 (Д1): ЄСВ за найманих — по кожному застрахованому помісячно.
• Додаток 2 (Д2): ЄСВ за «спецкатегорії» (мобілізовані, інваліди) — якщо є.
• Додаток 3 (Д3): зведена відомість по ЄСВ — підсумкова.
• Додаток 4 (4ДФ): ПДФО і ВЗ за кожною фізособою — найважливіший.
• Додаток 5 (Д5): повідомлення про прийом/звільнення (заміняє стару форму №413, з 2024 року вшита у звіт).
• Додаток 6 (Д6): інформація про осіб з інвалідністю (для роботодавців від 8 осіб).

У 90% випадків ФОП-початківця заповнюють тільки заголовну частину + Д1 + Д3 + 4ДФ. Д5 — окремо при прийнятті або звільненні. Д2 і Д6 — рідко.

Покроково: заповнюємо за прикладом

Уявімо: ви ФОП Групи 3, у вас одна продавчиня Олена Іваненко (ІПН 1234567890), ЗП 12 000 грн/міс, працює весь Q1 2026. Заповнюємо звіт за Q1.

Крок 1: розрахунок за один місяць

• Нараховано: 12 000 грн
• ПДФО 18%: 2 160 грн (утримується)
• ВЗ 5%: 600 грн (утримується)
• На руки: 12 000 − 2 160 − 600 = 9 240 грн
• ЄСВ 22%: 2 640 грн (зверху, з ФОП)

За 3 місяці кварталу:

• Нараховано: 36 000 грн
• ПДФО: 6 480 грн
• ВЗ: 1 800 грн
• ЄСВ: 7 920 грн

Крок 2: заповнення Заголовної частини

• Тип форми: «звітний» (новий — якщо подаєте вперше за період, уточнюючий — якщо виправляєте раніше поданий).
• Звітний період: «I квартал 2026».
• Дані ФОП: ПІБ, податковий номер, КВЕД основний, дата і місце реєстрації.

Крок 3: заповнення Додатка 4ДФ

Це таблиця по кожній фізособі, якій ви виплачували доходи. Ключові поля:

Крок 4: заповнення Додатка 1 (ЄСВ помісячно)

Для кожного застрахованого — три рядки за три місяці кварталу:

• Січень: база 12 000, ЄСВ 2 640
• Лютий: база 12 000, ЄСВ 2 640
• Березень: база 12 000, ЄСВ 2 640

Крок 5: заповнення Додатка 3 (зведена)

Тут — підсумкові цифри по всіх застрахованих:

• Загальна база нарахування ЄСВ: 36 000,00
• Загальний нарахований ЄСВ: 7 920,00
• Кількість застрахованих осіб: 1

Крок 6: подача через Електронний кабінет

Заходите у Електронний кабінет платника на cabinet.tax.gov.ua, обираєте «Подання звітності» → «Об'єднана звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ». Заповнюєте онлайн або завантажуєте XML-файл, експортований з Медок/iFin/Соната. Підписуєте КЕП і відправляєте. Квитанція №1 — про прийом, №2 — про обробку (приходить протягом 1-2 робочих днів).

Як подавати «нульовий» 4-ДФ

Якщо у вас є зареєстровані наймані працівники, але у звітному кварталі ви їм нічого не нарахували (наприклад, всі у відпустці без оплати), — звіт все одно потрібен. Але «порожній»: у Додатку 4ДФ — без рядків, у Додатку 1 — рядки з 0 базою і приміткою «не нараховувалось». Багато ФОП думають, що «не платив = не звітую» — і отримують штраф 1 020 грн за неподану звітність.

5 типових помилок у 4-ДФ і як їх виправити

1. Неправильний ВЗ — 1,5% замість 5%

Ставка ВЗ з зарплати найманих з 2025 року — 5% (раніше 1,5%). Багато програм досі мають стару ставку у налаштуваннях. Перевірте перед формуванням звіту: у Олени з ЗП 12 000 правильний ВЗ 600 грн, а не 180. Якщо подали з 1,5% — подайте уточнюючий звіт зі штрафом 3% від донарахування.

2. Розбіжності з банком

У звіті «сума виплаченого» має співпадати з сумою переказів через банк (у банку видно повну виплату «на руки»). Якщо у звіті 28 000, а у банку — 27 500, ДПС автоматично попросить пояснення.

3. Помилка в ІПН працівника

Одна неправильна цифра в ІПН — і звіт по цій особі не зараховується у її страховий стаж. Через рік дзвонить колишній продавець: «у мене не зарахували Q1 2026, ваша вина». Виправляється уточнюючим звітом з ознакою «1» (виключити неправильний рядок) + новим рядком з правильним ІПН (ознака «0»).

4. Не вказана дата прийому або звільнення

Якщо людина почала працювати 15 лютого, а звільнилася 20 березня — у Додатку 4ДФ обов'язково ставите дату початку нарахувань і дату припинення. Без цього Пенсійний фонд не зарахує неповний місяць.

5. Помилковий КБК при сплаті

Звіт правильний, а гроші пішли не туди. Найчастіша плутанина: КБК для ВЗ найманих — 11011000, а не «ВЗ ФОП за себе». Якщо переплутали — подайте заяву на перекидання. Детальніше: як виправити помилковий КБК.

КБК для сплати ПДФО, ВЗ, ЄСВ найманих у 2026

Часті питання

Я ФОП Г2 без найманих, чи подаю 4-ДФ?

Ні. Звіт подають тільки ФОП-роботодавці. ФОП за себе не звітує цією формою. За себе ЄСВ показується у річній декларації ФОП.

Я уклав один договір ЦПХ за квартал — потрібно подавати?

Так. Будь-яка виплата фізособі (навіть одноразова за ЦПХ) — це підстава подати 4-ДФ за квартал. У Додатку 4ДФ — ознака доходу «157» (винагорода за ЦПХ).

Як виправити помилку у вже поданому звіті?

Подайте «Уточнюючий» звіт з повними правильними даними. Якщо донараховуєте — одночасно сплачуєте суму + 3% самовиправлення. Якщо переплачували — пишете заяву на повернення/залік.

Чи можна подати 4-ДФ через Дію?

Ні. Дія не приймає 4-ДФ — тільки Електронний кабінет ДПС cabinet.tax.gov.ua. Альтернативно — через бухгалтерські програми Медок, iFin, Соната з вбудованим КЕП-підписом.

Скільки штраф за неподання?

За першу неподану звітність — 1 020 грн (з 2024 року це 30% від МЗП, але закладено фіксовану цифру). За повторне — 1 020 грн + донарахування за «приховані» зобов'язання.

Що якщо у працівника декретна відпустка?

Звіт подається. У Додатку 4ДФ ознака доходу «128» (соцдопомога) або «129» (декретна) — ці виплати не оподатковуються ПДФО і ВЗ, але йдуть у звітність. ЄСВ за декретний період теж 0 — Фонд соцстрахування виплачує допомогу сам.