Если у вас как у ФОП есть хотя бы один человек по трудовому договору или договору ГПХ, вы обязаны ежеквартально подавать объединённую отчётность по НДФЛ, ВС и ЕСВ — в народе «4-ДФ» (от Приложения 4ДФ). С 17 июля 2026 года действуют обновлённые формы (приказ Минфина №243 от 07.05.2026): ФОП и лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, отчитываются ежеквартально, юрлица — ежемесячно. Из-за ставки ВС 5% и новых IBAN бюджетных счетов для военного сбора (с 01.07.2026 — сам КБК 11011000 не менялся) многие предприниматели допускают одни и те же ошибки. В этой статье — подробная пошаговая инструкция заполнения.
Я пишу так, чтобы вы могли заполнить отчёт самостоятельно, даже если до этого делал бухгалтер, который «пропал». Все цифры — на примере продавщицы с зарплатой 12 000 грн.
Что такое 4-ДФ и кому подавать простыми словами?
Объединённая отчётность (приказ Минфина №4 от 13.01.2015 с последними изменениями 2026 года — приказ Минфина №243 от 07.05.2026) — это единая квартальная форма, в которой вы сразу декларируете:
- НДФЛ (18%) — удержанный с зарплат наёмных и выплат по ГПХ.
- Военный сбор (5%) — удержанный с тех же выплат.
- ЕСВ (22%) — начисленный работодателем сверху на зарплату.
- Данные по застрахованным лицам — для Пенсионного фонда (страховой стаж).
Подавать обязаны все, кто выплачивал в отчётном квартале любые доходы физлицам: зарплату, вознаграждение по ГПХ, аренду у физлица, дивиденды (для ТОВ), авторское вознаграждение. ФОП без наёмных — не подают.
Какие дедлайны подачи в 2026?
Отчёт квартальный — подаётся в течение 40 календарных дней после окончания квартала. Это значит:
| Квартал | Отчётный период | Дедлайн подачи | Дедлайн уплаты НДФЛ и ВС |
|---|---|---|---|
| Q1 2026 | январь-март | 11 мая 2026 | в день выплаты зарплаты |
| Q2 2026 | апрель-июнь | 10 августа 2026 | в день выплаты зарплаты |
| Q3 2026 | июль-сентябрь | 9 ноября 2026 | в день выплаты зарплаты |
| Q4 2026 | октябрь-декабрь | 9 февраля 2027 | в день выплаты зарплаты |
Если дата дедлайна выпадает на выходной — переносится на ближайший рабочий день. ЕСВ уплачивается ежемесячно до 20 числа следующего месяца, а не «за квартал».
Какая структура отчёта — 6 приложений?
Налоговый расчёт состоит из основной части и шести приложений. Не все заполняют каждое приложение — зависит от того, какие выплаты у вас были.
- Заглавная часть: реквизиты ФОП, период, тип отчёта (отчётный, новый, уточняющий).
- Приложение 1 (Д1) «Сведения о начислении заработной платы (дохода, денежного обеспечения) застрахованным лицам» — ЕСВ по каждому застрахованному помесячно.
- Приложение 2 (Д2): сведения о лицах, которые ухаживают за ребёнком, за лицом с инвалидностью или лицом преклонного возраста.
- Приложение 3 (Д3): сведения о лицах, проходящих срочную военную службу.
- Приложение 4ДФ «Сведения о суммах начисленного дохода, удержанного и уплаченного налога на доходы физических лиц и военного сбора» — самое важное для работодателя.
- Приложение 5 (Д5) «Сведения о трудовых отношениях лиц и периоде прохождения военной службы» — подаётся при приёме на работу и увольнении.
- Приложение 6 (Д6) «Сведения о наличии оснований для учёта стажа отдельным категориям лиц» — специальный (льготный) стаж.
В 90% случаев ФОП-работодатель заполняет только заглавную часть + Д1 + 4ДФ, а Д5 — в том квартале, когда кого-то приняли или уволили. Д2, Д3 и Д6 — редко.
Как заполняем на примере пошагово?
Представим: вы ФОП Группы 3, у вас одна продавщица Елена Иваненко (ИНН 1234567890), ЗП 12 000 грн/мес, работает весь Q1 2026. Заполняем отчёт за Q1.
Шаг 1: расчёт за один месяц
- Начислено: 12 000 грн
- НДФЛ 18%: 2 160 грн (удерживается)
- ВС 5%: 600 грн (удерживается)
- На руки: 12 000 − 2 160 − 600 = 9 240 грн
- ЕСВ 22%: 2 640 грн (сверху, с ФОП)
За 3 месяца квартала:
- Начислено: 36 000 грн
- НДФЛ: 6 480 грн
- ВС: 1 800 грн
- ЕСВ: 7 920 грн
Шаг 2: заполнение Заглавной части
- Тип формы: «отчётный» (новый — если подаёте впервые за период, уточняющий — если исправляете ранее поданный).
- Отчётный период: «I квартал 2026».
- Данные ФОП: ФИО, налоговый номер, КВЕД основной, дата и место регистрации.
Шаг 3: заполнение Приложения 4ДФ
Это таблица по каждому физлицу, которому вы выплачивали доходы. Ключевые поля:
| Поле | Значение для Елены |
|---|---|
| ИНН | 1234567890 |
| ФИО | Иваненко Елена Петровна |
| Сумма начисленного дохода (гр. 3а) | 36 000,00 |
| Сумма выплаченного дохода (гр. 3) | 36 000,00 |
| Сумма удержанного НДФЛ (гр. 4а/4) | 6 480,00 |
| Сумма удержанного ВС (гр. 5а/5) | 1 800,00 |
| Признак дохода | 101 (зарплата) |
Шаг 4: заполнение Приложения 1 (ЕСВ помесячно)
Для каждого застрахованного — три строки за три месяца квартала:
- Январь: база 12 000, ЕСВ 2 640
- Февраль: база 12 000, ЕСВ 2 640
- Март: база 12 000, ЕСВ 2 640
Шаг 5: итоговые показатели в основной части
Отдельного «сводного» приложения в форме нет — итоги формируются в основной части Расчёта и должны совпасть с Д1:
- Общая база начисления ЕСВ: 36 000,00
- Общий начисленный ЕСВ: 7 920,00
- Количество застрахованных лиц: 1
Шаг 6: подача через Электронный кабинет
Заходите в Электронный кабинет плательщика на cabinet.tax.gov.ua, выбираете «Подача отчётности» → «Объединённая отчётность по НДФЛ, ВС и ЕСВ». Заполняете онлайн или загружаете XML-файл, экспортированный из Медок/iFin/Соната. Подписываете КЭП и отправляете. Квитанция №1 — о приёме, №2 — об обработке (приходит в течение 1-2 рабочих дней).
Как подавать «нулевой» 4-ДФ?
Если у вас есть зарегистрированные наёмные работники, но в отчётном квартале вы им ничего не начислили (например, все в отпуске без оплаты), — отчёт всё равно нужен. Но «пустой»: в Приложении 4ДФ — без строк, в Приложении 1 — строки с 0 базой и отметкой «не начислялось». Многие ФОП думают, что «не платил = не отчитываюсь» — и получают штраф 1 020 грн за неподанную отчётность (2 040 грн за повторное нарушение в течение года, п. 119.1 НКУ).
Какие 5 типичных ошибок в 4-ДФ и как их исправить?
1. Неправильный ВС — 1,5% вместо 5%
Ставка ВС с зарплаты наёмных — 5% с доходов, начисленных начиная с 1 декабря 2024 года (Закон №4015-IX от 10.10.2024, действует с 01.12.2024); раньше было 1,5%. Многие программы до сих пор имеют старую ставку в настройках. Проверьте перед формированием отчёта: у Елены с ЗП 12 000 правильный ВС 600 грн, а не 180. Если подали с 1,5% — подайте уточняющий отчёт со штрафом 3% от доначисления.
2. В графу «выплаченный доход» заносят сумму «на руки»
Классика: бухгалтер берёт выписку банка и ставит в графу 3 сумму фактического перевода 27 720 грн вместо начисленных 36 000 грн. Графы 3а и 3 заполняются полной суммой дохода, без вычета НДФЛ и ВС, — выплата «на руки» в отчёте не фигурирует. Разница между гр. 3а и гр. 3 допустима только тогда, когда часть начисленного дохода ещё не выплачена на дату подачи расчёта.
3. Ошибка в ИНН работника
Одна неправильная цифра в ИНН — и отчёт по этому лицу не засчитывается в его страховой стаж. Через год звонит бывший продавец: «у меня не засчитали Q1 2026, ваша вина». Исправляется уточняющим отчётом с признаком «1» (исключить неправильную строку) + новой строкой с правильным ИНН (признак «0»).
4. Не указана дата приёма или увольнения
Если человек начал работать 15 февраля, а уволился 20 марта — в Приложении 4ДФ обязательно ставите дату начала начислений и дату прекращения. Без этого Пенсионный фонд не засчитает неполный месяц.
5. Ошибочный КБК при уплате
Отчёт правильный, а деньги ушли не туда. Самая частая путаница: КБК для ВС наёмных — 11011000, а не «ВС ФОП за себя». Если перепутали — подайте заявление на переброс. Подробнее: как исправить ошибочный КБК.
Какой КБК для уплаты НДФЛ, ВС, ЕСВ наёмных в 2026?
| Платёж | КБК 2026 | Назначение платежа (пример) |
|---|---|---|
| НДФЛ с наёмных | 11010100 | «НДФЛ 18% с ЗП Иваненко Е.П. за февраль 2026» |
| ВС с наёмных | 11011000 | «ВС 5% с ЗП Иваненко Е.П. за февраль 2026» |
| ЕСВ за работников | 71010000 | «ЕСВ 22% за февраль 2026» |
Частые вопросы
Я ФОП Г2 без наёмных, подаю ли 4-ДФ?
Нет. Отчёт подают только ФОП-работодатели. ФОП за себя не отчитывается этой формой. За себя ЕСВ показывается в годовой декларации ФОП.
Я заключил один договор ГПХ за квартал — нужно подавать?
Да. Любая выплата физлицу (даже разовая по ГПХ) — это основание подать 4-ДФ за квартал. Признак дохода для вознаграждения физлицу-непредпринимателю по гражданско-правовому договору — «102» («Выплаты в соответствии с условиями гражданско-правового договора»). Признак «157» — это «Доход, выплаченный самозанятому лицу», то есть он применяется, когда ГПД заключён с ФОП или лицом с независимой профессиональной деятельностью и исполнитель предоставил документы о госрегистрации (взятии на учёт).
Как исправить ошибку в уже поданном отчёте?
Подайте «Уточняющий» отчёт с полными правильными данными. Если доначисляете — одновременно уплачиваете сумму + 3% самоисправления. Если переплачивали — пишете заявление на возврат/зачёт.
Можно ли подать 4-ДФ через Дію?
Нет. Дія не принимает 4-ДФ — только Электронный кабинет ГНС cabinet.tax.gov.ua. Альтернативно — через бухгалтерские программы Медок, iFin, Соната со встроенной КЭП-подписью.
Какой штраф за неподачу?
По п. 119.1 НКУ — 1 020 грн, за повторное нарушение в течение года — 2 040 грн(плюс возможное доначисление за «скрытые» обязательства). По позиции ГНС (ЗІР 103.26) за несколько неподанных расчётов применяется один штраф 1 020 грн, а не за каждый период. Альтернативная позиция (часть консультантов и судебная практика): если нарушен только срок подачи и это не повлияло на суммы НДФЛ/ВС и не изменило плательщика налога, состава по п. 119.1 нет, а применяется п. 120.1 НКУ — 340 грн (повторно 1 020 грн).
Что если у работника декретный отпуск?
Отчёт подаётся. Пособие по беременности и родам отражается в Приложении 4ДФ с признаком дохода «128» — этот признак прямо охватывает суммы помощи по беременности и родам (пп. 165.1.1 НКУ). НДФЛ и ВС с него не удерживаются, но оно является базой начисления ЕСВ. Признак «129» к декретным отношения не имеет — это доходы от ценных бумаг, эмитированных центральным органом исполнительной власти. Пособие распределяют помесячно (пп. 2 п. 2 разд. IV Инструкции №449), и по доминирующей позиции ГНС, если на полный месяц приходится сумма меньше МЗП 8 647 грн, ЕСВ доначисляют до 1 902,34 грн (ЗИР 201.04.01). Часть экспертов считает доначисление необязательным — безопаснее придерживаться позиции ГНС или получить ИНК.