Объединённая отчётность 4-ДФ для ФЛП в 2026: пошаговая инструкция

Если у вас как у ФЛП есть хотя бы один человек по трудовому договору или договору ГПХ, вы обязаны ежеквартально подавать объединённую отчётность по НДФЛ, ВС и ЕСВ — в народе «4-ДФ» (от Приложения 4ДФ). В 2026 году форма не изменилась, но из-за новой ставки ВС 5% и изменённого КБК многие предприниматели допускают одни и те же ошибки. В этой статье — подробная пошаговая инструкция заполнения.

Я пишу так, чтобы вы могли заполнить отчёт самостоятельно, даже если до этого делал бухгалтер, который «пропал». Все цифры — на примере продавщицы с зарплатой 12 000 грн.

Что такое 4-ДФ и кому подавать

Объединённая отчётность (приказ Минфина №4 от 13.01.2015 с последними изменениями 2024 года) — это единая квартальная форма, в которой вы сразу декларируете:

• НДФЛ (18%) — удержанный с зарплат наёмных и выплат по ГПХ.
• Военный сбор (5%) — удержанный с тех же выплат.
• ЕСВ (22%) — начисленный работодателем сверху на зарплату.
• Данные по застрахованным лицам — для Пенсионного фонда (страховой стаж).

Подавать обязаны все, кто выплачивал в отчётном квартале любые доходы физлицам: зарплату, вознаграждение по ГПХ, аренду у физлица, дивиденды (для ООО), авторское вознаграждение. ФЛП без наёмных — не подают.

Дедлайны подачи в 2026

Отчёт квартальный — подаётся в течение 40 календарных дней после окончания квартала. Это значит:

Если дата дедлайна выпадает на выходной — переносится на ближайший рабочий день. ЕСВ уплачивается ежемесячно до 20 числа следующего месяца, а не «за квартал».

Структура отчёта: 4 приложения

Отчёт состоит из основной части и четырёх приложений. Не все заполняют каждое приложение — зависит от того, какие выплаты у вас были.

• Заглавная часть: реквизиты ФЛП, период, тип отчёта (отчётный, новый, уточняющий).
• Приложение 1 (Д1): ЕСВ за наёмных — по каждому застрахованному помесячно.
• Приложение 2 (Д2): ЕСВ за «спецкатегории» (мобилизованные, инвалиды) — если есть.
• Приложение 3 (Д3): сводная ведомость по ЕСВ — итоговая.
• Приложение 4 (4ДФ): НДФЛ и ВС по каждому физлицу — самое важное.
• Приложение 5 (Д5): уведомление о приёме/увольнении (заменяет старую форму №413, с 2024 года вшита в отчёт).
• Приложение 6 (Д6): информация о лицах с инвалидностью (для работодателей от 8 человек).

В 90% случаев ФЛП-новички заполняют только заглавную часть + Д1 + Д3 + 4ДФ. Д5 — отдельно при приёме или увольнении. Д2 и Д6 — редко.

Пошагово: заполняем на примере

Представим: вы ФЛП Группы 3, у вас одна продавщица Елена Иваненко (ИНН 1234567890), ЗП 12 000 грн/мес, работает весь Q1 2026. Заполняем отчёт за Q1.

Шаг 1: расчёт за один месяц

• Начислено: 12 000 грн
• НДФЛ 18%: 2 160 грн (удерживается)
• ВС 5%: 600 грн (удерживается)
• На руки: 12 000 − 2 160 − 600 = 9 240 грн
• ЕСВ 22%: 2 640 грн (сверху, с ФЛП)

За 3 месяца квартала:

• Начислено: 36 000 грн
• НДФЛ: 6 480 грн
• ВС: 1 800 грн
• ЕСВ: 7 920 грн

Шаг 2: заполнение Заглавной части

• Тип формы: «отчётный» (новый — если подаёте впервые за период, уточняющий — если исправляете ранее поданный).
• Отчётный период: «I квартал 2026».
• Данные ФЛП: ФИО, налоговый номер, КВЭД основной, дата и место регистрации.

Шаг 3: заполнение Приложения 4ДФ

Это таблица по каждому физлицу, которому вы выплачивали доходы. Ключевые поля:

Шаг 4: заполнение Приложения 1 (ЕСВ помесячно)

Для каждого застрахованного — три строки за три месяца квартала:

• Январь: база 12 000, ЕСВ 2 640
• Февраль: база 12 000, ЕСВ 2 640
• Март: база 12 000, ЕСВ 2 640

Шаг 5: заполнение Приложения 3 (сводная)

Здесь — итоговые цифры по всем застрахованным:

• Общая база начисления ЕСВ: 36 000,00
• Общий начисленный ЕСВ: 7 920,00
• Количество застрахованных лиц: 1

Шаг 6: подача через Электронный кабинет

Заходите в Электронный кабинет плательщика на cabinet.tax.gov.ua, выбираете «Подача отчётности» → «Объединённая отчётность по НДФЛ, ВС и ЕСВ». Заполняете онлайн или загружаете XML-файл, экспортированный из Медок/iFin/Соната. Подписываете КЭП и отправляете. Квитанция №1 — о приёме, №2 — об обработке (приходит в течение 1-2 рабочих дней).

Как подавать «нулевой» 4-ДФ

Если у вас есть зарегистрированные наёмные работники, но в отчётном квартале вы им ничего не начислили (например, все в отпуске без оплаты), — отчёт всё равно нужен. Но «пустой»: в Приложении 4ДФ — без строк, в Приложении 1 — строки с 0 базой и отметкой «не начислялось». Многие ФЛП думают, что «не платил = не отчитываюсь» — и получают штраф 1 020 грн за неподанную отчётность.

5 типичных ошибок в 4-ДФ и как их исправить

1. Неправильный ВС — 1,5% вместо 5%

Ставка ВС с зарплаты наёмных с 2025 года — 5% (раньше 1,5%). Многие программы до сих пор имеют старую ставку в настройках. Проверьте перед формированием отчёта: у Елены с ЗП 12 000 правильный ВС 600 грн, а не 180. Если подали с 1,5% — подайте уточняющий отчёт со штрафом 3% от доначисления.

2. Расхождения с банком

В отчёте «сумма выплаченного» должна совпадать с суммой переводов через банк (в банке видно полную выплату «на руки»). Если в отчёте 28 000, а в банке — 27 500, ГНС автоматически попросит пояснения.

3. Ошибка в ИНН работника

Одна неправильная цифра в ИНН — и отчёт по этому лицу не засчитывается в его страховой стаж. Через год звонит бывший продавец: «у меня не засчитали Q1 2026, ваша вина». Исправляется уточняющим отчётом с признаком «1» (исключить неправильную строку) + новой строкой с правильным ИНН (признак «0»).

4. Не указана дата приёма или увольнения

Если человек начал работать 15 февраля, а уволился 20 марта — в Приложении 4ДФ обязательно ставите дату начала начислений и дату прекращения. Без этого Пенсионный фонд не засчитает неполный месяц.

5. Ошибочный КБК при уплате

Отчёт правильный, а деньги ушли не туда. Самая частая путаница: КБК для ВС наёмных — 11011000, а не «ВС ФЛП за себя». Если перепутали — подайте заявление на переброс. Подробнее: как исправить ошибочный КБК.

КБК для уплаты НДФЛ, ВС, ЕСВ наёмных в 2026

Частые вопросы

Я ФЛП Г2 без наёмных, подаю ли 4-ДФ?

Нет. Отчёт подают только ФЛП-работодатели. ФЛП за себя не отчитывается этой формой. За себя ЕСВ показывается в годовой декларации ФЛП.

Я заключил один договор ГПХ за квартал — нужно подавать?

Да. Любая выплата физлицу (даже разовая по ГПХ) — это основание подать 4-ДФ за квартал. В Приложении 4ДФ — признак дохода «157» (вознаграждение по ГПХ).

Как исправить ошибку в уже поданном отчёте?

Подайте «Уточняющий» отчёт с полными правильными данными. Если доначисляете — одновременно уплачиваете сумму + 3% самоисправления. Если переплачивали — пишете заявление на возврат/зачёт.

Можно ли подать 4-ДФ через Дию?

Нет. Дия не принимает 4-ДФ — только Электронный кабинет ГНС cabinet.tax.gov.ua. Альтернативно — через бухгалтерские программы Медок, iFin, Соната со встроенной КЭП-подписью.

Какой штраф за неподачу?

За первую неподанную отчётность — 1 020 грн (с 2024 года это 30% от МЗП, но заложена фиксированная цифра). За повторную — 1 020 грн + доначисление за «скрытые» обязательства.

Что если у работника декретный отпуск?

Отчёт подаётся. В Приложении 4ДФ признак дохода «128» (соцпомощь) или «129» (декретные) — эти выплаты не облагаются НДФЛ и ВС, но идут в отчётность. ЕСВ за декретный период тоже 0 — Фонд соцстрахования выплачивает пособие сам.