Лето — время отпусков. И если у вас, как у ФОП-работодателя, работает хотя бы один человек по трудовому договору, вы обязаны предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск. В этой статье разберём всё: когда работник имеет право на отпуск, как правильно посчитать отпускные в 2026 году, какие налоги удержать, и когда именно эти деньги нужно выплатить.
Я пишу для тех, кто впервые стал работодателем. Если вы открыли ФОП и взяли одного-двух продавцов или мастеров — эта статья для вас. Никаких бухгалтерских терминов без объяснения.
Когда работник имеет право на отпуск?
По Закону Украины «Об отпусках» каждый наёмный работник имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью не менее 24 календарных дней. Это минимум — вы можете установить больше, но меньше — нельзя. Обратите внимание: дни календарные, а не рабочие. То есть субботы-воскресенья тоже считаются. В мирное время праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ) в продолжительность отпуска не включаются, но на период военного положения (действует до 31.10.2026) ст. 73 КЗоТ не применяется (ч. 6 ст. 6 ЗУ №2136-IX) — поэтому в 2026 году отпуск на праздничные дни не продлевается.
Через сколько можно идти в отпуск
Первый отпуск предоставляется после 6 месяцев непрерывной работыу вас. То есть если человек начал работать 1 марта — в отпуск сможет пойти не раньше 1 сентября. Раньше — только с вашего согласия.
Кто имеет право на отпуск раньше 6 месяцев
- Женщины перед декретом или сразу после него.
- Работники до 18 лет.
- Участники боевых действий.
- Лица с инвалидностью.
- Работники, переведённые от другого работодателя по переводу.
Формула расчёта отпускных
Отпускные считаются по простой формуле:
Отпускные = Среднедневной заработок × Количество календарных дней отпуска
Как посчитать среднедневной заработок
Берём начисленную зарплату за последние 12 календарных месяцевперед месяцем, в котором работник идёт в отпуск. Делим на количество календарных дней в этом периоде (365 или 366), минус праздничные и нерабочие дни. Но на период военного положения (действует до 31.10.2026) ст. 73 КЗоТ не применяется (ч. 6 ст. 6 ЗУ №2136-IX) — поэтому в 2026 году праздничные и нерабочие дни из расчёта не вычитаются.
Среднедневной заработок = Зарплата за 12 месяцев ÷ 365
Если человек работает менее 12 месяцев — берём фактические месяцы. Если меньше 1 месяца — делим начисленную зарплату на фактически отработанные календарные дни.
3 практических примера расчёта
Пример 1: оклад минималка 8 647 грн, отпуск 24 дня
Продавщица Елена отработала ровно 12 месяцев с окладом 8 647 грн. Идёт в отпуск на 24 календарных дня.
- Зарплата за 12 месяцев: 8 647 × 12 = 103 764 грн
- Среднедневной заработок: 103 764 ÷ 365 = 284.29 грн
- Отпускные: 284.29 × 24 = 6 822.96 грн (начислено)
Пример 2: оклад 15 000 грн, отпуск 24 дня
- Зарплата за 12 месяцев: 15 000 × 12 = 180 000 грн
- Среднедневной: 180 000 ÷ 365 = 493.15 грн
- Отпускные: 493.15 × 24 = 11 835.60 грн
Пример 3: оклад 25 000 грн, отпуск 14 дней (часть)
По закону основной отпуск можно делить на части, но одна из частей должна быть не менее 14 дней. Менеджер Андрей берёт сначала 14 дней летом.
- Зарплата за 12 месяцев: 25 000 × 12 = 300 000 грн
- Среднедневной: 300 000 ÷ 365 = 821.92 грн
- Отпускные за 14 дней: 821.92 × 14 = 11 506.88 грн
Как облагается налогом отпускных: НДФЛ, ВС, ЕСВ?
Отпускные — это часть зарплаты, поэтому облагаются так же: НДФЛ 18% (налог на доходы физических лиц) и ВС 5% (военный сбор) удерживаются из начисленной суммы, а ЕСВ 22% (единый социальный взнос) платит работодатель сверху, из собственных средств.
| Показатель | Пример 1 (8 647) | Пример 2 (15 000) | Пример 3 (25 000) |
|---|---|---|---|
| Начисленные отпускные | 6 822.96 грн | 11 835.60 грн | 11 506.88 грн |
| НДФЛ 18% (удержать) | 1 228.13 грн | 2 130.41 грн | 2 071.24 грн |
| ВС 5% (удержать) | 341.15 грн | 591.78 грн | 575.34 грн |
| На руки | 5 253.68 грн | 9 113.41 грн | 8 860.30 грн |
| ЕСВ 22% (за счёт ФОП) | 1 501.05 грн | 2 603.83 грн | 2 531.51 грн |
| Общие расходы ФОП | 8 324.01 грн | 14 439.43 грн | 14 038.39 грн |
Когда выплачивать отпускные?
По Закону «Об отпусках» (статья 21) отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска. То есть если человек идёт в отпуск с понедельника 6 июля, отпускные должны быть на его карте не позднее среды 1 июля (чтобы 2, 3, 6 — это 3 рабочих дня).
Что будет, если опоздать с выплатой
Если вы выплатили отпускные с опозданием — работник имеет право перенести отпуск. А Гоструда может наложить штраф в размере минимальной зарплаты (8 647 грн в 2026) за нарушение сроков выплаты (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Если же выплату задержали более чем на один месяц или выплатили не в полном объёме — штраф 3 минзарплаты (25 941 грн, абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
Уплата налогов с отпускных
НДФЛ и ВС платятся в день выплаты отпускных (то есть за 3 дня до отпуска). ЕСВ, начисленный на отпускные, уплачивается одновременно с их выплатой — как авансовый платёж (ч. 8 ст. 9 ЗУ №2464-VI). Предельная дата для остальной суммы ЕСВ за месяц — 20 число следующего месяца: то есть если начислили отпускные в июне, остаток ЕСВ заплатить до 20 июля.
Нужно ли ФОП создавать резерв отпускных
В бухгалтерии юридических лиц есть такое понятие как «резерв отпускных» — ежемесячно компания откладывает в бухгалтерских проводках сумму на будущие отпуска. Для ФОП на упрощённой системе это не обязательно. Никакого резерва на бумаге не создаём.
Но экономически я всегда советую своим клиентам откладывать на отдельный счёт примерно 8% от ежемесячного фонда оплаты труда. Через год на этом счёте накопится сумма, которой хватит на отпускные всем работникам без удара по оборотным средствам.
Пример резервирования
Если у вас работает 3 человека с фондом оплаты труда 50 000 грн/мес, откладывайте 4 000 грн/мес. За год — 48 000 грн. Этого хватит покрыть отпускные примерно на 24 дня каждому из трёх работников со средним окладом 16-17 тыс.