Відпускні для ФОП-роботодавця 2026: повний розрахунок з прикладами

Літо — час відпусток. І якщо у вас, як у ФОП-роботодавця, працює хоча б одна людина за трудовим договором, ви зобов'язані надати їй щорічну оплачувану відпустку. У цій статті розберемо все: коли працівник має право на відпустку, як правильно порахувати відпускні у 2026 році, які податки утримати, і коли саме ці гроші потрібно виплатити.

Я пишу для тих, хто вперше став роботодавцем. Якщо ви відкрили ФОП і взяли одного-двох продавців чи майстрів — ця стаття для вас. Жодних бухгалтерських термінів без пояснення.

Коли працівник має право на відпустку

За Законом України «Про відпустки» кожен найманий працівник має право на щорічну основну оплачувану відпустку тривалістю не менше 24 календарних днів. Це мінімум — ви можете встановити більше, але менше — ні. Зверніть увагу: дні календарні, а не робочі. Тобто субота-неділя теж рахуються (крім святкових днів, які встановлені державою).

Через скільки можна йти у відпустку

Перша відпустка надається після 6 місяців безперервної роботи у вас. Тобто якщо людина почала працювати 1 березня — у відпустку зможе піти не раніше 1 вересня. Раніше — тільки за вашою згодою.

Хто має право на відпустку раніше 6 місяців

• Жінки перед декретом або одразу після нього.
• Працівники до 18 років.
• Учасники бойових дій.
• Особи з інвалідністю.
• Працівники, переведені від іншого роботодавця за переведенням.

Формула розрахунку відпускних

Відпускні рахуються за простою формулою:

Відпускні = Середньоденний заробіток × Кількість календарних днів відпустки

Як порахувати середньоденний заробіток

Беремо нараховану зарплату за останні 12 календарних місяців перед місяцем, у якому працівник іде у відпустку. Ділимо на кількість календарних днів у цьому періоді (365 або 366), мінус святкові та неробочі дні (у 2025-2026 — це 11 святкових днів за рік).

Середньоденний заробіток = Зарплата за 12 місяців ÷ (365 − 11) = Зарплата ÷ 354

Якщо людина працює менше 12 місяців — берем фактичні місяці. Якщо менше 1 місяця — ділимо нараховану зарплату на фактично відпрацьовані календарні дні.

3 практичні приклади розрахунку

Приклад 1: оклад мінімалка 8 647 грн, відпустка 24 дні

Продавчиня Олена відпрацювала рівно 12 місяців з окладом 8 647 грн. Іде у відпустку на 24 календарних дні.

• Зарплата за 12 місяців: 8 647 × 12 = 103 764 грн
• Середньоденний заробіток: 103 764 ÷ 354 = 293.12 грн
• Відпускні: 293.12 × 24 = 7 034.88 грн (нараховано)

Приклад 2: оклад 15 000 грн, відпустка 24 дні

• Зарплата за 12 місяців: 15 000 × 12 = 180 000 грн
• Середньоденний: 180 000 ÷ 354 = 508.47 грн
• Відпускні: 508.47 × 24 = 12 203.28 грн

Приклад 3: оклад 25 000 грн, відпустка 14 днів (частина)

За законом основну відпустку можна ділити на частини, але одна з частин має бути не менше 14 днів. Менеджер Андрій бере спочатку 14 днів влітку.

• Зарплата за 12 місяців: 25 000 × 12 = 300 000 грн
• Середньоденний: 300 000 ÷ 354 = 847.46 грн
• Відпускні за 14 днів: 847.46 × 14 = 11 864.44 грн

Оподаткування відпускних: ПДФО, ВЗ, ЄСВ

Відпускні — це частина зарплати, тому оподатковуються так само: ПДФО 18% (податок на доходи фізичних осіб) і ВЗ 5% (військовий збір) утримуються з нарахованої суми, а ЄСВ 22% (єдиний соціальний внесок) сплачує роботодавець зверху, з власних коштів.

Коли виплачувати відпускні

За Законом «Про відпустки» (стаття 21) відпускні виплачуються не пізніше ніж за 3 робочих дні до початку відпустки. Тобто якщо людина йде у відпустку з понеділка 6 липня, відпускні мають бути на її картці не пізніше середи 1 липня (щоб 2, 3, 6 — це 3 робочих дні).

Що буде, якщо запізнитися з виплатою

Якщо ви виплатили відпускні із запізненням — працівник має право перенести відпустку. А Держпраці може накласти штраф у розмірі мінімальної зарплати (8 647 грн у 2026) за порушення термінів виплати. У разі систематичних порушень штраф — 3 мінзарплати (25 941 грн).

Сплата податків з відпускних

ПДФО і ВЗ сплачуються в день виплати відпускних (тобто за 3 дні до відпустки). ЄСВ — до 20 числа місяця, наступного за місяцем нарахування. Тобто якщо нарахували відпускні у червні — ЄСВ сплатити до 20 липня.

Чи треба ФОП створювати резерв відпускних

У бухгалтерії юридичних осіб є таке поняття як «резерв відпускних» — щомісяця компанія відкладає у бухгалтерських проводках суму на майбутні відпустки. Для ФОП на спрощеній системі це не обов'язково. Жодного резерву на папері не створюємо.

Але економічно я завжди раджу своїм клієнтам відкладати на окремий рахунок приблизно 8% від щомісячного фонду оплати праці. Через рік на цьому рахунку накопичиться сума, якої вистачить на відпускні всім працівникам без удару по обіговим коштам.

Приклад резервування

Якщо у вас працює 3 людини з фондом оплати праці 50 000 грн/міс, відкладайте 4 000 грн/міс. За рік — 48 000 грн. Цього вистачить покрити відпускні приблизно на 24 дні кожному з трьох працівників із середнім окладом 16-17 тис.