Коли у штаті з’являється людина з інвалідністю, бухгалтерові дзвонять із двома протилежними страхами: «там усе інакше, я наплутаю» і «та нічого не змінюється, нараховуй як усім». Правда посередині, і вона коротка. Змінюються три речі: ставка ЄСВ, правило мінімалки і тривалість відпустки. Не змінюється майже все інше — ПДФО, військовий збір, лікарняні, 4ДФ. Нижче — що саме, з якої дати і з прикладом на 15 000 грн. Про норматив робочих місць і внесок за його невиконання у мене окремі розбори — тут лише про нарахування.
Що змінюється, а що ні: таблиця
| Показник | Звичайний працівник | Працівник з інвалідністю |
|---|---|---|
| ЄСВ роботодавця | 22% | 8,41% — з дати отримання документів |
| Мінімальний ЄСВ (1 902,34 грн) | донараховують до мінімалки | не застосовується |
| ПДФО | 18% | 18% — без змін |
| Військовий збір | 5% | 5% — без змін |
| ПСП | 1 664 грн при зарплаті до 4 660 грн | 2 496 грн (150%) — той самий поріг 4 660 грн |
| Щорічна основна відпустка | 24 календарні дні | 30 (І–ІІ група) / 26 (ІІІ група) |
| Лікарняні | 5 днів роботодавець, далі ПФУ, шкала стажу | так само; ЄСВ на них — 8,41% |
| Код категорії в Д1 | 1 | 2 (36 — лікарняні, 43 — декретні) |
| Ознака доходу в 4ДФ | 101 | 101 — без змін |
ЄСВ 8,41%: хто має право і на що нараховується
Ставку встановлює ч. 13 ст. 8 Закону №2464-VI: для підприємств, установ, організацій і фізичних осіб-підприємців, у тому числі на спрощеній системі, «в яких працюють особи з інвалідністю» — 8,41% бази нарахування для працюючих осіб з інвалідністю. Два уточнення, які на практиці плутають найчастіше.
ФОП — так, з 2019 року. До 1 січня 2019 року ФОП платили за таких працівників 22%, пільга була лише для юросіб. Закон №2628-VIII це прибрав. Якщо вам досі радять «ФОП 8,41% не має права» — це порада семирічної давності.
База — не лише зарплата. Ч. 13 ст. 8 відсилає до п. 1 ч. 1 ст. 7 того самого закону, а там разом із зарплатою названі оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця, допомога по тимчасовій непрацездатності і допомога по вагітності та пологах. Інструкція №449 (пп. 5 п. 2 розділу III) повторює це прямо: 8,41% — і на зарплату, і на лікарняні, і на декретні працюючої особи з інвалідністю. Нарахувати 22% на лікарняний такого працівника — типова помилка.
Окремі ставки 5,3% і 5,5% (ч. 14 ст. 8) — не для вас, якщо ви звичайний бізнес: 5,3% — для підприємств всеукраїнських громадських організацій осіб з інвалідністю (УТОГ, УТОС), 5,5% — для інших громадських організацій осіб з інвалідністю, і в обох випадках за умови, що такі працівники становлять не менше 50% штату, а їхня зарплата — не менше 25% фонду оплати праці.
З якої дати: документи, а не група
Тут змінилося правило, і старі шпаргалки брешуть. Раніше Інструкція №449 казала «з дати встановлення групи інвалідності, але не раніше отримання завіреної копії довідки». З 20 червня 2025 року (наказ Мінфіну №231 від 05.05.2025) абзац переписано: ЄСВ за ставкою 8,41% нараховується з дати отримання від працівника документів щодо встановлення інвалідності і протягом строку, на який її встановлено (Постанова КМУ №1338). Дата у витягу ЕКОПФ чи довідці МСЕК сама по собі нічого не запускає — запускає день, коли документи опинилися у вас.
І це не «з першого числа місяця». Місяць ділиться на дві частини. Скажімо, працівник приніс витяг 14 травня, а зарплата за травень — 15 000 грн, з яких на 1–13 травня припадає 6 000 грн, на 14–31 травня — 9 000 грн. ЄСВ за травень: 6 000 × 22% = 1 320 грн плюс 9 000 × 8,41% = 756,90 грн, разом 2 076,90 грн замість 3 300 грн. Так само ставка повертається до 22% з дня, наступного за датою, до якої встановлено інвалідність, якщо працівник не приніс нове рішення. Тому дату отримання фіксуйте документом — заявою працівника з датою або актом; при перевірці питають саме її.
Мінімальний ЄСВ не діє
Загальне правило: якщо база ЄСВ за місяць менша за мінімальну зарплату 8 647 грн, внесок рахують з мінімалки — 1 902,34 грн (ч. 5 ст. 8 Закону №2464-VI). До зарплати працівника з інвалідністю, на яку діє 8,41%, ця вимога не застосовується — пп. 6 п. 2 розділу III Інструкції №449, і ДПС у ЗІР 201.04.01 каже те саме. Людина на 0,5 ставки з окладом 4 500 грн коштує вам 4 500 × 8,41% = 378,45 грн ЄСВ, а не 1 902,34 грн.
ПСП 150%: коли вона реально працює
Особа з інвалідністю І або ІІ групи, у тому числі з дитинства, має право на податкову соціальну пільгу в розмірі 150% базової (пп. «ґ» пп. 169.1.3 ПКУ). У 2026 році базова ПСП — 50% прожиткового мінімуму для працездатних, 3 328 × 50% = 1 664 грн, тож підвищена — 2 496 грн. ІІІ група окремої пільги не має — лише звичайну, як усі.
Пастка в порозі. ПСП застосовується лише до зарплати, що не перевищує прожитковий мінімум × 1,4, округлений до 10 грн: 3 328 × 1,4 = 4 659,20 → 4 660 грн(пп. 169.4.1 ПКУ). Підвищений розмір пільги поріг не піднімає. Тому на повній ставці з мінімальною зарплатою 8 647 грн ПСП немає взагалі, і група тут не важлива. Пільга працює лише на маленьких неповних ставках: при 4 500 грн і заяві працівника ПДФО буде (4 500 − 2 496) × 18% = 360,72 грн замість 810 грн. Військовий збір ПСП не зменшує — 5% від усіх 4 500 грн, тобто 225 грн. На руки: 4 500 − 360,72 − 225 = 3 914,28 грн.
Приклад: зарплата 15 000 грн
Працівник ІІІ групи, повна ставка, оклад 15 000 грн, документи отримано ще торік, ПСП не застосовується (зарплата вища за 4 660 грн). Рахуємо за місяць:
- ПДФО 18%: 15 000 × 18% = 2 700 грн — утримується, як у всіх.
- Військовий збір 5%: 750 грн — утримується, як у всіх.
- На руки: 15 000 − 2 700 − 750 = 11 550 грн — рівно стільки ж, скільки отримав би будь-який працівник з таким окладом.
- ЄСВ роботодавця 8,41%: 15 000 × 8,41% = 1 261,50 грн замість 3 300 грн.
- Повна вартість для вас: 16 261,50 грн замість 18 300 грн — економія 2 038,50 грн на місяць, 24 462 грн на рік.
Для працівника пільга непомітна — його нетто не змінюється. Виграє роботодавець: 13,59 процентних пункти ЄСВ, а якщо зарплата вища за мінімальну — ще й закритий норматив, тобто нуль внеску до ДПС за квартал.
Відпустка, режим роботи, випробування
Відпустка. Щорічна основна — 30 календарних днів для І і ІІ групи, 26 для ІІІ (ч. 7 ст. 6 Закону «Про відпустки») замість звичайних 24. Повну відпустку працівник з інвалідністю може взяти вже в перший рік, не чекаючи шести місяців, і в зручний для себе час (ст. 10 того самого закону). Відпускні рахуються за загальними правилами — Порядок №100, середньоденна за 12 місяців.
Режим. На прохання працівника ви зобов’язані встановити неповний робочий день або тиждень (ст. 172 КЗпП). Нічна робота і надурочні — лише за його згодою і якщо це не суперечить медичним рекомендаціям (ст. 55, 63, 172 КЗпП). На час воєнного стану Закон №2136-IX частину цього пом’якшив: згода на нічну роботу потрібна лише тим, кому вона протипоказана за медичними рекомендаціями (ст. 8), а обмеження надурочних у 120 годин на рік призупинене (ст. 6). Заборона надурочних без згоди (ст. 63 КЗпП) не призупинена.
Випробування. За ст. 26 КЗпП випробувальний строк не встановлюється особам з інвалідністю, направленим на роботу відповідно до законодавства. Але на час воєнного стану ст. 2 Закону №2136-IX дозволяє випробування для будь-якої категорії працівників, тож зараз це не заборона, а норма, до якої повернемося після його скасування.
Лікарняні: як у всіх, і один міф
Лікарняний працівника з інвалідністю оплачується за загальною схемою: перші 5 днів — за рахунок роботодавця, з шостого — допомога від ПФУ до відновлення працездатності (ч. 2 ст. 15 Закону №1105-XIV), розмір — за шкалою страхового стажу 50 / 60 / 70 / 100% (ст. 17). Інвалідність сама по собі 100% не дає — стовідсоткова виплата незалежно від стажу лише у ветеранів війни, чорнобильців, донорів та інших категорій з п. 5 ст. 17.
Міф, який мені переказують щороку: «лікарняний інваліда оплачують не більше 4 місяців підряд або 5 на рік». У чинному Законі №1105-XIV такого ліміту немає. Чотири і п’ять місяців — це критерії, за якими лікарняну комісію зобов’язано направити людину на ЕКОПФ для перегляду працездатності (Постанова КМУ №1338), а не межа оплати. Єдина справжня особливість — ЄСВ на всі ці виплати 8,41%, і в Д1 вони йдуть з кодом 36.
Звітність: Д1, 4ДФ, документи
- Д1. Код категорії застрахованої особи 2 — «працюючі особи з інвалідністю на підприємствах, в установах і організаціях» (додаток 1 до Порядку, наказ Мінфіну №4). Лікарняні такому працівнику — код 36, допомога по вагітності та пологах — 43, мобілізований працівник з інвалідністю — 66. ФОП-роботодавці ставлять той самий код 2: окремого коду для ФОП немає, а ставка та сама.
- 4ДФ. Нічого не змінюється: зарплата, відпускні і лікарняні — ознака доходу 101, ПСП відображається у графі ознаки пільги, як у всіх.
- Документи. Копія витягу з рішення ЕКОПФ (або довідки МСЕК) зі строком, на який встановлено інвалідність, і документ з датою отримання — заява працівника або акт. Для ПСП — окрема заява за пп. 169.2.2 ПКУ. Дату закінчення строку інвалідності ставте в календар: після неї ставка повертається до 22%.
5 помилок, які я виправляю найчастіше
- 8,41% з першого числа місяця. Ставка діє з дати отримання документів; дні до неї — 22%. І навпаки, після закінчення строку інвалідності — знову 22%.
- Донарахування до мінімалки. На неповній ставці ЄСВ рахують з фактичної бази, 1 902,34 грн не донараховують.
- 22% на лікарняні. Перші 5 днів і допомога від ПФУ — теж 8,41%.
- ПСП без заяви або при зарплаті вище 4 660 грн. Без заяви пільги немає, а понад поріг вона не застосовується навіть при 150%.
- Прострочена інвалідність у Д1. Строк минув, нове рішення не принесли, а в звіті досі код 2 і 8,41% — при перевірці це донарахування ЄСВ і штраф.
Оформлення працівника, помісячне нарахування з правильною датою, Д1 і 4ДФ за нього — це частина мого зарплатно-кадрового ведення. Якщо у вас 8 і більше працівників, за одну розмову перевірю ще й норматив: чи закриває його ця людина і чи не платите ви внесок, якого могло б не бути.