Когда в штате появляется человек с инвалидностью, бухгалтеру звонят с двумя противоположными страхами: «там всё иначе, я напутаю» и «да ничего не меняется, начисляй как всем». Правда посередине, и она короткая. Меняются три вещи: ставка ЕСВ, правило минималки и продолжительность отпуска. Не меняется почти всё остальное — НДФЛ, военный сбор, больничные, 4ДФ. Ниже — что именно, с какой даты и с примером на 15 000 грн. О нормативе рабочих мест и взносе за его невыполнение у меня отдельные разборы — здесь только о начислении.
Что меняется, а что нет: таблица
| Показатель | Обычный работник | Работник с инвалидностью |
|---|---|---|
| ЕСВ работодателя | 22% | 8,41% — с даты получения документов |
| Минимальный ЕСВ (1 902,34 грн) | доначисляют до минималки | не применяется |
| НДФЛ | 18% | 18% — без изменений |
| Военный сбор | 5% | 5% — без изменений |
| НСЛ | 1 664 грн при зарплате до 4 660 грн | 2 496 грн (150%) — тот же порог 4 660 грн |
| Ежегодный основной отпуск | 24 календарных дня | 30 (I–II группа) / 26 (III группа) |
| Больничные | 5 дней работодатель, дальше ПФУ, шкала стажа | так же; ЕСВ на них — 8,41% |
| Код категории в Д1 | 1 | 2 (36 — больничные, 43 — декретные) |
| Признак дохода в 4ДФ | 101 | 101 — без изменений |
ЕСВ 8,41%: кто имеет право и на что начисляется
Ставку устанавливает ч. 13 ст. 8 Закона №2464-VI: для предприятий, учреждений, организаций и физических лиц-предпринимателей, в том числе на упрощённой системе, «в которых работают лица с инвалидностью» — 8,41% базы начисления для работающих лиц с инвалидностью. Два уточнения, которые на практике путают чаще всего.
ФОП — да, с 2019 года. До 1 января 2019 года ФОП платили за таких работников 22%, льгота была только для юрлиц. Закон №2628-VIII это убрал. Если вам до сих пор советуют «ФОП 8,41% не имеет права» — это совет семилетней давности.
База — не только зарплата. Ч. 13 ст. 8 отсылает к п. 1 ч. 1 ст. 7 того же закона, а там вместе с зарплатой названы оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности за счёт работодателя, пособие по временной нетрудоспособности и пособие по беременности и родам. Инструкция №449 (пп. 5 п. 2 раздела III) повторяет это прямо: 8,41% — и на зарплату, и на больничные, и на декретные работающего лица с инвалидностью. Начислить 22% на больничный такого работника — типичная ошибка.
Отдельные ставки 5,3% и 5,5% (ч. 14 ст. 8) — не для вас, если вы обычный бизнес: 5,3% — для предприятий всеукраинских общественных организаций лиц с инвалидностью (УТОГ, УТОС), 5,5% — для других общественных организаций лиц с инвалидностью, и в обоих случаях при условии, что такие работники составляют не менее 50% штата, а их зарплата — не менее 25% фонда оплаты труда.
С какой даты: документы, а не группа
Здесь изменилось правило, и старые шпаргалки врут. Раньше Инструкция №449 говорила «с даты установления группы инвалидности, но не ранее получения заверенной копии справки». С 20 июня 2025 года (приказ Минфина №231 от 05.05.2025) абзац переписан: ЕСВ по ставке 8,41% начисляется с даты получения от работника документов об установлении инвалидности и в течение срока, на который она установлена (Постановление КМУ №1338). Дата в выписке ЭКОПФ или справке МСЭК сама по себе ничего не запускает — запускает день, когда документы оказались у вас.
И это не «с первого числа месяца». Месяц делится на две части. Скажем, работник принёс выписку 14 мая, а зарплата за май — 15 000 грн, из которых на 1–13 мая приходится 6 000 грн, на 14–31 мая — 9 000 грн. ЕСВ за май: 6 000 × 22% = 1 320 грн плюс 9 000 × 8,41% = 756,90 грн, вместе 2 076,90 грн вместо 3 300 грн. Так же ставка возвращается к 22% со дня, следующего за датой, до которой установлена инвалидность, если работник не принёс новое решение. Поэтому дату получения фиксируйте документом — заявлением работника с датой или актом; при проверке спрашивают именно её.
Минимальный ЕСВ не действует
Общее правило: если база ЕСВ за месяц меньше минимальной зарплаты 8 647 грн, взнос считают с минималки — 1 902,34 грн (ч. 5 ст. 8 Закона №2464-VI). К зарплате работника с инвалидностью, на которую действует 8,41%, это требование не применяется — пп. 6 п. 2 раздела III Инструкции №449, и ГНС в ЗІР 201.04.01 говорит то же самое. Человек на 0,5 ставки с окладом 4 500 грн стоит вам 4 500 × 8,41% = 378,45 грн ЕСВ, а не 1 902,34 грн.
НСЛ 150%: когда она реально работает
Лицо с инвалидностью I или II группы, в том числе с детства, имеет право на налоговую социальную льготу в размере 150% базовой (пп. «ґ» пп. 169.1.3 НКУ). В 2026 году базовая НСЛ — 50% прожиточного минимума для трудоспособных, 3 328 × 50% = 1 664 грн, поэтому повышенная — 2 496 грн. III группа отдельной льготы не имеет — только обычную, как все.
Ловушка в пороге. НСЛ применяется только к зарплате, не превышающей прожиточный минимум × 1,4, округлённый до 10 грн: 3 328 × 1,4 = 4 659,20 → 4 660 грн(пп. 169.4.1 НКУ). Повышенный размер льготы порог не поднимает. Поэтому на полной ставке с минимальной зарплатой 8 647 грн НСЛ нет вообще, и группа здесь не важна. Льгота работает только на маленьких неполных ставках: при 4 500 грн и заявлении работника НДФЛ будет (4 500 − 2 496) × 18% = 360,72 грн вместо 810 грн. Военный сбор НСЛ не уменьшает — 5% от всех 4 500 грн, то есть 225 грн. На руки: 4 500 − 360,72 − 225 = 3 914,28 грн.
Пример: зарплата 15 000 грн
Работник III группы, полная ставка, оклад 15 000 грн, документы получены ещё в прошлом году, НСЛ не применяется (зарплата выше 4 660 грн). Считаем за месяц:
- НДФЛ 18%: 15 000 × 18% = 2 700 грн — удерживается, как у всех.
- Военный сбор 5%: 750 грн — удерживается, как у всех.
- На руки: 15 000 − 2 700 − 750 = 11 550 грн — ровно столько же, сколько получил бы любой работник с таким окладом.
- ЕСВ работодателя 8,41%: 15 000 × 8,41% = 1 261,50 грн вместо 3 300 грн.
- Полная стоимость для вас: 16 261,50 грн вместо 18 300 грн — экономия 2 038,50 грн в месяц, 24 462 грн в год.
Для работника льгота незаметна — его нетто не меняется. Выигрывает работодатель: 13,59 процентных пункта ЕСВ, а если зарплата выше минимальной — ещё и закрытый норматив, то есть ноль взноса в ГНС за квартал.
Отпуск, режим работы, испытательный срок
Отпуск. Ежегодный основной — 30 календарных дней для I и II группы, 26 для III (ч. 7 ст. 6 Закона «Об отпусках») вместо обычных 24. Полный отпуск работник с инвалидностью может взять уже в первый год, не дожидаясь шести месяцев, и в удобное для себя время (ст. 10 того же закона). Отпускные считаются по общим правилам — Порядок №100, среднедневная за 12 месяцев.
Режим. По просьбе работника вы обязаны установить неполный рабочий день или неделю (ст. 172 КЗоТ). Ночная работа и сверхурочные — только с его согласия и если это не противоречит медицинским рекомендациям (ст. 55, 63, 172 КЗоТ). На время военного положения Закон №2136-IX часть этого смягчил: согласие на ночную работу нужно только тем, кому она противопоказана по медицинским рекомендациям (ст. 8), а ограничение сверхурочных в 120 часов в год приостановлено (ст. 6). Запрет сверхурочных без согласия (ст. 63 КЗоТ) не приостановлен.
Испытательный срок. По ст. 26 КЗоТ испытательный срок не устанавливается лицам с инвалидностью, направленным на работу в соответствии с законодательством. Но на время военного положения ст. 2 Закона №2136-IX разрешает испытание для любой категории работников, поэтому сейчас это не запрет, а норма, к которой вернёмся после его отмены.
Больничные: как у всех, и один миф
Больничный работника с инвалидностью оплачивается по общей схеме: первые 5 дней — за счёт работодателя, с шестого — пособие от ПФУ до восстановления трудоспособности (ч. 2 ст. 15 Закона №1105-XIV), размер — по шкале страхового стажа 50 / 60 / 70 / 100% (ст. 17). Инвалидность сама по себе 100% не даёт — стопроцентная выплата независимо от стажа только у ветеранов войны, чернобыльцев, доноров и других категорий из п. 5 ст. 17.
Миф, который мне пересказывают каждый год: «больничный инвалида оплачивают не больше 4 месяцев подряд или 5 в год». В действующем Законе №1105-XIV такого лимита нет. Четыре и пять месяцев — это критерии, по которым врачебную комиссию обязали направить человека на ЭКОПФ для пересмотра трудоспособности (Постановление КМУ №1338), а не предел оплаты. Единственная настоящая особенность — ЕСВ на все эти выплаты 8,41%, и в Д1 они идут с кодом 36.
Отчётность: Д1, 4ДФ, документы
- Д1. Код категории застрахованного лица 2 — «работающие лица с инвалидностью на предприятиях, в учреждениях и организациях» (приложение 1 к Порядку, приказ Минфина №4). Больничные такому работнику — код 36, пособие по беременности и родам — 43, мобилизованный работник с инвалидностью — 66. ФОП-работодатели ставят тот же код 2: отдельного кода для ФОП нет, а ставка та же.
- 4ДФ. Ничего не меняется: зарплата, отпускные и больничные — признак дохода 101, НСЛ отражается в графе признака льготы, как у всех.
- Документы. Копия выписки из решения ЭКОПФ (или справки МСЭК) со сроком, на который установлена инвалидность, и документ с датой получения — заявление работника или акт. Для НСЛ — отдельное заявление по пп. 169.2.2 НКУ. Дату окончания срока инвалидности ставьте в календарь: после неё ставка возвращается к 22%.
5 ошибок, которые я исправляю чаще всего
- 8,41% с первого числа месяца. Ставка действует с даты получения документов; дни до неё — 22%. И наоборот, после окончания срока инвалидности — снова 22%.
- Доначисление до минималки. На неполной ставке ЕСВ считают с фактической базы, 1 902,34 грн не доначисляют.
- 22% на больничные. Первые 5 дней и пособие от ПФУ — тоже 8,41%.
- НСЛ без заявления или при зарплате выше 4 660 грн. Без заявления льготы нет, а сверх порога она не применяется даже при 150%.
- Просроченная инвалидность в Д1. Срок истёк, новое решение не принесли, а в отчёте до сих пор код 2 и 8,41% — при проверке это доначисление ЕСВ и штраф.
Оформление работника, помесячное начисление с правильной датой, Д1 и 4ДФ по нему — это часть моего зарплатно-кадрового ведения. Если у вас 8 и больше работников, за один разговор проверю ещё и норматив: закрывает ли его этот человек и не платите ли вы взнос, которого могло бы не быть.