Если у вас есть хотя бы один наёмный работник — даже на 0,25 ставки, даже директор ТОВ, который сам себе учредитель — вы обязаны регулярно подавать объединённый отчёт по наёмному труду: ФОП — ежеквартально, юрлица — ежемесячно. Это тот самый отчёт, который раньше называли «Приложение 4ДФ», а с 2021 года он стал единым консолидированным отчётом, включающим в себя три блока: НДФЛ, ВС и ЕСВ. В этой статье — пошаговая инструкция, как его заполнить в 2026 году, с реальным примером и типичными ошибками.
Что такое объединённый отчёт простыми словами?
До 2021 года работодатели подавали отдельно: 1ДФ (по НДФЛ) и Отчёт по ЕСВ. С 1 января 2021 года все три блока — НДФЛ, ВС и ЕСВ — слились в один Налоговый расчёт с приложениями (приказ Минфина №4 в редакции от 15.12.2020). По состоянию на 2026 год форма действует в редакции приказа Минфина №243 от 07.05.2026 и состоит из:
- Заголовочная часть — реквизиты вашего ФОП/ТОВ, период, отметка о корректировке
- Приложение Д1 — «Сведения о начислении заработной платы (дохода) застрахованным лицам»: начисления ЕСВ по каждому работнику с кодом категории застрахованного лица, базой, ставкой
- Приложение 4ДФ — НДФЛ и ВС по каждому физлицу: ФИО, ИНН, сумма дохода, удержано НДФЛ, удержано ВС, код признака
- Приложение Д5 — сведения о трудовых отношениях (приём, увольнение) и периоде прохождения военной службы
- Другие приложения — для отдельных категорий застрахованных лиц.
Важно: состав и обозначения приложений устанавливает не НКУ, а сама форма расчёта, и она меняется. С 17.07.2026 действуют две отдельные формы — месячная для юрлиц и квартальная для ФОП и лиц с независимой профессиональной деятельностью, и набор приложений в них разный. Поэтому названия «Д1», «4ДФ», «Д5» выше я даю как рабочие ориентиры, по которым бухгалтеры до сих пор узнают блоки отчёта, а не как перечень того, что подадите именно вы. Фактический состав и нумерацию приложений берите из бланка, который открывается в вашем Электронном кабинете на дату подачи.
Кто обязан подавать?
Подают все работодатели-налоговые агенты, независимо от формы собственности:
- ФОП любой группы, имеющий хотя бы одного наёмного или выплачивающий доход ФЛ по договору подряда
- ТОВ — даже если там лишь директор-учредитель
- Самозанятые лица (адвокаты, нотариусы), которые нанимают помощников
- Фермерские хозяйства
- Филиалы, обособленные подразделения юрлица — по отдельному отчёту, если подразделение самостоятельно начисляет и выплачивает доходы физическим лицам
Когда подавать в 2026 году?
Для ФОП отчёт квартальный: подаётся в течение 40 календарных дней после последнего дня отчётного квартала. Если последний день срока — выходной или праздничный, срок переносится на следующий рабочий день. Юрлица отчитываются ежемесячно — в течение 20 календарных дней после последнего дня отчётного месяца.
| Отчётный квартал | Дедлайн подачи в 2026 |
|---|---|
| Q4 2025 | 9 февраля 2026 |
| Q1 2026 | 11 мая 2026 (10 — воскресенье) |
| Q2 2026 | 10 августа 2026 |
| Q3 2026 | 9 ноября 2026 |
| Q4 2026 | 9 февраля 2027 |
Сроки уплаты — это отдельная история, и однострочное «в день выплаты зарплаты» правильно только для одного из трёх сценариев. Полное правило:
| Ситуация | Когда платить НДФЛ и ВС | Норма |
|---|---|---|
| Зарплата на карту (безналичная выплата) | в день выплаты, тем же платёжным днём | пп. 168.1.2 НКУ |
| Зарплата наличными из кассы или доход в неденежной форме | в течение 3 банковских дней со дня, следующего за днём выплаты | пп. 168.1.4 НКУ |
| Зарплата начислена, но не выплачена | в сроки для месячного налогового периода — 30 календарных дней после последнего дня месяца начисления (это НЕ «до 30 числа месяца начисления») | пп. 168.1.5 НКУ |
| ЕСВ (в любом из сценариев) | во время каждой выплаты, но в любом случае не позднее 20 числа следующего месяца | ч. 8 ст. 9 Закона №2464-VI |
Практическая оговорка: «20 число» — это правило ЕСВ, и переносить его на НДФЛ и ВС нельзя. И отдельно сверяйте счета для военного сбора на день платежа — они изменились с 01.07.2026.
Какая структура формы: что в каждом приложении?
В заголовке отчёта указываете: код по ЕГРПОУ или ИНН (для ФОП), название, код КОАТУУ/Кодификатор, отчётный квартал, отметку «Отчёт»/«Уточняющий». Дальше — приложения.
Приложение 4ДФ — это основа. По каждому работнику в отдельной строке: ИНН, фамилия-имя-отчество, код признака дохода, начислено, выплачено, удержано НДФЛ, удержано ВС. Один работник может иметь несколько строк, если у него в течение квартала были разные виды дохода (зарплата + больничные + отпускные).
Приложение Д1 — персонифицированные сведения по каждому работнику. Здесь указывают код категории застрахованного лица (обычный наёмный — ставка 22%; лицо с инвалидностью, для которого действует ставка 8,41%), базу начисления ЕСВ, сумму начисленного взноса и количество дней стажа. Конкретные коды категорий застрахованных лиц берите из действующего бланка Приложения 1 в Электронном кабинете — справочник изменился с 17.07.2026, и коды из старых публикаций могут быть недействующими.
Как выглядит пошаговый пример — ФОП Иван с 2 работниками?
ФОП Иван (Г3, 5%) имеет двух наёмных:
- Анна — продавец, оклад 12 000 грн
- Богдан — курьер, оклад 15 000 грн
За Q1 2026 каждый из них отработал по 3 месяца без больничных и отпусков. Расчёт за один месяц (январь):
| Работник | Начислено | НДФЛ 18% | ВС 5% | На руки | ЕСВ 22% (сверху) |
|---|---|---|---|---|---|
| Анна | 12 000,00 | 2 160,00 | 600,00 | 9 240,00 | 2 640,00 |
| Богдан | 15 000,00 | 2 700,00 | 750,00 | 11 550,00 | 3 300,00 |
| Всего за месяц | 27 000,00 | 4 860,00 | 1 350,00 | 20 790,00 | 5 940,00 |
За весь Q1 (3 месяца) суммы будут: начислено 81 000, НДФЛ 14 580, ВС 4 050, ЕСВ 17 820 грн. Именно эти агрегированные цифры и пойдут в отчёт, но по каждому работнику отдельно в Приложении 4ДФ за каждым месяцем.
В чём особенности НДФЛ: коды признаков дохода?
В Приложении 4ДФ каждый доход идентифицируется кодом признака. Это обязательное поле:
| Код | Что означает | Ставка НДФЛ |
|---|---|---|
| 101 | Заработная плата — в её составе и отпускные, и больничные (как за первые 5 дней, так и пособие от ПФУ) | 18% |
| 102 | Выплаты физлицу-непредпринимателю по гражданско-правовому договору | 18% |
| 106 | Предоставление земельной доли (пая) в лизинг, аренду, субаренду | 18% |
| 127 | Прочие доходы (в частности больничные специалистов резидента Дія.City — и наёмных, и гиг; зарплатные выплаты, начисленные после увольнения) | 18% |
| 128 | Государственная и социальная матпомощь, в частности пособие по беременности и родам (пп. 165.1.1 НКУ) | — (в 4ДФ показывать обязательно) |
| 157 | Доход, выплаченный самозанятому лицу — ФОП или лицу с независимой профдеятельностью | — |
Военный сбор — 5% с 1 декабря 2024
Ставка ВС с зарплаты выросла с 1,5% до 5% Законом №4015-IX от 10.10.2024, который опубликован 30.11.2024 и вступил в силу 1 декабря 2024 года — именно к доходам, начисленным с 01.12.2024, применяется 5% (доходы предыдущих периодов — по ставке 1,5%). На весь 2026 год ставка остаётся 5%. Удерживается со всех доходов, с которых удерживается НДФЛ, в том числе с больничных и отпускных. Исключения — льготники:
- Денежное обеспечение военнослужащих — облагается ВС по ставке 1,5% (отдельный КБК 11011600), повышение до 5% на него не распространилось
- Доходы от продажи имущества (квартира, авто) — отдельный ВС по другой схеме
- Дивиденды — облагаются ВС по общей ставке 5%
ЕСВ — минимум, максимум и льготные ставки
В 2026 году:
- Минимальная база ЕСВ= 8 647 грн (МЗП). Если начислено меньше — ЕСВ платится с 8 647 грн (1 902,34 грн в месяц), но лишь при условии, что это основное место работы и работник состоял в трудовых отношениях полный календарный месяц либо отработал все рабочие дни по графику (ч. 5 ст. 8 ЗУ №2464).
- Максимальная база ЕСВ= 20 МЗП = 172 940 грн в месяц. С суммы, превышающей, ЕСВ не начисляется.
- Стандартная ставка — 22%
- Льготная ставка 8,41% — применяется к базе начисления ЕСВ именно того работника, который имеет статус лица с инвалидностью, подтверждённый документально (ч. 13 ст. 8 Закона №2464-VI). ФОП-работодатели, в том числе на упрощённой системе, в этой норме названы прямо. Но это касается работника, а не работодателя: если инвалидность у самого ФОП, а работник её не имеет, за такого работника ЕСВ начисляется по общей ставке 22%. На ЕСВ, который ФОП платит «за себя», эта ставка тоже не распространяется.
Как подать отчёт?
Объединённый отчёт подаётся только в электронном виде с подписью КЭП. Способы подачи:
- e-Кабинет плательщика(cabinet.tax.gov.ua) — бесплатно, но интерфейс «деревянный», для одного-двух работников норм.
- M.E.Doc — самое популярное в Украине. Платно, но автоматические расчёты, шаблоны, валидация.
- Vchasno.Звіт (от ЕВРО Корпоративная Сеть) — облачное, дешевле Medoc, есть мобильный доступ.
- Соната — от Дакор; ещё дешевле, но менее удобно
- Бухгалтерские сервисы — Дебет-Плюс, БАС, 1С — они формируют отчёт автоматически из учёта.
Какие 7 типичных ошибок и как их исправить?
- Неправильный ИНН работника — отчёт придёт с ошибкой. Исправление — уточняющий отчёт, где неправильная строка «снимается», а правильная добавляется.
- Не тот код признака дохода (101 вместо 102) — это особенно критично для ГПД, потому что тогда начисляются ЕСВ и пенсионный стаж по-разному. Исправляется уточняющим.
- Округление копеек — частый сбой валидации. Все суммы должны быть с 2 знаками после запятой, точно.
- Работник в отпуске без сохранения ЗП — если весь месяц прошёл без начислений, базы нет и ЕСВ не начисляется (строка в Приложении Д1 — с нулями). Но если часть месяца отработана, ЕСВ начисляют, а по основному месту работы ещё и доначисляют до минимального взноса 1 902,34 грн.
- Больничный за счёт работодателя (первые 5 дней) — в 4ДФ он идёт в составе зарплаты с признаком 101, а в Приложении Д1 показывается отдельной строкой со своим кодом категории застрахованного лица.
- Увольнение в квартале — обязательно проставить дату увольнения и вид (ст. КЗоТ). Иначе человек «висит» в системе как работник.
- Не подали вообще — штраф 1 020 грн (п. 119.1 НКУ), а если в течение года уже применяли штраф за такое же нарушение — 2 040 грн. Отдельного штрафа за ЕСВ-часть отчёта нет: п. 7 ч. 11 ст. 25 ЗУ №2464 отсылает к размерам, установленным НКУ. Лучше подать с ошибкой и потом уточнить, чем не подать вообще.