Если у вас есть хотя бы один наёмный работник — даже на 0,25 ставки, даже директор ООО, который сам себе учредитель — вы обязаны ежеквартально подавать объединённый отчёт по наёмному труду. Это тот самый отчёт, который раньше называли «Приложение 4ДФ», но с 2024 года он стал единым консолидированным отчётом, включающим в себя три блока: НДФЛ, ВС и ЕСВ. В этой статье — пошаговая инструкция, как его заполнить в 2026 году, с реальным примером и типичными ошибками.
Что такое объединённый отчёт простыми словами?
До 2021 года работодатели подавали отдельно: 1ДФ (по НДФЛ), Отчёт ЕСВ и ещё ВС. В 2021-2023 их частично объединили, а с 2024 года все три вида налоговых отчётов слились в единый объединённый отчёт с приложениями. Сейчас форма состоит из:
- Заголовочная часть — реквизиты вашего ФЛП/ООО, период, отметка о корректировке
- Приложение 4ДФ — НДФЛ и ВС по каждому физлицу: ФИО, ИНН, сумма дохода, удержано НДФЛ, удержано ВС, код признака
- Приложение 4ДФ-А — суммы, начисленные с нарушением сроков (исправления)
- Приложение ЕСВ (Приложение 1) — начисления ЕСВ по каждому работнику с кодом застрахованного лица, базой, ставкой
Кто обязан подавать?
Подают все работодатели-налоговые агенты, независимо от формы собственности:
- ФЛП любой группы, имеющий хотя бы одного наёмного или выплачивающий доход ФЛ по договору подряда
- ООО — даже если там лишь директор-учредитель
- Самозанятые лица (адвокаты, нотариусы), которые нанимают помощников
- Фермерские хозяйства
- Филиалы, обособленные подразделения юрлица (по отдельному отчёту, если есть собственный КОПФГ)
Когда подавать в 2026 году?
Отчёт квартальный. Подаётся до 10 числа второго месяца после отчётного квартала. Если 10-е число — выходной, срок переносится на следующий рабочий день.
| Отчётный квартал | Дедлайн подачи в 2026 | Дедлайн уплаты НДФЛ/ВС/ЕСВ |
|---|---|---|
| Q4 2025 | 9 февраля 2026 | В день выплаты ЗП за декабрь |
| Q1 2026 | 11 мая 2026 (10 — воскресенье) | В день выплаты ЗП ежемесячно |
| Q2 2026 | 10 августа 2026 | В день выплаты ЗП ежемесячно |
| Q3 2026 | 9 ноября 2026 | В день выплаты ЗП ежемесячно |
| Q4 2026 | 9 февраля 2027 | В день выплаты ЗП ежемесячно |
Какая структура формы: что в каждом приложении?
В заголовке отчёта указываете: код по ЕГРПОУ или ИНН (для ФЛП), название, код КОАТУУ/Кодификатор, отчётный квартал, отметку «Отчёт»/«Уточняющий». Дальше — приложения.
Приложение 4ДФ — это основа. По каждому работнику в отдельной строке: ИНН, фамилия-имя-отчество, код признака дохода, начислено, выплачено, удержано НДФЛ, удержано ВС. Один работник может иметь несколько строк, если у него в течение квартала были разные виды дохода (зарплата + больничные + отпускные).
Приложение ЕСВ — таблица 6: персонифицированные сведения. Здесь уже есть категория застрахованного лица (1 — обычный наёмный, 36 — инвалид со ставкой 8,41% и т.д.), база начисления ЕСВ, начислено 22% (или другую ставку), количество дней стажа.
Как выглядит пошаговый пример — ФЛП Иван с 2 работниками?
ФЛП Иван (Г3, 5%) имеет двух наёмных:
- Анна — продавец, оклад 12 000 грн
- Богдан — курьер, оклад 15 000 грн
За Q1 2026 каждый из них отработал по 3 месяца без больничных и отпусков. Расчёт за один месяц (январь):
| Работник | Начислено | НДФЛ 18% | ВС 5% | На руки | ЕСВ 22% (сверху) |
|---|---|---|---|---|---|
| Анна | 12 000,00 | 2 160,00 | 600,00 | 9 240,00 | 2 640,00 |
| Богдан | 15 000,00 | 2 700,00 | 750,00 | 11 550,00 | 3 300,00 |
| Всего за месяц | 27 000,00 | 4 860,00 | 1 350,00 | 20 790,00 | 5 940,00 |
За весь Q1 (3 месяца) суммы будут: начислено 81 000, НДФЛ 14 580, ВС 4 050, ЕСВ 17 820 грн. Именно эти агрегированные цифры и пойдут в отчёт, но по каждому работнику отдельно в Приложении 4ДФ за каждым месяцем.
В чём особенности НДФЛ: коды признаков дохода?
В Приложении 4ДФ каждый доход идентифицируется кодом признака. Это обязательное поле:
| Код | Что означает | Ставка НДФЛ |
|---|---|---|
| 101 | Заработная плата | 18% |
| 102 | Доход по договорам гражданско-правового характера | 18% |
| 103 | Больничные (за счёт ПФУ) | 18% |
| 106 | Арендная плата за недвижимость | 18% |
| 127 | Иной доход (нецелевая матпомощь, подарки) | 18% |
| 157 | Доход ФЛП-предпринимателя (без удержания НДФЛ) | — |
Военный сбор — 5% с 1 октября 2024
С 1 октября 2024 года ставка ВС с зарплаты выросла с 1,5% до 5% и такой осталась на весь 2026 год. Удерживается со всех доходов, с которых удерживается НДФЛ, в том числе с больничных и отпускных. Исключения — льготники:
- Военнослужащие, получающие денежное обеспечение — не облагаются ВС
- Доходы от продажи имущества (квартира, авто) — отдельный ВС по другой схеме
- Дивиденды — облагаются ВС по общей ставке 5%
ЕСВ — минимум, максимум и льготные ставки
В 2026 году:
- Минимальная база ЕСВ= 8 647 грн (МЗП). Если начислено меньше — всё равно ЕСВ платится с 8 647 грн. Это 1 902,34 грн в месяц.
- Максимальная база ЕСВ= 20 МЗП = 172 940 грн в месяц. С суммы, превышающей, ЕСВ не начисляется.
- Стандартная ставка — 22%
- Льготная ставка для работников-инвалидов — 8,41% (подтверждается справкой МСЭК)
Как подать отчёт?
Объединённый отчёт подаётся только в электронном виде с подписью КЭП. Способы подачи:
- e-Кабинет плательщика(cabinet.tax.gov.ua) — бесплатно, но интерфейс «деревянный», для одного-двух работников норм.
- M.E.Doc — самое популярное в Украине. Платно, но автоматические расчёты, шаблоны, валидация.
- Vchasno.Звіт (от ЕВРО Корпоративная Сеть) — облачное, дешевле Medoc, есть мобильный доступ.
- Соната — от Дакор; ещё дешевле, но менее удобно
- Бухгалтерские сервисы — Дебет-Плюс, БАС, 1С — они формируют отчёт автоматически из учёта.
Какие 7 типичных ошибок и как их исправить?
- Неправильный ИНН работника — отчёт придёт с ошибкой. Исправление — уточняющий отчёт, где неправильная строка «снимается», а правильная добавляется.
- Не тот код признака дохода (101 вместо 102) — это особенно критично для ГПД, потому что тогда начисляются ЕСВ и пенсионный стаж по-разному. Исправляется уточняющим.
- Округление копеек — частый сбой валидации. Все суммы должны быть с 2 знаками после запятой, точно.
- Работник в отпуске без сохранения ЗП — ЕСВ не начисляется, но строка в Приложении ЕСВ должна быть со ставкой 0 и количеством дней стажа 0.
- Больничный за счёт работодателя (первые 5 дней) — это база НДФЛ и ВС, но в Приложении ЕСВ идёт отдельной суммой с категорией 29.
- Увольнение в квартале — обязательно проставить дату увольнения и вид (ст. КЗоТ). Иначе человек «висит» в системе как работник.
- Не подали вообще — штраф 1 020 грн за неподачу + 510 грн за повторное нарушение в течение года. Лучше подать с ошибкой и потом уточнить, чем не подать вообще.