Как заполнить объединённый отчёт по наёмному труду 2026: пошаговая инструкция

Если у вас есть хотя бы один наёмный работник — даже на 0,25 ставки, даже директор ООО, который сам себе учредитель — вы обязаны ежеквартально подавать объединённый отчёт по наёмному труду. Это тот самый отчёт, который раньше называли «Приложение 4ДФ», но с 2024 года он стал единым консолидированным отчётом, включающим в себя три блока: НДФЛ, ВС и ЕСВ. В этой статье — пошаговая инструкция, как его заполнить в 2026 году, с реальным примером и типичными ошибками.

Что такое объединённый отчёт

До 2021 года работодатели подавали отдельно: 1ДФ (по НДФЛ), Отчёт ЕСВ и ещё ВС. В 2021-2023 их частично объединили, а с 2024 года все три вида налоговых отчётов слились в единый объединённый отчёт с приложениями. Сейчас форма состоит из:

• Заголовочная часть — реквизиты вашего ФЛП/ООО, период, отметка о корректировке
• Приложение 4ДФ — НДФЛ и ВС по каждому физлицу: ФИО, ИНН, сумма дохода, удержано НДФЛ, удержано ВС, код признака
• Приложение 4ДФ-А — суммы, начисленные с нарушением сроков (исправления)
• Приложение ЕСВ (Приложение 1) — начисления ЕСВ по каждому работнику с кодом застрахованного лица, базой, ставкой

Кто обязан подавать

Подают все работодатели-налоговые агенты, независимо от формы собственности:

• ФЛП любой группы, имеющий хотя бы одного наёмного или выплачивающий доход ФЛ по договору подряда
• ООО — даже если там лишь директор-учредитель
• Самозанятые лица (адвокаты, нотариусы), которые нанимают помощников
• Фермерские хозяйства
• Филиалы, обособленные подразделения юрлица (по отдельному отчёту, если есть собственный КОПФГ)

Сроки подачи в 2026 году

Отчёт квартальный. Подаётся до 10 числа второго месяца после отчётного квартала. Если 10-е число — выходной, срок переносится на следующий рабочий день.

Структура формы: что в каждом приложении

В заголовке отчёта указываете: код по ЕГРПОУ или ИНН (для ФЛП), название, код КОАТУУ/Кодификатор, отчётный квартал, отметку «Отчёт»/«Уточняющий». Дальше — приложения.

Приложение 4ДФ — это основа. По каждому работнику в отдельной строке: ИНН, фамилия-имя-отчество, код признака дохода, начислено, выплачено, удержано НДФЛ, удержано ВС. Один работник может иметь несколько строк, если у него в течение квартала были разные виды дохода (зарплата + больничные + отпускные).

Приложение ЕСВ — таблица 6: персонифицированные сведения. Здесь уже есть категория застрахованного лица (1 — обычный наёмный, 36 — инвалид со ставкой 8,41% и т.д.), база начисления ЕСВ, начислено 22% (или другую ставку), количество дней стажа.

Пошаговый пример: ФЛП Иван с 2 работниками

ФЛП Иван (Г3, 5%) имеет двух наёмных:

• Анна — продавец, оклад 12 000 грн
• Богдан — курьер, оклад 15 000 грн

За Q1 2026 каждый из них отработал по 3 месяца без больничных и отпусков. Расчёт за один месяц (январь):

За весь Q1 (3 месяца) суммы будут: начислено 81 000, НДФЛ 14 580, ВС 4 050, ЕСВ 17 820 грн. Именно эти агрегированные цифры и пойдут в отчёт, но по каждому работнику отдельно в Приложении 4ДФ за каждым месяцем.

Особенности НДФЛ: коды признаков дохода

В Приложении 4ДФ каждый доход идентифицируется кодом признака. Это обязательное поле:

Военный сбор — 5% с 1 января 2025

С 1 января 2025 года ставка ВС выросла с 1,5% до 5% и такой осталась на весь 2026 год. Удерживается со всех доходов, с которых удерживается НДФЛ, в том числе с больничных и отпускных. Исключения — льготники:

• Военнослужащие, получающие денежное обеспечение — не облагаются ВС
• Доходы от продажи имущества (квартира, авто) — отдельный ВС по другой схеме
• Дивиденды — облагаются ВС по общей ставке 5%

ЕСВ — минимум, максимум и льготные ставки

В 2026 году:

• Минимальная база ЕСВ= 8 647 грн (МЗП). Если начислено меньше — всё равно ЕСВ платится с 8 647 грн. Это 1 902,34 грн в месяц.
• Максимальная база ЕСВ= 15 МЗП = 129 705 грн в месяц. С суммы, превышающей, ЕСВ не начисляется.
• Стандартная ставка — 22%
• Льготная ставка для работников-инвалидов — 8,41% (подтверждается справкой МСЭК)

Как подать отчёт

Объединённый отчёт подаётся только в электронном виде с подписью КЭП. Способы подачи:

• e-Кабинет плательщика(cabinet.tax.gov.ua) — бесплатно, но интерфейс «деревянный», для одного-двух работников норм.
• M.E.Doc — самое популярное в Украине. Платно, но автоматические расчёты, шаблоны, валидация.
• Vchasno.Звіт (от ЕВРО Корпоративная Сеть) — облачное, дешевле Medoc, есть мобильный доступ.
• Соната — от Дакор; ещё дешевле, но менее удобно
• Бухгалтерские сервисы — Дебет-Плюс, БАС, 1С — они формируют отчёт автоматически из учёта.

7 типичных ошибок и как их исправить

1. Неправильный ИНН работника — отчёт придёт с ошибкой. Исправление — уточняющий отчёт, где неправильная строка «снимается», а правильная добавляется.
2. Не тот код признака дохода (101 вместо 102) — это особенно критично для ГПД, потому что тогда начисляются ЕСВ и пенсионный стаж по-разному. Исправляется уточняющим.
3. Округление копеек — частый сбой валидации. Все суммы должны быть с 2 знаками после запятой, точно.
4. Работник в отпуске без сохранения ЗП — ЕСВ не начисляется, но строка в Приложении ЕСВ должна быть со ставкой 0 и количеством дней стажа 0.
5. Больничный за счёт работодателя (первые 5 дней) — это база НДФЛ и ВС, но в Приложении ЕСВ идёт отдельной суммой с категорией 29.
6. Увольнение в квартале — обязательно проставить дату увольнения и вид (ст. КЗоТ). Иначе человек «висит» в системе как работник.
7. Не подали вообще — штраф 1 020 грн за неподачу + 510 грн за повторное нарушение в течение года. Лучше подать с ошибкой и потом уточнить, чем не подать вообще.