Перерасчёт отпускных при увольнении ФОП 2026: компенсация, удержание, налоги

Когда наёмный работник у ФОП увольняется или переходит на другую должность, отпускные почти всегда нужно пересчитать. Если человек не использовал отпуск — ему положена денежная компенсация. Если, наоборот, он «отгулял вперёд» больше, чем заработал на дату увольнения, — переплату надо удержать из последней зарплаты. Это не опция, а прямое требование статьи 24 Закона №504/96-ВР «Об отпусках» и статьи 116 КЗоТ. Разберём формулы, налоги и три рабочих примера на цифрах 2026 года.

Когда нужен перерасчёт отпускных — 4 ситуации

Перерасчёт делается не только при увольнении. Любое движение по штатному расписанию, при котором меняется «отпускной баланс» сотрудника, требует пересчёта компенсации или удержания.

• Увольнение по любому основанию — по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ), по соглашению сторон, по сокращению, за прогул. Срок выплаты — день увольнения (ст. 116 КЗоТ). Опоздание = средний заработок за каждый день задержки.
• Перевод на другое предприятие. Деньги по неиспользованному отпуску можно выплатить либо перечислить на новое место работы — по выбору работника (ч. 3 ст. 24 Закона №504/96-ВР).
• Окончание срока трудового договора (срочный контракт). Компенсация обязательна, даже если работник проработал всего 2 месяца.
• Смерть работника. Компенсация выплачивается членам семьи или наследникам.

Компенсация за неиспользованный отпуск — формула

База для компенсации — средний дневной заработок, рассчитанный по правилам Постановления КМУ №100. Это та же база, что и для обычных отпускных, но расчётный период всегда — 12 календарных месяцев перед месяцем увольнения.

Шаг 1. Считаем средний дневной заработок:

Средний дневной = Заработок за 12 месяцев ÷ (календарные дни периода − праздничные и нерабочие − дни без сохранения зарплаты)

Праздничные дни по действующей редакции ст. 73 КЗоТ (Закон №3258-IX от 14.07.2023) — это 1 января, 8 марта, 1 мая, 8 мая, 28 июня, 15 июля, 24 августа, 1 октября, 25 декабря. Нерабочие религиозные дни 2026: Пасха — 12 апреля, Троица — 31 мая, Рождество — 25 декабря. Но на период военного положения (действует до 31.10.2026) ст. 73 КЗоТ не применяется (ч. 6 ст. 6 ЗУ №2136-IX), поэтому в 2026 году праздничные и нерабочие из расчётане вычитаются: знаменатель для полного года без больничных =365 дней.

Шаг 2. Считаем количество неиспользованных дней отпуска:

Дни неиспользованного отпуска = (Отработано полных месяцев × 24 ÷ 12) − Уже использовано дней

24 — это базовый размер ежегодного основного отпуска (ст. 6 Закона №504/96-ВР). Для отдельных категорий он больше: 28 дней — учителя, 30 — лица с инвалидностью I-II группы, 56 — научные сотрудники со степенью.

Шаг 3. Сумма компенсации:

Компенсация = Средний дневной × Дни неиспользованного отпуска

Удержание за «отгуленный вперёд» отпуск — формула

Обратная ситуация: работник за свой 12-й месяц на предприятии уже отгулял все 24 дня отпуска, а потом увольняется в июле — отработав не 12, а только 7 месяцев. Значит он «забрал» отпуск авансом — за 5 месяцев, которые не отработал.

Шаг 1. Считаем «заработанные» дни отпуска на дату увольнения:

Заработано дней = Отработано полных месяцев × 24 ÷ 12

Шаг 2. Лишние дни = Использовано дней − Заработано дней.

Шаг 3. Сумма удержания:

Удержание = Средний дневной (на дату прошлого отпуска) × Лишние дни

Удержание производится из последней зарплаты в день увольнения. Но есть жёсткий лимит: согласно ст. 128 КЗоТ, единоразово можно удержать не более 20%чистой зарплаты (а в исключительных случаях — 50%). Если удержать всю сумму нельзя, разницу можно взыскать только через суд (или работник может вернуть добровольно).

Налоги с компенсации — НДФЛ 18% + ВС 5% + ЕСВ 22%

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается налогами как обычная зарплата. Никаких льгот или пониженных ставок не существует — это прямо разъяснено в письме ГНС №20502/6/99-99-13-02-03-15.

На руки работник получит: Компенсация × (100% − 18% − 5%) = Компенсация × 77%. ЕСВ удерживается из средств работодателя — он не уменьшает выплату на руки.

Пример 1 — компенсация за 14 неиспользованных дней (зарплата 15 000 грн)

Исходные данные. Менеджер Олег уволился 25 июля 2026 года. Работал у ФОП с 1 сентября 2024 года. За 22 месяца использовал только 30 дней отпуска из положенных 44 (24 × 22 ÷ 12 = 44). Зарплата стабильно 15 000 грн/мес последние 12 месяцев. Праздничные и нерабочие дни из расчётного периода не вычитаются — в военное положение ст. 73 КЗоТ не применяется.

• Заработок за 12 месяцев = 15 000 × 12 = 180 000 грн
• Календарных дней для расчёта = 365
• Средний дневной = 180 000 ÷ 365 = 493,15 грн
• Дней неиспользованного отпуска = 44 − 30 = 14 дней
• Компенсация брутто = 493,15 × 14 = 6 904,10 грн

Налоги с компенсации:

• НДФЛ 18% = 6 904,10 × 0,18 = 1 242,74 грн
• ВС 5% = 6 904,10 × 0,05 = 345,21 грн
• ЕСВ 22% (работодатель) = 6 904,10 × 0,22 = 1 518,90 грн
• На руки Олегу: 6 904,10 − 1 242,74 − 345,21 = 5 316,15 грн

Плюс к этому Олег получит зарплату за фактически отработанные дни июля. Все расчёты должны быть произведены и деньги перечислены 25 июля(день увольнения), иначе включается санкция по ст. 117 КЗоТ — средний заработок за каждый день задержки.

Пример 2 — удержание за «отгуленный вперёд» отпуск

Исходные данные. Бариста Анна была принята 1 января 2026 года, в марте получила полный 24-дневный отпуск авансом, увольняется 31 июля 2026 года по собственному желанию. Зарплата 12 000 грн/мес.

• Отработала полных месяцев на дату увольнения: январь-июль = 7 месяцев
• Заработано дней отпуска = 7 × 24 ÷ 12 = 14 дней
• Использовано дней = 24. Лишние дни = 24 − 14 = 10 дней

Средний дневной на момент мартовского отпуска (брался по январю-февралю, 2 полных месяца × 12 000 = 24 000 грн; календарных дней января–февраля 59, праздничные не вычитаются — ст. 73 КЗоТ в военное положение не применяется): 24 000 ÷ 59 = 406,78 грн.

• Сумма удержания брутто = 406,78 × 10 = 4 067,80 грн

Зарплата Анны за июль (отработала весь месяц) — 12 000 грн брутто. После НДФЛ 18% + ВС 5%: 12 000 × 0,77 = 9 240 грн чистыми. Лимит удержания 20% от чистой = 1 848 грн. Удержать единоразово 4 067,80 грн нельзя — превышен лимит. Варианты:

• Удержать максимум 1 848 грн из зарплаты, остаток 2 219,80 грн оставить за счёт работодателя (если не хочется идти в суд).
• Договориться с Анной о добровольном возврате — это лучший вариант, подписать допсоглашение.
• Подать иск в суд (имеет смысл только при крупных суммах — судебный сбор и время не окупаются на 2 200 грн).

Пример 3 — увольнение в день после отпуска (МЗП 8 647 грн)

Исходные данные. Уборщица Светлана работает у ФОП с 1 января 2025 года. С 1 по 24 июня 2026 года отгуляла плановый отпуск (24 дня), 25 июня написала заявление об увольнении с 1 июля. Зарплата на уровне минималки — 8 647 грн. Заработала за 18 месяцев 36 дней отпуска (24 × 18 ÷ 12), отгуляла все 24 + ещё 24 в 2025 году = 48. Лишних = 12 дней.

• Средний дневной на 1 июня 2026 = (8 647 × 12) ÷ 365 = 103 764 ÷ 365 = 284,29 грн
• Сумма удержания брутто = 284,29 × 12 = 3 411,48 грн
• Зарплата за июнь (норма июня 2026 — 22 рабочих дня; при графике 5/2 Светлана отработала 25, 26, 29 и 30 июня = 4 рабочих дня): 8 647 × 4 ÷ 22 = 1 572,18 грн

После налогов с зарплаты: 1 572,18 × 0,77 = 1 210,58 грн чистыми. Лимит удержания 20% = 242,12 грн. Удержать 3 411,48 грн нельзя физически (зарплата меньше суммы удержания). В этом случае ФОП имеет право удержать максимум 242,12 грн, а остаток списать на расходы или подписать со Светланой соглашение о добровольном возврате частями.

Документы при увольнении с перерасчётом отпуска

Чтобы перерасчёт был законным и при проверке ГНСне возникло вопросов, обязательно оформите следующий пакет документов:

1. Заявление работника об увольнении (или другое основание — приказ о сокращении и т.д.).
2. Приказ об увольнении — указать основание (статья КЗоТ), дату увольнения, ссылку на расчёт компенсации/удержания.
3. Расчётный листок — отдельный документ с разбивкой: зарплата за фактически отработанные дни + компенсация / − удержание = сумма к выплате.
4. Расчёт компенсации (отдельный лист с формулой) — пригодится при проверке и при споре с работником.
5. Платёжное поручение — выплата в день увольнения (зарплата + компенсация одной суммой или двумя).
6. Запись в трудовой книжке (если ведёте бумажную) или передача в реестр ПФУ (электронная) — в день увольнения.
7. Справка о доходах (форма ОК-7) — по запросу работника, выдаётся бесплатно.
8. Объединённая отчётность 4ДФ + ЕСВ — за квартал увольнения, в течение 40 календарных дней после окончания квартала (см. подробную инструкцию по 4ДФ).

5 типичных ошибок при перерасчёте

• Ошибка 1. Считают компенсацию по окладу, а не по среднему. Если в течение года были премии, доплаты или повышение оклада — расчёт по последнему окладу занижает компенсацию и работник может подать в суд. Срок по ч. 2 ст. 233 КЗоТ — 3 месяца со дня получения письменного уведомления о суммах, начисленных и выплаченных при увольнении (ст. 116 КЗоТ), а не со дня увольнения: не выдали такое уведомление — срок не начинает течь. А для исков о взыскании самой зарплаты срока теперь нет вообще — трёхмесячный срок в ч. 1 ст. 233 КЗоТ признан неконституционным Решением КСУ от 11.12.2025 № 1-р/2025.
• Ошибка 2. Не выплачивают компенсацию в день увольнения. Санкция — средний заработок за каждый день задержки (ст. 117 КЗоТ). На 30 дней просрочки = 30 × 493,15 грн ≈ 14 795 грн дополнительно.
• Ошибка 3. Применяют пониженную ставку ЕСВ (8,41%) к компенсации лица с инвалидностью. Это работает только для основной зарплаты, к компенсации применяется обычная ставка 22%.
• Ошибка 4. Удерживают «лишний» отпуск при увольнении по сокращению. Это прямой запрет (ст. 22 Закона №504/96-ВР). Отдельной санкции «4 МЗП за отпуск» в законе нет — 4 МЗП это штраф за несоблюдение гарантий мобилизованным (абз. 6 ч. 2 ст. 265 КЗоТ), к отпускам он отношения не имеет. Незаконное удержание квалифицируют как несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда — 2 МЗП = 17 294 грн за каждого работника (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗоТ) либо как «иное нарушение» — 1 МЗП = 8 647 грн (абз. 10), плюс админштраф 510–1 700 грн по ч. 1 ст. 41 КУоАП.
• Ошибка 5. Забывают про дополнительный отпуск 14 дней для одиноких матерей / отцов (ст. 19 Закона №504/96-ВР). Если работник имеет такое право — компенсация платится и за эти дни.

Как отразить в отчёте 4ДФ

Компенсация за неиспользованный отпуск отражается в разделе I формы 4ДФ под кодом признака дохода «101» (так же, как зарплата). Удержание переплаченных отпускных — со знаком «минус» в графе суммы начисленного дохода того же кода 101. Удвоенный знак «минус» — частая ошибка: проверьте, что корректировка идёт именно в графе начислений, а не в графе уплаченных налогов.

Полная инструкция по заполнению 4ДФ — в моей статье «4ДФ для ФОП: пошаговая инструкция 2026». Срок подачи объединённой отчётности — в течение 40 календарных дней после окончания отчётного квартала. За 2 квартал 2026 (увольнения в апреле-июне) — до 10 августа 2026, за 3 квартал — до 9 ноября 2026.

Срочность и штрафы — что бывает за просрочку

Самый частый штраф ФОП-работодателя — не уплата налогов, а нарушение сроков окончательного расчёта. Согласно ст. 117 КЗоТ, если деньги не выплачены в день увольнения, ФОП обязан выплатить средний заработок за всё время задержки. В отличие от обычных штрафов это не «фиксированная санкция», а живые деньги работнику — иногда суммы достигают нескольких десятков тысяч гривен.

Дополнительные риски:

• Подача жалобы в Гоструда → внеплановая проверка + штраф до 86 470 грн (10 МЗП; для единщиков Г1–Г3 за первое нарушение — предупреждение) за нарушение трудового законодательства.
• Иск работника о взыскании компенсации — судебный сбор за работника = 0 грн (ст. 5 ЗУ «О судебном сборе»), он ничем не рискует.
• Несвоевременная подача 4ДФ за квартал увольнения — штраф 1 020 грн (см. материал по выплатам наёмным).