Складський облік у кафе розвалюється майже завжди в одному місці. І це не складність системи і не лінь персоналу.
Це розрив між одиницями виміру. Постачальник привозить сир у кілограмах. Ви продаєте салат із 40 грамами сиру. Між цими двома реальностями немає жодного звʼязку, поки ви його не створите — і саме тому в кінці місяця закупівля є, виручка є, а куди дівся сир, ніхто не знає.
Головний розрив: кілограми проти порцій
Уявіть звичайний тиждень. Приїхало 10 кг курки. Продали 120 порцій цезаря, 40 порцій курки-гриль і ще щось пішло на комплімент від закладу. Скільки курки має залишитися?
Без техкарти — невідомо. Із техкартою — арифметика: 120 × 80 г + 40 × 200 г = 17,6 кг… і ви одразу бачите, що замовили менше, ніж продали, тобто десь узяли з попередніх залишків. Це і є облік: не «скільки купили», а «скільки мало піти за фактом продажів».
Ланцюжок обліку: чотири ланки
| Ланка | Що відбувається | Де рветься найчастіше |
|---|---|---|
| 1. Прихід | Товар приймається за накладною, в одиницях постачальника | Накладну не внесли того ж дня, потім забули |
| 2. Перерахунок одиниць | Ящик → кг, пляшка → мл, упаковка → штуки | Ящик овочів прийняли «як ящик», а списують у грамах |
| 3. Списання за продажем | Чек ПРРО списує інгредієнти за техкартою автоматично | Списують раз на місяць «за залишками» — це вже не облік |
| 4. Інвентаризація | Факт звіряють із розрахунком | Рахують усе й одразу, персонал втомлюється, цифри переписують |
Найважливіша ланка — третя. Якщо списання відбувається в момент продажу, ви бачите розбіжність того ж тижня і можете її пояснити. Якщо раз на місяць — ви бачите підсумок, який уже нікому не пояснити.
Інвентаризація: що і як часто рахувати
Помилка, яку роблять майже всі, — намагатися рахувати все й однаково часто. Персонал видихається за місяць, і далі інвентаризація перетворюється на переписування минулих цифр.
Розділіть на групи:
| Група | Частота | Чому саме так |
|---|---|---|
| Мʼясо, риба, швидкопсувне | щотижня | Найдорожче і найшвидше рухається |
| Алкоголь | щотижня | Висока вартість порції, легко «загубити» |
| Молочне, овочі | щотижня | Псується, списується за термінами |
| Бакалія, консервація, заморозка | раз на місяць | Повільний рух, довгі терміни |
| Упаковка, розхідники | раз на місяць | Дешево поштучно, але сумарно помітно |
Правило просте: що дорожче і швидше рухається — то частіше рахуємо. Щотижнева інвентаризація двадцяти позицій реальніша і корисніша за щомісячну інвентаризацію двохсот.
Норми втрат: що вважати нормальним
Склад ніколи не зійдеться до грама, і це нормально. Частина втрат — це фізика, а не люди.
- Холодна обробка. Чищення овочів, зачистка мʼяса, обрізка. Із кілограма картоплі в страву піде помітно менше кілограма.
- Теплова обробка. Мʼясо і риба втрачають вагу при готуванні — це закладається в техкарту як вихід готової страви.
- Фасування і порціонування. Розсипчасті продукти, соуси, які лишаються на стінках.
- Списання за термінами придатності. Неминуча стаття, якою можна керувати, але не можна обнулити.
Як вести без 1С
Для кафе повноцінна ERP — це зазвичай надлишок. Задачу закривають простіші рішення, які поєднують касу, склад і техкарти:
- Poster — POS-система для HoReCa: каса, склад, техкарти, списання в момент продажу в одному місці.
- Dilovod — облікова частина: первинка, звітність, взаєморозрахунки з постачальниками.
Але головне не програма. Головне — чи налаштоване в ній списання за фактом продажу. Найдорожча помилка тут — купити систему і продовжувати списувати раз на місяць вручну: ви заплатили за інструмент і не увімкнули його.
П’ять помилок, через які склад не сходиться
- Техкарти застаріли. Кухар змінив грамовку пів року тому, у системі старі цифри. Це причина номер один усіх «нестач» — перевіряйте її першою, до будь-яких підозр.
- Накладні вносять пачкою в кінці місяця. Прихід має бути в системі того ж дня, інакше залишки весь місяць показують неправду.
- Не обліковують харчування персоналу. Обіди кухні — це реальні продукти. Не проведені — перетворюються на нестачу.
- Заготовки не оприбутковують. Зварили бульйон із 5 кг кісток — має зʼявитися нова позиція «бульйон», інакше кістки зникли в нікуди.
- Немає матеріально відповідальної особи. Коли доступ до складу мають усі, а відповідає «команда», нестачу неможливо ані пояснити, ані стягнути.
Коротко
Склад тримається на техкартах і на списанні в момент продажу. Інвентаризація за групами з різною частотою. Норми технологічних втрат — у карті, а не в голові.
Якщо у вас склад не сходиться і незрозуміло чому — надішліть прихідні накладні і продажі за тиждень. Порахую, скільки мало піти за техкартами, і покажу, на якій саме ланці рветься ланцюжок.