Складской учёт в кафе разваливается почти всегда в одном месте. И это не сложность системы и не лень персонала.
Это разрыв между единицами измерения. Поставщик привозит сыр в килограммах. Вы продаёте салат с 40 граммами сыра. Между этими двумя реальностями нет никакой связи, пока вы её не создадите — и именно поэтому в конце месяца закупка есть, выручка есть, а куда делся сыр, никто не знает.
Главный разрыв: килограммы против порций
Представьте обычную неделю. Приехало 10 кг курицы. Продали 120 порций цезаря, 40 порций курицы-гриль и ещё что-то ушло на комплимент от заведения. Сколько курицы должно остаться?
Без техкарты — неизвестно. С техкартой — арифметика: 120 × 80 г + 40 × 200 г = 17,6 кг… и вы сразу видите, что заказали меньше, чем продали, то есть где-то взяли из предыдущих остатков. Это и есть учёт: не «сколько купили», а «сколько должно было уйти по факту продаж».
Цепочка учёта: четыре звена
| Звено | Что происходит | Где рвётся чаще всего |
|---|---|---|
| 1. Приход | Товар принимается по накладной, в единицах поставщика | Накладную не внесли в тот же день, потом забыли |
| 2. Пересчёт единиц | Ящик → кг, бутылка → мл, упаковка → штуки | Ящик овощей приняли «как ящик», а списывают в граммах |
| 3. Списание по продаже | Чек ПРРО списывает ингредиенты по техкарте автоматически | Списывают раз в месяц «по остаткам» — это уже не учёт |
| 4. Инвентаризация | Факт сверяют с расчётом | Считают всё и сразу, персонал устаёт, цифры переписывают |
Самое важное звено — третье. Если списание происходит в момент продажи, вы видите расхождение на той же неделе и можете его объяснить. Если раз в месяц — вы видите итог, который уже никому не объяснить.
Инвентаризация: что и как часто считать
Ошибка, которую делают почти все, — пытаться считать всё и одинаково часто. Персонал выдыхается за месяц, и дальше инвентаризация превращается в переписывание прошлых цифр.
Разделите на группы:
| Группа | Частота | Почему именно так |
|---|---|---|
| Мясо, рыба, скоропортящееся | еженедельно | Самое дорогое и быстро движется |
| Алкоголь | еженедельно | Высокая стоимость порции, легко «потерять» |
| Молочное, овощи | еженедельно | Портится, списывается по срокам |
| Бакалея, консервация, заморозка | раз в месяц | Медленное движение, длинные сроки |
| Упаковка, расходники | раз в месяц | Дёшево поштучно, но суммарно заметно |
Правило простое: что дороже и быстрее движется — то чаще считаем. Еженедельная инвентаризация двадцати позиций реальнее и полезнее ежемесячной инвентаризации двухсот.
Нормы потерь: что считать нормальным
Склад никогда не сойдётся до грамма, и это нормально. Часть потерь — это физика, а не люди.
- Холодная обработка. Чистка овощей, зачистка мяса, обрезка. Из килограмма картофеля в блюдо уйдёт заметно меньше килограмма.
- Тепловая обработка. Мясо и рыба теряют вес при готовке — это закладывается в техкарту как выход готового блюда.
- Фасовка и порционирование. Сыпучие продукты, соусы, которые остаются на стенках.
- Списание по срокам годности. Неизбежная статья, которой можно управлять, но нельзя обнулить.
Как вести без 1С
Для кафе полноценная ERP — это обычно избыток. Задачу закрывают более простые решения, объединяющие кассу, склад и техкарты:
- Poster — POS-система для HoReCa: касса, склад, техкарты, списание в момент продажи в одном месте.
- Dilovod — учётная часть: первичка, отчётность, взаиморасчёты с поставщиками.
Но главное не программа. Главное — настроено ли в ней списание по факту продажи. Самая дорогая ошибка здесь — купить систему и продолжать списывать раз в месяц вручную: вы заплатили за инструмент и не включили его.
Пять ошибок, из-за которых склад не сходится
- Техкарты устарели. Повар изменил граммовку полгода назад, в системе старые цифры. Это причина номер один всех «недостач» — проверяйте её первой, до любых подозрений.
- Накладные вносят пачкой в конце месяца. Приход должен быть в системе в тот же день, иначе остатки весь месяц показывают неправду.
- Не учитывают питание персонала. Обеды кухни — это реальные продукты. Не проведённые — превращаются в недостачу.
- Заготовки не оприходуют. Сварили бульон из 5 кг костей — должна появиться новая позиция «бульон», иначе кости исчезли в никуда.
- Нет материально ответственного лица. Когда доступ к складу имеют все, а отвечает «команда», недостачу невозможно ни объяснить, ни взыскать.
Коротко
Склад держится на техкартах и на списании в момент продажи. Инвентаризация по группам с разной частотой. Нормы технологических потерь — в карте, а не в голове.
Если у вас склад не сходится и непонятно почему — пришлите приходные накладные и продажи за неделю. Посчитаю, сколько должно было уйти по техкартам, и покажу, на каком именно звене рвётся цепочка.