Бухгалтерский учёт кафе и ресторана 2026: полная методика

Бухучёт кафе, ресторана, кофейни или паба — это не просто «вести ФЛП на упрощёнке». Это учёт алкоголя по штрих-коду, технологические карты на каждое блюдо, списание боя и весовых потерь, чаевые официантов, лицензии, ночная РРО, инвентаризация на конец месяца. Я веду таких клиентов с 2003 года — от маленькой кофейни на 4 стола до ресторанов с ночным меню и алкогольным этажом. Ниже — полная методика, как именно выглядит правильно поставленный учёт заведения питания в 2026 году, со всеми ставками, КБК, дедлайнами и типичными ошибками.

Какую систему налогообложения выбрать кафе/ресторану

Ключевое решение на старте. От него зависит, сможете ли вы продавать алкоголь, сколько будете платить налогов, можно ли нанять более 10 официантов и есть ли смысл открывать ООО.

Почему 99% ресторанов — это ООО, а кофейни — ФЛП

Алкогольная лицензия для ФЛП — отдельная история: фактически розничная продажа алкоголя на упрощённой системе невозможна, поскольку ст. 291.5.1.3 НКУ запрещает производство, экспорт, импорт, продажу подакцизных товаров (кроме розничной продажи топлива в объёме до 20 л и пива до 5% алкоголя — и это тоже с изменениями 2025-2026 годов, проверяйте с бухгалтером перед запуском).

Если ваше заведение — это только кофе, десерты, завтраки и обеды — подходит ФЛП 2 группа (с лимитом оборота 7 211 598 грн/год). Если планируете алкогольное меню (вино, коктейли, спирт) — это ООО + алкогольная лицензия. Третий вариант — формат «кофейня + крафтовое пиво до 5%», который и до сих пор вызывает споры с ГНС.

Расширенная матрица: ФЛП Г1 / Г2 / Г3 (5%) / ООО ЕН (3%+НДС) / ООО общая для ресторана

Это та матрица, которую я держу перед глазами каждый раз, когда новый клиент приходит с вопросом «а какую систему выбрать». Цифры — на 2026 год, лимиты — из НКУ ст. 291.4.

Заметили главное: ФЛП Г3 на 5% — это не панацея для ресторана. Да, лимит 10 091 049 грн/год выглядит привлекательно. Но НКУ ст. 291.5.1.3 прямо запрещает плательщикам единого налога производство, экспорт, импорт и продажу подакцизных товаров. Исключение — розничная продажа пива и сидра (но и тут с 2025 года есть оговорки по объёму). Поэтому если в меню есть вино, коктейли, крепкие настойки — единственный легальный путь это ООО. Подробности о переходе — в моём отдельном материале переход с ФЛП на ООО для ресторана.

КВЭД 56.10 / 56.30 / 56.21 / 47.81 / 47.11 — что выбрать ресторану

Правильный КВЭД (классификатор видов экономической деятельности) — это фундамент. Неправильный код = отказ в лицензии, проблемы с НДС, отказ в открытии ПРРО на нужную зону. Я разбираю каждую цифру для HoReCa в материале КВЭД для ресторана: 56.10 vs 56.30, но коротко — ключевые коды для ресторанного бизнеса.

Главное правило: основной КВЭД должен реально отражать основной поток выручки. Если 80% выручки — это блюда из кухни и 20% бар, основной 56.10, второй 56.30. Если наоборот — основной 56.30. Это важно потому что банки и Госпотребслужба смотрят первый КВЭД при выдаче разрешений. А ГНС — при определении, имеете ли вы право быть на ЕН.

Сравнительные материалы по нишам: КВЭД для пиццерии, КВЭД для пекарни, КВЭД 56.21 для кейтеринга, КВЭД для отеля, КВЭД для стрит-фуда.

Кухня + бар + кальянная — РРО/ПРРО обязателен

Заведения общественного питания — без исключений. Любое наличное принятие средств от клиента (наличные, карта, оплата через терминал, перевод на ФЛП-счёт с назначением «оплата за услугу») оформляется фискальным чеком через РРО или ПРРО. Это требование Закона №265/95-ВР и пп. 296.10 НКУ.

ПРРО vs классический кассовый аппарат — что выбрать в 2026

ПРРО (Программный РРО) — это бесплатное приложение от ГНС или платные сервисы (Checkbox, Poster, iiko). Работает с планшета или смартфона. Самый выгодный вариант для малого заведения: нулевая стоимость оборудования, чеки с QR-кодом, интеграция с POS-системой.

Классический кассовый аппарат (Datecs, Maria) — нужен только там, где есть нестабильный интернет или большие потоки клиентов (более 200 чеков/день), когда ПРРО может «тормозить».

ПРРО-платформы для ресторана: Checkbox / Vchasno / iiko / Poster / Syrve

Выбор ПРРО-провайдера определяет, сколько времени персонал будет тратить на чек, как быстро вы получите Z-отчёт и что произойдёт, когда интернет «упадёт» в субботу вечером. Я разворачивала все пять основных систем у своих клиентов и могу сравнить честно.

Что я обычно рекомендую новому клиенту в зависимости от формата:

• Кофейня на 20-50 чеков/день: Poster + встроенный ПРРО. Один интерфейс, бариста учится за 30 минут. Подробнее в моём гиде ПРРО для ресторана: КАС-зоны и официанты.
• Кафе с доставкой 80-150 чеков/день: Vchasno.Касса + интеграция с CRM доставки. У курьеров — мобильный ПРРО на телефоне.
• Полноценный ресторан с баром и официантами: iiko. Дорого, но единая платформа склад + POS + ПРРО + аналитика.
• Dark kitchen на Glovo/Bolt: Syrve или Poster с интеграциями агрегаторов. Детали в материале ПРРО для dark kitchen.
• Бар с ночной сменой: Vchasno или iiko, отдельный ПРРО на бар-зону. См. ПРРО для бара.
• Пиццерия с курьерами: Poster + мобильный ПРРО для каждого курьера. Подробнее: ПРРО пиццерии и интеграция с Glovo/Bolt Food.
• Кейтеринг с выездом: Vchasno.Касса на планшете + переносной чековый принтер. Гайд: ПРРО для выездного обслуживания.
• Фастфуд / шаурма без зала: Checkbox или Poster Mini. Без QR-меню и официантов — минимум полей. Материал: ПРРО для take-away без зала.

Что обязательно настроить в ПРРО до открытия зала

1. Кассовая книга на каждое место расчётов — отдельная для зала, бара, ресепшена, доставки. Закон №265/95-ВР, ст. 3.
2. X-отчёт ежедневно в начале смены — фиксирует остаток наличных в кассе.
3. Z-отчёт в конце смены — обнуляет фискальную память. Без Z-отчёта в конце дня = штраф 1 020 грн.
4. Резервный кассир / РРО — на случай поломки основного. По НКУ ст. 124, при отказе РРО нужно в течение 36 часов уведомить ГНС и иметь подменный аппарат.
5. Чек на полную сумму — никаких «пробьём половину, остальное чаевыми». Это №1 повод для контрольных закупок.
6. Печатный или электронный чек по запросу клиента — обязательно. QR-код с электронным чеком сейчас полностью законен.

Складской учёт продуктов — самая сложная часть

Это то, чего 90% начинающих вообще не ведут, и что позже становится причиной налоговых доначислений. Складской учёт в HoReCa включает 5 отдельных движений продуктов:

1. Приход (закупка) — товар от поставщика по накладной. Фиксируем в учётной системе: наименование, количество, вес, цена за ед., общая сумма, поставщик, дата.
2. Списание в производство — продукты со склада идут на кухню для приготовления блюд. Списывается по технологической карте (рецептуре).
3. Реализация готовых блюд — клиент заказал блюдо → автоматически списываются ингредиенты со склада по калькуляционной карте.
4. Потери, бой, естественная убыль — отдельный акт списания. Нормы боя для овощей — до 5%, для фруктов — до 3%, для мяса — 1-2%.
5. Инвентаризация — фактический пересчёт раз в месяц (минимум) и корректировка учётных данных. Выявленные недостачи — либо взыскиваются с материально-ответственного лица, либо списываются (с риском НДФЛ).

Технологические карты — сердце ресторанного учёта

Технологическая (калькуляционная) карта — это официальный документ на каждую позицию меню с перечнем ингредиентов, нормами закладки (брутто/нетто), выходом готового блюда, энергетической ценностью. Утверждается руководителем заведения.

Без техкарты вы не можете:

• Рассчитать себестоимость блюда для калькуляции цены
• Автоматически списать ингредиенты со склада при продаже
• Доказать во время проверки Госпотребслужбы, что блюдо соответствует заявленному составу и весу
• Контролировать повара (не «уходит» ли продукт «налево»)

Программы для складского учёта: Poster (от 600 грн/мес), iiko (от 1 500 грн/мес), SmartTouch POS, старая добрая Б-52 (для больших ресторанов). Интегрируются с ПРРО, банком, поставщиками.

Технологические карты: брутто, нетто, выход и СанПин

Технологическая карта — это не «филькина грамота для красоты». Это нормативный документ согласно Сборнику рецептур национальных блюд и кулинарных изделий (утверждён Минторгом ещё в советский период, действует) и ДСТУ 4281:2004. У техкарты обязательно должны быть три графы по каждому ингредиенту:

• Брутто — вес продукта в исходном состоянии (кг сырого мяса с костью, кг картофеля с кожурой).
• Нетто — вес после очистки, обрезки, удаления костей. Картофель брутто 100 г → нетто 80 г (норма очистки 20%).
• Выход готового блюда — вес после тепловой обработки. Картофель нетто 80 г → выход жареного 64 г (норма ужарки 20%).

Этот тройной учёт нужен чтобы:

1. Корректно списывать со склада именно сырьё, а не готовое блюдо (физика — вы не можете «положить на склад» жареную картошку).
2. Защититься во время проверки Госпотребслужбы. Если в меню заявлено «стейк рибай 250 г», на тарелке должен быть рибай выходом 250 г, а не брутто.
3. Точно считать фудкост и не «терять» по 8-12% маржи на постоянном недоучёте отходов.

Глубже про техкарты в HoReCa — отдельные материалы по сегментам: техкарты и food cost для ресторана, техкарты для выпечки, фудкост пиццы.

Кто подписывает техкарту

Технологическую карту утверждает директор заведения (для ООО) или сам ФЛП, в крайнем случае шеф-повар с правом подписи. На карту ставится номер, дата, печать. Если у заведения 80 позиций в меню — у вас должно быть 80 техкарт в папке «Технологическая документация» (бумажной или электронной). При проверке Госпотребслужбы это первое, о чём спросят.

Учёт алкоголя, табака и лицензии

Алкоголь — самая жёстко регулируемая категория в HoReCa. Закон №3817-IX, ст. 52, 73, плюс единая государственная электронная система оборота алкоголя (е-Акциз) с 2025 года.

Лицензии на 2026

Лицензия — на каждую точку отдельно. То есть если у вас два заведения — платите 16 000 грн за алкоголь и 4 000 грн за табак. Подача — электронно через Электронный кабинет, срок рассмотрения — 10 рабочих дней.

Правила учёта алкоголя

• Каждая бутылка — с акцизной маркой. Без марки — конфискация + штраф.
• Учёт по штрих-коду — при закупке и при продаже бутылки сканируете код. Данные поступают в систему е-Акциз ГНС.
• Розлив по бокалам — обязательная калиброванная мерная посуда. Норма розлива указывается в техкарте коктейля.
• Бой бутылок — составляется акт в присутствии материально-ответственного лица + бармена, фото осколков. Без акта = считается продажей без РРО.
• Проверки ГНС и Госпотребслужбы — раз в квартал точно (для алкогольных заведений). Проверяют наличие лицензии, соответствие меню регистрациям, ночную реализацию алкоголя (запрещена с 23:00 до 10:00 во многих областях).

Алкогольная лицензия: город vs село, за ПРРО, за квартал

Многие открывающиеся не знают: алкогольная лицензия в Украине привязана не к юрлицу, а к месту реализации и к каждому отдельному ПРРО. Это значит, что если у вас в зале два ПРРО (один на бар, один на ресепшен) — нужны две лицензии. И стоимость лицензии разная в зависимости от того, где зарегистрировано место реализации: город или село.

Согласно ст. 52 Закона №3817-IX (от 2025 г.) и Закону №3817-IX, годовая плата за лицензию составляет:

Платеж ежеквартальный: оплачивается до 15 числа первого месяца квартала, иначе лицензия автоматически приостанавливается на 3 рабочих дня для уточнения. Если задержка более 30 дней — лицензия аннулируется и заведение не может торговать алкоголем до её повторного получения (а это 10 рабочих дней + повторная подача документов).

Глубже о выборе типа лицензии — в материалах алкогольная лицензия для ресторана, алкогольные лицензии для бара и лицензия на крафтовое пиво, сидр, перри.

Себестоимость блюд и фудкост — главная метрика ресторана

Фудкост (food cost) — это отношение себестоимости сырья к продажной цене блюда. Самый важный показатель прибыльности. Нормы по отрасли:

• Кофейня (кофе + выпечка): 15-20%
• Бар (коктейли): 18-22%
• Кафе fast-casual: 28-32%
• Ресторан среднего сегмента: 28-35%
• Премиум ресторан: 32-38%
• Пиццерия: 25-30%

Как правильно считать себестоимость

Берётся полная закупочная стоимость ингредиентов по техкарте + норма расходов на упаковку (контейнер, салфетка, палочка) + процент списания на бой. НЕ учитываются: зарплата повара, аренда, коммунальные (это отдельные статьи в P&L).

Бенчмарки фудкоста по типу заведения (расширенная матрица)

Это та таблица, которую я даю клиенту, когда он жалуется «не понимаю, почему такая маленькая прибыль». Часто причина в том, что фудкост вышел за свой сегментный диапазон. Цифры — медианы по моим клиентам за 2023-2025 годы.

Если ваш фудкост в зоне «точки тревоги» — значит, где-то утечка. Чаще всего это: отсутствие техкарт, ручное списание вместо автоматического от ПРРО, отсутствие инвентаризации, «семейная» закупка у одного поставщика без сравнения. Я разворачиваю клиенту аналитику в Poster или iiko — обычно за 1-2 месяца находим утечку 5-12% и возвращаем фудкост в норму.

Зарплаты официантов, чаевые, ЕСВ

Это отдельная большая тема, потому что ресторан — это бизнес с самой большой текучестью кадров и самой сложной структурой оплаты: ставка + процент + чаевые.

Как оформлять официантов и поваров в 2026

• Только официальное трудоустройство — трудовой договор или ГПХ (подряд). Штраф за неоформленного работника в 2026 = 86 470 грн (10 МЗП).
• Минимальная зарплата — не ниже 8 647 грн (МЗП 2026). Если меньше — штраф 25 941 грн за каждого работника.
• НДФЛ 18% + ВС 5% — удерживаются из зарплаты наёмного. То есть из начисленных 8 647 грн работник получает на руки 8 647 − 1 556,46 (НДФЛ) − 432,35 (ВС) = 6 658,19 грн.
• ЕСВ 22% — начисляется «сверху» зарплаты, платит работодатель. На 8 647 грн → 1 902,34 грн ЕСВ. Не вычитается из зарплаты!
• Объединённая отчётность (1ДФ + ЕСВ) — ежеквартально, до 10-го числа месяца после квартала.

Чаевые — как учитывать в 2026

Чаевые, полученные наличными прямо от клиента официанту — формально доход официанта, с которого он должен задекларировать и уплатить НДФЛ 18% + ВС 5%. На практике большинство работает «с белого нуля». Это серая зона.

Чаевые через POS или электронные сервисы (Tabasco, TipTop, QR-код на чеке) — проходят через счёт заведения. В таком случае:

• Если заведение сразу выдаёт чаевые официанту как «вознаграждение к зарплате» — начисляется НДФЛ 18% + ВС 5% + ЕСВ 22%.
• Если передаётся официанту как «чисто чаевые» через отдельную статью — упрощённый механизм, но требует внутреннего положения об обороте чаевых.

Чаевые через Tabasco, TipTop, QR — налогообложение для разных платформ

Цифровые чаевые набирают обороты — гость сканирует QR-код, оплачивает картой, деньги попадают на счёт официанта или заведения. Но налогообложение разное в зависимости от того, как организован поток.

Моя рекомендация по чаевым: оформить каждому официанту собственное ФЛП Г2 (если планирует >5 000 грн/мес чаевых) или Г3 (если активно). Чаевые поступают через TipTop или Tabasco на его собственный ФЛП-счёт. Налог 5% ЕН + 1% ВС = 6% с оборота. Заведение освобождено от НДФЛ/ЕСВ за чаевые, потому что юридически это доход самозанятого, не работника. Это легально, прозрачно и в 4-5 раз дешевле, чем «через зарплату».

Кафе vs кофейня vs ресторан — особенности

Кофейня (coffee shop)

Формат: кофе, чай, десерты, минимальное меню. Площадь 30-100 м². 1-4 сотрудника. Без алкоголя (или только бокаловый вермут/просекко по спецразрешению).

• Оптимальная форма: ФЛП 2 группа
• Программа: Poster Mini (700 грн/мес)
• РРО/ПРРО: ПРРО Checkbox или от ГНС
• Первый год расходов: ≈55 000 грн (без оборудования). Подробности в моём гиде бухгалтерия для кофейни и мини-кафе.

Кафе (full-service)

Формат: полное меню (завтраки, обеды, ужины). Часто пиво/вино. Площадь 80-250 м². 5-15 сотрудников.

• Оптимальная форма: ООО на 3 группе (5%) если есть алкоголь, ФЛП 2 группа если без
• Программа: Poster Pro или iiko
• РРО/ПРРО: обязательно, желательно отдельно на зал и на доставку

Ресторан

Формат: сложное меню, полная алкогольная карта, банкеты, кейтеринг. Площадь 150+ м². 15-50+ сотрудников.

• Оптимальная форма: ООО на общей системе с НДС
• Программа: iiko, Servio, R-Keeper
• РРО/ПРРО: отдельные аппараты на бар, ресепшен, доставку
• Учёт: полный бухгалтер в штате или профиль на аутсорсе

Пиццерия

Формат: пицца на месте + доставка. Часто без алкоголя. 5-12 сотрудников.

• Оптимальная форма: ФЛП 2 или 3 группа
• Особенность: высокая доля доставки → нужен мобильный ПРРО для курьеров

Ключевые дедлайны и КБК для заведения питания

Все актуальные дедлайны и напоминания — в моём бухгалтерском календаре. Если хотите передать учёт мне на аутсорсинг — детали на странице бухгалтерские услуги для ресторанов и кафе. Для понимания всех нюансов ресторанной бухгалтерии — начните с бухгалтер для ресторана, а если планируете доставку через сайт — обязательно прочитайте ФЛП интернет-магазин и РРО 2026.

Матрица штрафов для HoReCa в 2026

Сводная таблица всех типовых нарушений и сумм. Я держу её рядом с ноутбуком — каждое нарушение я видела минимум один раз за 27 лет, а большинство — десятки раз.

Госпотребслужба, HACCP, разрешения

Госпотребслужба (Госпродпотребслужба) — это орган, который проверяет пищевую безопасность. Для ресторана главный документ — Закон Украины №771/97-ВР «Об основных принципах и требованиях к безопасности и качеству пищевых продуктов». С 2017 года все заведения общественного питания обязаны внедрить систему HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points).

Что это значит на практике:

• Журналы температурного режима — холодильник, морозильник, тепловой шкаф. Замеры 2 раза в день.
• Журнал входного контроля сырья — каждая партия с накладной фиксируется: поставщик, дата, температура поставки, срок годности.
• Журнал санитарной обработки — мытьё инвентаря, уборка помещения, дезинфекция.
• Медкнижки персонала — обязательны для всех, кто контактирует с пищей. Обновление раз в год. Без медкнижки — штраф 1 700 грн за работника + остановка работы.
• Разрешение Госпотребслужбы (эксплуатационное) — на каждое заведение. Срок действия 5 лет.

При проверке инспектор смотрит: журналы, медкнижки, накладные на сырьё, техкарты, маркировку упаковки, состояние помещений. Я ставлю клиенту систему HACCP-документации обычно за 2-3 недели до открытия, и потом раз в год обновляем.

Инвентаризация: механика и сроки

Инвентаризация — это не «по желанию», а обязательная процедура. Регулируется Приказом Минфина №879 «Об инвентаризации активов и обязательств». Для HoReCa установлены следующие минимальные сроки:

• Ежедневно: инвентаризация алкоголя в баре, особенно дорогих позиций (виски >3 000 грн/бутылка, вино премиум). Барменская смена сдаёт по описи следующей.
• Еженедельно: скоропортящиеся продукты (мясо, рыба, молочные).
• Ежемесячно: весь склад продуктов и алкоголя. Дата — последний день месяца, чтобы сошлись месячные отчёты.
• Ежеквартально: инвентарь, посуда, мелкое оборудование.
• Ежегодно: основные средства (мебель, профессиональное оборудование), нематериальные активы, обязательства, дебиторская/кредиторская задолженность.

Инвентаризационная комиссия — минимум 3 человека: представитель руководства, бухгалтер (или приглашённый), материально-ответственное лицо (повар, бармен). По итогам составляется инвентаризационная опись и сличительная ведомость. Выявленные расхождения:

• Излишки — приходуются на склад, отражаются как «прочий операционный доход» (счёт 719). НДФЛ не возникает.
• Недостача в пределах норм естественной убыли — списывается на расходы (счёт 947). НДФЛ не возникает.
• Недостача сверх норм — взыскивается с материально-ответственного лица или списывается с обложением НДФЛ 18% + ВС 5% (как «доход» работника). Это болезненный механизм — лучше до него не доводить. Глубже — в материале инвентаризация алкоголя в баре ежемесячно.

Естественная убыль: приказ Минторга №157 для общепита

Естественная убыль — это неизбежные потери продукта из-за усушки, утруски, выкипания, испарения, охлаждения, мойки. Эти потери разрешены нормами и не подлежат удержанию с работника. Базовый документ — Приказ Минторга №157 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров», плюс отраслевые нормы для общепита.

Применяются эти нормы так: повар приготовил 50 порций картофеля жареного по 200 г выхода = 10 кг готового продукта. По норме списания (тепловая 20%) ему нужно было 12,5 кг очищенного картофеля. По норме очистки (20%) — 15,6 кг сырого. Если по инвентаризации списано 16 кг — недостача 0,4 кг (2,5%), в пределах нормы, списывается на счёт 947 без удержаний.

Сезонность и бюджетирование заведения

Ресторан — это бизнес с очень неровным денежным потоком по месяцам. Я даю всем клиентам шаблон бюджета с разбивкой по сезонам.

• Январь-февраль: «провал». Выручка падает на 30-50% от пика. Многие заведения уходят в убыток. Лайфхак — рождественский кейтеринг, бизнес-ланчи для офисов.
• Март: 8 марта — лучший день года для ресторана. Бронирование за 2 недели, средний чек +60-80%.
• Апрель-май: сезон свадеб и корпоративов начинается. Если у вас банкетный зал — это золото.
• Июнь-август: терраса работает 24/7, мороженое, освежающие коктейли. Выручка +30-50% от среднегодовой.
• Сентябрь: «школьный» месяц — выручка падает на 20-30%.
• Октябрь-ноябрь: деловой сезон, корпоративы. Выручка возвращается к норме +10%.
• Декабрь: новогодние банкеты, корпоративы. Выручка +80-150% от среднегодовой.

Это значит — налоги на зарплату и ЕСВ постоянны, а выручка скачет в 3 раза. Бухгалтер должен помочь клиенту построить годовой бюджет с резервным фондом: в декабре отложить 15-20% выручки на «провал» января-февраля. Без этого заведение каждый год оказывается с просрочкой по налогам и зарплате в январе. Особенно это касается сезонных форматов — гайд сезонная занятость персонала отеля применим и к ресторанам.

Импорт вина, оливкового масла, морепродуктов: ВЭД

Многие премиум-рестораны и виноделы импортируют сырьё напрямую — итальянское вино, испанские хамоны, японскую рыбу. Это означает, что бухгалтер должен вести учёт ВЭД-операций:

• Валютный счёт — открывается в банке отдельно от гривневого. EUR, USD, иногда GBP.
• Правило 180 дней (лимит 180 дней — Постановление НБУ №18 на период военного положения; базовый срок 365 дней — Постановление №5) — оплатили иностранному поставщику, товар должен поступить (или деньги вернуться) в течение 180 дней. Иначе штраф 0,3%/день, до 100% суммы.
• Импортные пошлины — для вина 0,5 EUR/литр + акциз 5,93 грн/литр + НДС 20%. То есть бутылка вина закупочной 5 EUR при ввозе становится примерно 350 грн (с пошлинами) и продаётся в ресторане 1 200-1 800 грн.
• Сертификат происхождения, лабораторное заключение — обязательны для пищевой продукции.
• Декларация ВЭД — подаётся через таможенного брокера, фиксируется в учёте как «товары в пути».
• Курсовые разницы — пересчитываются на дату оплаты, поступления, баланса. Положительные — доход, отрицательные — расход.

Если у вашего ресторана есть ВЭД-направление — нужен бухгалтер с опытом ВЭД. Я веду такие проекты много лет, начиная с моей работы в торгово-производственной компании в 1999-2003.

Glovo, Bolt Food, Rocket — учёт комиссий и налогов

Доставка через агрегаторы — это отдельная категория учёта со своей спецификой. Я веду полтора десятка клиентов, которые работают через Glovo/Bolt Food/Rocket, и матрица комиссий выглядит так:

В бухгалтерском учёте каждый заказ через Glovo выглядит так: гость заплатил 1 000 грн, Glovo перевёл вам 720 грн (после удержания 28% комиссии), вы сами начисляете в учёте: выручка 1 000 грн, расход на комиссию 280 грн. На ФЛП ЕН 5% — налог считается с 1 000 грн (полной суммы), а не с 720 грн полученных. Это важный момент — многие ФЛП теряют тут 5% × 280 = 14 грн с каждой 1 000 грн оборота, пока я не помогаю это исправить.

Глубже про учёт агрегаторов — материалы Glovo Bolt Food: комиссии и учёт и мульти-локация dark kitchen без дробления.

Переход с ФЛП на ООО — момент истины

Этот вопрос мне задают раз в месяц. Когда пора переходить? Я выделяю три триггера:

1. Оборот приближается к лимиту ФЛП Г3 (10 091 049 грн/год). Если за первое полугодие сделали 6 000 000 грн — экстраполируйте на год, получите ~12 млн. Через 2-3 месяца упрётесь в лимит. Готовьте ООО заранее.
2. Хотите алкогольное меню — на ФЛП розничная торговля алкоголем недоступна (НКУ ст. 291.5).
3. Хотите принимать инвестора, продать долю, дать опцион шеф-повару — это всё невозможно на ФЛП. ООО даёт юридическую структуру с долями.

Механика перехода:

• Регистрируете новое ООО (3-5 рабочих дней через государственного регистратора или нотариуса).
• Получаете заново ВСЕ лицензии — алкоголь, табак, разрешения Госпотребслужбы. Это 20-45 дней с момента подачи.
• Перерегистрируете ПРРО на новое юрлицо.
• Заключаете новые трудовые договоры со всем персоналом.
• ФЛП работает параллельно ещё 3-6 месяцев на остаточных оборотах (например, доставка).
• Имущество ФЛП передаёте в ООО либо через дарение (НДФЛ 18% + 5% ВС, что больно), либо через продажу (тоже с налогом), либо через аренду (самый дешёвый вариант).

Подробный гайд — материал переход ФЛП на ООО для ресторана.

27 лет ноль штрафов — годовые highlights моей практики

Несколько эпизодов (с обезличенными клиентами) которые показывают, что значит «правильный бухучёт» для ресторана. Все клиенты — реальные, цифры реальные, имена изменены.

За 27 лет — ноль штрафов от ГНС у моих клиентов. Это не магия, это просто системная работа с документами, дедлайнами, инвентаризациями. Каждый раз, когда я беру нового клиента-ресторан, я начинаю с восстановления порядка: техкарты, накладные, ПРРО, лицензии, медкнижки. Потом всё это работает само.

FAQ — 20 вопросов от ресторанного бизнеса

1. Можно ли ресторану продавать алкоголь на ФЛП в 2026 году?

Нет. НКУ ст. 291.5.1.3 прямо запрещает плательщикам единого налога производство, экспорт, импорт и продажу подакцизных товаров. Исключение — розничная продажа пива и сидра, но и тут с 2025 года введены ограничения по объёму. Полноценное алкогольное меню (вино, коктейли, крепкие напитки) — только через ООО на упрощённой Г3 (3%+НДС) или общей системе. Если хотите кофейню с бокалом вина — единственный легальный путь это ООО на упрощённой системе третьей группы, заплатить за алкогольную лицензию и работать через ПРРО с интегрированной системой е-Акциз.

2. Какой ПРРО лучше выбрать для кофейни в 2026?

Для кофейни на 20-50 чеков в день я обычно рекомендую Poster POS со встроенным ПРРО (от 600 грн/мес). Преимущества: бариста учится за 30 минут, единый интерфейс «приём заказа → пробивка чека → автосписание молока со склада», аналитика по бариста, по дням, по позициям. Альтернатива — Checkbox (дешевле, но без склада) для совсем минимальных форматов. ПРРО от ГНС бесплатный, но без склада и без интеграций — годится только для точки на рынке с 5-10 чеками в день. Подробно — в моём материале ПРРО для ресторана.

3. Нужно ли инвентаризировать бар каждый день?

Юридически — нет. По Приказу Минфина №879 для общепита обязательная ежемесячная инвентаризация склада. Но с точки зрения внутреннего контроля — да, бар нужно инвентаризировать каждый день, потому что барная стойка — это место с самым высоким риском недостач. Я рекомендую всем своим клиентам схему: ежедневно бармен сдаёт смену по описи дорогих позиций (виски >1 000 грн/бутылка, премиум-вино, импортные ликёры), еженедельно — полная инвентаризация бара, ежемесячно — полная инвентаризация склада и бара одновременно. Это занимает 1-2 часа в день, но экономит 30-80 тысяч гривен в месяц на потерях.

4. Как оформить чаевые официантам, чтобы не платить ЕСВ 22%?

Самая выгодная схема — открыть каждому официанту собственное ФЛП на 2 или 3 группе. Чаевые поступают через сервисы Tabasco, TipTop, QR на чеке прямо на ФЛП-счёт официанта. Налог — 5% ЕН + 1% ВС = всего 6% (или 1 729,40 грн/мес + ЕСВ для Г2). Заведение освобождено от удержания НДФЛ 18% + ВС 5% + ЕСВ 22% с чаевых — потому что юридически это доход самозанятого, не зарплата. Это легально, прозрачно и в 4-5 раз дешевле «через зарплату с премией». Глубже — материал чаевые курьерам: налогообложение.

5. Что делать, если ПРРО завис в субботу вечером с залом гостей?

Поэтому я всегда настраиваю клиентам резервный ПРРО на втором устройстве и оффлайн-режим на основном. Согласно НКУ ст. 124, при отказе РРО заведение имеет 36 часов на уведомление ГНС и установку подменного аппарата. В течение этих 36 часов вы можете работать с записью операций в книгу учёта расчётов вручную, потом пробить все чеки задним числом. Современные ПРРО (Checkbox, Vchasno, Poster) поддерживают оффлайн-режим до 36 часов автоматически. Но если у вас ПРРО от ГНС без оффлайн-режима — при падении интернета нужно немедленно вызвать сервисный центр и параллельно вести бумажную книгу учёта.

6. Какая ответственность за работу неоформленного официанта?

Штраф за каждого неоформленного работника — 86 470 грн (10 МЗП согласно ст. 265 КЗоТ). Если у вас 3 неоформленных официанта и Госслужба занятости провела рейд — заплатите 259 410 грн. Кроме того, ГНС может доначислить ЕСВ за весь период неоформления (обычно 6-12 месяцев) + штраф 20% + пеня. Совокупно за одного «серого» официанта при выявлении заплатите 150-200 тысяч гривен. Поэтому я всегда настаиваю на оформлении 100% персонала с первого дня, минимум на МЗП 8 647 грн. Это 4 496 грн налогов в месяц на работника — намного дешевле, чем риск штрафа.

7. Можно ли вернуть НДС за импорт оливкового масла для ресторана?

Да, если вы плательщик НДС — то есть ООО на общей системе или ООО ЕН 3%+НДС. При импорте оливкового масла вы платите НДС 20% на таможне (по ставке от таможенной стоимости), и эта сумма становится входящим налоговым кредитом. При продаже блюд с этим маслом вы начисляете НДС 20% от стоимости блюда (исходящий) и за вычетом входящего кредита платите разницу в бюджет. Если за квартал входящий НДС превысил исходящий — формируется отрицательный остаток, который или переносится на следующий период, или возмещается из бюджета (процедура долгая, 60-180 дней). На ФЛП и на ООО ЕН 5% возмещение НДС невозможно.

8. Сколько стоит алкогольная лицензия для ресторана в Киеве за квартал?

Для города (Киев, Львов, Одесса, Харьков, Днепр) — ориентировочно 3 242,63 грн за квартал за один ПРРО (или ~12 970 грн в год). Если у вас в зале два ПРРО (бар + ресепшен) — заплатите за оба отдельно, итого ~25 940 грн/год. В небольших городах ставка ниже — около 12 970,50 грн/год (3 242,63 грн/квартал) за ПРРО. В сёлах ещё дешевле — 2 000-4 000 грн/год. Платёж ежеквартальный, до 15 числа первого месяца квартала. При просрочке более 30 дней лицензия аннулируется. Норма — Закон №3817-IX и ст. 52 Закона №3817-IX.

9. Туристический сбор в ресторане при отеле — кто и как платит?

Туристический сбор — это сбор не с ресторана, а с гостя отеля. Платит гость (физлицо), отель — лишь налоговый агент. По НКУ ст. 268 ставка 2026 — от 43,24 до 86,47 грн в сутки (0,5-1% МЗП по решению местной рады). Сбор взимается на ресепшене при поселении и перечисляется в местный бюджет до 30 числа следующего месяца. Ресторан внутри отеля туристический сбор НЕ взимает — он у гостя только за факт ночёвки. Глубже — материал туристический сбор в 2026: как считать и перечислять.

10. Какой наличный лимит у ресторана на ФЛП и ООО?

По Постановлению НБУ №148: между юрлицами/ФЛП за день — 10 000 грн, с физлицами-потребителями — 50 000 грн в день. То есть один гость не может оплатить чек на сумму >50 000 грн наличными (банкет с большой компанией). Если сумма больше — оплата только картой или безналичным расчётом. Штраф за превышение лимита — 25% сверх лимита при первом нарушении и 50% при повторном. Для ресторана это редкая ситуация, но для кейтеринга с банкетами — частая. Поэтому я всегда советую при крупных мероприятиях работать по предоплате на счёт.

11. Что такое е-Акциз и как он влияет на учёт алкоголя в ресторане?

е-Акциз (единая государственная электронная система оборота алкоголя) — это система, в которой каждая бутылка алкоголя в Украине отслеживается от завода-производителя до конечной продажи в ресторане. Каждая бутылка имеет уникальный штрих-код, который сканируется на входе (приёмка от поставщика) и на выходе (продажа гостю или списание). Все данные поступают в ГНС онлайн. Это означает, что вы не можете «купить бутылку у соседа» или взять «дополнительную партию без накладной» — система это увидит. Внедрена с 2025 года, действует обязательно для всех заведений с алкогольной лицензией. Установка системы — бесплатная (через тот же ПРРО Checkbox, Vchasno или iiko с интеграцией).

12. Сколько официантов можно нанять на ФЛП Г2 и Г3?

На ФЛП 2 группа — максимум 10 наёмных работников одновременно, на ФЛП 3 группа — без ограничений. По НКУ ст. 291.4. Это важно при росте — если у вас 9 официантов и хотите взять 11-го, не успев перейти на Г3, выпадаете из упрощённой системы и переходите на общую с НДФЛ 18% и НДС. Я веду этот учёт у клиентов в реальном времени — как только подходим к границе 10 работников, заранее (за месяц) подаём заявление на переход на Г3 или регистрируем второй ФЛП у супруга/партнёра (это законная схема, если оба ведут реальный бизнес).

13. Как правильно списывать испорченные продукты (мясо, рыба)?

Составляется акт на списание с указанием: дата, наименование, количество, причина (истёк срок, нарушение температурного режима, повреждение упаковки), материально-ответственное лицо. Подписывают: повар (МОЛ), бухгалтер, директор. Прикладываются фото испорченного продукта. Если списание в пределах норм естественной убыли (Приказ Минторга №157) — на счёт 947 «Прочие расходы операционной деятельности», без удержаний с МОЛ. Если сверх норм — либо взыскивается с МОЛ (по средней зарплате максимум, согласно ст. 130 КЗоТ), либо списывается с обложением НДФЛ 18% + ВС 5% от стоимости. Категорически не списывайте мясо «задним числом» — это первое, что увидит инспектор Госпотребслужбы.

14. Можно ли ресторану принимать оплату криптовалютой в 2026?

На сегодня (2026) — формально нет. Криптовалюта в Украине не признана средством платежа (НБУ позиция). Если ресторан принимает Bitcoin/USDT — это юридически операция обмена/бартера, которая должна оформляться отдельным договором и обкладываться налогом как продажа имущественных прав (для ФЛП — 5%/3%, для ООО — НДС 20% + налог на прибыль). На практике через сервисы вроде Whitepay крипту можно конвертировать в гривну на счёт ресторана. Тогда учёт прозрачный: пришли гривны → пробили обычный чек ПРРО. Я веду пару клиентов с такой моделью.

15. Что такое HACCP и обязательно ли его внедрять кофейне?

HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) — система анализа опасностей и критических точек контроля. По Закону №771/97-ВР, ст. 21 внедрение обязательно для всех заведений общественного питания, включая кофейни. На практике это означает: журналы температуры холодильников, журнал входного контроля сырья, журнал санитарной обработки, медкнижки персонала, инструкции по гигиене. Для кофейни простой набор — 3-4 журнала + 5-6 инструкций. Я обычно ставлю клиенту систему HACCP за 2-3 недели до открытия. Штраф за отсутствие HACCP при проверке Госпотребслужбы — 9 000-17 000 грн + остановка работы до устранения.

16. Можно ли работать без кассового аппарата, если расчёт только картой?

Нет. Закон №265/95-ВР, ст. 2 прямо обязывает использовать РРО/ПРРО при любом виде расчёта с потребителем — наличные, карта, электронные средства, перевод. Иногда предприниматели думают «карта же сама всё фиксирует». Это не так — карта это лишь способ оплаты, а фискальный чек ПРРО — это документ налогового учёта. Без чека ПРРО продажа считается «теневой» с штрафом 100-150% от суммы. Поэтому даже мини-кофейня, которая принимает только Apple Pay через банковский терминал, обязана выдавать чек ПРРО на каждую операцию.

17. Сколько стоит открыть ресторан с нуля в Киеве в 2026 году?

Зависит от формата. Очень грубо: кофейня 30-50 м² — от 500 000 грн (ремонт, оборудование, мебель, первый месяц аренды и ФОТ, лицензии, ПРРО, маркетинг). Кафе 80-150 м² — от 1,5-3 млн грн. Полноценный ресторан с алкогольным меню 200+ м² — от 5-10 млн грн. Текущие месячные расходы: аренда (15-25% выручки), ФОТ + ЕСВ (25-30% выручки), продукты (фудкост норматив сегмента), коммунальные (3-5%), маркетинг (3-5%), бухгалтерия и юр.услуги (1-2%). Бизнес-план — отдельная история, в материале как открыть ресторан в 2026 я подробно расписываю смету.

18. Как учитывать комиссию Booking.com у отельного ресторана?

Booking.com берёт комиссию 15-25% с каждого бронирования. Эта комиссия — это услуга нерезидента (Booking.com BV, Нидерланды). По НКУ ст. 141 резидент Украины обязан удержать «налог на доходы нерезидента» 15% при выплате комиссии, если нет конвенции об избежании двойного налогообложения. У Booking.com есть W-форма и резидентство Нидерландов → конвенция Украина-Нидерланды → удержание 0% (но нужно подать форму нерезидента в ГНС). На практике 90% отелей не подают формы и платят 15% сверху, что есть переплата 15% от каждой комиссии. Глубже — материал Booking, Airbnb: комиссии и валюта.

19. Что такое контрольная закупка ГНС и как к ней подготовиться?

Контрольная закупка — это форма проверки, когда инспектор приходит как обычный гость, заказывает блюдо/напиток, оплачивает и смотрит, выдан ли чек ПРРО. Если чек выдан с правильными реквизитами — закупка завершена. Если чек не выдан, выдан задним числом или на меньшую сумму — составляется акт проверки и штраф 100-150% от суммы операции. Подготовка: каждый официант/бариста должен автоматически пробивать чек на каждую операцию без исключений, даже если гость говорит «не надо чек, я просто на кофе зашёл». Я рекомендую раз в месяц делать собственную «контрольную закупку» силами друга — проверять, как персонал работает. Глубже — контрольная закупка ГНС в фастфуде.

20. Можно ли совмещать ФЛП и трудоустройство в собственном ресторане?

Можно, но с оговорками. Если вы — собственник ООО-ресторана и одновременно ФЛП-бухгалтер этого же ресторана — это легально, при условии что цены ваших услуг рыночные (не «миллион в месяц за бухгалтерию микро-кофейни»). ГНС в таком случае может усомниться в реальности отношений (НКУ ст. 39 «трансфертное ценообразование»). Также если вы оформлены официантом в своём ресторане на МЗП 8 647 грн — это законно, но платите все налоги (НДФЛ 18% + ВС 5% + ЕСВ 22%) как с обычного работника. Многие собственники предпочитают модель: ФЛП на услуги управления + дивиденды раз в год, что налоговое выгоднее, чем зарплата.

Куда дальше — отдельная страница для вашего формата

Этот текст охватывает HoReCa в целом. Каждая ниша имеет свои КВЭДы, лицензии, ПРРО-нюансы и food cost. Выберите свой формат для детального разбора:

• Кофейня и мини-кафе — бариста, ПРРО Checkbox, Poster-интеграция
• Полносервисный ресторан — официанты, кас-зоны, алкогольная лицензия
• Бар, паб, крафт-заведение — ночная смена, инвентаризация алкоголя
• Пиццерия — Glovo/Bolt, food cost для пиццы, курьеры
• Кейтеринг — КВЭД 56.21, выездное обслуживание
• Пекарня и кондитерская — КВЭД 10.71, поставки в ритейл
• Фастфуд, шаурма, бургер — разрешение на лоток, контрольная закупка
• Доставка и dark kitchen — Glovo/Bolt комиссии, курьеры
• Отель и хостел — туристический сбор, Booking, валюта