Бухучёт кафе, ресторана, кофейни или паба — это не просто «вести ФЛП на упрощёнке». Это учёт алкоголя по штрих-коду, технологические карты на каждое блюдо, списание боя и весовых потерь, чаевые официантов, лицензии, ночная РРО, инвентаризация на конец месяца. Я веду таких клиентов с 2003 года — от маленькой кофейни на 4 стола до ресторанов с ночным меню и алкогольным этажом. Ниже — полная методика, как именно выглядит правильно поставленный учёт заведения питания в 2026 году, со всеми ставками, КБК, дедлайнами и типичными ошибками.
Какую систему налогообложения выбрать кафе/ресторану
Ключевое решение на старте. От него зависит, сможете ли вы продавать алкоголь, сколько будете платить налогов, можно ли нанять более 10 официантов и есть ли смысл открывать ООО.
| Система | Кому подходит | Налоги | Алкоголь | Наёмные |
|---|---|---|---|---|
| ФЛП 2 группа | Кофейня без алкоголя, до 7,2 млн оборота, до 10 сотрудников | 1 729,40 ЕН + 864,70 ВС + 1 902,34 ЕСВ = 4 496,44 грн/мес | Запрещено (розничная торговля алкоголем) | до 10 |
| ФЛП 3 группа (5%) | Кофейня с пивом, кафе на доставку, кейтеринг | 5% от оборота + ВС 1% + ЕСВ 1 902,34 | Запрещено (розничная продажа алкоголя на ФЛП ограничена по ст. 291.5.1.3 НКУ) | до 10 |
| ФЛП общая | Превысили лимит ЕН | НДФЛ 18% от чистого + ВС 5% + ЕСВ 1 902,34 | Разрешено с лицензией | без ограничений |
| ООО упрощённая 3 группа | Ресторан с алкогольным меню | 5% от оборота или 3% + НДС | Разрешено с лицензией | без ограничений |
| ООО общая с НДС | Большой ресторан, сеть, оборот >20 млн | Налог на прибыль 18% + НДС 20% | Разрешено | без ограничений |
Почему 99% ресторанов — это ООО, а кофейни — ФЛП
Алкогольная лицензия для ФЛП — отдельная история: фактически розничная продажа алкоголя на упрощённой системе невозможна, поскольку ст. 291.5.1.3 НКУ запрещает производство, экспорт, импорт, продажу подакцизных товаров (кроме розничной продажи топлива в объёме до 20 л и пива до 5% алкоголя — и это тоже с изменениями 2025-2026 годов, проверяйте с бухгалтером перед запуском).
Если ваше заведение — это только кофе, десерты, завтраки и обеды — подходит ФЛП 2 группа (с лимитом оборота 7 211 598 грн/год). Если планируете алкогольное меню (вино, коктейли, спирт) — это ООО + алкогольная лицензия. Третий вариант — формат «кофейня + крафтовое пиво до 5%», который и до сих пор вызывает споры с ГНС.
Кухня + бар + кальянная — РРО/ПРРО обязателен
Заведения общественного питания — без исключений. Любое наличное принятие средств от клиента (наличные, карта, оплата через терминал, перевод на ФЛП-счёт с назначением «оплата за услугу») оформляется фискальным чеком через РРО или ПРРО. Это требование Закона №265/95-ВР и пп. 296.10 НКУ.
| Зона | Нужен ли РРО/ПРРО | Особенности |
|---|---|---|
| Кухня (приготовление) | Нет | Расчёты с поставщиками без РРО |
| Зал кафе | Да | Чек на каждый расчёт с гостем |
| Бар | Да | Отдельный ПРРО на бар-кас. систему (опционально) или интеграция с POS |
| Доставка | Да | Курьер с мобильным ПРРО ИЛИ фискальный чек из ресторана с пробивом до выдачи |
| Кальянная | Да | Табачная лицензия, отдельная касса желательна |
| Кейтеринг (юрлица) | Да, если есть наличный расчёт | Безналичный расчёт со стороны клиента-юрлица — без РРО |
ПРРО vs классический кассовый аппарат — что выбрать в 2026
ПРРО (Программный РРО) — это бесплатное приложение от ГНС или платные сервисы (Checkbox, Poster, iiko). Работает с планшета или смартфона. Самый выгодный вариант для малого заведения: нулевая стоимость оборудования, чеки с QR-кодом, интеграция с POS-системой.
Классический кассовый аппарат (Datecs, Maria) — нужен только там, где есть нестабильный интернет или большие потоки клиентов (более 200 чеков/день), когда ПРРО может «тормозить».
Складской учёт продуктов — самая сложная часть
Это то, чего 90% начинающих вообще не ведут, и что позже становится причиной налоговых доначислений. Складской учёт в HoReCa включает 5 отдельных движений продуктов:
- Приход (закупка) — товар от поставщика по накладной. Фиксируем в учётной системе: наименование, количество, вес, цена за ед., общая сумма, поставщик, дата.
- Списание в производство — продукты со склада идут на кухню для приготовления блюд. Списывается по технологической карте (рецептуре).
- Реализация готовых блюд — клиент заказал блюдо → автоматически списываются ингредиенты со склада по калькуляционной карте.
- Потери, бой, естественная убыль — отдельный акт списания. Нормы боя для овощей — до 5%, для фруктов — до 3%, для мяса — 1-2%.
- Инвентаризация — фактический пересчёт раз в месяц (минимум) и корректировка учётных данных. Выявленные недостачи — либо взыскиваются с материально-ответственного лица, либо списываются (с риском НДФЛ).
Технологические карты — сердце ресторанного учёта
Технологическая (калькуляционная) карта — это официальный документ на каждую позицию меню с перечнем ингредиентов, нормами закладки (брутто/нетто), выходом готового блюда, энергетической ценностью. Утверждается руководителем заведения.
Без техкарты вы не можете:
- Рассчитать себестоимость блюда для калькуляции цены
- Автоматически списать ингредиенты со склада при продаже
- Доказать во время проверки Госпотребслужбы, что блюдо соответствует заявленному составу и весу
- Контролировать повара (не «уходит» ли продукт «налево»)
Программы для складского учёта: Poster (от 600 грн/мес), iiko (от 1 500 грн/мес), SmartTouch POS, старая добрая Б-52 (для больших ресторанов). Интегрируются с ПРРО, банком, поставщиками.
Учёт алкоголя, табака и лицензии
Алкоголь — самая жёстко регулируемая категория в HoReCa. Закон №481/95-ВР, ст. 15-17, плюс единая государственная электронная система оборота алкоголя (е-Акциз) с 2025 года.
Лицензии на 2026
| Лицензия | Стоимость (год) | Куда подавать |
|---|---|---|
| Розничная торговля алкогольными напитками | 8 000 грн | ГНС по месту расположения |
| Розничная торговля табачными изделиями | 2 000 грн | ГНС по месту расположения |
| Розничная торговля жидкостями для электронных сигарет | 780 грн | ГНС |
| Розничная торговля топливом (для генератора) | 2 000 грн | ГНС |
Лицензия — на каждую точку отдельно. То есть если у вас два заведения — платите 16 000 грн за алкоголь и 4 000 грн за табак. Подача — электронно через Электронный кабинет, срок рассмотрения — 10 рабочих дней.
Правила учёта алкоголя
- Каждая бутылка — с акцизной маркой. Без марки — конфискация + штраф.
- Учёт по штрих-коду — при закупке и при продаже бутылки сканируете код. Данные поступают в систему е-Акциз ГНС.
- Розлив по бокалам — обязательная калиброванная мерная посуда. Норма розлива указывается в техкарте коктейля.
- Бой бутылок — составляется акт в присутствии материально-ответственного лица + бармена, фото осколков. Без акта = считается продажей без РРО.
- Проверки ГНС и Госпотребслужбы — раз в квартал точно (для алкогольных заведений). Проверяют наличие лицензии, соответствие меню регистрациям, ночную реализацию алкоголя (запрещена с 23:00 до 10:00 во многих областях).
Себестоимость блюд и фудкост — главная метрика ресторана
Фудкост (food cost) — это отношение себестоимости сырья к продажной цене блюда. Самый важный показатель прибыльности. Нормы по отрасли:
- Кофейня (кофе + выпечка): 15-20%
- Бар (коктейли): 18-22%
- Кафе fast-casual: 28-32%
- Ресторан среднего сегмента: 28-35%
- Премиум ресторан: 32-38%
- Пиццерия: 25-30%
Как правильно считать себестоимость
Берётся полная закупочная стоимость ингредиентов по техкарте + норма расходов на упаковку (контейнер, салфетка, палочка) + процент списания на бой. НЕ учитываются: зарплата повара, аренда, коммунальные (это отдельные статьи в P&L).
Зарплаты официантов, чаевые, ЕСВ
Это отдельная большая тема, потому что ресторан — это бизнес с самой большой текучестью кадров и самой сложной структурой оплаты: ставка + процент + чаевые.
Как оформлять официантов и поваров в 2026
- Только официальное трудоустройство — трудовой договор или ГПХ (подряд). Штраф за неоформленного работника в 2026 = 86 470 грн (10 МЗП).
- Минимальная зарплата — не ниже 8 647 грн (МЗП 2026). Если меньше — штраф 25 941 грн за каждого работника.
- НДФЛ 18% + ВС 5% — удерживаются из зарплаты наёмного. То есть из начисленных 8 647 грн работник получает на руки 8 647 − 1 556,46 (НДФЛ) − 432,35 (ВС) = 6 658,19 грн.
- ЕСВ 22% — начисляется «сверху» зарплаты, платит работодатель. На 8 647 грн → 1 902,34 грн ЕСВ. Не вычитается из зарплаты!
- Объединённая отчётность (1ДФ + ЕСВ) — ежеквартально, до 10-го числа месяца после квартала.
Чаевые — как учитывать в 2026
Чаевые, полученные наличными прямо от клиента официанту — формально доход официанта, с которого он должен задекларировать и уплатить НДФЛ 18% + ВС 5%. На практике большинство работает «с белого нуля». Это серая зона.
Чаевые через POS или электронные сервисы (Tabasco, TipTop, QR-код на чеке) — проходят через счёт заведения. В таком случае:
- Если заведение сразу выдаёт чаевые официанту как «вознаграждение к зарплате» — начисляется НДФЛ 18% + ВС 5% + ЕСВ 22%.
- Если передаётся официанту как «чисто чаевые» через отдельную статью — упрощённый механизм, но требует внутреннего положения об обороте чаевых.
Кафе vs кофейня vs ресторан — особенности
Кофейня (coffee shop)
Формат: кофе, чай, десерты, минимальное меню. Площадь 30-100 м². 1-4 сотрудника. Без алкоголя (или только бокаловый вермут/просекко по спецразрешению).
- Оптимальная форма: ФЛП 2 группа
- Программа: Poster Mini (700 грн/мес)
- РРО/ПРРО: ПРРО Checkbox или от ГНС
- Первый год расходов: ≈55 000 грн (без оборудования). Подробности в моём гиде бухгалтерия для кофейни и мини-кафе.
Кафе (full-service)
Формат: полное меню (завтраки, обеды, ужины). Часто пиво/вино. Площадь 80-250 м². 5-15 сотрудников.
- Оптимальная форма: ООО на 3 группе (5%) если есть алкоголь, ФЛП 2 группа если без
- Программа: Poster Pro или iiko
- РРО/ПРРО: обязательно, желательно отдельно на зал и на доставку
Ресторан
Формат: сложное меню, полная алкогольная карта, банкеты, кейтеринг. Площадь 150+ м². 15-50+ сотрудников.
- Оптимальная форма: ООО на общей системе с НДС
- Программа: iiko, Servio, R-Keeper
- РРО/ПРРО: отдельные аппараты на бар, ресепшен, доставку
- Учёт: полный бухгалтер в штате или профиль на аутсорсе
Пиццерия
Формат: пицца на месте + доставка. Часто без алкоголя. 5-12 сотрудников.
- Оптимальная форма: ФЛП 2 или 3 группа
- Особенность: высокая доля доставки → нужен мобильный ПРРО для курьеров
Ключевые дедлайны и КБК для заведения питания
| Платёж | Сумма 2026 | Периодичность | КБК |
|---|---|---|---|
| ЕН Г2 | 1 729,40 грн/мес | до 20-го авансом | 18050400 |
| ЕН Г3 (5%) | 5% от оборота | до 19-го после квартала | 18050500 |
| ЕСВ за себя | 1 902,34 грн/мес | ежеквартально до 19-го | 71040000 |
| ЕСВ за работников | 22% от начисленного, мин 1 902,34 | ежемесячно до 20-го | 71010000 |
| НДФЛ с зарплат | 18% | день выплаты ЗП | 11010100 |
| ВС с зарплат | 5% | день выплаты ЗП | 11011000 |
| Алкоголь лицензия | 8 000 грн/год | раз в год до окончания | 22013000 |
Все актуальные дедлайны и напоминания — в моём бухгалтерском календаре. Если хотите передать учёт мне на аутсорсинг — детали на странице бухгалтерские услуги для ресторанов и кафе. Для понимания всех нюансов ресторанной бухгалтерии — начните с бухгалтер для ресторана, а если планируете доставку через сайт — обязательно прочитайте ФЛП интернет-магазин и РРО 2026.