Бухгалтерський облік кафе і ресторану 2026: повна методика

Бухоблік кафе, ресторану, кав'ярні чи пабу — це не просто «вести ФОП на спрощенці». Це облік алкоголю по штрих-коду, технологічні карти на кожну страву, списання боїв і вагових втрат, чайові офіціантів, ліцензії, нічна РРО, інвентаризація на кінець місяця. Я веду таких клієнтів з 2003 року — від маленької кав'ярні на 4 столи до ресторанів з нічним меню і алкогольним поверхом. Нижче — повна методика, як саме виглядає правильно поставлений облік закладу харчування у 2026 році, з усіма ставками, КБК, дедлайнами і типовими помилками.

Яку систему оподаткування обрати кафе/ресторану

Ключове рішення на старті. Від нього залежить, чи зможете ви продавати алкоголь, скільки платитимете податків, чи можна найняти більше 10 офіціантів і чи має сенс відкривати ТОВ.

Чому 99% ресторанів — це ТОВ, а кав'ярні — ФОП

Алкогольна ліцензія для ФОП — окрема історія, але не «заборона». Пп. 3 пп. 291.5.1 п. 291.5 ст. 291 ПКУ забороняє платникам єдиного податку виробництво, експорт, імпорт і продаж підакцизних товарів, проте прямо виводить з-під заборони роздрібний продаж пива, сидру, перрі (без додання спирту) і столових вин фізичними особами. Тобто ФОП-єдинник може отримати ліцензію на роздрібну торгівлю алкогольними напоями і продавати пиво, сидр та перрі; столові вина продаються взагалі без ліцензії (ч. 7 ст. 16 Закону №3817-IX). Жодних обмежень «за обсягом» для цього винятку закон не встановлює. Міцний алкоголь, кріплені вина, вермути й коктейлі на їх основі єдиннику-ФОП продавати не можна — для цього потрібна загальна система. І окремо: виняток ПКУ сформульовано як «діяльність фізичних осіб», тому ТОВ на єдиному податку підакцизні товари продавати не має права взагалі.

Якщо ваш заклад — це лише кава, десерти, сніданки і обіди — підходить ФОП 2 група (з лімітом обороту 7 211 598 грн/рік). Якщо плануєте міцний алкоголь, кріплені й десертні вина, шампанське або коктейлі на їх основі — це ТОВ + алкогольна ліцензія. Проміжний варіант — кав'ярня чи кафе з пивом, сидром, перрі і столовими винами: це залишається в межах ФОП на єдиному податку, але потребує ліцензії на роздрібну торгівлю алкогольними напоями (крім суто столових вин) і ПРРО.

КВЕД для закладів харчування — 56.10 / 56.30 / 56.21 / 47.81 / 10.71

КВЕД — це класифікатор видів економічної діяльності, з якого ДПС читає, чим саме ви займаєтеся. Помилковий КВЕД у виписці — це або відмова в ліцензії, або проблеми з ПРРО (бо програма не пускає вашу касу під «непрофільну» діяльність), або донарахування єдиного податку «понад дозволені види». Для HoReCa головних КВЕДів шість, плюс декілька допоміжних. Кожен заклад має бути зареєстрований щонайменше на основному КВЕД своєї ніші, та плюс — на тих допоміжних, які реально працюють. Краще на старті додати 3-4 коди «з запасом», бо доміни КВЕД через Дію або реєстратора — це 1-2 дні роботи, а виправлення під час перевірки ДПС — тиждень і донарахування.

Юридична основа реєстрації КВЕД — ст. 9 Закону «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань». Кількість КВЕД у виписці не обмежена, але один із них — основний. Для ФОП на спрощеній системі ДПС періодично перевіряє, чи всі ваші види діяльності дозволені для вашої групи (ст. 291.4-291.5 ПКУ). Якщо ви ФОП Г2 і у вас в КВЕДах є «оптова торгівля» — це привід для виключення зі спрощеної системи. Для повного гайду по реєстрації нового закладу читайте як відкрити ресторан у 2026, як відкрити піцерію, як відкрити кейтеринг, як відкрити пекарню, як відкрити фастфуд, як відкрити dark kitchen та як відкрити готель або хостел.

ФОП Г1 / Г2 / Г3 / ТОВ ЄП 3%+ПДВ / ТОВ загальна — повне порівняння

Перша таблиця вище — спрощений варіант для швидкого вибору. Нижче — повне порівняння всіх п'яти варіантів за 12 параметрами, з реальними сумами податків. Я брала тут МЗП 2026 = 8 647 грн (ст. 8 Закону про Держбюджет-2026), ЄСВ = 1 902,34 грн/міс, ВЗ для ФОП Г1-2 = 864,70 грн/міс, ставку ЄП Г1 = 332,80 грн/міс (10% від прожиткового мінімуму), ставку ЄП Г2 = 1 729,40 грн/міс (20% від МЗП).

Якщо переростаєте ліміти ФОП — читайте перехід ФОП на ТОВ для ресторану. Це окрема велика тема: переоформлення ліцензій, ПРРО, договорів з постачальниками, інвентаризація на дату переходу.

Кухня + бар + кальянна — РРО/ПРРО обов'язковий

Заклади громадського харчування — без винятків. Будь-яке готівкове прийняття коштів від клієнта (готівка, картка, оплата через термінал, переказ на ФОП-рахунок з призначенням «оплата за послугу») оформлюється фіскальним чеком через РРО або ПРРО. Це вимога ст. 3 Закону №265/95-ВР (винятки — у ст. 9 того ж Закону). Пункт 296.10 ПКУ — норма не про обовʼязок, а про звільнення, і воно безумовно поширюється лише на платників ЄП 1 групи.

ПРРО vs класичний касовий апарат — що обрати у 2026

ПРРО (Програмний РРО) — це безкоштовний застосунок від ДПС або платні сервіси (Checkbox, Poster, iiko). Працює з планшета чи смартфона. Найвигідніший варіант для малого закладу: нульова вартість обладнання, чеки з QR-кодом, інтеграція з POS-системою.

Класичний касовий апарат (Datecs, Maria) — потрібен лише там, де є нестабільний інтернет або великі потоки клієнтів (понад 200 чеків/день), коли ПРРО може «гальмувати».

ПРРО-платформи: Checkbox / Vchasno / iiko / Poster / Syrve

Програмний РРО (ПРРО) — це застосунок на планшеті, смартфоні або POS-терміналі, який видає фіскальні чеки з QR-кодом замість «залізного» касового апарата. Юридична основа — Закон №265/95-ВР і Постанова КМУ №1336-2020. Реєстрація ПРРО — через Електронний кабінет ДПС, тривалість 1-2 робочих дні. Для одного закладу можна підключити кілька ПРРО (на бар, на зал, на доставку) — кожен з окремим фіскальним номером.

Окрема стаття по платформах — ПРРО для ресторану: кас-зони і офіціанти, для бару — ПРРО для бару, нічна зміна, бартендер, для піцерії — ПРРО піцерії з інтеграцією Glovo/Bolt Food, для dark kitchen — ПРРО для кухні без зали, для виїзного кейтерингу — ПРРО для виїзного обслуговування, для пекарні — ПРРО в пекарні: товари vs послуги харчування, для фастфуду — ПРРО для take-away без зали.

Складський облік продуктів — найскладніша частина

Це те, чого 90% початківців взагалі не ведуть, і що пізніше стає причиною податкових донарахувань. Складський облік у HoReCa включає 5 окремих рухів продуктів:

1. Прихід (закупка) — товар від постачальника по накладній. Фіксуємо в обліковій системі: найменування, кількість, вага, ціна за од., загальна сума, постачальник, дата.
2. Списання у виробництво — продукти зі складу йдуть на кухню для приготування страв. Списується по технологічній карті (рецептурі).
3. Реалізація готових страв — клієнт замовив страву → автоматично списуються інгредієнти зі складу за калькуляційною картою.
4. Втрати, бій, природний убуток — окремий акт списання. Норми бою для овочів — до 5%, для фруктів — до 3%, для м'яса — 1-2%.
5. Інвентаризація — фактичний перерахунок раз на місяць (мінімум) і коректування облікових даних. Виявлені нестачі — або стягуються з матеріально-відповідальної особи, або списуються (з ризиком ПДФО).

Технологічні карти — серце ресторанного обліку

Технологічна (калькуляційна) карта — це офіційний документ на кожну позицію меню з переліком інгредієнтів, нормами закладки (брутто/нетто), виходом готової страви, енергетичною цінністю. Затверджується керівником закладу.

Без техкарти ви не можете:

• Розрахувати собівартість страви для калькуляції ціни
• Автоматично списати інгредієнти зі складу при продажу
• Довести під час перевірки Держпродспоживслужби, що страва відповідає заявленому складу і вазі
• Контролювати кухаря (чи не «йде» продукт «наліво»)

Програми для складського обліку: Poster (від 600 грн/міс), iiko (від 1 500 грн/міс), SmartTouch POS, стара добра Б-52 (для великих ресторанів). Інтегруються з ПРРО, банком, постачальниками.

Поглиблено по техкартах для конкретних ніш — техкарти і food cost для ресторану, food cost піци — формули і норми, техкарти для випічки. Які норми природного убутку є чинними, а які треба затверджувати власним наказом по підприємству — розібрано нижче, у розділі природний убуток.

Технологічні карти: брутто, нетто, вихід і санітарні вимоги

Технологічна карта — це не «папірець для краси». Це нормативний документ згідно зі Збірником рецептур національних страв і кулінарних виробів (затверджений Мінторгом ще за радянських часів, діє) і ДСТУ 4281:2004. У техкарти обов'язково мають бути три графи по кожному інгредієнту:

• Брутто — вага продукту у вихідному стані (кг сирого м'яса з кісткою, кг картоплі зі шкіркою).
• Нетто — вага після очищення, обрізання, видалення кісток. Картопля брутто 100 г → нетто 80 г (норма очищення 20%).
• Вихід готової страви — вага після теплової обробки. Картопля нетто 80 г → вихід смаженої 64 г (норма ужарювання 20%).

Цей потрійний облік потрібен, щоб:

1. Коректно списувати зі складу саме сировину, а не готову страву (фізика — ви не можете «покласти на склад» смажену картоплю).
2. Захиститися під час перевірки Держпродспоживслужби. Якщо в меню заявлено «стейк рибай 250 г», на тарілці має бути рибай виходом 250 г, а не брутто.
3. Точно рахувати фудкост і не «губити» по 8-12% маржі на постійному недообліку відходів.

Хто підписує техкарту

Технологічну карту затверджує директор закладу (для ТОВ) або сам ФОП, у крайньому разі шеф-кухар з правом підпису. На карту ставиться номер, дата, печатка. Якщо у закладу 80 позицій у меню — у вас має бути 80 техкарт у папці «Технологічна документація» (паперовій або електронній). При перевірці Держпродспоживслужби це перше, про що спитають.

Документообіг кафе/ресторану — що, коли, як довго зберігати

Заклад харчування — це фабрика паперів. Окрім бухгалтерської звітності, ви маєте підтримувати облік документообігу з постачальниками (накладні, ВТН, ТТН), з працівниками (трудові, графіки, табелі), з контролюючими органами (журнал перевірок), з клієнтами (квитанції повернень). Нижче — повна матриця: який документ, коли створюється, від кого, як довго зберігається.

Загальне правило строків — п. 44.3 ПКУ, і воно різне для різних форм. ФОП зберігає первинку 1 095 днів (пп. 44.3.3), юрособа — 1 825 днів, навіть на єдиному податку (пп. 44.3.2). Відлік іде з дня подання звітності, для складення якої використано документ. І поширена помилка: 1 095 днів — це рівно три роки з цього дня, а не «три роки плюс поточний». Документи з кадрових питань (особового складу) — 75 років (Закон «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Перелік № 578/5), а табель обліку робочого часу — лише 1 рік. На практиці я рекомендую і ФОП зберігати все п'ять років, бо ДПС може провести позапланову перевірку за період, який ви вважали «закритим».

Облік алкоголю, тютюну і ліцензії

Алкоголь — найжорсткіше регульована категорія в HoReCa. Закон №3817-IX, ст. 52, 73, плюс єдина державна електронна система обігу алкоголю (е-Акциз) з 2025 року. Обов'язкове електронне маркування (DataMatrix) перенесено з 01.01.2026 на 01.11.2026 (постанова КМУ №1756) — до цієї дати підключення добровільне.

Ліцензії на 2026

Ліцензія надається за кожним місцем торгівлі, а плата за алкогольну ліцензію рахується за кожний окремий РРО/ПРРО, зареєстрований за адресою місця торгівлі (п. 1 ч. 1 ст. 52); тютюн і рідини — за кожне місце торгівлі. Плата справляється щоквартально і авансом — до початку кожного наступного кварталу (ч. 1 ст. 54): до 1 січня, 1 квітня, 1 липня, 1 жовтня. Тобто якщо у вас два заклади — платіть 25 941 грн/рік за алкоголь (2 × 12 970,50) і 6 052,90 грн за тютюн (2 × 3 026,45). Подача — електронно через Електронний кабінет, термін розгляду — 10 робочих днів (п. 2 ч. 7 ст. 43).

Правила обліку алкоголю

• Кожна пляшка — з акцизною маркою. Без марки — конфіскація + штраф.
• Облік по штрих-коду — при закупці і при продажу пляшки скануєте код. Дані надходять в систему е-Акциз ДПС.
• Розлив за келиханами — обов'язковий калібрований мірний посуд. Норма розливу зазначається в техкарті коктейлю.
• Бій пляшок — складається акт у присутності матеріально-відповідальної особи + барменa, фото осколків. Без акту = вважається продажем без РРО.
• Перевірки ДПС і Держпродспоживслужби — раз на квартал точно (для алкогольних закладів). Перевіряють наявність ліцензії, відповідність меню реєстраціям, часові обмеження продажу алкоголю (постійних «нічних» заборон за рішенням міськради Закон №3817-IX більше не передбачає — діють обмеження на час масових заходів за ч. 4 ст. 71 та обмеження, встановлені ОВА в межах воєнного стану, фактично на час комендантської години).

Регіональні ставки ліцензій і крафтові напої

Ставка алкогольної ліцензії — це не одна цифра, а матриця: місто vs село, тип напою, кількість ПРРО. ч. 1 ст. 52 Закону №3817-IX встановлює ставки безпосередньо, у частках МЗП, і диференціює їх за місцезнаходженням (місто / село і селище). Жодних додаткових «місцевих коефіцієнтів» до ліцензійної плати закон не передбачає. Нижче — практичні ставки, які я бачу у клієнтів у різних областях.

Зверніть увагу: ставка множиться на кількість ПРРО. Якщо у ресторані два каси (зал і бар) — платіть 2× за алкоголь. Якщо у вас три точки в місті — це 3× × 2 ПРРО = 6 ставок. Окрема пастка — крафтове пиво і сидр: для крафтової броварні (виробництво) і для сидру без додавання спирту діють інші тарифи, нижчі. Деталі в окремій статті ліцензія на крафт-пиво, сидр, перрі. Також для барів-пабів важливо розрізняти ліцензії на горілку, пиво і крафт — ліцензії на алкоголь для бару.

Собівартість страв і фудкост — головна метрика ресторану

Фудкост (food cost) — це відношення собівартості сировини до продажної ціни страви. Найважливіший показник прибутковості. Норми по галузі:

• Кав'ярня (кава + випічка): 15-20%
• Бар (коктейлі): 18-22%
• Кафе fast-casual: 28-32%
• Ресторан середнього сегменту: 28-35%
• Преміум ресторан: 32-38%
• Піцерія: 25-30%

Як правильно рахувати собівартість

Береться повна закупочна вартість інгредієнтів по техкарті + норма витрат на упаковку (контейнер, серветка, паличка) + відсоток списання на бій. НЕ враховуються: зарплата кухаря, оренда, комунальні (це окремі статті в P&L).

Бенчмарки фудкост по форматах — таблиця з реальними цифрами

Норма фудкост залежить від формату і середнього чека. Нижче — бенчмарки, які я бачу у клієнтів за 2024-2026 роки. Перевищення верхньої межі майже завжди означає одну з трьох проблем: занижена ціна (не індексується інфляція), нестача (продукт «йде» через бій без акта), або помилки в техкартах (закладка більша за реальну).

Для dark kitchen важливо рахувати «справжній» фудкост: до собівартості сировини додавайте комісію Glovo 25-30%, Bolt Food 25-27%, плюс упаковку (бо вона дорожча, ніж у dine-in). Деталі: Glovo/Bolt Food: комісії і облік, облік упаковки і контейнерів для доставки.

Зарплати офіціантів, чайові, ЄСВ

Це окрема велика тема, бо ресторан — це бізнес з найбільшою плинністю кадрів і найбільш складною структурою оплати: ставка + відсоток + чайові.

Як оформляти офіціантів і кухарів у 2026

• Тільки офіційне працевлаштування — трудовий договір або ГПХ (підряд). Штраф за неоформленого працівника у 2026 = 86 470 грн (10 МЗП; для єдинників Г1–Г3 за перше порушення — попередження).
• Мінімальна зарплата — не нижче 8 647 грн (МЗП 2026). Якщо менше — штраф 17 294 грн (2 МЗП) за кожного працівника.
• ПДФО 18% + ВЗ 5% — утримуються із зарплати найманого. Тобто з нарахованих 8 647 грн працівник отримує на руки 8 647 − 1 556,46 (ПДФО) − 432,35 (ВЗ) = 6 658,19 грн.
• ЄСВ 22% — нараховується «зверху» зарплати, платить роботодавець. На 8 647 грн → 1 902,34 грн ЄСВ. Не вираховується із зарплати!
• Об'єднана звітність (4ДФ + ЄСВ) — квартально, протягом 40 календарних днів після кварталу: 11.05, 10.08, 09.11, 09.02.

Чайові — як обліковувати у 2026

Чайові отримані готівкою прямо від клієнта офіціанту — формально дохід офіціанта, з якого він має задекларувати і сплатити ПДФО 18% + ВЗ 5%. На практиці більшість працює «з білого нуля». Це сіра зона.

Чайові через POS або електронні сервіси (Tabasco, TipTop, QR-код на чеку) — проходять через рахунок закладу. У такому випадку:

• Якщо заклад одразу видає чайові офіціанту як «винагороду до зарплати» — нараховується ПДФО 18% + ВЗ 5% + ЄСВ 22%.
• Якщо передається офіціанту як «чисто чайові» через окрему статтю — спрощений механізм, але потребує внутрішнього положення про обіг чайових.

Чайові через Tabasco, TipTop, QR — оподаткування для різних платформ

Цифрові чайові набирають обертів — гість сканує QR-код, платить карткою, гроші потрапляють на рахунок офіціанта або закладу. Але оподаткування різне залежно від того, як організований потік.

Моя рекомендація щодо чайових: оформити кожному офіціанту власний ФОП Г2 (якщо планує >5 000 грн/міс чайових) або Г3 (якщо активно). Чайові надходять через TipTop або Tabasco на його власний ФОП-рахунок. Податок для Г3 — 5% ЄП + 1% ВЗ = 6% з обороту; для Г2 — фіксовані 1 729,40 грн ЄП + 864,70 грн ВЗ на місяць. Заклад звільнений від ПДФО/ЄСВ за чайові, бо юридично це дохід самозайнятої особи, а не працівника. Це законно, прозоро і в 4-5 разів дешевше, ніж «через зарплату».

Кафе vs кав'ярня vs ресторан — особливості

Кав'ярня (coffee shop)

Формат: кава, чай, десерти, мінімальне меню. Площа 30-100 м². 1-4 співробітники. Без алкоголю (або тільки бокаловий вермут/просеко по спецдозволу).

• Оптимальна форма: ФОП 2 група
• Програма: Poster Mini (700 грн/міс)
• РРО/ПРРО: ПРРО Checkbox або від ДПС
• Перший рік витрат: ≈55 000 грн (без обладнання). Деталі у моєму гіді бухгалтерія для кав'ярні і міні-кафе.

Кафе (full-service)

Формат: повне меню (сніданки, обіди, вечері). Часто пиво/вино. Площа 80-250 м². 5-15 співробітників.

• Оптимальна форма: ФОП 2 група — вистачає і для пива, сидру та столових вин (з ліцензією); ТОВ на загальній системі — якщо потрібні міцний алкоголь, кріплені вина або коктейлі на їх основі
• Програма: Poster Pro або iiko
• РРО/ПРРО: обов'язково, бажано окремо на зал і на доставку

Ресторан

Формат: складне меню, повна алкогольна карта, банкети, кейтеринг. Площа 150+ м². 15-50+ співробітників.

• Оптимальна форма: ТОВ на загальній системі з ПДВ
• Програма: iiko, Servio, R-Keeper
• РРО/ПРРО: окремі апарати на бар, ресепшен, доставку
• Облік: повний бухгалтер у штаті або профіль на аутсорсі

Піцерія

Формат: піца на місці + доставка. Часто без алкоголю. 5-12 співробітників.

• Оптимальна форма: ФОП 2 або 3 група
• Особливість: висока частка доставки → потрібен мобільний ПРРО для кур'єрів

Сезонність: новорічні корпоративи, літня тераса, Великдень

Заклад харчування — це бізнес з різко вираженою сезонністю. Грудень може дати 30% річної виручки (корпоративи + новорічна ніч), літо для барів на терасі — теж 30-40%, а березень-квітень або серпень-вересень — провал на 50%. Це впливає на облік, грошовий потік, оподаткування і кадрову політику. Нижче — як кожен сезон правильно обліковувати.

Грудень — пік корпоративних замовлень

Корпоратив від юрособи — це безготівковий розрахунок: рахунок-фактура → передоплата → акт виконаних робіт → закриваючий документ. Для ФОП Г2 — формально заборонені послуги юрособам без обмежень, тому корпоративи краще або через ФОП Г3, або через ТОВ. Передоплата 30-50% — обов'язково з договором. Якщо передоплата прийшла у грудні, а захід у січні — дохід ваш у грудні (касовий метод для ФОП Г3). Це може створити «штучний» сплеск обороту і перевищити ліміт ФОП Г3 (10 091 049 грн/рік). Перевіряйте ліміт у грудні щотижня.

Новорічна ніч 31.12-01.01

Один з найприбутковіших днів у році для ресторанів. Персонал, зайнятий у цю зміну, отримує доплату за роботу в нічний час — не нижче 20% годинної тарифної ставки за кожну годину з 22:00 до 06:00 (ст. 108 КЗпП; нічний час визначено ст. 54 КЗпП). Генеральна угода на 2019–2021 рр. (чинна до укладення нової) встановлює для своїх сторін 35% — конкретний відсоток закріпіть у колдоговорі або положенні про оплату праці. Для офіціанта з окладом 8 647 грн і зміною 31.12 з 18:00 до 04:00 нічними є 6 годин (22:00–04:00); годинна ставка грудня 2026 = 8 647 ÷ 184 год = 47,00 грн, тому доплата = 6 × 47,00 × 20% = ~56 грн за зміну (за ставкою 35% — ~99 грн). Подвійна оплата за ст. 107 КЗпП тут не виникає: 31 грудня святковим днем не є, а 1 січня у 2026 році святковим днем для цілей трудового законодавства не вважається — на період воєнного стану ст. 73 КЗпП не застосовується (ч. 6 ст. 6 ЗУ №2136-IX). Підвищену оплату за новорічну ніч можна встановити добровільно наказом чи колдоговором. ПРРО має працювати без перерви, з 22:00 до 06:00 — це «нічна реалізація». Постійних «нічних» заборон продажу алкоголю за рішенням міськради Закон №3817-IX більше не передбачає: місцева рада може заборонити або обмежити продаж лише на час проведення масових заходів (ч. 4 ст. 71). Фактичні часові обмеження випливають з режиму воєнного стану — розпорядження ОВА і комендантська година. Перевірте чинне розпорядження ОВА для свого міста перед новорічною зміною.

Літня тераса (травень-вересень)

Літня тераса — це окрема «зона обслуговування». Якщо тераса не була в первинному дозволі — потрібен дозвіл на встановлення тимчасової споруди (ТС) від ОМС, плюс продовження санітарного паспорта. Дозвіл — на 1 сезон (травень-вересень), вартість 5 000-25 000 грн залежно від міста і площі. Облікова специфіка: окремі ПРРО на терасу (рекомендовано), окрема інвентаризація алкоголю (бо часто це бар-стенд на терасі), додатковий персонал на сезон — оформлюється трудовими договорами на визначений строк (ст. 23 КЗпП), не «по чорному».

Великдень, 8 березня, День Закоханих

Спецменю, спецціни, броні столиків з передоплатою. Передоплата за бронь — це задаток (ст. 570 ЦК) або аванс (ст. 626 ЦК). Якщо гість не з'явився — задаток лишається у закладу (ваш дохід → ПРРО). Якщо це аванс — повертається. У договорі-оферті на бронювання чітко прописуйте, чим є передоплата. Для ФОП на ЄП будь-яка передоплата = дохід поточного періоду (касовий метод, пп. 292.6 ПКУ).

Річний бюджет за сезонами

Ресторан — це бізнес з дуже нерівним грошовим потоком по місяцях. Я даю всім клієнтам шаблон бюджету з розбивкою за сезонами.

• Січень-лютий: «провал». Виручка падає на 30-50% від піку. Багато закладів ідуть у збиток. Лайфхак — різдвяний кейтеринг, бізнес-ланчі для офісів.
• Березень: 8 березня — найкращий день року для ресторану. Бронювання за 2 тижні, середній чек +60-80%.
• Квітень-травень: починається сезон весіль і корпоративів. Якщо у вас є банкетна зала — це золото.
• Червень-серпень: тераса працює 24/7, морозиво, освіжаючі коктейлі. Виручка +30-50% від середньорічної.
• Вересень: «шкільний» місяць — виручка падає на 20-30%.
• Жовтень-листопад: діловий сезон, корпоративи. Виручка повертається до норми +10%.
• Грудень: новорічні банкети, корпоративи. Виручка +80-150% від середньорічної.

Це означає — податки на зарплату і ЄСВ постійні, а виручка стрибає втричі. Бухгалтер має допомогти клієнту побудувати річний бюджет з резервним фондом: у грудні відкласти 15-20% виручки на «провал» січня-лютого. Без цього заклад щороку опиняється з простроченням по податках і зарплаті в січні.

Сезонні корективи у штаті

Влітку терасу обслуговують 5 додаткових офіціантів, узимку — звільнили. Це не «на чорному» — оформлюється строковим трудовим договором (ст. 23 КЗпП) або через ФОП (для шеф-кухарів, баристи-фрилансерів). Деталі — сезонна зайнятість персоналу в готелі, зарплата офіціантів і чайові, шеф-кухар: ФОП vs самозайнятий.

Матриця штрафів 2026 для HoReCa

Штрафи — це окрема дисципліна. Я зібрала всі типові штрафи для закладу харчування з посиланнями на нормативку. Сума штрафу часто індексується від МЗП (8 647 грн), тому щороку трохи росте.

Реальний кейс зі штрафом 25 941 грн: клієнт-кафе у Полтаві продавав крафтове пиво без ліцензії «бо це до 5%». Прийшла перевірка ДПС, виявили 18 пляшок, штраф = 25 941 грн (мінімум 3 МЗП за п. 13 ч. 2 ст. 73 — 200 % вартості 18 пляшок дали б менше). Лікнеп був: «думали, що крафт без додавання спирту — це окремий тариф, який ми вже сплатили». Окремий тариф є для сидру і перрі (324,26 грн/кв, 1 297,05 грн/рік), але не для пива. Контрольний кейс: контрольна закупка ДПС у фастфуді.

Ключові дедлайни і КБК для закладу харчування

Усі поточні дедлайни і нагадування — в моєму бухгалтерському календарі. Якщо хочете передати облік мені на аутсорсинг — деталі на сторінці бухгалтерські послуги для ресторанів і кафе. Для розуміння всіх нюансів ресторанної бухгалтерії — почніть з бухгалтер для ресторану, а якщо плануєте доставку через сайт — обов'язково прочитайте ФОП інтернет-магазин і РРО 2026.

Держпродспоживслужба, HACCP, дозволи

Держпродспоживслужба — це орган, який перевіряє харчову безпечність. Для ресторану головний документ — Закон України №771/97-ВР «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів». З 2017 року всі заклади громадського харчування зобов'язані впровадити систему HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points).

Що це означає на практиці:

• Журнали температурного режиму — холодильник, морозильник, теплова шафа. Заміри 2 рази на день.
• Журнал вхідного контролю сировини — кожна партія з накладною фіксується: постачальник, дата, температура постачання, строк придатності.
• Журнал санітарної обробки — миття інвентарю, прибирання приміщення, дезінфекція.
• Медкнижки персоналу — обов'язкові для всіх, хто контактує з їжею. Оновлення раз на рік. Без медкнижки — штраф 1 700 грн за працівника + зупинення роботи.
• Дозвіл Держпродспоживслужби (експлуатаційний) — на кожен заклад. Строк дії 5 років.

Під час перевірки інспектор дивиться: журнали, медкнижки, накладні на сировину, техкарти, маркування упаковки, стан приміщень. Я ставлю клієнту систему HACCP-документації зазвичай за 2-3 тижні до відкриття, а потім раз на рік оновлюємо. Штраф за невпровадження постійно діючих процедур на принципах HACCP — за ст. 65 Закону №2042-VIII: 15 МЗП = 129 705 грн для ФОП і 30 МЗП = 259 410 грн для юрособи, плюс зупинення роботи до усунення.

Інвентаризація: механіка і строки

Інвентаризація — це не «за бажанням», а обов'язкова процедура. Регулюється наказом Мінфіну №879 «Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань». Для HoReCa встановлені такі мінімальні строки:

• Щодня: інвентаризація алкоголю в барі, особливо дорогих позицій (віскі >3 000 грн/пляшка, преміум-вино). Барменська зміна здає за описом наступній.
• Щотижня: продукти, що швидко псуються (м'ясо, риба, молочні).
• Щомісяця: увесь склад продуктів і алкоголю. Дата — останній день місяця, щоб зійшлися місячні звіти.
• Щокварталу: інвентар, посуд, дрібне обладнання.
• Щороку: основні засоби (меблі, професійне обладнання), нематеріальні активи, зобов'язання, дебіторська/кредиторська заборгованість.

Інвентаризаційна комісія — мінімум 3 особи: представник керівництва, бухгалтер (або запрошений), матеріально відповідальна особа (кухар, бармен). За результатами складається інвентаризаційний опис і звіряльна відомість. Виявлені розбіжності:

• Надлишки — оприбутковуються на склад, відображаються як «інший операційний дохід» (рахунок 719). ПДФО не виникає.
• Нестача в межах норм природного убутку — списується на витрати (рахунок 947). ПДФО не виникає.
• Нестача понад норми — стягується з матеріально відповідальної особи або списується з оподаткуванням ПДФО 18% + ВЗ 5% (як «дохід» працівника). Це болісний механізм — краще до нього не доводити. Поглиблено — інвентаризація алкоголю в барі щомісяця.

Природний убуток: наказ № 88 і власні норми закладу

Природний убуток — це неминучі втрати продукту через усихання, утруску, википання, випаровування, охолодження, миття. Ці втрати дозволені нормами і не підлягають утриманню з працівника. Базовий документ для втрат при зберіганні — наказ Мінторгу СРСР від 02.04.1987 № 88 «Про затвердження норм природного убутку продовольчих товарів у торгівлі та інструкцій з їх застосування» (застосовується в Україні за Постановою ВР від 12.09.1991 № 1545-XII). Важливо: він нормує лише зберігання і реалізацію в торгівлі — втрати при холодній і тепловій обробці беруться зі збірників рецептур і тех карт, а за відсутності норми затверджуються власним наказом по підприємству на підставі контрольної проробки.

Застосовуються ці норми так: кухар приготував 50 порцій картоплі смаженої по 200 г виходу = 10 кг готового продукту. За нормою списання (теплова 20%) йому потрібно було 12,5 кг очищеної картоплі. За нормою очищення (20%) — 15,6 кг сирої. Якщо за інвентаризацією списано 16 кг — нестача 0,4 кг (2,5%), у межах норми, списується на рахунок 947 без утримань.

Імпорт вина, оливкової олії, морепродуктів: ЗЕД

Багато преміум-ресторанів і винотек імпортують сировину напряму — італійське вино, іспанські хамони, японську рибу. Це означає, що бухгалтер має вести облік ЗЕД-операцій:

• Валютний рахунок — відкривається в банку окремо від гривневого. EUR, USD, іноді GBP.
• Правило 180 днів (ліміт 180 днів — Постанова НБУ №18 на період воєнного стану; базовий строк 365 днів — Постанова №5) — оплатили іноземному постачальнику, товар має надійти (або гроші повернутися) протягом 180 днів. Інакше штраф 0,3%/день, до 100% суми.
• Імпортні мита — для вина 0,5 EUR/літр + акциз 5,93 грн/літр + ПДВ 20%. Тобто пляшка вина закупівельною 5 EUR при ввезенні стає приблизно 350 грн (з митами) і продається в ресторані за 1 200-1 800 грн.
• Сертифікат походження, лабораторний висновок — обов'язкові для харчової продукції.
• Декларація ЗЕД — подається через митного брокера, фіксується в обліку як «товари в дорозі».
• Курсові різниці — перераховуються на дату оплати, надходження, балансу. Позитивні — дохід, від'ємні — витрати.

Якщо у вашого ресторану є ЗЕД-напрям — потрібен бухгалтер з досвідом ЗЕД. Я веду такі проєкти багато років, починаючи з моєї роботи в торгово-виробничій компанії у 1999-2003 роках.

Glovo, Bolt Food, Rocket — облік комісій і податків

Доставка через агрегатори — це окрема категорія обліку зі своєю специфікою. Я веду півтора десятка клієнтів, які працюють через Glovo/Bolt Food/Rocket, і матриця комісій виглядає так:

У бухгалтерському обліку кожне замовлення через Glovo виглядає так: гість заплатив 1 000 грн, Glovo переказав вам 720 грн (після утримання 28% комісії), ви самі нараховуєте в обліку: виручка 1 000 грн, витрата на комісію 280 грн. На ФОП ЄП 5% податок рахується з 1 000 грн (повної суми), а не з 720 грн отриманих. Це важливий момент — багато ФОП втрачають тут 5% × 280 = 14 грн з кожної 1 000 грн обороту, поки я не допомагаю це виправити.

Поглиблено про облік агрегаторів — Glovo/Bolt Food: комісії і облік та мультилокація dark kitchen без дроблення.

Перехід з ФОП на ТОВ — момент істини

Це питання мені ставлять раз на місяць. Коли пора переходити? Я виділяю три тригери:

1. Оборот наближається до ліміту ФОП Г3 (10 091 049 грн/рік). Якщо за перше півріччя зробили 6 000 000 грн — екстраполюйте на рік, отримаєте ~12 млн. Через 2-3 місяці впретеся в ліміт. Готуйте ТОВ заздалегідь.
2. Хочете повне алкогольне меню (міцні напої, коктейлі, кріплені вина) — на спрощеній системі воно недоступне: виняток пп. 3 пп. 291.5.1 п. 291.5 ст. 291 ПКУ покриває лише пиво, сидр, перрі та столові вина у фізичних осіб, а на ТОВ не діє взагалі. Потрібна загальна система.
3. Хочете прийняти інвестора, продати частку, дати опціон шеф-кухарю — це все неможливо на ФОП. ТОВ дає юридичну структуру з частками.

Механіка переходу:

• Реєструєте нове ТОВ (3-5 робочих днів через державного реєстратора або нотаріуса).
• Отримуєте наново ВСІ ліцензії — алкоголь, тютюн, дозволи Держпродспоживслужби. Це 20-45 днів з моменту подачі.
• Перереєстровуєте ПРРО на нову юрособу.
• Укладаєте нові трудові договори з усім персоналом.
• ФОП працює паралельно ще 3-6 місяців на залишкових оборотах (наприклад, доставка).
• Майно ФОП передаєте в ТОВ або через дарування (ПДФО 18% + 5% ВЗ, що боляче), або через продаж (теж з податком), або через оренду (найдешевший варіант).

Детальний гайд — перехід ФОП на ТОВ для ресторану.

27 років нуль штрафів — річні highlights моєї практики

Кілька епізодів (зі знеособленими клієнтами), які показують, що означає «правильний бухоблік» для ресторану. Усі клієнти — реальні, цифри реальні, імена змінені.

За 27 років — нуль штрафів від ДПС у моїх клієнтів. Це не магія, це просто системна робота з документами, дедлайнами, інвентаризаціями. Щоразу, коли я беру нового клієнта-ресторан, я починаю з відновлення порядку: техкарти, накладні, ПРРО, ліцензії, медкнижки. Потім усе це працює саме.

Поглиблений FAQ для власників закладів

Якщо я орендую кухню у dark kitchen хабі, чи можу не мати свого ПРРО?

Все залежить від того, на кого оформлюється виручка. Якщо ви приймаєте оплати через свій ФОП/ТОВ (Glovo переказує на ваш IBAN, готівку від клієнтів збираєте ви) — вам потрібен власний ПРРО. Якщо ж dark kitchen хаб працює як «віртуальний ресторан» і виручка проходить через юрособу хабу, який потім вам платить «оренду+роялті» — ПРРО має хаб, а ви виставляєте йому акти. Друга схема правомірна, але потребує грамотного договору і прозорого податкового обліку. Юридична основа — ст. 3 Закону №265/95-ВР: РРО потрібен тому, хто отримує оплату безпосередньо від кінцевого споживача. Якщо ви — підрядник хабу, кінцевого споживача у вас формально немає. Деталі — мультилокація dark kitchen без дроблення.

Чи можна ФОП Г3 (5%) працювати без ПДВ, якщо оборот понад 1 млн?

Так — це окрема історія, в якій плутаються майже всі новачки. Поріг 1 000 000 грн обороту за 12 послідовних місяців (пп. 181.1 ПКУ) — це поріг обов'язкової реєстрації як платника ПДВ для ФОП на загальній системі і для юросіб. Але ФОП на ЄП Г3 за ставкою 5% — звільнений від ПДВ незалежно від обороту, аж до ліміту 10 091 049 грн/рік. Тобто ви можете мати оборот 9 млн грн і не платити ПДВ, якщо ви ФОП Г3 (5%). Як тільки переходите ліміт 10 091 049 грн — обов'язково на ОСНО + ПДВ. Або заздалегідь реєструєтеся ТОВ. Це одна з причин, чому кав'ярні воліють залишатися ФОП Г3, а не переходити на ТОВ — поки оборот < 10 млн, податок 5% часто вигідніший за «прибуток 18% + ПДВ 20% з націнки».

Як правильно обліковувати знижки 50% за happy hour і клубну картку?

Знижка — це зменшення продажної ціни на момент розрахунку, відображається у фіскальному чеку як окремий рядок. У ПРРО налаштовуєте «знижка happy hour 50%» (або «знижка по картці лояльності X%»), яка зменшує підсумкову суму чека. Для ФОП на ЄП дохід — це сума, яку ви фактично отримали від клієнта після знижки (пп. 292.1 ПКУ). Тобто якщо вино коштує 200 грн, у happy hour продаєте за 100 грн — дохід ваш 100 грн (не 200 з «витратою на знижку»). Для ТОВ на загальній системі знижка зменшує дохід для прибутку (П(С)БО 15). Юридична основа знижок — ст. 698 ЦК (роздрібний договір купівлі-продажу). Документально знижки оформлюються наказом по підприємству + положенням про програму лояльності.

Що робити, якщо кур'єр Glovo загубив страву на 350 грн — це списання чи компенсація?

Залежить від договору з Glovo. Стандартний договір ресторан-Glovo передбачає, що ризик втрати страви після передачі кур'єру — на платформі. Glovo компенсує суму страви ресторану, потім стягує з кур'єра. На вашій стороні: страва була виготовлена і списана зі складу (документ — Акт списання у виробництво + калькуляційна карта), оплата прийшла від Glovo за повним прайс-листом. Тобто для вас це звичайний продаж, ніяких списань. Якщо ж договір говорить, що ризик на ресторані — складаєте Акт списання продукції з причиною «втрата при доставці», бухгалтерська проводка Дт 947 Кт 23 («витрати на виробництво» якщо страва не готова) або Дт 947 Кт 28 (якщо вже готова). Більше про комісії — Glovo/Bolt Food: комісії і облік.

Чи можна ресторану списати «бій склом» 5 келихів і не оподатковувати?

Так, у межах норм природного бою. Норму бою посуду заклад затверджує наказом по підприємству — радянські норми природного убутку продовольчих товарів (наказ Мінторгу СРСР від 02.04.1987 № 88) посуд і інвентар не охоплюють. Робочий орієнтир практики для скляної продукції в ресторані — ~0,5-1,5% від обороту за період (місяць), і саме цю цифру треба зафіксувати наказом. Якщо у вас за місяць оборот алкоголю 200 000 грн, норма 1% = 2 000 грн «дозволеного» бою. 5 келихів по 80 грн = 400 грн → у межах норми, списується без донарахування ПДФО. Якщо ж бій 50 келихів по 80 грн = 4 000 грн → 2 000 грн понад норму → це або стягується з МВО, або оподатковується як «додаткове благо» працівника (ПДФО 18% + ВЗ 5%). Документ — Акт списання з підписами комісії. Деталі по м'ясу, овочам — облік палива і витрат для гриля.

Чи потрібна окрема ПРРО на бар у ресторані, чи можна одна каса?

Юридично достатньо одного ПРРО на весь заклад, який обслуговує всі зони. Практично — мати окремі ПРРО на зал (офіціанти) і на бар (бартендер) дуже зручно з 3 причин: (1) бартендер не залежить від офіціанта, може швидко закрити бар-чек; (2) інвентаризація алкоголю проходить за окремою касовою стрічкою — ви точно знаєте, що пробив бартендер, а що офіціант; (3) у разі контрольної закупки ДПС перевіряють обидві каси окремо. У дорогих ресторанах і клубах часто 3-4 ПРРО: зал, бар, тераса, кальянна. Юридична основа — пп. 9 ст. 3 Закону №265/95-ВР дозволяє кільком ПРРО обслуговувати одну точку реалізації. Окрема стаття — ПРРО для ресторану: кас-зони і офіціанти.

Чи можна оплатити алкогольну ліцензію за рік уперед, а не щоквартально?

Ліцензія на роздрібну торгівлю алкоголем надається безстроково (ч. 4 ст. 52 Закону №3817-IX), але плата справляється щоквартально рівними частинами — і авансом: до початку кожного наступного кварталу (ч. 1 ст. 54). Тобто платіж за I квартал — до 1 січня, за II — до 1 квітня, за III — до 1 липня, за IV — до 1 жовтня; гроші мають бути в бюджеті останнім робочим днем попереднього кварталу. Жодних «до 15-го числа першого місяця кварталу» закон не встановлює. Якщо пропустите оплату — це підстава, за якою ДПС протягом 10 робочих днів приймає рішення про припинення дії ліцензії; рішення набирає чинності на другий робочий день після направлення (ст. 46), після чого продаж алкоголю стає незаконним (штраф не менше 25 941 грн). На практиці я рекомендую виставити автоплатіж у банку на 20-те число останнього місяця кожного кварталу: 20 грудня, 20 березня, 20 червня, 20 вересня.

Чи треба декларувати чайові, які гості залишили через QR-код на чеку?

Так, бо ці гроші проходять через ваш банківський рахунок (рахунок закладу). Якщо передаєте офіціанту як «винагороду до зарплати» — нараховується ПДФО 18% + ВЗ 5% + ЄСВ 22% (з боку роботодавця). Якщо передаєте як «чайові» через окрему статтю згідно з внутрішнім положенням про чайові, де чітко прописано, що це не оплата праці, а добровільні дари клієнтів, які заклад транзитом передає офіціанту — є позиція ДПС, яка дозволяє оподатковувати їх лише ПДФО+ВЗ (без ЄСВ). Але це сіра зона: ДПС у різних областях трактує по-різному. Безпечніший варіант — оформити чайові як премію за обсяг продажів, тоді все відкрито і чисто. Або стимулювати готівкові чайові «з рук гостя в руки офіціанта» — це повністю поза вашим обліком. Деталі — чайові кур'єрам: оподаткування.

Якщо я орендую обладнання (кавомашина, гриль) — це поточна оренда чи лізинг?

Залежить від договору. Якщо договір передбачає викуп обладнання в кінці строку (опціон викупу + загальна сума платежів покриває >75% від ринкової вартості) — це фінансовий лізинг (П(С)БО 14). Обладнання обліковується як власне ОЗ, нараховується амортизація, лізингові платежі розподіляються на частину «погашення тіла» і «відсотки». Якщо договір — звичайна оренда без викупу — це операційна оренда, обладнання у вас не на балансі, орендна плата = поточні витрати періоду. Для ФОП на ЄП взагалі обидва варіанти не впливають на податок (бо витрати не враховуються). Для ТОВ — фінлізинг дає амортизацію + відсотки у витрати (зменшує прибуток); операційна оренда — повна сума платежу у витрати. Кавомашина 80 000 грн через фінлізинг на 24 місяці типово на 15-20% дорожча за умови купівлі за свої.

Як обліковувати курсові різниці, якщо я плачу за вино з Італії в євро?

Якщо ви ФОП на ЄП — курсові різниці не існують для вас як облікової категорії, бо ви не ведете повний бухоблік. Дохід рахується на день його отримання, в гривневому еквіваленті за курсом НБУ. Витрати взагалі не враховуються. Для ТОВ на загальній — курсові різниці виникають на дату балансу (31.12) і на дату операції (передоплата постачальнику в євро, потім отримання товару, потім оплата). Кожна різниця між курсом НБУ на ці дати — окремий запис у бухобліку (П(С)БО 21). Курс знизився після оплати → курсова різниця у дохід. Виріс → у витрати. Юридична основа валютних операцій — Постанова НБУ №18 (правило 180 днів для зовнішньоекономічних розрахунків на період воєнного стану; базовий строк 365 днів — Постанова НБУ №5), і Постанова НБУ №148 по готівкових лімітах.

Що таке туристичний збір і чи стосується він ресторану в готелі?

Туристичний збір — це місцевий збір (ст. 268 ПКУ), який стягується з фізичних осіб за тимчасове проживання у місцях розміщення (готель, хостел, апарт-готель, садиба). У 2026 ставки: 43,24 грн/доба для внутрішнього туриста (0,5% МЗП), 86,47 грн/доба для іноземця (1% МЗП). Збирає його заклад розміщення і перераховує у місцевий бюджет щокварталу. Ресторан при готелі туристичний збір не сплачує — це окремий вид послуг (харчування), не пов'язаний з нічлігом. Але якщо у вас готель з рестораном — обліковуєте окремо: туризм-збір лише з нічлігу, ресторанна виручка окремо через ПРРО. Деталі — туристичний збір 2026: як рахувати і переводити, готель і ресторан: подвійний облік.

Чи можна оформити шеф-кухаря як ФОП замість найманого, щоб платити менше?

Можна, але з обмеженнями. Шеф-кухар як ФОП на Г3 (5%) надає закладу «послуги шеф-кухаря» за договором підряду. Закладу це вигідніше: замість ЄСВ 22% (1 902,34 грн) + ПДФО 18% (1 556,46) + ВЗ 5% (432,35) з МЗП = 3 891,15 грн податків (працівник отримує на руки 6 658,19 грн з нарахованих 8 647, бо ЄСВ платить роботодавець зверху) — платите 5% з виплати + шеф сам платить свій ЄСВ. Але є ризики: ДПС може перекваліфікувати договір ФОП у трудові відносини, якщо шеф працює 5 днів на тиждень з 9 до 21, у вашій формі, з вашими інструментами, з фіксованою винагородою щомісяця. Ознаки трудових відносин викладені у ст. 21 КЗпП і Постанові КМУ №197. Якщо ДПС перекваліфікує — донарахуйте ЄСВ+ПДФО+ВЗ за весь період + штраф 86 470 грн (для єдинників Г1–Г3 за перше порушення — попередження) за «неоформленого». Безпечно: шеф-кухар ФОП у вас 2-3 дні на тиждень, у нього є інші клієнти, окремі його інструменти, оплата за результат (за впроваджене меню, за зміну рецептур), не за «явку». Деталі — шеф-кухар: ФОП vs самозайнятий, кур'єри: ФОП Г2 vs ГПД vs трудовий.

Як перевірити готовність персоналу до перевірки ДПС?

Перевірка ДПС у HoReCa — це майже завжди контрольна закупка (купують каву/обід, перевіряють чек) + перевірка журналу касира + перевірка алкогольної ліцензії + перевірка наявності працівників у списку. Ваш персонал має знати: (1) на кожну продажу — фіскальний чек; (2) якщо клієнт відмовляється від чека — пробити з примусу і викинути; (3) у моменті перевірки — не пробувати «домовитися», викликати власника або бухгалтера; (4) надати контактний телефон бухгалтера. Журнал перевірок (форма наказу №201 Мінфіну) має лежати на видному місці. У ньому контролер ставить дату початку, мету, підпис. Якщо журнал відсутній — це адмінштраф 850-1 700 грн (ст. 188-25 КУпАП), але вже сам факт відсутності журналу — погана ознака під час подальшої перевірки.

Чи зобов'язаний бар вести облік розливу пива по літрах?

Так. Закон №3817-IX, ст. 11 зобов'язує реалізатора алкоголю вести облік обороту в одиницях вимірювання, в яких реалізується продукт. Для розливу пива — це літри (або порції). Кожна кега (50 л, 30 л) обліковується окремо: дата закупки, постачальник, серія, кількість літрів. При продажу 0,5 л з кеги — списується 0,5 л з конкретної кеги в обліковій системі. На кінець місяця інвентаризація: фактичний залишок у кезі (вимірюється) має співпадати з обліковим (мінус норма природних втрат 0,5-1%). Якщо нестача — або стягується з бартендера, або оподатковується. Окрема стаття — інвентаризація алкоголю в барі щомісяця.

Чи можна поєднувати ФОП і працевлаштування у власному ресторані?

Можна, але з обмеженнями. Якщо ви — власник ТОВ-ресторану і одночасно ФОП-бухгалтер цього ж ресторану, це легально за умови, що ціни ваших послуг ринкові (не «мільйон на місяць за бухгалтерію мікрокавʼярні»). Тільки дивиться ДПС не на трансфертне ціноутворення: ст. 39 ПКУ до операцій між двома резидентами України не застосовується взагалі — контрольованими визнаються лише операції з нерезидентами, і тільки за одночасного дотримання двох порогів: річний дохід платника понад 150 млн грн і обсяг операцій з кожним контрагентом понад 10 млн грн за рік (пп. 39.2.1.1 і пп. 39.2.1.7 ПКУ). Реальні ризики тут інші. Перший — ознаки прихованих трудових відносин: перекваліфікація з донарахуванням ЄСВ + ПДФО + ВЗ і штрафом за ст. 265 КЗпП (10 МЗП = 86 470 грн за кожного; юрособам і ФОП — платникам єдиного податку груп 1–3 за перше порушення застосовується попередження). Другий — тест «розумної економічної причини (ділової мети)» пп. 14.1.231 ПКУ разом із п. 44.1 ПКУ: акти мають описувати конкретний обсяг робіт, а не «послуги управління» одним рядком. Так само якщо ви оформлені офіціантом у своєму ресторані на МЗП 8 647 грн — це законно, але платите всі податки (ПДФО 18% + ВЗ 5% + ЄСВ 22%) як зі звичайного працівника. Модель «ФОП на послуги управління + дивіденди раз на рік» справді дешевша за зарплату за ставками, бо на дивіденди ЄСВ не нараховується, але рахувати треба за емітентом: ТОВ на єдиному податку — ПДФО 9% (пп. 167.5.4 ПКУ) + ВЗ 5% = 14%; ТОВ на загальній системі — ПДФО 5% (пп. 167.5.2 ПКУ) + ВЗ 5% = 10%, але сам прибуток уже оподаткований податком на прибуток 18%. Авансовий внесок з податку на прибуток при виплаті дивідендів фізособі не справляється (пп. 57.1-1.3 ПКУ). І головне: дивіденди виплачуються лише з чистого прибутку за рішенням загальних зборів і не заміщують оплату фактично виконуваної роботи.

Що робити, якщо ПРРО завис у суботу ввечері з повною залою гостей?

Саме тому я завжди налаштовую клієнтам резервний ПРРО на другому пристрої і офлайн-режим на основному. Норма тут — ст. 5 Закону №265/95-ВР, а не ст. 124 ПКУ (та про штрафи за несплату податків): ПРРО може працювати в режимі офлайн не більше 36 годин поспіль і не більше 168 годин протягом календарного місяця, після відновлення звʼязку чеки автоматично йдуть на сервер ДПС. Це не «право не видавати чек»: чек в офлайні все одно формується, з локальним фіскальним номером. У апаратного РРО механізм інший — за відсутності звʼязку розрахунки проводяться через книгу обліку розрахункових операцій (КОРО) і розрахункові книжки (ст. 10 Закону №265/95-ВР), лімітів 36/168 годин для нього немає. Сучасні ПРРО (Checkbox, Vchasno, Poster) тримають офлайн-режим автоматично.

Який готівковий ліміт у ресторану на ФОП і ТОВ?

За Постановою НБУ №148: між юрособами/ФОП за день — 10 000 грн, з фізособами-споживачами — 50 000 грн на день. Тобто один гість не може оплатити чек на суму >50 000 грн готівкою (банкет великою компанією). Якщо сума більша — оплата лише карткою або безготівковим розрахунком. Штраф за перевищення ліміту — адміністративний, 1 700-3 400 грн при першому порушенні і 8 500-17 000 грн при повторному (ст. 163-15 КУпАП). Для ресторану це рідка ситуація, а для кейтерингу з банкетами — часта. Тому я завжди раджу на великих заходах працювати за передоплатою на рахунок.

Чи можна повернути ПДВ за імпорт оливкової олії для ресторану?

Так, якщо ви платник ПДВ — тобто ТОВ на загальній системі або ТОВ на ЄП 3%+ПДВ. При імпорті оливкової олії ви платите ПДВ 20% на митниці (за ставкою від митної вартості), і ця сума стає вхідним податковим кредитом. При продажу страв з цією олією ви нараховуєте ПДВ 20% від вартості страви (вихідний) і за вирахуванням вхідного кредиту платите різницю в бюджет. Якщо за квартал вхідний ПДВ перевищив вихідний — формується відʼємне значення, яке або переноситься на наступний період, або відшкодовується з бюджету (процедура довга, 60-180 днів). На ФОП і на ТОВ на ЄП 5% відшкодування ПДВ неможливе.

Чи можна ресторану приймати оплату криптовалютою у 2026?

На сьогодні (2026) — формально ні. Криптовалюта в Україні не визнана засобом платежу (позиція НБУ). Якщо ресторан приймає Bitcoin/USDT — це юридично операція обміну/бартеру, яка має оформлюватися окремим договором і оподатковуватися як продаж майнових прав (для ФОП — 5%/3%, для ТОВ — ПДВ 20% + податок на прибуток). На практиці через сервіси на кшталт Whitepay крипту можна конвертувати у гривню на рахунок ресторану. Тоді облік прозорий: прийшли гривні → пробили звичайний чек ПРРО. Я веду пару клієнтів з такою моделлю.

Як обліковувати комісію Booking.com у готельного ресторану?

Booking.com бере комісію 15-25% з кожного бронювання. Ця комісія — це послуга нерезидента (Booking.com BV, Нідерланди). За ст. 141 ПКУ резидент України зобовʼязаний утримати «податок на доходи нерезидента» 15% при виплаті комісії, якщо немає конвенції про уникнення подвійного оподаткування. У Booking.com є резидентство Нідерландів → конвенція Україна-Нідерланди → утримання 0% (але потрібно подати довідку нерезидента до ДПС). На практиці 90% готелів довідки не подають і платять 15% зверху, що є переплатою 15% з кожної комісії. Поглиблено — Booking, Airbnb: комісії і валюта.

Скільки коштує відкрити ресторан з нуля в Києві у 2026 році?

Залежить від формату. Дуже грубо: кав'ярня 30-50 м² — від 500 000 грн (ремонт, обладнання, меблі, перший місяць оренди і фонду оплати праці, ліцензії, ПРРО, маркетинг). Кафе 80-150 м² — від 1,5-3 млн грн. Повноцінний ресторан з алкогольним меню 200+ м² — від 5-10 млн грн. Поточні місячні витрати: оренда (15-25% виручки), фонд оплати праці + ЄСВ (25-30% виручки), продукти (фудкост норматив сегменту), комунальні (3-5%), маркетинг (3-5%), бухгалтерія і юрпослуги (1-2%). Бізнес-план — окрема історія, у матеріалі як відкрити ресторан у 2026 я докладно розписую кошторис.

Куди далі — окрема сторінка для вашого формату

Цей текст охоплює HoReCa загалом. Кожна ніша має свої КВЕДи, ліцензії, ПРРО-нюанси та food cost. Виберіть свій формат для детального розбору:

• Кавʼярня та міні-кафе — бариста, ПРРО Checkbox, Poster-інтеграція
• Повносервісний ресторан — офіціанти, кас-зони, алкогольна ліцензія
• Бар, паб, крафт-заклад — нічна зміна, інвентаризація алкоголю
• Піцерія — Glovo/Bolt, food cost для піци, курʼєри
• Кейтеринг — КВЕД 56.21, виїзне обслуговування
• Пекарня і кондитерська — КВЕД 10.71, поставки в ритейл
• Фастфуд, шаурма, бургер — дозвіл на лоток, контрольна закупка
• Доставка та dark kitchen — Glovo/Bolt комісії, курʼєри
• Готель і хостел — туристичний збір, Booking, валюта