Бухгалтерський облік кафе і ресторану 2026: повна методика

Бухоблік кафе, ресторану, кав'ярні чи пабу — це не просто «вести ФОП на спрощенці». Це облік алкоголю по штрих-коду, технологічні карти на кожну страву, списання боїв і вагових втрат, чайові офіціантів, ліцензії, нічна РРО, інвентаризація на кінець місяця. Я веду таких клієнтів з 2003 року — від маленької кав'ярні на 4 столи до ресторанів з нічним меню і алкогольним поверхом. Нижче — повна методика, як саме виглядає правильно поставлений облік закладу харчування у 2026 році, з усіма ставками, КБК, дедлайнами і типовими помилками.

Яку систему оподаткування обрати кафе/ресторану

Ключове рішення на старті. Від нього залежить, чи зможете ви продавати алкоголь, скільки платитимете податків, чи можна найняти більше 10 офіціантів і чи має сенс відкривати ТОВ.

Чому 99% ресторанів — це ТОВ, а кав'ярні — ФОП

Алкогольна ліцензія для ФОП — окрема історія: фактично роздрібний продаж алкоголю на спрощеній системі неможливий, оскільки ст. 291.5.1.3 ПКУ забороняє виробництво, експорт, імпорт, продаж підакцизних товарів (крім роздрібного продажу палива в обсязі до 20 л і пива до 5% алкоголю — і це теж зі змінами 2025-2027 років, перевіряйте з бухгалтером перед запуском).

Якщо ваш заклад — це лише кава, десерти, сніданки і обіди — підходить ФОП 2 група (з лімітом обороту 7 211 598 грн/рік). Якщо плануєте алкогольне меню (вино, коктейлі, спирт) — це ТОВ + алкогольна ліцензія. Третій варіант — формат «кав'ярня + крафтове пиво до 5%», який і досі викликає спори з ДПС.

КВЕД для закладів харчування — 56.10 / 56.30 / 56.21 / 47.81 / 10.71

КВЕД — це класифікатор видів економічної діяльності, з якого ДПС читає, чим саме ви займаєтеся. Помилковий КВЕД у виписці — це або відмова в ліцензії, або проблеми з ПРРО (бо програма не пускає вашу касу під «непрофільну» діяльність), або донарахування єдиного податку «понад дозволені види». Для HoReCa головних КВЕДів шість, плюс декілька допоміжних. Кожен заклад має бути зареєстрований щонайменше на основному КВЕД своєї ніші, та плюс — на тих допоміжних, які реально працюють. Краще на старті додати 3-4 коди «з запасом», бо доміни КВЕД через Дію або реєстратора — це 1-2 дні роботи, а виправлення під час перевірки ДПС — тиждень і донарахування.

Юридична основа реєстрації КВЕД — ст. 9 Закону «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань». Кількість КВЕД у виписці не обмежена, але один із них — основний. Для ФОП на спрощеній системі ДПС періодично перевіряє, чи всі ваші види діяльності дозволені для вашої групи (ст. 291.4-291.5 ПКУ). Якщо ви ФОП Г2 і у вас в КВЕДах є «оптова торгівля» — це привід для виключення зі спрощеної системи. Для повного гайду по реєстрації нового закладу читайте як відкрити ресторан у 2026, як відкрити піцерію, як відкрити кейтеринг, як відкрити пекарню, як відкрити фастфуд, як відкрити dark kitchen та як відкрити готель або хостел.

ФОП Г1 / Г2 / Г3 / ТОВ ЄП 3%+ПДВ / ТОВ загальна — повне порівняння

Перша таблиця вище — спрощений варіант для швидкого вибору. Нижче — повне порівняння всіх п'яти варіантів за 12 параметрами, з реальними сумами податків. Я брала тут МЗП 2026 = 8 647 грн (ст. 8 Закону про Держбюджет-2026), ЄСВ = 1 902,34 грн/міс, ВЗ для ФОП Г1-2 = 864,70 грн/міс, ставку ЄП Г1 = 302,64 грн/міс (10% від прожиткового мінімуму), ставку ЄП Г2 = 1 729,40 грн/міс (20% від МЗП).

Якщо переростаєте ліміти ФОП — читайте перехід ФОП на ТОВ для ресторану. Це окрема велика тема: переоформлення ліцензій, ПРРО, договорів з постачальниками, інвентаризація на дату переходу.

Кухня + бар + кальянна — РРО/ПРРО обов'язковий

Заклади громадського харчування — без винятків. Будь-яке готівкове прийняття коштів від клієнта (готівка, картка, оплата через термінал, переказ на ФОП-рахунок з призначенням «оплата за послугу») оформлюється фіскальним чеком через РРО або ПРРО. Це вимога Закону №265/95-ВР і пп. 296.10 ПКУ.

ПРРО vs класичний касовий апарат — що обрати у 2026

ПРРО (Програмний РРО) — це безкоштовний застосунок від ДПС або платні сервіси (Checkbox, Poster, iiko). Працює з планшета чи смартфона. Найвигідніший варіант для малого закладу: нульова вартість обладнання, чеки з QR-кодом, інтеграція з POS-системою.

Класичний касовий апарат (Datecs, Maria) — потрібен лише там, де є нестабільний інтернет або великі потоки клієнтів (понад 200 чеків/день), коли ПРРО може «гальмувати».

ПРРО-платформи: Checkbox / Vchasno / iiko / Poster / Syrve

Програмний РРО (ПРРО) — це застосунок на планшеті, смартфоні або POS-терміналі, який видає фіскальні чеки з QR-кодом замість «залізного» касового апарата. Юридична основа — Закон №265/95-ВР і Постанова КМУ №1336-2020. Реєстрація ПРРО — через Електронний кабінет ДПС, тривалість 1-2 робочих дні. Для одного закладу можна підключити кілька ПРРО (на бар, на зал, на доставку) — кожен з окремим фіскальним номером.

Окрема стаття по платформах — ПРРО для ресторану: кас-зони і офіціанти, для бару — ПРРО для бару, нічна зміна, бартендер, для піцерії — ПРРО піцерії з інтеграцією Glovo/Bolt Food, для dark kitchen — ПРРО для кухні без зали, для виїзного кейтерингу — ПРРО для виїзного обслуговування, для пекарні — ПРРО в пекарні: товари vs послуги харчування, для фастфуду — ПРРО для take-away без зали.

Складський облік продуктів — найскладніша частина

Це те, чого 90% початківців взагалі не ведуть, і що пізніше стає причиною податкових донарахувань. Складський облік у HoReCa включає 5 окремих рухів продуктів:

1. Прихід (закупка) — товар від постачальника по накладній. Фіксуємо в обліковій системі: найменування, кількість, вага, ціна за од., загальна сума, постачальник, дата.
2. Списання у виробництво — продукти зі складу йдуть на кухню для приготування страв. Списується по технологічній карті (рецептурі).
3. Реалізація готових страв — клієнт замовив страву → автоматично списуються інгредієнти зі складу за калькуляційною картою.
4. Втрати, бій, природний убуток — окремий акт списання. Норми бою для овочів — до 5%, для фруктів — до 3%, для м'яса — 1-2%.
5. Інвентаризація — фактичний перерахунок раз на місяць (мінімум) і коректування облікових даних. Виявлені нестачі — або стягуються з матеріально-відповідальної особи, або списуються (з ризиком ПДФО).

Технологічні карти — серце ресторанного обліку

Технологічна (калькуляційна) карта — це офіційний документ на кожну позицію меню з переліком інгредієнтів, нормами закладки (брутто/нетто), виходом готової страви, енергетичною цінністю. Затверджується керівником закладу.

Без техкарти ви не можете:

• Розрахувати собівартість страви для калькуляції ціни
• Автоматично списати інгредієнти зі складу при продажу
• Довести під час перевірки Держпродспоживслужби, що страва відповідає заявленому складу і вазі
• Контролювати кухаря (чи не «йде» продукт «наліво»)

Програми для складського обліку: Poster (від 600 грн/міс), iiko (від 1 500 грн/міс), SmartTouch POS, стара добра Б-52 (для великих ресторанів). Інтегруються з ПРРО, банком, постачальниками.

Поглиблено по техкартах для конкретних ніш — техкарти і food cost для ресторану, food cost піци — формули і норми, техкарти для випічки. Норми природного убутку для овочів, фруктів, м'яса затверджені Наказом Мінторгу №157 (стара назва — «Наказ Міністерства торгівлі СРСР»), цей нормативний документ досі чинний в Україні як прийнятий у спадок при правонаступництві.

Документообіг кафе/ресторану — що, коли, як довго зберігати

Заклад харчування — це фабрика паперів. Окрім бухгалтерської звітності, ви маєте підтримувати облік документообігу з постачальниками (накладні, ВТН, ТТН), з працівниками (трудові, графіки, табелі), з контролюючими органами (журнал перевірок), з клієнтами (квитанції повернень). Нижче — повна матриця: який документ, коли створюється, від кого, як довго зберігається.

Загальне правило строку зберігання первинних бухгалтерських документів — 3 роки після завершення податкової перевірки за відповідний період (ст. 44 ПКУ). Документи з трудових відносин — 75 років (Закон про архівну справу і національний архівний фонд). На практиці я рекомендую зберігати все мінімум 5 років, бо ДПС може провести позапланову перевірку за період, який ви вважали «закритим».

Облік алкоголю, тютюну і ліцензії

Алкоголь — найжорсткіше регульована категорія в HoReCa. Закон №3817-IX, ст. 52, 73, плюс єдина державна електронна система обігу алкоголю (е-Акциз) з 2025 року.

Ліцензії на 2026

Ліцензія — на кожне місце торгівлі (кожний РРО) окремо, а плата справляється поквартально. Тобто якщо у вас два заклади — платіть 25 941 грн/рік за алкоголь (2 × 12 970,50) і 4 000 грн за тютюн. Подача — електронно через Електронний кабінет, термін розгляду — 10 робочих днів.

Правила обліку алкоголю

• Кожна пляшка — з акцизною маркою. Без марки — конфіскація + штраф.
• Облік по штрих-коду — при закупці і при продажу пляшки скануєте код. Дані надходять в систему е-Акциз ДПС.
• Розлив за келиханами — обов'язковий калібрований мірний посуд. Норма розливу зазначається в техкарті коктейлю.
• Бій пляшок — складається акт у присутності матеріально-відповідальної особи + барменa, фото осколків. Без акту = вважається продажем без РРО.
• Перевірки ДПС і Держпродспоживслужби — раз на квартал точно (для алкогольних закладів). Перевіряють наявність ліцензії, відповідність меню реєстраціям, нічну реалізацію алкоголю (заборонена з 23:00 до 10:00 у багатьох областях).

Регіональні ставки ліцензій і крафтові напої

Ставка алкогольної ліцензії — це не одна цифра, а матриця: місто vs село, тип напою, кількість ПРРО. ст. 52 Закону №3817-IX (зі змінами 2024-2025 років) встановлює базові тарифи, які множаться залежно від місцезнаходження. Нижче — практичні ставки, які я бачу у клієнтів у різних областях.

Зверніть увагу: ставка множиться на кількість ПРРО. Якщо у ресторані два каси (зал і бар) — платіть 2× за алкоголь. Якщо у вас три точки в місті — це 3× × 2 ПРРО = 6 ставок. Окрема пастка — крафтове пиво і сидр: для крафтової броварні (виробництво) і для сидру без додавання спирту діють інші тарифи, нижчі. Деталі в окремій статті ліцензія на крафт-пиво, сидр, перрі. Також для барів-пабів важливо розрізняти ліцензії на горілку, пиво і крафт — ліцензії на алкоголь для бару.

Собівартість страв і фудкост — головна метрика ресторану

Фудкост (food cost) — це відношення собівартості сировини до продажної ціни страви. Найважливіший показник прибутковості. Норми по галузі:

• Кав'ярня (кава + випічка): 15-20%
• Бар (коктейлі): 18-22%
• Кафе fast-casual: 28-32%
• Ресторан середнього сегменту: 28-35%
• Преміум ресторан: 32-38%
• Піцерія: 25-30%

Як правильно рахувати собівартість

Береться повна закупочна вартість інгредієнтів по техкарті + норма витрат на упаковку (контейнер, серветка, паличка) + відсоток списання на бій. НЕ враховуються: зарплата кухаря, оренда, комунальні (це окремі статті в P&L).

Бенчмарки фудкост по форматах — таблиця з реальними цифрами

Норма фудкост залежить від формату і середнього чека. Нижче — бенчмарки, які я бачу у клієнтів за 2024-2026 роки. Перевищення верхньої межі майже завжди означає одну з трьох проблем: занижена ціна (не індексується інфляція), нестача (продукт «йде» через бій без акта), або помилки в техкартах (закладка більша за реальну).

Для dark kitchen важливо рахувати «справжній» фудкост: до собівартості сировини додавайте комісію Glovo 25-30%, Bolt Food 25-27%, плюс упаковку (бо вона дорожча, ніж у dine-in). Деталі: Glovo/Bolt Food: комісії і облік, облік упаковки і контейнерів для доставки.

Зарплати офіціантів, чайові, ЄСВ

Це окрема велика тема, бо ресторан — це бізнес з найбільшою плинністю кадрів і найбільш складною структурою оплати: ставка + відсоток + чайові.

Як оформляти офіціантів і кухарів у 2026

• Тільки офіційне працевлаштування — трудовий договір або ГПХ (підряд). Штраф за неоформленого працівника у 2026 = 86 470 грн (10 МЗП).
• Мінімальна зарплата — не нижче 8 647 грн (МЗП 2026). Якщо менше — штраф 25 941 грн за кожного працівника.
• ПДФО 18% + ВЗ 5% — утримуються із зарплати найманого. Тобто з нарахованих 8 647 грн працівник отримує на руки 8 647 − 1 556,46 (ПДФО) − 432,35 (ВЗ) = 6 658,19 грн.
• ЄСВ 22% — нараховується «зверху» зарплати, платить роботодавець. На 8 647 грн → 1 902,34 грн ЄСВ. Не вираховується із зарплати!
• Об'єднана звітність (1ДФ + ЄСВ) — квартально, до 10-го числа місяця після кварталу.

Чайові — як обліковувати у 2026

Чайові отримані готівкою прямо від клієнта офіціанту — формально дохід офіціанта, з якого він має задекларувати і сплатити ПДФО 18% + ВЗ 5%. На практиці більшість працює «з білого нуля». Це сіра зона.

Чайові через POS або електронні сервіси (Tabasco, TipTop, QR-код на чеку) — проходять через рахунок закладу. У такому випадку:

• Якщо заклад одразу видає чайові офіціанту як «винагороду до зарплати» — нараховується ПДФО 18% + ВЗ 5% + ЄСВ 22%.
• Якщо передається офіціанту як «чисто чайові» через окрему статтю — спрощений механізм, але потребує внутрішнього положення про обіг чайових.

Кафе vs кав'ярня vs ресторан — особливості

Кав'ярня (coffee shop)

Формат: кава, чай, десерти, мінімальне меню. Площа 30-100 м². 1-4 співробітники. Без алкоголю (або тільки бокаловий вермут/просеко по спецдозволу).

• Оптимальна форма: ФОП 2 група
• Програма: Poster Mini (700 грн/міс)
• РРО/ПРРО: ПРРО Checkbox або від ДПС
• Перший рік витрат: ≈55 000 грн (без обладнання). Деталі у моєму гіді бухгалтерія для кав'ярні і міні-кафе.

Кафе (full-service)

Формат: повне меню (сніданки, обіди, вечері). Часто пиво/вино. Площа 80-250 м². 5-15 співробітників.

• Оптимальна форма: ТОВ на 3 групі (5%) якщо є алкоголь, ФОП 2 група якщо без
• Програма: Poster Pro або iiko
• РРО/ПРРО: обов'язково, бажано окремо на зал і на доставку

Ресторан

Формат: складне меню, повна алкогольна карта, банкети, кейтеринг. Площа 150+ м². 15-50+ співробітників.

• Оптимальна форма: ТОВ на загальній системі з ПДВ
• Програма: iiko, Servio, R-Keeper
• РРО/ПРРО: окремі апарати на бар, ресепшен, доставку
• Облік: повний бухгалтер у штаті або профіль на аутсорсі

Піцерія

Формат: піца на місці + доставка. Часто без алкоголю. 5-12 співробітників.

• Оптимальна форма: ФОП 2 або 3 група
• Особливість: висока частка доставки → потрібен мобільний ПРРО для кур'єрів

Сезонність: новорічні корпоративи, літня тераса, Великдень

Заклад харчування — це бізнес з різко вираженою сезонністю. Грудень може дати 30% річної виручки (корпоративи + новорічна ніч), літо для барів на терасі — теж 30-40%, а березень-квітень або серпень-вересень — провал на 50%. Це впливає на облік, грошовий потік, оподаткування і кадрову політику. Нижче — як кожен сезон правильно обліковувати.

Грудень — пік корпоративних замовлень

Корпоратив від юрособи — це безготівковий розрахунок: рахунок-фактура → передоплата → акт виконаних робіт → закриваючий документ. Для ФОП Г2 — формально заборонені послуги юрособам без обмежень, тому корпоративи краще або через ФОП Г3, або через ТОВ. Передоплата 30-50% — обов'язково з договором. Якщо передоплата прийшла у грудні, а захід у січні — дохід ваш у грудні (касовий метод для ФОП Г3). Це може створити «штучний» сплеск обороту і перевищити ліміт ФОП Г3 (10 091 049 грн/рік). Перевіряйте ліміт у грудні щотижня.

Новорічна ніч 31.12-01.01

Один з найприбутковіших днів у році для ресторанів. Зайнятий персонал — додаткові 100% доплати за роботу в нічний час (з 22:00 до 06:00) і за роботу у вихідний/святковий день (ст. 73, 108 КЗпП). Для офіціанта з окладом 8 647 грн доплата за зміну 31.12 з 18:00 до 04:00: 6 годин святкової (8:00-наступного дня — святкові) × оклад/норму × 2 = ~830 грн доплати тільки за цю зміну. ПРРО має працювати без перерви, з 22:00 до 06:00 — це «нічна реалізація», на яку у багатьох областях обмеження продажу міцного алкоголю (заборонено з 22:00 до 10:00 у Києві, Львові за рішенням ОМС). Перевірте свою область перед запуском.

Літня тераса (травень-вересень)

Літня тераса — це окрема «зона обслуговування». Якщо тераса не була в первинному дозволі — потрібен дозвіл на встановлення тимчасової споруди (ТС) від ОМС, плюс продовження санітарного паспорта. Дозвіл — на 1 сезон (травень-вересень), вартість 5 000-25 000 грн залежно від міста і площі. Облікова специфіка: окремі ПРРО на терасу (рекомендовано), окрема інвентаризація алкоголю (бо часто це бар-стенд на терасі), додатковий персонал на сезон — оформлюється трудовими договорами на визначений строк (ст. 23 КЗпП), не «по чорному».

Великдень, 8 березня, День Закоханих

Спецменю, спецціни, броні столиків з передоплатою. Передоплата за бронь — це задаток (ст. 570 ЦК) або аванс (ст. 626 ЦК). Якщо гість не з'явився — задаток лишається у закладу (ваш дохід → ПРРО). Якщо це аванс — повертається. У договорі-оферті на бронювання чітко прописуйте, чим є передоплата. Для ФОП на ЄП будь-яка передоплата = дохід поточного періоду (касовий метод, пп. 292.6 ПКУ).

Сезонні корективи у штаті

Влітку терасу обслуговують 5 додаткових офіціантів, узимку — звільнили. Це не «на чорному» — оформлюється строковим трудовим договором (ст. 23 КЗпП) або через ФОП (для шеф-кухарів, баристи-фрилансерів). Деталі — сезонна зайнятість персоналу в готелі, зарплата офіціантів і чайові, шеф-кухар: ФОП vs самозайнятий.

Матриця штрафів 2026 для HoReCa

Штрафи — це окрема дисципліна. Я зібрала всі типові штрафи для закладу харчування з посиланнями на нормативку. Сума штрафу часто індексується від МЗП (8 647 грн), тому щороку трохи росте.

Реальний кейс зі штрафу 25 941 грн + конфіскація: клієнт-кафе у Полтаві продавав крафтове пиво без ліцензії «бо це до 5%». Прийшла перевірка ДПС, виявили 18 пляшок, штраф = 25 941 грн + вилучили весь алкоголь (на 23 000 грн). Лікнеп був: «думали, що крафт без додавання спирту — це окремий тариф, який ми вже сплатили». Окремий тариф є для сидру і перрі (~520 грн/кв), але не для пива. Контрольний кейс: контрольна закупка ДПС у фастфуді.

Ключові дедлайни і КБК для закладу харчування

Усі поточні дедлайни і нагадування — в моєму бухгалтерському календарі. Якщо хочете передати облік мені на аутсорсинг — деталі на сторінці бухгалтерські послуги для ресторанів і кафе. Для розуміння всіх нюансів ресторанної бухгалтерії — почніть з бухгалтер для ресторану, а якщо плануєте доставку через сайт — обов'язково прочитайте ФОП інтернет-магазин і РРО 2026.

Поглиблений FAQ для власників закладів

Якщо я орендую кухню у dark kitchen хабі, чи можу не мати свого ПРРО?

Все залежить від того, на кого оформлюється виручка. Якщо ви приймаєте оплати через свій ФОП/ТОВ (Glovo переказує на ваш IBAN, готівку від клієнтів збираєте ви) — вам потрібен власний ПРРО. Якщо ж dark kitchen хаб працює як «віртуальний ресторан» і виручка проходить через юрособу хабу, який потім вам платить «оренду+роялті» — ПРРО має хаб, а ви виставляєте йому акти. Друга схема правомірна, але потребує грамотного договору і прозорого податкового обліку. Юридична основа — ст. 3 Закону №265/95-ВР: РРО потрібен тому, хто отримує оплату безпосередньо від кінцевого споживача. Якщо ви — підрядник хабу, кінцевого споживача у вас формально немає. Деталі — мультилокація dark kitchen без дроблення.

Чи можна ФОП Г3 (5%) працювати без ПДВ, якщо оборот понад 1 млн?

Так — це окрема історія, в якій плутаються майже всі новачки. Поріг 1 000 000 грн обороту за 12 послідовних місяців (пп. 181.1 ПКУ) — це поріг обов'язкової реєстрації як платника ПДВ для ФОП на загальній системі і для юросіб. Але ФОП на ЄП Г3 за ставкою 5% — звільнений від ПДВ незалежно від обороту, аж до ліміту 10 091 049 грн/рік. Тобто ви можете мати оборот 9 млн грн і не платити ПДВ, якщо ви ФОП Г3 (5%). Як тільки переходите ліміт 10 091 049 грн — обов'язково на ОСНО + ПДВ. Або заздалегідь реєструєтеся ТОВ. Це одна з причин, чому кав'ярні воліють залишатися ФОП Г3, а не переходити на ТОВ — поки оборот < 10 млн, податок 5% часто вигідніший за «прибуток 18% + ПДВ 20% з націнки».

Як правильно обліковувати знижки 50% за happy hour і клубну картку?

Знижка — це зменшення продажної ціни на момент розрахунку, відображається у фіскальному чеку як окремий рядок. У ПРРО налаштовуєте «знижка happy hour 50%» (або «знижка по картці лояльності X%»), яка зменшує підсумкову суму чека. Для ФОП на ЄП дохід — це сума, яку ви фактично отримали від клієнта після знижки (пп. 292.1 ПКУ). Тобто якщо вино коштує 200 грн, у happy hour продаєте за 100 грн — дохід ваш 100 грн (не 200 з «витратою на знижку»). Для ТОВ на загальній системі знижка зменшує дохід для прибутку (П(С)БО 15). Юридична основа знижок — ст. 698 ЦК (роздрібний договір купівлі-продажу). Документально знижки оформлюються наказом по підприємству + положенням про програму лояльності.

Що робити, якщо кур'єр Glovo загубив страву на 350 грн — це списання чи компенсація?

Залежить від договору з Glovo. Стандартний договір ресторан-Glovo передбачає, що ризик втрати страви після передачі кур'єру — на платформі. Glovo компенсує суму страви ресторану, потім стягує з кур'єра. На вашій стороні: страва була виготовлена і списана зі складу (документ — Акт списання у виробництво + калькуляційна карта), оплата прийшла від Glovo за повним прайс-листом. Тобто для вас це звичайний продаж, ніяких списань. Якщо ж договір говорить, що ризик на ресторані — складаєте Акт списання продукції з причиною «втрата при доставці», бухгалтерська проводка Дт 947 Кт 23 («витрати на виробництво» якщо страва не готова) або Дт 947 Кт 28 (якщо вже готова). Більше про комісії — Glovo/Bolt Food: комісії і облік.

Чи можна ресторану списати «бій склом» 5 келихів і не оподатковувати?

Так, у межах норм природного бою. Норми затверджено Наказом Міністерства торгівлі №157 (історичний документ, прийнятий у спадок при правонаступництві УРСР→Україна). Для скляної продукції в ресторані норма ~0,5-1,5% від обороту за період (місяць). Якщо у вас за місяць оборот алкоголю 200 000 грн, норма 1% = 2 000 грн «дозволеного» бою. 5 келихів по 80 грн = 400 грн → у межах норми, списується без донарахування ПДФО. Якщо ж бій 50 келихів по 80 грн = 4 000 грн → 2 000 грн понад норму → це або стягується з МВО, або оподатковується як «додаткове благо» працівника (ПДФО 18% + ВЗ 5%). Документ — Акт списання з підписами комісії. Деталі по м'ясу, овочам — облік палива і витрат для гриля.

Чи потрібна окрема ПРРО на бар у ресторані, чи можна одна каса?

Юридично достатньо одного ПРРО на весь заклад, який обслуговує всі зони. Практично — мати окремі ПРРО на зал (офіціанти) і на бар (бартендер) дуже зручно з 3 причин: (1) бартендер не залежить від офіціанта, може швидко закрити бар-чек; (2) інвентаризація алкоголю проходить за окремою касовою стрічкою — ви точно знаєте, що пробив бартендер, а що офіціант; (3) у разі контрольної закупки ДПС перевіряють обидві каси окремо. У дорогих ресторанах і клубах часто 3-4 ПРРО: зал, бар, тераса, кальянна. Юридична основа — пп. 9 ст. 3 Закону №265/95-ВР дозволяє кільком ПРРО обслуговувати одну точку реалізації. Окрема стаття — ПРРО для ресторану: кас-зони і офіціанти.

Чи можна оплатити алкогольну ліцензію за рік уперед, а не щоквартально?

Технічно ліцензія діє рік (з дати видачі), але плата справляється поквартально. ст. 52 Закону №3817-IX прямо вимагає квартальну оплату — сплачуєте до 15-го числа першого місяця кварталу. Якщо пропустите оплату — дія ліцензії автоматично призупиняється, продаж алкоголю стає незаконним (штраф 25 941 грн + конфіскація). Сплачувати рік уперед можна, але це не дає знижки і не звільняє від ризику: якщо ставка зросте з 1 липня (індексація), доплатите різницю. На практиці я рекомендую виставити автоплатіж у банку на квартальні дати: 15 січня, 15 квітня, 15 липня, 15 жовтня.

Чи треба декларувати чайові, які гості залишили через QR-код на чеку?

Так, бо ці гроші проходять через ваш банківський рахунок (рахунок закладу). Якщо передаєте офіціанту як «винагороду до зарплати» — нараховується ПДФО 18% + ВЗ 5% + ЄСВ 22% (з боку роботодавця). Якщо передаєте як «чайові» через окрему статтю згідно з внутрішнім положенням про чайові, де чітко прописано, що це не оплата праці, а добровільні дари клієнтів, які заклад транзитом передає офіціанту — є позиція ДПС, яка дозволяє оподатковувати їх лише ПДФО+ВЗ (без ЄСВ). Але це сіра зона: ДПС у різних областях трактує по-різному. Безпечніший варіант — оформити чайові як премію за обсяг продажів, тоді все відкрито і чисто. Або стимулювати готівкові чайові «з рук гостя в руки офіціанта» — це повністю поза вашим обліком. Деталі — чайові кур'єрам: оподаткування.

Якщо я орендую обладнання (кавомашина, гриль) — це поточна оренда чи лізинг?

Залежить від договору. Якщо договір передбачає викуп обладнання в кінці строку (опціон викупу + загальна сума платежів покриває >75% від ринкової вартості) — це фінансовий лізинг (П(С)БО 14). Обладнання обліковується як власне ОЗ, нараховується амортизація, лізингові платежі розподіляються на частину «погашення тіла» і «відсотки». Якщо договір — звичайна оренда без викупу — це операційна оренда, обладнання у вас не на балансі, орендна плата = поточні витрати періоду. Для ФОП на ЄП взагалі обидва варіанти не впливають на податок (бо витрати не враховуються). Для ТОВ — фінлізинг дає амортизацію + відсотки у витрати (зменшує прибуток); операційна оренда — повна сума платежу у витрати. Кавомашина 80 000 грн через фінлізинг на 24 місяці типово на 15-20% дорожча за умови купівлі за свої.

Як обліковувати курсові різниці, якщо я плачу за вино з Італії в євро?

Якщо ви ФОП на ЄП — курсові різниці не існують для вас як облікової категорії, бо ви не ведете повний бухоблік. Дохід рахується на день його отримання, в гривневому еквіваленті за курсом НБУ. Витрати взагалі не враховуються. Для ТОВ на загальній — курсові різниці виникають на дату балансу (31.12) і на дату операції (передоплата постачальнику в євро, потім отримання товару, потім оплата). Кожна різниця між курсом НБУ на ці дати — окремий запис у бухобліку (П(С)БО 21). Курс знизився після оплати → курсова різниця у дохід. Виріс → у витрати. Юридична основа валютних операцій — Постанова НБУ №5 про правило 180 днів для зовнішньоекономічних розрахунків (експорт-імпорт), і Постанова НБУ №148 по готівкових лімітах.

Що таке туристичний збір і чи стосується він ресторану в готелі?

Туристичний збір — це місцевий збір (ст. 268 ПКУ), який стягується з фізичних осіб за тимчасове проживання у місцях розміщення (готель, хостел, апарт-готель, садиба). У 2026 ставки: 43,24 грн/доба для внутрішнього туриста (0,5% МЗП), 86,47 грн/доба для іноземця (1% МЗП). Збирає його заклад розміщення і перераховує у місцевий бюджет щокварталу. Ресторан при готелі туристичний збір не сплачує — це окремий вид послуг (харчування), не пов'язаний з нічлігом. Але якщо у вас готель з рестораном — обліковуєте окремо: туризм-збір лише з нічлігу, ресторанна виручка окремо через ПРРО. Деталі — туристичний збір 2026: як рахувати і переводити, готель і ресторан: подвійний облік.

Чи можна оформити шеф-кухаря як ФОП замість найманого, щоб платити менше?

Можна, але з обмеженнями. Шеф-кухар як ФОП на Г3 (5%) надає закладу «послуги шеф-кухаря» за договором підряду. Закладу це вигідніше: замість ЄСВ 22% (1 902,34 грн) + ПДФО 18% (1 556,46) + ВЗ 5% (432,35) з МЗП = 3 891,15 грн на руки 4 755,85 грн (з нарахованих 8 647) — платите 5% з виплати + шеф сам платить свій ЄСВ. Але є ризики: ДПС може перекваліфікувати договір ФОП у трудові відносини, якщо шеф працює 5 днів на тиждень з 9 до 21, у вашій формі, з вашими інструментами, з фіксованою винагородою щомісяця. Ознаки трудових відносин викладені у ст. 21 КЗпП і Постанові КМУ №197. Якщо ДПС перекваліфікує — донарахуйте ЄСВ+ПДФО+ВЗ за весь період + штраф 86 470 грн за «неоформленого». Безпечно: шеф-кухар ФОП у вас 2-3 дні на тиждень, у нього є інші клієнти, окремі його інструменти, оплата за результат (за впроваджене меню, за зміну рецептур), не за «явку». Деталі — шеф-кухар: ФОП vs самозайнятий, кур'єри: ФОП Г2 vs ГПД vs трудовий.

Як перевірити готовність персоналу до перевірки ДПС?

Перевірка ДПС у HoReCa — це майже завжди контрольна закупка (купують каву/обід, перевіряють чек) + перевірка журналу касира + перевірка алкогольної ліцензії + перевірка наявності працівників у списку. Ваш персонал має знати: (1) на кожну продажу — фіскальний чек; (2) якщо клієнт відмовляється від чека — пробити з примусу і викинути; (3) у моменті перевірки — не пробувати «домовитися», викликати власника або бухгалтера; (4) надати контактний телефон бухгалтера. Журнал перевірок (форма наказу №201 Мінфіну) має лежати на видному місці. У ньому контролер ставить дату початку, мету, підпис. Якщо журнал відсутній — це адмінштраф 850-1 700 грн (ст. 188-25 КУпАП), але вже сам факт відсутності журналу — погана ознака під час подальшої перевірки.

Чи зобов'язаний бар вести облік розливу пива по літрах?

Так. Закон №3817-IX, ст. 11 зобов'язує реалізатора алкоголю вести облік обороту в одиницях вимірювання, в яких реалізується продукт. Для розливу пива — це літри (або порції). Кожна кега (50 л, 30 л) обліковується окремо: дата закупки, постачальник, серія, кількість літрів. При продажу 0,5 л з кеги — списується 0,5 л з конкретної кеги в обліковій системі. На кінець місяця інвентаризація: фактичний залишок у кезі (вимірюється) має співпадати з обліковим (мінус норма природних втрат 0,5-1%). Якщо нестача — або стягується з бартендера, або оподатковується. Окрема стаття — інвентаризація алкоголю в барі щомісяця.

Куди далі — окрема сторінка для вашого формату

Цей текст охоплює HoReCa загалом. Кожна ніша має свої КВЕДи, ліцензії, ПРРО-нюанси та food cost. Виберіть свій формат для детального розбору:

• Кавʼярня та міні-кафе — бариста, ПРРО Checkbox, Poster-інтеграція
• Повносервісний ресторан — офіціанти, кас-зони, алкогольна ліцензія
• Бар, паб, крафт-заклад — нічна зміна, інвентаризація алкоголю
• Піцерія — Glovo/Bolt, food cost для піци, курʼєри
• Кейтеринг — КВЕД 56.21, виїзне обслуговування
• Пекарня і кондитерська — КВЕД 10.71, поставки в ритейл
• Фастфуд, шаурма, бургер — дозвіл на лоток, контрольна закупка
• Доставка та dark kitchen — Glovo/Bolt комісії, курʼєри
• Готель і хостел — туристичний збір, Booking, валюта