Працював без РРО — штраф 100% від суми (як уникнути наступних)

Ви прийняли готівку від клієнта, не пробивши через РРО (реєстратор розрахункових операцій) або ПРРО (програмний реєстратор) — і прийшла перевірка ДПС. Або ви ще тільки відкриваєте ФОП і хочете зрозуміти, чи можна обійтися без РРО. У цій статті — повний розклад: коли РРО обов’язковий, який штраф 100% від суми і як уникнути наступних порушень — за кожне з них уже 150%.

Я Людмила Мурашко, веду облік ФОП з готівкою, картковими розрахунками і РРО з 1999 року. Бачила всі типи перевірок Держпраці і ДПС, всі типи штрафів. Перший штраф 100% — це гірко, але переживається. Кожен наступний — уже 150%, і це часто кінець ФОП. Не доводьте до цього.

Звідки взявся штраф 100%?

Штраф 100% від суми проведеної без РРО операції встановлений Законом України №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій...» (п. 1 ст. 17). Важлива деталь про дату: з 1 серпня 2023 року до 31 липня 2025 року діяли тимчасово знижені ставки — 25% за перше порушення і 50% за кожне наступне. Але знижені ставки мали вузьке коло: лише ФОП — платники єдиного податку, не зареєстровані платниками ПДВ, і не поширювалися на продаж підакцизних товарів, технічно складних побутових товарів, ліків, виробів медичного призначення та ювелірних виробів. Повні розміри 100% і 150% застосовуються з 1 серпня 2025 року і діють у 2026-му — для всіх без винятку.

Хто зобов’язаний мати РРО/ПРРО у 2026?

З 2022 року РРО/ПРРО обов’язковий для всіх ФОП Г2-Г4, які приймають готівку чи еквайринг, незалежно від обороту. Без РРО можна:

• ФОП Г1 — взагалі без РРО: звільнення дає сам статус платника Г1 (п. 296.10 ПКУ), а не поріг доходу чи спосіб оплати.
• ФОП Г2-Г3 без готівки і еквайрингу — тільки безготівкові з рахунку на рахунок (B2B-послуги, фріланс з оплатою банком).
• Торгівля фізособи за готівку на ринках — крім технічно складних побутових товарів з гарантійним ремонтом, ліків, виробів медпризначення та ювелірних виробів (п. 9 ст. 9 ЗУ №265/95-ВР), а також місця, де готівкові розрахунки не здійснюються — склад, опт (п. 12 ст. 9 ЗУ №265/95-ВР).

Детальніше у статті «РРО vs ПРРО 2026».

Безкоштовний ПРРО — як уникнути 100% штрафу

Держава дає безкоштовний ПРРО від ДПС: програма для телефона/комп’ютера, яка пробиває фіскальні чеки. Це не акція вендора, а вимога закону — ст. 2 ЗУ №265/95-ВР зобов’язує контролюючий орган забезпечити безоплатне програмне рішення. Реєстрація — через Електронний кабінет, на це йде 1-2 дні. Вартість — 0 грн. У 2026 році немає виправдання працювати без РРО.

Як ДПС виявляє роботу без РРО?

• Фактичні перевірки інспекторів (контрольна закупка, прихований покупець).
• Скарги покупців через сайт ДПС або гарячу лінію.
• Аналіз банківських надходжень: якщо у вас на еквайринг приходять гроші, але у фіскальних чеках — менші суми, це автоматично червоний прапор.
• Соцмережі: фото з касою без фіскального чека, відгуки клієнтів про «не дали чек».
• Камеральні перевірки: порівняння обсягу доходу у декларації з сумою фіскальних чеків у системі.

Крок 1 (день 1-3): сплатити перший штраф

Якщо вже отримали повідомлення-рішення про штраф 100%, не воюйте даремно — сплатіть протягом 10 робочих днів, що настають за днем отримання ППР (п. 57.3 ПКУ). Це уникне нарахування пені та податкового боргу.

1. Платіжка за реквізитами, зазначеними у самому податковому повідомленні-рішенні. Конкретний КБК не беріть із довідників в інтернеті: фінансова санкція за ст. 17 ЗУ №265/95-ВР — не адміністративний штраф, і код у ППР може відрізнятися від того, що ви очікуєте. Реквізити з ППР — єдине надійне джерело.
2. Призначення платежу: «Сплата штрафу за порушення ст. 17 ЗУ №265/95-ВР, ППР №___ від ___».
3. Збережіть платіжку — підтвердження для ДПС.

Крок 2 (день 4-7): зареєструвати ПРРО і навести лад

1. Електронний кабінет → Реєстрація ПРРО. Заповнюєте дані ФОП, вибираєте програмний РРО (рекомендую безкоштовний від ДПС або Checkbox/Vchasno Каса для зручніших чеків).
2. Завантажте додаток на телефон/ноутбук. Створіть КЕП у мобільному додатку.
3. Пробіть тестовий чек. Переконайтеся, що QR-код працює, чек приходить покупцю на email/SMS.
4. Навчіть співробітників. Кожен, хто приймає гроші — має вміти пробити чек і знати: «без чека не можна». Це питання їх особистої відповідальності.

Крок 3: уникнути наступних — найголовніше

Кожне наступне порушення = 150% штрафу, і жодного «річного вікна» норма не встановлює. Якщо ви прийняли 30 000 грн без чека вдруге — 45 000 грн штрафу. Це часто означає закриття бізнесу. Профілактика:

• Кожна готівкова операція = чек. Без винятків. «Знайомий забув» — не виняток. «Маленька сума» — не виняток.
• Еквайринг через POS-термінал з фіскалізацією (а не «приватний переказ на картку»). Це автоматично йде у фіскальні чеки.
• Журнал змін цін: якщо ціни залежать від кількості/договірні — фіксуйте суму у чеку відразу при отриманні грошей, не «у кінці місяця».
• Резервний ПРРО на іншому пристрої. Якщо телефон сів — у вас має бути ноутбук з ПРРО.
• Місячна звірка: дохід за виписками банку + готівка з касової книги = сума всіх фіскальних чеків. Якщо різниця більше 1-2% — щось пробиваєте неправильно.

Чи треба РРО IT-ФОП без готівки?

Якщо ви ФОП Г3 і всі гроші приходять на рахунок банком — РРО/ПРРО НЕ обов’язковий. Це найчастіша конфігурація для ІТ і консалтингу. Але якщо одного разу прийняли від українського клієнта готівку — все, з того моменту РРО обов’язковий, реєструйте ПРРО.

Окремо для ЗЕД: якщо клієнт-нерезидент платить SWIFT на ваш валютний рахунок ФОП — РРО не потрібен (це не готівка і не еквайринг).

Як виглядає зведена таблиця — коли РРО потрібен/не потрібен?

Поширені питання

Що робити, якщо ПРРО завис під час продажу?

Тут закон розводить дві різні ситуації, і рукописний товарний чек не підходить у жодній. Зник зв'язок із фіскальним сервером — ПРРО працює в режимі офлайн і видає офлайн-чек із фіскальним номером із заздалегідь сформованого діапазону: не більше 36 годин поспіль і не більше 168 годин за календарний місяць (ст. 5 ЗУ №265/95-ВР). Переконайтеся заздалегідь, що діапазон номерів отримано. ПРРО вийшов з ладу — закон вимагає не проводити розрахунки до усунення несправності. КОРО з розрахунковою книжкою — це резерв для АПАРАТНОГО РРО на час ремонту або відключення електроенергії до 7 робочих днів, і вони мають бути окремо зареєстровані. Рукописний товарний чек не є розрахунковим документом установленої форми (п. 2 ст. 3 ЗУ №265/95-ВР), а проведення операції заднім числом на перевірці кваліфікують як непроведення розрахунку через РРО зі штрафом за ст. 17.

Чи треба РРО для оренди приміщення (Г3)?

Якщо орендар платить на ФОП-рахунок банком — НЕ треба. Якщо готівкою — ОБОВ’ЯЗКОВО. Я раджу клієнтам взагалі не приймати оренду готівкою.

А якщо штраф 100% більший за мою місячну виручку?

Можна попросити розстрочення. Критерій — не «12 місяців», а бюджетний рік: розстрочення в межах поточного бюджетного року (тобто зі сплатою до 31 грудня) вирішує керівник вашого податкового органу (п. 100.8 ПКУ); строк, що виходить за межі бюджетного року, — рішення керівника ДПС України за погодженням з Мінфіном (п. 100.9 ПКУ). Практичний наслідок: заява, подана у вересні, «на 12 місяців» від своєї ДПС не пройде — там лишилося три місяці бюджетного року. І врахуйте: на розстрочену суму нараховуються проценти — 120% річних облікової ставки НБУ (п. 100.1 ПКУ). Заява — через Електронний кабінет з обґрунтуванням фінансового стану.

Чи може ДПС закрити ФОП через РРО-порушення?

Напряму — ні. Але систематична несплата штрафів призведе до податкової застави і примусового стягнення. Бренд «ФОП» залишиться, але грошей не буде.

Скільки коштує бухгалтер для ФОП з РРО?

У мене — від 3 500 грн/міс (ФОП Г2/Г3 з ПРРО, 50-200 операцій/міс). Включаючи реєстрацію ПРРО, навчання, щомісячну звірку.