Почти каждый проект по восстановлению учёта начинается одной фразой: «мы просто сменили бухгалтера». Не было катастрофы, пожара или проверки — был обычный переход, при котором никто не проверил, в каком состоянии дела. Через год выяснилось, что четыре квартала не закрыты.
Приёмка дел занимает несколько часов и стоит ноль. Проект восстановления, который она предотвращает, стоит десятки тысяч гривен. Ниже — чек-лист из семи блоков.
Почему смена бухгалтера — главная причина восстановлений
Механика всегда одна и та же. Уходящий исполнитель психологически уже не отвечает за результат, а приходящий считает, что до него всё было в порядке, — и начинает с текущего периода. Прошлое не проверяет никто. Разрыв обнаруживается либо при требовании об уплате, либо при проверке, либо когда вы решаете закрыть ФЛП.
Единственный человек, заинтересованный проверить стык, — владелец бизнеса. Поэтому чек-лист ниже написан для вас, а не для бухгалтера.
Блок 1. Доступы — забрать первым
- КЭП — квалифицированная подпись на ID-карту или Дія.Підпис, оформленная на вас. Если подпись была «у бухгалтера» — выпускайте свою прямо сейчас, до всех остальных шагов.
- Электронный кабинет плательщика — вход по вашему КЭП. Никто не может закрыть владельцу доступ к его налоговым данным.
- Банк-клиент — доступ к счёту и архиву выписок, с вашими правами администратора.
- Учётная программа — база данных или выгрузка из неё. Если учёт вёлся в облачном сервисе — смена владельца аккаунта.
- ПРРО, если используется, — доступ к кассе и архиву чеков.
Блок 2. Отчётность: что подано на самом деле
Проверяется не по словам, а в кабинете плательщика, за последние 1095 дней.
- Откройте раздел поданной отчётности и выпишите все периоды.
- Сверьте с тем, что должно было подаваться по вашей группе и системе: декларации по единому налогу, объединённая отчётность при наличии наёмных, декларации по НДС, финансовая отчётность для ООО.
- Проверьте статус каждого отчёта. Отправленный и принятый — это разные вещи. Отчёт с квитанцией об отказе формально не подан, и это находка, которая встречается чаще, чем кажется.
Блок 3. Карточка плательщика: долги и переплаты
Интегрированная карточка плательщика в кабинете показывает по каждому налогу отдельно: начислено, уплачено, сальдо. Минута на просмотр даёт больше, чем час разговоров.
- Долг — по какому налогу и с какого периода
- Переплата — бывает не реже; её можно зачесть или вернуть, но само это не произойдёт
- Открытые налоговые уведомления-решения и требования об уплате
- Назначенные проверки — если такая есть, приёмка дел перестаёт быть рутиной и становится срочной
Блок 4. Первичка и учётные регистры
Что должно физически или электронно перейти к вам:
- Договоры с контрагентами, включая действующие
- Акты, накладные, счета за периоды в пределах срока хранения — 1095 дней со дня подачи отчётности, в которой они использованы (ст. 44 НКУ)
- Книга учёта доходов (и расходов — на общей системе)
- Банковские выписки, если они хранились у бухгалтера
- Для плательщиков НДС — реестры полученных и выданных налоговых накладных
- Для ООО — учётные регистры, оборотно-сальдовые ведомости, документы по основным средствам, кассовые документы
Чего нет — не паникуйте: доходная часть восстанавливается от банка, налоговые накладные тянутся из Единого реестра, регистрационные данные — из ЕГР. Но знать, чего нет, нужно до подписания договора с новым исполнителем, а не после.
Блок 5. Кадры и зарплата
Если есть наёмные — самый уязвимый блок.
- Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, штатное расписание
- Уведомления о приёме на работу — они видны в кабинете плательщика, сверьте с фактическим составом
- Ведомости начисления зарплаты, табели, приказы на отпуск
- Личные дела и трудовые книжки, если ведутся в бумажном виде
- Расчёты по больничным и декретным, если были
Блок 6. Открытые обязательства и претензии
- Незакрытые авансы от клиентов и поставщикам
- Дебиторская и кредиторская задолженность — хотя бы по крупным контрагентам
- Заблокированные налоговые накладные, если вы плательщик НДС
- Незавершённая переписка с ГНС: запросы, на которые не ответили, поданные, но не рассмотренные заявления
- Для ВЭД — операции, по которым идёт срок расчётов 180 дней
Блок 7. Акт приёма-передачи
Не бюрократия, а граница ответственности. Что в нём должно быть:
- Дата, на которую передаются дела
- Опись переданных документов и регистров — по группам, а не поштучно
- Перечень переданных доступов
- Состояние отчётности на дату передачи: за какие периоды подана, за какие нет
- Состояние расчётов с бюджетом по данным карточки плательщика на дату
- Подписи обеих сторон
Без акта любая проблема, найденная через полгода, зависает: старый исполнитель говорит, что передал всё, новый — что получил не всё. Акт закрывает этот спор на старте.
Пункт в договор, который стоит дороже всего чек-листа
Добавьте туда же обязанность уведомить о расторжении заранее — за месяц, а не за день до квартального дедлайна.
Что сделать сегодня
Даже если вы не меняете бухгалтера прямо сейчас: зайдите в кабинет плательщика и посмотрите два экрана — поданную отчётность и интегрированную карточку. Двадцать минут. Если всё сходится, вы спокойно закрыли вопрос. Если нет — вы узнали об этом сейчас, а не через год, когда сумма вырастет на пени и санкции. Сомневаетесь в том, что видите, — пришлите, посмотрю вместе с вами.