На загальній системі ФОП платить податки не з усього обороту, а з чистого доходу — тобто з різниці між виручкою та витратами. Це головна перевага системи для бізнесу з реальними витратами (торгівля, виробництво, ЗЕД) і головна пастка для тих, хто не збирає документи. Бо витрати, які ви не змогли підтвердити первинкою, ДПС просто викреслить — і донарахує податки з більшої бази. Розберемо по порядку: як рахується чистий дохід, що можна поставити у витрати, чого ДПС не визнає, і скільки в підсумку виходить платити.
Що таке чистий дохід і як його рахувати?
Чистий (оподатковуваний) дохід ФОП на загальній системі — це база, з якої рахуються всі три податки. Формула проста:
Чистий дохід = Виручка − Документально підтверджені витрати
Виручка — це всі надходження, повʼязані з підприємницькою діяльністю (готівка через касу, оплати на IBAN, валюта від нерезидента). Діє касовий метод: дохід виникає в день, коли гроші фактично надійшли, а не коли ви виставили рахунок. Валютна виручка перераховується в гривню за курсом НБУ на дату зарахування на рахунок ФОП.
Витрати теж визнаються за касовим методом: у зменшення доходу йде лише те, що ви реально сплатили і підтвердили документом і що повʼязане з госпдіяльністю. Три умови одночасно — це і є суть ст. 177.4 ПКУ.
Які витрати можна врахувати (ст. 177.4 ПКУ)?
Перелік дозволених витрат прямо прописаний у ст. 177.4 ПКУ. Головні категорії:
- вартість придбаних товарів, сировини, матеріалів — для перепродажу або виробництва;
- оплата робіт і послуг субпідрядникам за договорами (з актами);
- зарплата найманих працівників плюс нарахований на неї ЄСВ роботодавця 22%;
- оренда приміщення, склад, комунальні платежі;
- послуги звʼязку, інтернет, банківське обслуговування, РРО/ПРРО;
- амортизація основних засобів (за вашим рішенням, за документами);
- інші податки та збори, повʼязані з госпдіяльністю (крім ПДФО, ВЗ та ЄСВ «за себе»).
Що ДПС НЕ визнає витратами?
Найдорожчі помилки — саме тут. ДПС викреслить із витрат:
- витрати без первинних документів — немає накладної, акта чи чека, значить витрати немає;
- особисті витрати — продукти додому, одяг, відпочинок, пальне на приватне авто;
- придбання основних засобів (обладнання, авто, нерухомість) одразу — вони списуються лише через амортизацію, а не всією сумою в момент купівлі;
- оплати «в конверті» без каси й розрахункового документа контрагента;
- сплачені вами штрафи, пеню, неустойки;
- готівку понад ліміт НБУ — між ФОП і юрособами це 10 000 грн/день, і оплати понад цю межу викликають питання.
Податки: ПДФО 18% + ВЗ 5% + ЄСВ 22%
З чистого доходу ФОП на загальній системі сплачує три платежі:
| Податок | Ставка | База |
|---|---|---|
| ПДФО | 18% | чистий дохід |
| Військовий збір | 5% | чистий дохід |
| ЄСВ «за себе» | 22% | чистий дохід, але не нижче 1 902,34 грн/міс |
ПДФО і ВЗ рахуються просто: 18% і 5% від чистого доходу. З ЄСВ є дві межі. Знизу — мінімальний внесок: 22% від МЗП 8 647 грн = 1 902,34 грн/міс. Якщо середньомісячний чистий дохід нижчий за 8 647 грн, 22% від нього виходять меншими за мінімум — і ви все одно платите 1 902,34 грн (у місяцях, де чистий дохід був). Зверху — максимальна база 172 940 грн/міс (20 МЗП): на суму чистого доходу понад неї ЄСВ не нараховується.
Приклад розрахунку на трьох ФОП
ФОП №1 — роздрібна торгівля. Виручка за рік 600 000 грн, документально підтверджені витрати (закупівля товару, оренда, комуналка) 400 000 грн.
- Чистий дохід: 600 000 − 400 000 = 200 000 грн
- ПДФО 18%: 200 000 × 0,18 = 36 000 грн
- ВЗ 5%: 200 000 × 0,05 = 10 000 грн
- ЄСВ 22%: 200 000 × 0,22 = 44 000 грн (16 667 грн/міс > 8 647, мінімум не спрацьовує)
- Разом податків: 90 000 грн — це 15% від виручки
ФОП №2 — послуги з малими витратами. Виручка 480 000 грн/рік, підтверджених витрат лише 60 000 грн (консультант без товарів і найманих).
- Чистий дохід: 480 000 − 60 000 = 420 000 грн
- ПДФО 18%: 420 000 × 0,18 = 75 600 грн
- ВЗ 5%: 420 000 × 0,05 = 21 000 грн
- ЄСВ 22%: 420 000 × 0,22 = 92 400 грн
- Разом податків: 189 000 грн — це 39,4% від виручки
ФОП №3 — низькомаржинальна торгівля. Виручка 900 000 грн/рік, підтверджених витрат 830 000 грн (закупівля з малою націнкою).
- Чистий дохід: 900 000 − 830 000 = 70 000 грн
- ПДФО 18%: 70 000 × 0,18 = 12 600 грн
- ВЗ 5%: 70 000 × 0,05 = 3 500 грн
- ЄСВ: 70 000 / 12 = 5 833 грн/міс < 8 647 → спрацьовує мінімум: 1 902,34 × 12 = 22 828,08 грн
- Разом податків: 38 928,08 грн — лише 4,3% від виручки
| Показник | ФОП №1 (торгівля) | ФОП №2 (послуги) | ФОП №3 (низька маржа) |
|---|---|---|---|
| Виручка/рік | 600 000 | 480 000 | 900 000 |
| Витрати (докум.) | 400 000 | 60 000 | 830 000 |
| Чистий дохід | 200 000 | 420 000 | 70 000 |
| ПДФО 18% | 36 000 | 75 600 | 12 600 |
| ВЗ 5% | 10 000 | 21 000 | 3 500 |
| ЄСВ 22% | 44 000 | 92 400 | 22 828 (мін.) |
| Разом податків | 90 000 | 189 000 | 38 928 |
| % від виручки | 15% | 39,4% | 4,3% |
Хочете прикинути власне навантаження, не рахуючи вручну — скористайтеся калькулятором податків ФОП і підставте свої цифри виручки та витрат.
Чим підтвердити витрати документально?
Кожна витрата має спиратися на первинний документ. У практиці приймаються:
- видаткова накладна — на товари, сировину, матеріали;
- акт виконаних робіт / наданих послуг — на роботи субпідрядників;
- фіскальний або товарний чек — на дрібні закупівлі;
- банківська виписка та платіжне доручення — на безготівкові оплати;
- договір — як підстава для оренди, послуг, поставки;
- ТТН — на перевезення й отримання товару.
Документи фіксуються в Типовій формі обліку доходів і витрат (Книга обліку). Порада з практики: заведіть окрему папку на кожен місяць і складайте туди накладні й акти одразу, а не наприкінці року. Тоді річна декларація збирається за пів дня, а не за тиждень паніки.
Дедлайни, авансові платежі та КБК
ФОП на загальній системі протягом року сплачує авансові платежі, а остаточну суму визначає в річній декларації про майновий стан і доходи.
| Платіж | КБК | Строк |
|---|---|---|
| ПДФО «за себе» | 11010500 | авансові до 20 числа місяця після кварталу; річна декларація — до 1 травня наступного року |
| Військовий збір | реквізити з Електронного кабінету | разом з ПДФО |
| ЄСВ «за себе» | 71040000 | квартально: 20.04, 20.07, 19.10.2026, 19.01.2027 |
Кожен податок — на свій КБК, окремою платіжкою. Сплатите ПДФО на код ЄСВ — гроші зависнуть, а ДПС побачить борг і нарахує пеню. Скільки коштує повне ведення обліку ФОП на загальній системі під ключ, з деклараціями й авансами — дивіться на сторінці тарифів.
Хочете навчитися вести облік ФОП на загальній системі самостійно й без страху перед перевіркою — це докладно розібрано в курсі «Бухгалтер ФОП з нуля».