На общей системе ФОП платит налоги не со всего оборота, а с чистого дохода — то есть с разницы между выручкой и расходами. Это главное преимущество системы для бизнеса с реальными расходами (торговля, производство, ВЭД) и главная ловушка для тех, кто не собирает документы. Ведь расходы, которые вы не смогли подтвердить первичкой, ГНС просто вычеркнет — и доначислит налоги с бо́льшей базы. Разберём по порядку: как считается чистый доход, что можно поставить в расходы, чего ГНС не признаёт и сколько в итоге выходит платить.
Что такое чистый доход и как его считать?
Чистый (облагаемый) доход ФОП на общей системе — это база, с которой считаются все три налога. Формула проста:
Чистый доход = Выручка − Документально подтверждённые расходы
Выручка — это все поступления, связанные с предпринимательской деятельностью (наличные через кассу, оплаты на IBAN, валюта от нерезидента). Действует кассовый метод: доход возникает в день, когда деньги фактически поступили, а не когда вы выставили счёт. Валютная выручка пересчитывается в гривну по курсу НБУ на дату зачисления на счёт ФОП.
Расходы тоже признаются по кассовому методу: в уменьшение дохода идёт лишь то, что вы реально оплатили и подтвердили документом и что связано с хоздеятельностью. Три условия одновременно — это и есть суть ст. 177.4 НКУ.
Какие расходы можно учесть (ст. 177.4 НКУ)?
Перечень разрешённых расходов прямо прописан в ст. 177.4 НКУ. Главные категории:
- стоимость приобретённых товаров, сырья, материалов — для перепродажи или производства;
- оплата работ и услуг субподрядчикам по договорам (с актами);
- зарплата наёмных работников плюс начисленный на неё ЕСВ работодателя 22%;
- аренда помещения, склад, коммунальные платежи;
- услуги связи, интернет, банковское обслуживание, РРО/ПРРО;
- амортизация основных средств (по вашему решению, по документам);
- другие налоги и сборы, связанные с хоздеятельностью (кроме НДФЛ с дохода от хоздеятельности, ВС, НДС у плательщиков НДС, акцизного налога, налога на имущество и единого налога);
- уплаченный ЕСВ «за себя» — он прямо назван среди расходов в пп. 177.4.3 НКУ и учитывается по дате фактической уплаты.
Что ГНС НЕ признаёт расходами?
Самые дорогие ошибки — именно здесь. ГНС вычеркнет из расходов:
- расходы без первичных документов — нет накладной, акта или чека, значит нет и расхода;
- личные расходы — продукты домой, одежда, отдых, топливо на частное авто;
- приобретение основных средств (оборудование, авто, недвижимость) сразу — они списываются только через амортизацию, а не всей суммой в момент покупки;
- оплаты «в конверте» без кассы и расчётного документа контрагента;
- уплаченные вами штрафы, пеню, неустойки.
А вот наличные сверх лимита НБУ (между ФОП и юрлицами — 10 000 грн/день) из расходов не вычёркиваются: если оплата документально подтверждена и связана с хоздеятельностью, расход остаётся. Но само превышение — это отдельное нарушение кассовой дисциплины: админштраф 1 700–3 400 грн, за повторное в течение года 8 500–17 000 грн (ст. 163-15 КУоАП).
Налоги: НДФЛ 18% + ВС 5% + ЕСВ 22%
С чистого дохода ФОП на общей системе платит три платежа:
| Налог | Ставка | База |
|---|---|---|
| НДФЛ | 18% | чистый доход |
| Военный сбор | 5% | чистый доход |
| ЕСВ «за себя» | 22% | чистый доход, но не ниже 1 902,34 грн/мес |
НДФЛ и ВС считаются просто: 18% и 5% от чистого дохода. С ЕСВ есть две границы. Снизу — минимальный взнос: 22% от МЗП 8 647 грн = 1 902,34 грн/мес. Если среднемесячный чистый доход ниже 8 647 грн, 22% от него выходят меньше минимума — и вы всё равно платите 1 902,34 грн (в месяцах, где чистый доход был). Сверху — максимальная база 172 940 грн/мес (20 МЗП): на сумму чистого дохода сверх неё ЕСВ не начисляется.
Пример расчёта на трёх ФОП
ФОП №1 — розничная торговля. Выручка за год 600 000 грн, документально подтверждённые расходы (закупка товара, аренда, коммуналка) 400 000 грн.
- Чистый доход: 600 000 − 400 000 = 200 000 грн
- НДФЛ 18%: 200 000 × 0,18 = 36 000 грн
- ВС 5%: 200 000 × 0,05 = 10 000 грн
- ЕСВ 22%: 200 000 × 0,22 = 44 000 грн (доход равномерный, база каждого месяца 16 667 грн > 8 647 — минимум не срабатывает)
- Итого налогов: 90 000 грн — это 15% от выручки
ФОП №2 — услуги с малыми расходами. Выручка 480 000 грн/год, подтверждённых расходов лишь 60 000 грн (консультант без товаров и наёмных).
- Чистый доход: 480 000 − 60 000 = 420 000 грн
- НДФЛ 18%: 420 000 × 0,18 = 75 600 грн
- ВС 5%: 420 000 × 0,05 = 21 000 грн
- ЕСВ 22%: 420 000 × 0,22 = 92 400 грн
- Итого налогов: 189 000 грн — это 39,4% от выручки
ФОП №3 — низкомаржинальная торговля. Выручка 900 000 грн/год, подтверждённых расходов 830 000 грн (закупка с малой наценкой). Доход равномерный — примерно по 5 833 грн чистого дохода ежемесячно.
- Чистый доход: 900 000 − 830 000 = 70 000 грн
- НДФЛ 18%: 70 000 × 0,18 = 12 600 грн
- ВС 5%: 70 000 × 0,05 = 3 500 грн
- ЕСВ: в каждом из 12 месяцев база 5 833 грн < 8 647 грн → срабатывает минимальный взнос: 1 902,34 × 12 = 22 828,08 грн
- Итого налогов: 38 928,08 грн — лишь 4,3% от выручки
| Показатель | ФОП №1 (торговля) | ФОП №2 (услуги) | ФОП №3 (низкая маржа) |
|---|---|---|---|
| Выручка/год | 600 000 | 480 000 | 900 000 |
| Расходы (докум.) | 400 000 | 60 000 | 830 000 |
| Чистый доход | 200 000 | 420 000 | 70 000 |
| НДФЛ 18% | 36 000 | 75 600 | 12 600 |
| ВС 5% | 10 000 | 21 000 | 3 500 |
| ЕСВ 22% | 44 000 | 92 400 | 22 828 (мин.) |
| Итого налогов | 90 000 | 189 000 | 38 928 |
| % от выручки | 15% | 39,4% | 4,3% |
Расчёты намеренно упрощены: уплаченный ЕСВ сам является расходом и уменьшает базу НДФЛ и ВС (пп. 177.4.3 НКУ), поэтому фактические суммы выйдут заметно ниже приведённых. Порядок величины и выводы от этого не меняются.
Хотите прикинуть собственную нагрузку, не считая вручную — воспользуйтесь калькулятором налогов ФОП и подставьте свои цифры выручки и расходов.
Чем подтвердить расходы документально?
Каждый расход должен опираться на первичный документ. На практике принимаются:
- расходная накладная — на товары, сырьё, материалы;
- акт выполненных работ / оказанных услуг — на работы субподрядчиков;
- фискальный или товарный чек — на мелкие закупки;
- банковская выписка и платёжное поручение — на безналичные оплаты;
- договор — как основание для аренды, услуг, поставки;
- ТТН — на перевозку и получение товара.
Документы фиксируются в Типовой форме учёта доходов и расходов (Книга учёта). Совет из практики: заведите отдельную папку на каждый месяц и складывайте туда накладные и акты сразу, а не в конце года. Тогда годовая декларация собирается за полдня, а не за неделю паники.
Дедлайны, авансовые платежи и КБК
ФОП на общей системе в течение года платит авансовые платежи, а окончательную сумму определяет в годовой декларации об имущественном состоянии и доходах.
| Платёж | КБК | Срок |
|---|---|---|
| НДФЛ «за себя» | 11010500 | авансовые за I–III кварталы — до 20 апреля, 20 июля, 20 октября (за IV квартал аванс не рассчитывается, пп. 177.5.1 НКУ); годовая декларация — до 1 мая следующего года, доплата по годовому расчёту — в течение 10 к.дн. после предельного срока подачи |
| Военный сбор | реквизиты из Электронного кабинета | вместе с НДФЛ |
| ЕСВ «за себя» | 71040000 | ежеквартально: 20.04, 20.07, 19.10.2026, 19.01.2027 |
Каждый налог — на свой КБК, отдельной платёжкой. Заплатите НДФЛ на код ЕСВ — деньги зависнут, а ГНС увидит долг и начислит пеню. Сколько стоит полное ведение учёта ФОП на общей системе под ключ, с декларациями и авансами — смотрите на странице тарифов.
Хотите научиться вести учёт ФОП на общей системе самостоятельно и без страха перед проверкой — это подробно разобрано в курсе «Бухгалтер ФОП с нуля».