Dilovod для ФОП: налаштування обліку онлайн у 2026

Мене часто питають: «Людмило, можна вести облік самому через онлайн-сервіс, чи обов’язково бухгалтер?». Один із найпопулярніших таких сервісів в Україні — Dilovod. За 27 років практики я бачила і вдалі, і провальні самостійні старти, тож тут розкладу чесно: що Dilovod дає ФОП на спрощеній системі (Г2/Г3), як налаштувати кабінет з нуля крок за кроком, і де self-service реально працює, а де економія на бухгалтері виходить дорожчою за помилку.

Що таке Dilovod і що він дає ФОП?

Dilovod — це український хмарний сервіс обліку, орієнтований насамперед на ФОП на спрощеній системі і невеликі ТОВ. Працює у браузері, дані зберігаються онлайн, а головне для ФОП — він закриває рутину навколо єдиного податку. Ось що отримуєте на практиці:

• Книга обліку доходів. Сервіс веде облік ваших надходжень — це основа для розрахунку єдиного податку на Г3 і для контролю ліміту на Г2.
• Формування декларації платника ЄП. На основі внесених доходів Dilovod готує податкову декларацію і дає змогу подати її в ДПС онлайн.
• Розрахунок ЄСВ і ВЗ.Підказує суми обов’язкових платежів — ЄСВ «за себе» 1 902,34 грн/міс і військовий збір.
• Нагадування про дедлайни. Календар із датами сплати і подання, щоб не пропустити квартальний чи річний звіт.
• Інтеграції.Підвантаження банківських виписок, зв’язок із касовими сервісами і первинними документами — менше ручного вводу.

Простими словами: для звичайного ФОП без найманих сервіс перетворює облік на «внести дохід → перевірити → подати». Це справді знімає страх перед порожнім бланком декларації.

Кому підходить self-service, а кому ні?

Це найважливіший розділ, і я навмисно поставила його на початок. Сервіс — це інструмент, а не бухгалтер. Він рахує те, що ви внесли, але не відповідає за вашу стратегію і не побачить помилку, якої ви не знаєте.

Логіка проста: чим простіша структура — тим спокійніше на self-service. Як тільки з’являються наймані, ПДВ, валюта чи готівкова каса — ціна помилки зростає стрибком, і сервіс вас від неї не вбереже.

Як зареєструватися і підключити КЕП?

Перший крок — створити акаунт і прив’язати кваліфікований електронний підпис (КЕП), без якого подати звітність в ДПС онлайн неможливо. Порядок дій:

1. Реєстрація акаунта. Створюєте обліковий запис на сайті сервісу за email і номером телефону, обираєте тариф для ФОП.
2. Отримання КЕП.Якщо підпису ще немає — оформте його через банк (наприклад, у застосунку), через «Дію» або в кваліфікованого надавача. Файловий КЕП або хмарний (Дія.Підпис) — обидва підходять.
3. Прив’язка підпису. Завантажуєте файл КЕП із паролем у кабінет або підключаєте хмарний підпис. Сервіс перевіряє чинність ключа.
4. Перевірка реквізитів. Звіряєте ПІБ, РНОКПП (ІПН), податкову адресу і номер ФОП — вони мають точно збігатися з даними в реєстрі ДПС.

Як зробити перше налаштування кабінету?

Це той етап, де народжується більшість майбутніх помилок. Сервіс рахує строго за тими параметрами, які ви вкажете, тож кожне поле важливе. Перевірте по черзі:

• Група єдиного податку. Г2 чи Г3 — від цього залежить уся логіка розрахунку. Якщо вагаєтесь, спершу прочитайте ФОП 2 чи 3 група: що вибрати.
• Ставка ЄП. Для Г2 — фіксована (до 1 729,40 грн/міс, точну встановлює місцева рада); для Г3 — 5% від доходу (без ПДВ) або 3% (з ПДВ).
• КВЕДи. Внесіть усі ваші зареєстровані види діяльності. Перевірити їх можна в розділі КВЕД — дохід за незареєстрованим КВЕДом на спрощеній системі оподатковується інакше.
• Наявність найманих. Якщо є працівники — це вмикає окрему гілку звітності (4ДФ, ЄСВ роботодавця 22%, не менше 1 902,34 грн).
• Реквізити для сплати (КБК).ЄП Г2 — 18050400, ЄП Г3 (5%) — 18050400, ЄСВ ФОП — 71040000, ВЗ ФОП за себе — 11011700. Помилка в КБК = платіж «завис» не на тому рахунку.

Тут я завжди раджу не поспішати. Одна неправильна галочка у групі чи ставці тягне за собою хибну декларацію за весь квартал — а виправляти потім дорожче, ніж налаштувати правильно з першого разу.

Як вести книгу доходів і формувати декларацію ЄП?

Після налаштування щоденна робота зводиться до внесення доходів. Розгляну два типові сценарії.

Сценарій 1: ФОП Г3 5%, оплати на IBAN

1. Підвантажуєте банківську виписку (інтеграція або вручну).
2. Позначаєте, які надходження є доходом від підприємницької діяльності, а які — ні (поповнення власних коштів, повернення тощо доходом не є).
3. Наприкінці кварталу сервіс рахує єдиний податок: дохід × 5% = ЄП.
4. Формуєте декларацію платника ЄП і подаєте її онлайн із КЕП.

Приклад: дохід за квартал 200 000 грн. ЄП = 200 000 × 5% = 10 000 грн. Окремо — військовий збір 864,70 грн/міс (фіксований, 10% МЗП) і ЄСВ 1 902,34 грн × 3 міс = 5 707,02 грн квартально.

Сценарій 2: ФОП Г2, фіксований податок

1. Дохід вносите для контролю річного ліміту (7 211 598 грн), але ЄП не залежить від суми — він фіксований.
2. ЄП сплачуєте авансом щомісяця до 20 числа; ВЗ — 864,70 грн/міс.
3. Декларація подається раз на рік — за 2026 до 1 березня 2027.

Як працюють нагадування дедлайнів і звітність?

Сильна сторона Dilovod — календар платежів. Але важливо розуміти: нагадування допомагає не забути, проте відповідальність за поданий звіт усе одно на вас. Ось ключові дати на 2026 рік, які сервіс має вам підсвічувати:

З 2026 року для ФОП із найманими 4ДФ подається щоквартально, а не раз на рік — це нова норма, через яку самостійний облік із працівниками став помітно складнішим. Саме тут я найчастіше підхоплюю клієнтів, які «вели самі» до першого найманого.

Які типові помилки при самостійному обліку?

За роки практики я зібрала ТОП помилок, які бачу в кабінетах ФОП, що вели облік самостійно. Кожна з них коштує грошей:

• Неправильна група чи ставка. Вибрав Г2, узяв клієнта-ТОВ на загальній системі — і вже порушив умови групи. Сервіс цього не зловить.
• Дохід за незареєстрованим КВЕДом. На спрощеній системі такий дохід оподатковується інакше — потрібно спершу додати КВЕД.
• Робота без каси, де вона потрібна.Для Г2/Г3 при готівці, картці чи посередниках РРО/ПРРО обов’язковий. Робота без РРО — штраф 100% суми (150% повторно).
• Пропущений ЄСВ.ЄСВ 1 902,34 грн/міс платиться навіть за місяць без доходу. Багато хто думає «нема доходу — нема платежу», і накопичує борг.
• Перевищення ліміту готівки. Між ФОП/ЮО — 10 000 грн/день, з фізособами — 50 000 грн/день (НБУ №148).
• Помилка в КБК.Платіж іде не на той рахунок, формально податок «не сплачено», набігає недоїмка.

Сервіс — чудовий помічник у механіці. Але рішення «яка група», «чи потрібна каса», «чи можна цей дохід» — це вже бухгалтерська експертиза. Якщо хочете, щоб кабінет Dilovod був не лише налаштований, а й щоб облік стабільно йшов без штрафів — це саме те, з чим я допомагаю.

Часті питання

Чи можна вести облік ФОП повністю самому через Dilovod?

Так, якщо у вас проста структура: одна група (Г2 або Г3), без найманих, без ПДВ і ЗЕД, оплати переважно на IBAN. Для складніших випадків — наймані, валюта, готівка з касою — потрібен бухгалтер.

Чи потрібен КЕП для роботи в сервісі?

Так. Без кваліфікованого електронного підпису ви не подасте декларацію в ДПС онлайн. Підійде файловий КЕП або хмарний (Дія.Підпис).

Скільки коштує Dilovod для ФОП?

Тарифи залежать від обсягу і функцій — їх краще дивитися актуальними на сайті сервісу на дату підключення. Точну вартість обов’язково звіряйте на сайті Dilovod, бо вона змінюється.

Чи рахує Dilovod ПДВ?

Облік ПДВ — окрема складна гілка (податкові накладні, ЄРПН, ризик блокування). Для платника ПДВ я не раджу self-service: тут реально потрібен бухгалтер. Поріг реєстрації ПДВ — 1 000 000 грн за 12 місяців. Підвищення порога до 4 000 000 грн з 2027 передбачене законопроєктом Мінфіну — він ще не ухвалений, параметри можуть змінитися.

Сервіс нагадає про дедлайн — отже, я нічого не пропущу?

Нагадування зменшує ризик, але відповідальність за вчасне подання і сплату — на вас, не на сервісі. Якщо КЕП протермінувався чи ви не зайшли в кабінет — штраф за несвоєчасну декларацію 340 грн все одно ваш.

Я найняв працівника — що змінюється в обліку?

З’являється зарплатна звітність: ПДФО 18% і ВЗ 5% із зарплати, ЄСВ роботодавця 22% (не менше 1 902,34 грн), а 4ДФ із 2026 року подається щокварталу. Неоформлений працівник — штраф 86 470 грн (10 МЗП), зарплата нижче МЗП — 25 941 грн. Це вже зона, де помилка дорога, і самостійний облік я не раджу.

Якщо коротко: Dilovod — добрий інструмент, який знімає рутину для простого ФОП. Але інструмент не приймає за вас рішень. Я можу налаштувати кабінет під ваш конкретний випадок — група, КВЕДи, ставка, КБК, календар — і далі вести облік, щоб ви спокійно займались бізнесом. Напишіть мені у формі або в Telegram — порахую саме вашу ситуацію і підкажу, де вистачить self-service, а де краще довірити облік мені.