Розмова майже завжди виглядає однаково. «Бухгалтер у штат просить 20 000. Ви берете 12 000. Але штатний же буде постійно тут, тож переплата всього 8 000 — беремо штатного».
І це помилка на 9 000 гривень щомісяця. Бо 20 000 — це не вартість бухгалтера. Це те, що написано в трудовому договорі.
Головна помилка: порівнювати оклад із ціною
Оклад і ціна послуги — це величини різної природи, і порівнювати їх напряму не можна.
Ціна аутсорсу — кінцева. Скільки в договорі, стільки й пішло з рахунку. Оклад — це тільки одна з кількох статей витрат на працівника, і решта статей не менш реальні, просто вони розкидані по різних місцях бюджету, тому їх не видно одразу.
Щоб порівняння було чесним, оклад треба привести до повної вартості. Робочий множник — приблизно ×1,45.
Множник ×1,45: з чого він складається
| Складова | Скільки | Чому це витрата компанії |
|---|---|---|
| Оклад | ×1,00 | База. Не може бути нижчою за 8 647 грн |
| ЄСВ 22% | +0,22 | Нараховується зверху окладу, коштом роботодавця |
| Відпустка | +0,08 | Від 24 календарних днів на рік оплачуються, а робота в ці дні не робиться |
| Лікарняні | +0,02 | Перші пʼять днів кожного випадку — коштом роботодавця |
| Робоче місце | +0,13 | Компʼютер, ліцензійне ПЗ, ключі, місце в офісі, звʼязок |
| Разом | ×1,45 |
ПДФО 18% і військовий збір 5% у множник не входять — вони утримуються із зарплати працівника, а не додаються зверху. Але саме через них людина з окладом 20 000 отримає на руки близько 15 400 грн, і це варто розуміти обом сторонам під час переговорів.
Повний розрахунок на реальних цифрах
Візьмемо ТОВ на єдиному податку, обсяг операцій середній. Порівнюємо два сценарії.
| Штатний бухгалтер | Аутсорс | |
|---|---|---|
| Оклад / ціна договору | 20 000 грн | від 7 500 грн |
| ЄСВ 22% зверху | 4 400 грн | — |
| Відпустка (у перерахунку на місяць) | ≈ 1 700 грн | — |
| Лікарняні (усереднено) | ≈ 400 грн | — |
| Робоче місце, ПЗ, ключі | ≈ 2 500 грн | — |
| Реальна вартість на місяць | ≈ 29 000 грн | від 7 500 грн |
| Бухгалтер отримує на руки | ≈ 15 400 грн | — |
Для ФОП картина ще різкіша: аутсорс на 3 групі починається від від 3 500 грн, і штатний бухгалтер для такого обсягу — це майже завжди оплата доступності, а не роботи.
Те, що не потрапляє в таблицю
Три речі, які не мають цінника, поки не трапляються.
- Відпустка і хвороба. Бухгалтер у відпустці в липні — а декларація за 2 квартал подається до 10 серпня. Або ви шукаєте заміну на два тижні, або звітність чекає. На аутсорсі безперервність — зобовʼязання виконавця, і воно прописане в договорі.
- Звільнення посеред кварталу. Це та ситуація, з якої починається більшість проєктів із відновлення обліку. Людина пішла, доступи залишились у неї, справи не передані актом — і за півроку зʼясовується, що два періоди не закриті.
- Вузька експертиза. Один штатний бухгалтер знає те, що знає. Коли зʼявляється ЗЕД, заблокована податкова накладна або перевірка ДПС — потрібна людина, яка робила це не вперше. Наймати другого бухгалтера під разову задачу ніхто не буде.
Коли штатний справді вигідніший
Скажу прямо, хоч я і в другому таборі: є ситуації, де штат — правильна відповідь.
- Великий потік первинки. Роздріб із десятками накладних щодня, виробництво зі складським обліком. Груба межа — від 200–300 документів на місяць.
- Потрібна фізична присутність. Хтось має оформлювати документи на місці, приймати товар, працювати з касою.
- Великий штат із постійним рухом. Прийоми, звільнення, лікарняні, відпустки щотижня — це окрема повноцінна робота.
- Специфіка, яку треба тримати в голові щодня. Наприклад, виробництво з калькуляціями собівартості.
Коли аутсорс
- Обсяг операцій стабільний і помірний. ФОП будь-якої групи, ТОВ без великого документообігу.
- Питання складніші за обсяг. ЗЕД, ПДВ, перевірки — тут цінна експертиза, а не кількість годин у кріслі.
- Ви не хочете бути роботодавцем. Кадровий облік на самого бухгалтера — це окрема іронічна стаття витрат.
- Потрібна передбачуваність. Ціна в договорі не зростає через відпустку, лікарняний чи звільнення.
І цілком робочий третій варіант, який часто виявляється найдешевшим: помічник у штаті на первинку плюс бухгалтер на аутсорсі на облік і звітність. Помічник коштує суттєво менше, а відповідальність за звітність лежить на тому, хто має досвід.
Коротка відповідь
Множте оклад на 1,45 — і порівнюйте вже цю цифру. Бухгалтер за 20 000 коштує компанії близько 29 000 грн на місяць.
Напишіть мені, скільки у вас первинних документів на місяць і чи є наймані працівники. Порахую обидва варіанти на ваших цифрах. Якщо вийде, що вам вигідніший штатний — я так і скажу.