Відновлення бухгалтерського обліку — послуга, за якою на ринку майже неможливо порівняти пропозиції. Одні називають «від 3 000», інші «від 30 000», і обидва мають рацію: вони рахують різні речі. Нижче — з чого складається ціна насправді, чотири сценарії з реальним обсягом робіт, два наскрізні розрахунки з арифметикою — ФОП 3 групи за один квартал і ТОВ з ПДВ за два роки — і, окремим рядком, скільки коштує не відновлювати.
З чого складається ціна відновлення обліку
Вартість визначають чотири змінні. Не «складність бізнесу» і не «оборот» — саме ці чотири.
1. Глибина періоду
Скільки кварталів треба закрити. Один незакритий квартал і одинадцять — це лінійно різна робота: кожен період вимагає окремого зводу доходів, окремої декларації або уточнюючого розрахунку, окремої звірки з нарахуваннями в кабінеті ДПС.
2. Система оподаткування
ФОП 1–2 групи відновлюється найшвидше: фіксований податок, одна річна декларація, дохід потрібен лише для контролю ліміту. ФОП 3 групи — квартальні декларації і повний звід доходу за касовим методом. ФОП із ПДВ — плюс реєстр податкових накладних, а це окремий пласт. ТОВ на загальній системі — це вже повноцінне відновлення балансу.
3. Стан первинки
Є банківські виписки і договори — робота механічна. Немає нічого, крім доступу до рахунку, — додається етап відновлення документів: запити контрагентам, повторні акти, повідомлення ДПС про втрату.
4. Наймані працівники
Кожен найманий додає до відновлення зарплатний і кадровий блок: нарахування, ЄСВ, ПДФО, військовий збір, об’єднана звітність за кожен період, а часто й кадрові накази, яких фізично не існує.
Чотири типові сценарії та їх вартість
Це не прайс, а карта: вона показує, де саме ваш випадок на шкалі трудомісткості.
| Сценарій | Що реально треба зробити | Трудомісткість |
|---|---|---|
| А. Один пропущений період ФОП 1–3 групи, все інше подано | Звід доходу за квартал за випискою, декларація або уточнюючий розрахунок, звірка нарахувань у кабінеті, платіжки | Найлегший край шкали. Часто закривається разовою роботою, а не проєктом відновлення |
| Б. Рік-півтора без обліку ФОП 3 групи, є виписки | 4–6 періодів: звід доходу за кожним, декларації, уточнення, перерахунок ЄСВ і військового збору, звірка з інтегрованою карткою платника | Класичний проєкт. Саме з цього рівня починається ставка від 30 000 грн |
| В. Бухгалтер зник, документів немає ФОП із найманими | Усе зі сценарію Б + відновлення первинки від банку і контрагентів, повідомлення ДПС про втрату, кадровий і зарплатний блок за кожен період, об’єднана звітність | Кратно вище за Б. Основний час іде не на розрахунки, а на збір документів |
| Г. ТОВ на загальній системі кілька років без обліку | Відновлення балансу, основних засобів з амортизацією, каси, розрахунків із підзвітними, зарплати, податкових різниць, фінзвітності до Держстату за кожен період | Найважчий край. Оцінюється лише після діагностики, фіксованої ставки не існує |
Зверніть увагу на сценарій А: якщо у вас пропущено один квартал, вам не потрібне «відновлення обліку». Вам потрібне разове подання — і це принципово інша розмова про гроші. Хороший бухгалтер скаже вам це сам. Як обидва краї шкали виглядають у живих цифрах — у двох розрахунках нижче.
Сценарій у цифрах: ФОП 3 групи, один квартал без обліку
Вихідні дані: ФОП 3 групи без ПДВ, послуги, найманих немає. Оборот — 100 000 грн на місяць, усі надходження на рахунок. Декларацію за квартал не подано, єдиний податок, військовий збір і ЄСВ не сплачено: бухгалтер пішов, а «розберуся потім» розтяглося на кілька місяців.
Що треба зробити
- Взяти у банку виписку за квартал — це головне і майже єдине джерело даних.
- Звести дохід касовим методом: за датою надходження грошей на рахунок (п. 292.6 ПКУ).
- Відновити облік доходів — ФОП на єдиному податку без ПДВ веде його у довільній формі (п. 296.1 ПКУ), тож із виписки він збирається за один вечір.
- Подати декларацію з єдиного податку за пропущений квартал.
- Сплатити податки й звірити інтегровану картку платника в кабінеті ДПС — щоб після роботи сальдо було «в нуль», а не «приблизно».
Розрахунок: скільки піде до бюджету
| Платіж | Як рахується | Сума |
|---|---|---|
| Єдиний податок | 5% від 300 000 грн доходу за квартал | 15 000 грн |
| Військовий збір | 1% від 300 000 грн | 3 000 грн |
| ЄСВ за себе | 1 902,34 грн × 3 місяці | 5 707,02 грн |
| Штраф за несвоєчасну декларацію | п. 120.1 ПКУ, перше порушення | 340 грн |
| Самоштраф і пеня при самовиправленні | не застосовуються за періоди воєнного стану (п. 69.38 підрозділу 10 розділу XX ПКУ) | 0 грн |
| Разом до бюджету | 24 047,02 грн |
Тепер про гонорар. Такий випадок — разова робота, а не проєкт відновлення: у прайсі це окремий рядок «відновлення за окремий період» з ціною «після оцінки обсягу». Обсяг тут — це кількість операцій у виписці: квартал із 60–80 платежами без найманих — нижній край шкали, незіставний із повним проєктом. Якщо вам за один квартал ФОП називають ціну повного відновлення — питайте, за що саме.
Сценарій у цифрах: ТОВ з ПДВ, два роки занедбаного обліку
Вихідні дані: ТОВ на загальній системі, платник ПДВ, торгівля, троє працівників. Бухгалтер звільнився два роки тому і справ не передав: з того часу не подано жодної декларації з ПДВ, річні декларації з податку на прибуток і фінзвітність теж не здавалися, частина податкових накладних не зареєстрована в ЄРПН.
Це вже не «звести дохід із виписки». Ось що відновлюється по блоках:
| Блок обліку | Що саме відновлюється | Звідки беруться дані |
|---|---|---|
| Первинні документи | Акти, видаткові накладні, договори за 24 місяці; при втраті — повідомлення ДПС у 5-денний строк і відновлення за 90 днів (п. 44.5 ПКУ) | Банківські виписки, повторні запити контрагентам |
| Баланс і основні засоби | Інвентаризація, вартість ОЗ, амортизація за кожен місяць | Останній зданий баланс, документи на придбання |
| Каса і підзвітні особи | Касова книга, авансові звіти, розрахунки з підзвітними | Виписки, чеки, внутрішні документи |
| Зарплата і кадри | Нарахування, ЄСВ, ПДФО, військовий збір, об’єднана звітність за 8 кварталів, кадрові накази | Трудові договори, табелі, платіжні відомості |
| ПДВ | Звірка з ЄРПН, реєстрація пропущених податкових накладних (потрібен ліміт у СЕА ПДВ), 24 місячні декларації | ЄРПН, виписки, первинка |
| Прибуток і фінзвітність | 2 річні декларації з податку на прибуток, баланс і звіт про фінансові результати | Відновлені регістри обліку |
Послідовність та сама, що й у ФОП, — діагностика, збір документів, відновлення регістрів, декларації, звірка, — але кожен крок помножений на 24 періоди і кілька податків одночасно. Детальний розбір саме ТОВ-частини — балансу, основних засобів і каси — є в окремому матеріалі: відновлення обліку ТОВ: баланс, ОЗ, каса.
Що входить у роботу, а що тарифікується окремо
Головне джерело неприємних сюрпризів — не ставка, а межа послуги. Ось як вона проходить у мене.
Входить у проєкт відновлення
- Діагностика: аналіз кабінету ДПС, інтегрованої картки платника, банківських виписок за період
- Звід доходів за кожним періодом і визначення реальної податкової бази
- Підготовка і подання декларацій та уточнюючих розрахунків за всі періоди, що закриваються
- Перерахунок єдиного податку, ЄСВ і військового збору, підготовка платіжних реквізитів
- Звірка нарахувань і сплат — щоб після роботи картка платника була «в нуль», а не «приблизно»
- Письмовий підсумок: що було, що стало, які суми до сплати і за якими строками
Тарифікується окремо
- Супровід перевірки ДПС, якщо вона вже призначена або почнеться за підсумками — за домовленістю
- Розблокування податкових накладних, якщо в періоді є заблоковані — за домовленістю
- Відновлення первинки через контрагентів, коли їх десятки і потрібне листування з кожним
- Судове оскарження податкових повідомлень-рішень — це робота юриста, не бухгалтера
Що нараховує ДПС, якщо облік не відновити
Це та частина розрахунку, яку найчастіше не враховують, коли вирішують «нехай лежить як є». Ось що застосовує ДПС, коли знаходить занедбаний облік сама:
| Порушення | Норма | Санкція |
|---|---|---|
| Неподана або несвоєчасно подана декларація | п. 120.1 ПКУ | 340 грн за кожну; повторно протягом року — 1 020 грн |
| Донарахування податку за актом перевірки | ст. 123 ПКУ | +10% від визначеної суми; при доведеному умислі — +25% |
| Несплачений ЄСВ | ст. 25 ЗУ №2464-VI | 20% від несплаченої суми + пеня 0,1% за кожен день |
| Прострочена реєстрація податкових накладних | п. 90 підрозділу 2 розділу XX ПКУ (на час воєнного стану) | 2–25% суми ПДВ залежно від тривалості прострочення |
| Відсутність реєстрації ПН, виявлена перевіркою | п. 120-1.2 ПКУ | 50% суми ПДВ |
| Незабезпечення зберігання первинних документів | п. 121.1 ПКУ | 1 020 грн; повторно протягом року — 2 040 грн |
Повернімося до розрахунку ФОП і порахуємо різницю. Самостійне виправлення: 23 707,02 грн податків плюс 340 грн штрафу за прострочену декларацію. Той самий квартал за актом перевірки: ті ж податки, той самий штраф — плюс донарахування 10% від 18 000 грн єдиного податку і військового збору (1 800 грн; при доведеному умислі 25% — 4 500 грн), плюс 20% від несплаченого ЄСВ (1 141,40 грн) і пеня 0,1% за кожен день прострочення. Різниця вже чотиризначна — і росте щодня.
У сценарії ТОВ масштаб інший. Самі лише неподані декларації — 24 з ПДВ і 2 з прибутку — це мінімум 340 грн за кожну, а після першого застосованого штрафу — по 1 020 грн за наступні протягом року. Якщо в незареєстрованих податкових накладних за два роки накопичилося, скажімо, 400 000 грн ПДВ, реєстрація із простроченням понад рік коштує 25% — 100 000 грн штрафу. Це втричі більше за нижню межу вартості всього відновлення.
За скільки періодів взагалі треба відновлювати
Тут економиться найбільше грошей — і тут же найчастіше переплачують.
Строк давності за податковими зобов’язаннями — 1095 днів (стаття 102 ПКУ). За періодами старшими за цей строк контролюючий орган за загальним правилом уже не може визначити зобов’язання, а отже відновлювати їх «про всяк випадок» сенсу немає. Якщо вам пропонують закрити сім років поспіль — попросіть пояснити, навіщо потрібні періоди поза межами 1095 днів.
Винятки, коли глибина більша, існують: якщо декларація за період узагалі не подавалася, ДПС може визначити зобов’язання без дотримання строку давності (п. 102.2 ПКУ) — саме про це застереження у розрахунку ФОП вище. Такі періоди треба перевіряти за конкретною ситуацією, а не вирішувати за загальним правилом. Саме тому діагностика йде до розрахунку ціни, а не після.
Окремо про зберігання: строк залежить від форми бізнесу. ФОП зберігає документи обліку 1 095 днів (пп. 44.3.3 ПКУ), юридична особа — у тому числі на єдиному податку — 1 825 днів (пп. 44.3.2 ПКУ). Відлік — з дня подання звітності, для складення якої використано документ. За незабезпечення зберігання — штраф 1 020 грн, повторно протягом року — 2 040 грн (стаття 121 ПКУ).
Скільки це займає за часом
Строки майже завжди впираються не в бухгалтера, а в треті сторони.
- Виписки з банку — зазвичай 3 робочі дні, за 1095 днів видаються безкоштовно
- Доступ до кабінету ДПС — одразу, якщо у вас є КЕП на ID-картку або Дія.Підпис
- Відповіді контрагентів на запити актів і договорів — від кількох днів до кількох тижнів, і це найнепередбачуваніша ланка
- Офіційне відновлення втрачених документів — 90 календарних днів з дати повідомлення ДПС (п. 44.5 ПКУ)
Практичний висновок: сценарій Б, де виписки є, вкладається в тижні. Сценарій В, де документи збираються заново, — у місяці, і не тому, що робота важка, а тому що ви чекаєте чужі відповіді. Дворічне ТОВ з ПДВ — зазвичай один-три місяці. Починати збір виписок і запитів варто першого ж дня, паралельно з розрахунками.
Як оцінити обсяг самому за 20 хвилин
Це можна зробити до будь-якої розмови про гроші — і варто зробити, щоб розуміти, про який порядок цифр ідеться.
- Зайдіть у кабінет платника через КЕП або Дія.Підпис. Бухгалтер не може закрити вам доступ до ваших же податкових даних — це ваш кабінет, не його.
- Відкрийте розділ поданої звітності і випишіть, за які періоди декларацій немає. Це і є глибина відновлення.
- Подивіться інтегровану картку платника — там видно нарахування, сплати і поточне сальдо за кожним податком. Борг і переплата видно одразу.
- Перевірте розділ повідомлень: чи немає відкритих податкових повідомлень-рішень і призначених перевірок. Якщо є — це змінює і терміновість, і вартість.
- Замовте в банку виписки за періоди без декларацій. Кількість операцій за квартал — головний показник трудомісткості.
З цими п’ятьма пунктами ви приходите до будь-якого бухгалтера уже з фактами, а не з «здається, я рік не звітував». Це розмова, в якій вам називають ціну, а не діапазон.
Де реально можна зекономити
І де економія обертається витратою.
Можна
- Зібрати виписки й договори самостійно. Це чистий час, за який немає сенсу платити чужу ставку.
- Не відновлювати періоди поза межами строку давності, якщо немає причини, поясненої конкретною нормою.
- Не платити стороннім за «аудит», який ні в що не зараховується. Платна діагностика обліку в мене зараховується у вартість відновлення, якщо ви продовжуєте роботу (див. сторінку послуги). Сторонній «аудит» перед відновленням — це той самий аналіз кабінету і виписок, тільки оплачений двічі.
- Почати до кінця кварталу. Частину періодів іноді вдається закрити поточною звітністю, а не уточнюючими розрахунками.
Не можна
- Економити на звірці. Відновлення, після якого картка платника не сходиться, — це робота, яку доведеться оплатити двічі.
- Тягнути до перевірки. Самостійне виправлення і донарахування за актом перевірки — принципово різні суми: різницю на цифрах видно в таблиці штрафів вище.
- Закривати ФОП замість відновлення. Зобов’язання залишаються за фізособою, а ліквідація з відкритими періодами майже гарантовано призводить до документальної перевірки.
Що робити далі
Пройдіть п’ять пунктів із розділу вище і подивіться, який із чотирьох сценаріїв ваш. Якщо це сценарій А — вам потрібне разове подання, і воно коштує незіставно дешевше. Якщо Б, В або Г — це вже проєкт відновлення обліку. На оцінці я дивлюся три речі:
- кабінет ДПС — за які періоди немає звітності, стан інтегрованої картки, чи немає призначених перевірок;
- банківські виписки — кількість операцій, тобто фактична трудомісткість;
- для ТОВ з ПДВ — стан ЄРПН і остання здана фінзвітність.
Після цього називаю обсяг, строк і суму — до підписання договору, і сума фіксується. Якщо в процесі виявиться більше періодів, ніж було видно на старті, це предмет окремої розмови, а не мовчазного збільшення рахунку. Надсилайте через форму або в Telegram, що побачили в кабінеті, — скажу обсяг і ціну до початку роботи, а не після. Що входить у послугу і як проходить процес — на сторінці про вартість відновлення обліку.
Матеріал має інформаційний характер. Розміри санкцій наведені станом на 2026 рік; ваш випадок може мати особливості — уточніть його на консультації.