Відновлення обліку ТОВ майже завжди починають не з того кінця. Збирають договори, шукають акти, піднімають листування — і через місяць упираються в те, що баланс не сходиться і зійтися не може, бо немає точки відліку. У ФОП на спрощеній системі відновлення — це звід доходів. У ТОВ — це відновлення системи рахунків, і порядок тут важливіший за обсяг.
Чим відновлення ТОВ відрізняється від ФОП
| ФОП на єдиному податку | ТОВ | |
|---|---|---|
| Що відновлюється | Звід доходів за датами надходження | Система рахунків, яка має зійтися в баланс |
| Чи достатньо банку | У більшості випадків так | Ні: каса, підзвітні, запаси, ОЗ у банку не видно |
| Точка відліку | Не потрібна — період рахується сам по собі | Обов’язкова: вхідні залишки |
| Звітність | Податкова декларація | Податкова + фінансова звітність до Держстату |
| Кадровий блок | Лише якщо є наймані | Практично завжди: щонайменше директор |
Звідси й різниця в ціні: відновлення обліку ТОВ коштує більше не через націнку «за юрособу», а через інший обсяг роботи.
Крок 1. Вхідні залишки — точка опори
Перш ніж відновлювати періоди, треба зафіксувати стан на дату початку відновлення. Варіанти два:
- За останньою достовірною фінансовою звітністю. Якщо баланс за якийсь минулий період складено коректно і підтверджено, він і стає точкою відліку. Далі відновлюються періоди після нього.
- За інвентаризацією. Якщо достовірної звітності немає взагалі, фіксується фактичний стан активів і зобов’язань на поточну дату, і облік відновлюється від неї, зі зворотним розгортанням періодів.
Крок 2. Інвентаризація: що рахувати обов’язково
Повна інвентаризація всього — це дорого і найчастіше надлишково. Обов’язковий мінімум:
- Основні засоби — що фізично є, де перебуває, в якому стані
- Запаси і товари — фактичні залишки на складі і в торговій точці
- Каса — фактичний залишок готівки на дату
- Розрахунки з контрагентами — акти звірки з кожним суттєвим дебітором і кредитором
- Розрахунки з підзвітними особами — хто, скільки і з якого року винен
Акти звірки з контрагентами дають подвійну користь: вони і відновлюють залишки, і водночас підтверджують операції, документи за якими втрачені.
Крок 3. Основні засоби й амортизація
Найтрудомісткіший блок і водночас найчастіше джерело помилок.
- Ідентифікувати об’єкти — за даними інвентаризації, а не за пам’яттю бухгалтера.
- Визначити дату введення в експлуатацію і первісну вартість. Якщо документів немає, відновлювати від непрямих даних: банківський платіж постачальнику, договір, митна декларація при імпорті. Якщо і цього немає — оцінка.
- Перерахувати амортизацію за всі періоди з дати введення. Вона впливає і на баланс, і на об’єкт оподаткування на загальній системі.
- Перевірити, чи все обліковане існує. Зворотна ситуація трапляється не рідше: в обліку числиться обладнання, якого давно немає. Списання теж треба оформити.
Крок 4. Каса і розрахунки з підзвітними
Тут при відновленні розкривається найбільше неприємного — і краще, щоб це зробили ви, а не перевіряючий.
- Касова книга відновлюється за прибутковими і видатковими ордерами; якщо їх немає — за банківськими операціями зняття і внесення готівки плюс даними РРО/ПРРО.
- Ліміт залишку каси — перевірте, чи встановлений він наказом і чи дотримувався.
- Обмеження готівкових розрахунків — 10 000 грн на день між суб’єктами господарювання і 50 000 грн на день із фізособами (постанова НБУ №148). Перевищення — це адмінштраф 1 700–3 400 грн (100–200 НМДГ), повторно протягом року 8 500–17 000 грн (500–1 000 НМДГ × 17 грн, ст. 163-15 КУпАП).
- Підзвітні суми — класична міна. Суми, видані директору і не повернені роками, за відсутності авансових звітів розглядаються як його дохід з усіма наслідками щодо ПДФО і військового збору.
Крок 5. Зарплата і кадри
Навіть якщо співробітників немає, у ТОВ є директор — і це вже кадровий і зарплатний блок.
- Штатний розпис, накази про прийняття і звільнення, трудові договори
- Нарахування за кожен місяць: зарплата, ЄСВ, ПДФО 18%, військовий збір 5%
- Контроль мінімальної зарплати: 8 647 грн у 2026 році, ЄСВ роботодавця — не нижче 1 902,34 грн на місяць на працівника
- Об’єднана звітність за кожен період, де були нарахування
- Відпускні, лікарняні, компенсації при звільненні — якщо вони були
Крок 6. Фінзвітність і декларації
Фінальний етап, і він подвійний: у ТОВ окремо податкова і окремо фінансова звітність.
- Фінансова звітність — за кожен період, за який не подавалася. Її відсутність є самостійним порушенням, незалежно від податкової частини.
- Податкові декларації — з єдиного податку для ТОВ на спрощеній або з податку на прибуток для загальної системи.
- Порядок — хронологічний: показники пов’язані між періодами через залишки, і «задом наперед» тут не працює навіть технічно.
- Звірка картки платника — після сплати. Проєкт не закрито, доки нарахування не зійшлися зі сплатами.
Окремо: ТОВ на єдиному податку
Поширена хибна думка — що у ТОВ на спрощеній системі звітності менше, ніж у ФОП 3 групи. На практиці її більше.
- Квартальна декларація з єдиного податку — ті самі строки, що у ФОП 3 групи
- КБК єдиного податку для юросіб — 18050300, а не 18050400, як у ФОП. Платіж за «фопівським» кодом не закриє зобов’язання ТОВ
- Квартальна і річна фінансова звітність до Держстату
- Об’єднана звітність за директором і найманими
Що робити далі
Знайдіть останню фінансову звітність, якій можна довіряти, і подивіться її дату — це і є ваша потенційна точка відліку. Якщо такої звітності немає, наступний крок — інвентаризація за п’ятьма позиціями з кроку 2. Надішліть, що знайшли, і я скажу, звідки реально починати і який обсяг інвентаризації потрібен саме у вашому випадку, а який можна не робити.