Корпоративный кейтеринг — это не просто вкусная еда, доставленная вовремя. Это ещё и полноценный B2B-документооборот, без которого заказчик либо не может принять ваши услуги в расходы, либо выплачивает оплату только после того, как ваша бухгалтерия «закроет» сделку корректно. За 27 лет работы с выездным питанием я видела, как кейтерингеры теряли крупные корпоративные контракты — не из-за плохой кухни, а из-за невозможности выдать НДС-накладную или из-за акта без обязательных реквизитов, возвращённого заказчиком. Эта статья — практический гид по каждому документу B2B-цепочки для кейтеринга в 2026 году.
B2B-кейтеринг: почему документы важнее выручки
Большинство кейтерингеров-новичков думают, что корпоративный клиент — это просто больший бюджет. На самом деле он ещё и строже к документам: каждый расход в бухгалтерии заказчика должен быть подкреплён первичкой. Без правильно оформленного пакета документов:
- бухгалтерия заказчика не сможет принять расходы к учёту;
- плательщик НДС не получит налоговый кредит (если вы не выставили НДС-накладную);
- при проверке ГНС операция может быть признана «бестоварной» — доначисления и штрафы заказчику, а репутационные убытки вам;
- в случае спора об оплате — ваша позиция юридически слабее.
Полный пакет B2B-документов для кейтеринга состоит из четырёх элементов. Именно они — основа вашего корпоративного портфеля:
| Документ | Кто составляет | Когда | Дедлайн / норма |
|---|---|---|---|
| Договор на оказание услуг | Кейтерингер (исполнитель) | До мероприятия | ГКУ ст. 901 регулирует содержание договора о предоставлении услуг |
| Акт выполненных работ | Кейтерингер (исполнитель) | После мероприятия | Закон о бухучёте ст. 9 — в день события или на следующий день |
| Расходная накладная | Кейтерингер (поставщик) | При передаче матценностей | Типовой формы нет — произвольная форма с обязательными реквизитами первичного документа (ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV), на момент передачи |
| Налоговая накладная (НДС) | Только плательщик НДС | После первого события (аванс или акт) | НКУ п. 89 подразд. 2 разд. XX — до 5 или 18 числа следующего месяца |
Одно уточнение к первой строке: срока «договор должен быть заключён до первого платежа» закон не устанавливает — ст. 901 ГКУ определяет только содержание договора о предоставлении услуг. Подписывать договор до первого платежа я советую из практических соображений: после аванса согласовывать условия отмены и объём всегда сложнее.
Подробнее об общей специфике кейтерингового бизнеса и системах налогообложения — на нашей странице бухгалтер для кейтеринга. Если вы только открываете кейтеринг — читайте сначала как открыть кейтеринг в 2026 году.
ФОП Г3 без НДС vs ТОВ ЕН 3%+НДС — выбор под клиента
Прежде чем переходить к документам — ключевой вопрос: являетесь ли вы плательщиком НДС? От этого зависит, можете ли вы вообще выставить НДС-накладную корпоративному клиенту.
| Критерий | ФОП Г3 5% (без НДС) | ФОП Г3 3%+НДС | ТОВ ЕН 3%+НДС |
|---|---|---|---|
| НДС-накладная корпоративному клиенту | Невозможно | Обязательно (если клиент плательщик НДС — потребует) | Обязательно |
| Ставка ЕН | 5% от оборота | 3% от оборота + НДС 20% | 3% от оборота + НДС 20% |
| Регистрация НН в ЕРНН | Не нужна | По каждой операции (до 5 или 18 числа следующего месяца) | По каждой операции (до 5 или 18 числа следующего месяца) |
| Лимит оборота | до 10 091 049 грн/год | до 10 091 049 грн/год | до 10 091 049 грн/год |
| Личная ответственность | Есть | Есть | Только до уставного капитала |
| Идеальный клиент | Свадьбы, частные мероприятия, физлица | B2B-корпоративы среди плательщиков НДС | Крупный B2B, несколько учредителей |
Порог обязательной регистрации плательщиком НДС — 1 000 000 грн налогооблагаемых поставок за последние 12 календарных месяцев, и он действует уже в 2026 году (повышение до 4 000 000 грн с 2027-го — пока лишь законопроект Минфина, не принятый). Важный нюанс: п. 181.1 НКУ прямо выводит плательщиков единого налога 1–3 групп из-под этой обязанности — ФОП Г3 на 5% не обязан регистрироваться плательщиком НДС даже с оборотом свыше 1 млн грн; обязанность появляется после перехода на общую систему. Но активный кейтерингер с месячным оборотом 100–150 тыс грн проходит отметку 1 млн за 7–10 месяцев, а корпоративные клиенты начинают требовать НДС-накладную задолго до этого. Лучше сделать переход на НДС стратегически — добровольно и по расчёту, а не в последний момент. Если вы на старте — сначала прочитайте как открыть кейтеринг в 2026 году.
Договор на оказание услуг кейтеринга
Договор на оказание услуг — правовая основа каждого B2B-заказа. Его регулирует ГКУ ст. 901: по этому договору исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услугу, а заказчик — оплатить её. Для кейтеринга это не абстракция — это защита при любом споре.
Обязательные условия договора кейтеринга
- Стороны. Полные реквизиты: наименование (или ФИО ФОП), ИНН/ЕГРПОУ, адрес, банковский счёт. Для ФОП — «Физическое лицо-предприниматель [ФИО], ИНН [номер], [адрес регистрации]».
- Предмет. Чётко опишите услугу: «Оказание услуг кейтерингового обслуживания мероприятия [название/тип], количество лиц [N], локация [адрес], дата [ДД.ММ.ГГГГ], меню: согласно Приложению №1». Не пишите размыто «услуги питания» — ГНС может поставить под сомнение конкретность операции.
- Цена. Общая сумма договора, порядок формирования (фиксированная или по количеству лиц × стоимость на человека), включает ли НДС (если вы плательщик) или «без НДС (исполнитель не является плательщиком НДС)».
- Сроки и порядок оплаты. Аванс X% (дата или условие), остаток — в течение [N] банковских дней после подписания акта. Для защиты: «в случае неполучения остатка оплаты в течение [N] дней исполнитель вправе начислять пеню 0,1% в день от суммы задолженности». Важно: пеня по денежному обязательству ограничена законом — не более двойной учётной ставки НБУ за период просрочки (ст. 3 Закона №543/96-ВР). Более высокую ставку суд срежет до этой границы.
- Порядок приёмки услуг. Акт выполненных работ подписывается сторонами в день мероприятия или в течение [N] дней после. Если заказчик не подписал и не предоставил мотивированные возражения — акт считается подписанным.
- Ответственность сторон. Штраф за отказ от заказа менее чем за [N] дней, ответственность за повреждение арендного оборудования.
Акт выполненных работ — обязательные реквизиты
Акт выполненных работ (АВР) — первичный документ, подтверждающий факт оказания услуги. Без него расходы заказчика в учёте не подтверждены. Требования к первичным документам определены ст. 9 Закона о бухучёте.
7 обязательных реквизитов АВР (ст. 9 Закона о бухучёте)
- Название документа — «Акт выполненных работ» или «Акт оказания услуг».
- Дата составления — дата подписания (день мероприятия или следующий день).
- Наименование предприятия (стороны) — полные реквизиты исполнителя и заказчика.
- Содержание хозяйственной операции — описание услуги: «Оказание услуг кейтерингового обслуживания мероприятия [название/тип], [дата], [локация], [количество лиц]».
- Объём операции — количественная характеристика: количество часов обслуживания или количество лиц.
- Стоимостное измерение — сумма в гривнях, отдельно «в т.ч. НДС 20%» (если вы плательщик) или «НДС не начисляется».
- Подписи ответственных лиц — исполнитель и заказчик, должности (для ТОВ — директор или уполномоченное лицо по доверенности), печати (при наличии).
Расходная накладная на потреблённую еду (с НДС если плательщик)
Расходная накладная — документ для передачи материальных ценностей от поставщика к заказчику. В кейтеринге она нужна не всегда — только тогда, когда есть физическая передача товаров, а не исключительно оказание услуги.
Когда нужна расходная накладная в кейтеринге
- Фуршетная поставка: вы доставляете готовые блюда для самостоятельного распределения заказчиком (компания раздаёт еду сотрудникам без вашего обслуживания) — это передача товаров, нужна накладная.
- Торт или кондитерские изделия «на вынос»: заказчик забирает торт после вечеринки — расходная накладная на конкретное наименование, количество, сумму.
- Корпоративные наборы питания: наборы для подарков или «take-away» — каждый набор в накладной.
Когда расходная накладная не нужна
Если ваша услуга — «приготовление и обслуживание гостей на месте», и все блюда потребляются во время мероприятия без передачи заказчику — расходная накладная не нужна. Достаточно акта выполненных работ. Стандартный корпоратив (фуршет или банкет где всё съедается и остатки не передаются) — только АВР. Почему при выборе формы важен правильный КВЕД — детально в статье про КВЕД 56.21 и специфику кейтеринга.
| Ситуация | Нужна РН? | Нужен АВР? | Нужна НДС-накладная? |
|---|---|---|---|
| Корпоратив — еда потребляется на месте | Нет | Да | Да (если плательщик НДС) |
| Фуршет — ящики еды для раздачи | Да | Да (за сервис) | Да (если плательщик НДС) |
| Торт «на вынос» | Да | Нет (или объединить в АВР) | Да (если плательщик НДС) |
| Lunch-box поставка офиса еженедельно | Да (на каждую поставку) | Или ежемесячный сводный АВР | Да (если плательщик НДС) |
Актуальные сроки уплаты НДС и подачи деклараций — в бухгалтерском календаре 2026.
Налоговая накладная в ЕРНН для плательщика НДС
Если вы зарегистрированы плательщиком НДС — регистрация НДС-накладной (налоговой накладной, НН) в ЕРНН является обязанностью, а не правом. Основание — НКУ ст. 201.
Реквизиты НДС-накладной (НКУ ст. 201)
- Порядковый номер накладной (уникальный в рамках учётного реестра продавца).
- Дата составления — дата первого события (аванс или акт — что раньше).
- Полное название поставщика и получателя, их ИНН/ЕГРПОУ.
- Описание услуги / товара.
- Объём поставки (в единицах, если услуга — «услуга, 1 услуга»).
- Цена без НДС и сумма НДС 20%.
- Общая сумма с НДС.
- Код ставки НДС: «20» для стандартной ставки.
Сроки регистрации и штрафы
Единого срока «15 дней» нет. По п. 201.10 НКУ срок зависит от половины месяца, а пока длится военное положение, действуют продлённые сроки п. 89 подраздела 2 раздела XX НКУ: НН/РК, составленные с 1 по 15 число месяца, регистрируют до 5 числа следующего месяца; составленные с 16 по последнее число — до 18 числа следующего месяца. Пример: НН за первую половину июня 2026 — до 5 июля, за вторую половину — до 18 июля. Штраф за просрочку считается от суммы НДС (п. 90 подраздела 2 раздела XX НКУ): до 15 к. дн. — 2%, 16–30 — 5%, 31–60 — 10%, 61–365 — 15%, 366 и более — 25%. Для НН по нулевой ставке и освобождённых операций — 2% объёма поставки, но не более 1 020 грн (п. 120-1.1 НКУ).
| Нарушение | Штраф (п. 90 подразд. 2 разд. XX НКУ) |
|---|---|
| Просрочка до 15 календарных дней | 2% от суммы НДС в накладной |
| Просрочка от 16 до 30 календарных дней | 5% от суммы НДС |
| Просрочка от 31 до 60 календарных дней | 10% от суммы НДС |
| Просрочка от 61 до 365 календарных дней | 15% от суммы НДС |
| Просрочка 366 и более календарных дней | 25% от суммы НДС |
| НН по нулевой ставке / освобождённые операции | 2% объёма поставки без НДС, но не более 1 020 грн (п. 120-1.1 НКУ) |
Для регистрации НН в ЕРНН кейтерингеры в основном используют программу Medoc, Vchasno или веб-портал ГНС. Каждая НН подписывается КЭП (квалифицированной электронной подписью). Консультацию по настройке — пишите в Telegram +380981751506. Полный спектр услуг по налоговому учёту — на странице налоговая отчётность.
Авансовые платежи и закрытие предоплаты
Авансовая (предоплатная) модель — норма для кейтеринга. Клиент бронирует дату, вносит 30–50% аванса, остаток оплачивает после мероприятия. Каждый шаг этой цепочки имеет своё бухгалтерское и НДС-измерение.
Бухгалтерия авансовых платежей для ФОП на ЕН
Для ФОП на едином налоге (Г3) доход признаётся кассовым методом — по дате фактического поступления средств (п. 292.6 НКУ). Поэтому:
- Аванс 50% получен сегодня → доход сегодня. Включается в декларацию ЕН за текущий квартал.
- Остаток 50% получен после мероприятия → доход в момент поступления. Если аванс в сентябре, мероприятие и остаток в октябре — доходы в разных кварталах.
- Аванс возвращён при отмене → доход сторнируется (отражается со знаком минус в квартале возврата).
НДС-накладная при авансовых платежах
Для плательщика НДС правило первого события (НКУ ст. 187.1) означает:
- Получили аванс → на дату аванса составляете НН на сумму аванса (включая НДС 20%). Регистрируете в ЕРНН до 5 числа следующего месяца (если НН составлена с 1 по 15 число) или до 18 числа следующего месяца (если с 16 по последнее).
- Мероприятие состоялось, подписали акт → если аванс 100% покрыл сумму — никаких дополнительных НН не нужно. Если аванс частичный (50%), и остаток поступил после акта → НН на остаток на дату второго платежа (или акта — в зависимости от хронологии).
- Сумма по акту меньше аванса → составляете расчёт корректировки (РК) к первой НН на сумму разницы (со знаком «–»). РК также регистрируется в ЕРНН.
5 типичных ошибок при оформлении B2B-кейтеринга
За годы работы с кейтерингерами я видела одни и те же ошибки снова и снова. Каждая из них — либо потерянный клиент, либо доначисление от ГНС:
Ошибка 1: ФОП-5% пытается выдать НДС-накладную
ФОП Г3 на 5% не является плательщиком НДС и не имеет права составлять НДС-накладные. Иногда кейтерингеры ошибочно выставляют «счёт с НДС» (добавляют НДС к сумме), не будучи зарегистрированными плательщиками. Право начислять НДС и составлять налоговые накладные имеют исключительно зарегистрированные плательщики НДС (п. 201.8 НКУ). Последствие для клиента: налогового кредита он не получит — накладной в ЕРНН просто не будет. Последствие для вас: вся полученная сумма, включая то, что вы назвали «НДС», является вашим доходом и облагается единым налогом полностью.
Решение: либо перейдите на 3%+НДС, либо чётко указывайте в счёте «НДС не начисляется, исполнитель не является плательщиком НДС».
Ошибка 2: Просрочка регистрации НН в ЕРНН
Самая распространённая ошибка плательщиков НДС — пропустить предельную дату регистрации НН. Кейтерингер получил аванс 80 000 грн на корпоратив 20 мая — НН следовало зарегистрировать до 18 июня, а зарегистрировал 10 июля: 22 дня просрочки. Штраф по п. 90 подразд. 2 разд. XX НКУ — 5% от суммы НДС в накладной = 5% × 13 333 грн = 667 грн. За один случай.
Решение: настройте два постоянных напоминания в телефоне — «регистрация НН за 1–15 число» на 3 число следующего месяца и «регистрация НН за 16–последнее число» на 16 число следующего месяца (за два дня до предельных 5 и 18). Или поручите бухгалтеру — это часть нашей работы.
Ошибка 3: Акт без обязательных реквизитов
Акт выдан, но бухгалтерия заказчика вернула из-за отсутствия ЕГРПОУ исполнителя или размытого описания услуги («услуги питания» вместо «кейтерингового обслуживания корпоративного мероприятия ТОВ X от 15.05.2026, 40 человек»). Акт без обязательных реквизитов (ст. 9 Закона о бухучёте) не является первичным документом.
Решение: используйте готовый шаблон АВР со всеми реквизитами. Я предоставляю своим клиентам готовый Word-шаблон — пишите в Telegram +380981751506.
Ошибка 4: Аванс не включён в доход квартала получения
ФОП Г3 получил аванс 50% в сентябре, а мероприятие (и акт) — в октябре. В декларации ЕН за III квартал аванс «забыли», включили весь доход в IV квартал. ГНС при проверке доначисляет ЕН за III квартал + штраф 10% (обычное занижение; 25% при доказанном умысле — ст. 123 НКУ) + пеня.
Решение: авансовый платёж = доход квартала его поступления. Независимо от даты мероприятия.
Ошибка 5: Договор без цены или условий оплаты
Корпоративный клиент подписал «договор» на одном листе где написано только «кейтеринговые услуги для мероприятия 20 апреля 2026». Без суммы, аванса, условий возврата. Клиент отменил заказ за неделю — компенсировать убытки не на чем.
Решение: договор без цены и условий оплаты — не договор для целей защиты вашего бизнеса. Минимум: сумма, аванс %, условия отмены. Я проверяю договоры на предмет защиты интересов кейтерингера — детали на странице услуг.
Весь спектр услуг по ведению отчётности и НДС-деклараций — на странице налоговая отчётность. Дедлайны регистрации НН и уплаты НДС — в бухгалтерском календаре 2026. О КВЕД 56.21 и специфике кейтеринга читайте в статье КВЕД 56.21 кейтеринг — специфика 2026.