Документи зникли. Згоріли, залиті, залишилися в бухгалтера, який перестав відповідати, або просто ніколи до пуття не збиралися. Ситуація виглядає безнадійною рівно доти, доки не з’ясовується головне: відновлення первинних документів — це процедура з прописаними строками, а не імпровізація. І більша її частина робиться без участі тих, хто документи загубив.
Перший крок: повідомлення ДПС
Він займає годину і визначає, як уся ситуація виглядатиме під час можливої перевірки.
Що це змінює практично:
- Фіксується дата. У вас з’являється точка відліку і легальний 90-денний період, протягом якого відсутність документів — це статус «відновлюється», а не «немає».
- Змінюється кваліфікація. Без повідомлення та сама ситуація під час перевірки читається як незабезпечення зберігання документів з усіма наслідками.
- З’являється підстава для перенесення перевірки. Якщо документальна перевірка призначена в цей період, факт офіційного відновлення — це аргумент, а не виправдання.
Повідомлення подається у довільній формі до свого податкового органу — через кабінет платника або листом. Зміст: що сталося, коли, які документи і за які періоди зачеплені, що ви робите.
Що відновлювати обов’язково, а що ні
Тут економиться найбільше часу. Обсяг відновлення залежить від вашої системи оподаткування, і він суттєво різниться.
| Хто ви | Обов’язковий мінімум | Що можна не відновлювати |
|---|---|---|
| ФОП 1–2 групи | Виписки банку (для контролю ліміту доходу), книга обліку доходів | Витратні документи — на фіксованому податку вони на базу не впливають |
| ФОП 3 групи без ПДВ | Виписки банку за всіма рахунками, договори й акти за великими операціями, книга обліку доходів | Витратну первинку — база рахується від доходу, а не від прибутку |
| ФОП 3 групи з ПДВ | Усе вище + податкові накладні (тягнуться з ЄРПН), реєстр отриманих і виданих | — |
| ФОП на загальній системі | Дохідні й витратні документи повністю: без підтвердження витрати не визнаються | — |
| ТОВ | Банк, каса, договори, акти, накладні, кадрові й зарплатні документи, документи за основними засобами | — |
Висновок, який економить тижні: ФОП на єдиному податку не потрібно героїчно відновлювати пачку витратних чеків. Вони не впливають на податкову базу. Потрібні гроші на рахунку — а це банк.
Банк: головне джерело відновлення
Вісімдесят відсотків роботи з відновлення для ФОП закривається одним запитом.
- Що запитувати: виписки за всіма рахунками, включно із закритими, за потрібні періоди. Окремо — за валютними рахунками, якщо була ЗЕД.
- Строк і ціна: зазвичай 3 робочі дні; за період у межах 1095 днів виписки видаються безкоштовно.
- У якому вигляді: просіть засвідчені виписки на папері або з електронним підписом банку — вони придатні як підтвердження під час перевірки, на відміну від скриншота з застосунку.
- Що дивитися у виписці: призначення платежу, контрагент, дата зарахування. Касовий метод означає, що дохід виникає за датою надходження, а не за датою рахунку.
Контрагенти: як запитувати дублікати
Це найповільніша ланка, тому запускати її треба першою, ще до того, як ви розібралися з рештою.
- Складіть список контрагентів із виписок. Не з пам’яті — за банком: там вони всі, включно з тими, про кого ви забули.
- Надішліть письмовий запит із зазначенням періоду, номерів і дат документів, якщо вони відомі, або сум і дат платежів, якщо ні.
- Просіть саме дублікат, а не новий документ: він оформлюється тією ж датою і тим самим номером, що й оригінал, з позначкою «Дублікат».
- Фіксуйте відмови і мовчання. Якщо контрагент ліквідований або не відповідає, ваш запит і відсутність відповіді — це документальне підтвердження того, що відновлення об’єктивно неможливе. «Просто немає» такого статусу не дає.
Пріоритет розставляйте за сумами: три великі договори важливіші за тридцять дрібних актів. Починайте згори.
Що можна витягнути з державних реєстрів
Частина документів відновлюється взагалі без чужої участі.
- Електронний кабінет платника — уся подана звітність за минулі періоди, нарахування і сплати за інтегрованою карткою, отримані повідомлення і рішення.
- Єдиний реєстр податкових накладних — усі зареєстровані податкові накладні, і видані, і отримані. Для платників ПДВ це відновлює цілий блок.
- ЄДР — реєстраційні дані, витяг, історія змін КВЕД і адреси.
- Дія — частина реєстраційних документів і поданих заяв.
- Пенсійний фонд — дані про страховий стаж і сплачений ЄСВ, що допомагає при відновленні зарплатного блоку.
Кадрові документи: окрема історія
Якщо є наймані, це найвразливіша частина — і найдорожча під час перевірки.
Трудові договори, накази про прийняття і звільнення, штатний розпис, табелі, накази на відпустку, відомості нарахування зарплати — усе це відновлюється складніше за первинку по грошах, бо другою стороною тут є працівник, а не контрагент.
- Повідомлення про прийняття на роботу є в кабінеті платника — за ними відновлюються дати прийняття.
- Дані про нарахування відновлюються з поданої об’єднаної звітності, якщо вона подавалася.
- Накази й договори оформлюються заново з працівниками, які продовжують працювати; за звільненими — за наявними даними звітності.
Штрафи і що реально загрожує
| Порушення | Санкція |
|---|---|
| Незабезпечення зберігання документів (ст. 121 ПКУ) | 1 020 грн; повторно протягом року — 2 040 грн |
| Несвоєчасне подання декларації (ст. 120 ПКУ) | 340 грн; повторно протягом року — 1 020 грн |
| Донарахування, виявлене ДПС (ст. 123.1 ПКУ) | 10% від суми; при умислі — 25% (ст. 123.2) |
Порядок цифр тут важливіший за самі цифри: штрафи за документи вимірюються тисячами гривень, а донарахування за неврахованим доходом — відсотками від обороту. Тому пріоритет при відновленні завжди один: спочатку дохідна частина і звітність, потім паперова гігієна.
Що робити сьогодні
- Якщо документи справді втрачені — підготувати і подати повідомлення до ДПС. П’ятиденний строк іде від події, а не від моменту, коли ви про це замислилися.
- Замовити в банку виписки за всіма рахунками за періоди без звітності.
- Скласти з виписок список контрагентів і розіслати запити на дублікати — сьогодні, а не коли дійдуть руки.
Далі стає видно, чого справді бракує. Якщо хочете, надішліть перелік періодів і я скажу, який мінімум документів потрібен саме під вашу систему оподаткування — щоб ви не витрачали тижні на те, що на податкову базу не впливає.