Восстановление бухгалтерского учёта ФОП или ТОВ — это полная реконструкция отчётности и первичных документов за период, когда учёт не вёлся, вёлся с ошибками или был утерян (пожар, увольнение бухгалтера, потеря файлов). Это не косметический ремонт — это часто 1–6 месяцев работы с риском доначислений и штрафов от ГНС. Этот гид — пошаговый план восстановления, цены, риски, чек-лист на 30/60/90 дней.
Что такое восстановление учёта и когда оно нужно?
Восстановление учёта — это не «быстро всё подлатать». Это юридически корректное воссоздание:
- Всех первичных документов (накладные, акты, счета) за отсутствующий период
- Всей отчётности (декларация ЕН, НДС, прибыль, Налоговый расчёт с приложениями Д1 и 4ДФ) — с самоисправлением или уточняющими. Отдельной «декларации по ЕСВ» не существует с 2021 года: ЕСВ «за себя» показывается в составе годовой декларации, а ЕСВ наёмных — в приложении Д1 Налогового расчёта
- Всех реестров (учёт доходов ФОП, реестр налоговых накладных, журнал хозяйственных операций)
- Финотчётности (для ТОВ) за отсутствующие периоды
Типичные триггеры для восстановления. Сразу оговорка ко всем цифрам ниже: это ориентиры из практики, а не тариф и не норма — стоимость и сроки зависят от объёма операций и от того, сколько первички сохранилось. Точную сумму я называю после оценки объёма, до начала работы.
| Ситуация | Сколько времени занимает | Ориентир из практики (грн) |
|---|---|---|
| Бухгалтер ушёл, забрал базы 1С/документы | 1–3 месяца | 15 000 – 80 000 |
| Утеряны первичные документы (пожар, вода) | 2–4 месяца | 25 000 – 120 000 |
| ФОП самостоятельно вёл учёт 6+ месяцев, пришло письмо от ГНС | 1–2 месяца | 10 000 – 50 000 |
| ТОВ без учёта 1+ год (нерегулярная деятельность) | 3–6 месяцев | 60 000 – 300 000 |
| Готовимся к плановой проверке ГНС | 2–4 недели (экспресс) | 20 000 – 60 000 |
Этапы восстановления учёта: от инвентаризации до сдачи отчётности
- Аудит имеющихся данных (неделя 1) — что есть, чего нет, период отсутствия. Запрос в банк (выписки), к контрагентам (акты сверок), в ГНС (карточка плательщика).
- Реконструкция первички (недели 2–4) — получение дубликатов накладных от поставщиков, восстановление актов и счетов через ваших клиентов, договоры в электронном виде через Vchasno.
- Внесение в учётную систему (недели 3–6) — параллельно с реконструкцией. M.E.Doc / 1С / iFin — обороты за каждый месяц.
- Сверка с ГНС (неделя 6) — в Электронном кабинете сравнить ваши расчёты с данными ГНС (особенно НДС-кредит с ЕРНН).
- Подача уточняющих деклараций (неделя 7–8) — за все периоды, где есть расхождения.
- Уплата доначислений и штрафов — самоисправление по п. 50.1 НКУ = 3% от доначисления, но на период военного положения начисление и уплата этого штрафа и пени отменены (п. 69.38 подразд. 10 разд. XX НКУ; саму недоплату уплатить нужно, и на ЕСВ льгота не распространяется). Если ошибку найдёт ГНС — 10% (п. 123.1), 25% при умысле (п. 123.2), 50% за умышленное и повторное в течение 1095 дней (п. 123.3).
- Закрытие периода — финальное согласование сальдо с ГНС, получение справки об отсутствии задолженности.
Сколько стоит восстановление учёта ФОП и ТОВ в 2026?
Цена зависит от трёх факторов: объём операций, период отсутствия учёта, наличие первички. Диапазоны ниже — ориентиры из практики, а не прайс.
ФОП Г3 без наёмных, 1 год без учёта:
- До 50 операций/мес — 15 000–25 000 грн (8–10 рабочих дней бухгалтера)
- 50–200 операций/мес — 25 000–50 000 грн (2–3 недели)
- 200+ операций/мес — 50 000–100 000 грн (1–2 месяца)
ТОВ на общей системе, 1 год без учёта:
- До 100 операций/мес — 40 000–80 000 грн
- 100–500 операций/мес — 80 000–150 000 грн
- 500+ операций/мес + НДС + найм — 150 000–300 000 грн
Отдельно — штрафы от ГНС, если вы поздно обнаружили ошибки. При самоисправлении штраф 3% от доначисления (п. 50.1 НКУ) — но на период военного положения действует временное освобождение: при самостоятельном исправлении ошибки штраф по ст. 50 НКУ и пеня не начисляются (п. 69.38 подразд. 10 разд. XX НКУ). По довоенным периодам практика ГНС неоднозначна — сверяйте на дату подачи уточняющей. Если ГНС найдёт сама — 10% (обычное; 25% при доказанном умысле, 50% за повторное умышленное — ст. 123 НКУ).
Если проходить эти этапы самостоятельно не готовы, я беру восстановление под ключ — детали на странице услуги восстановления учёта — что входит и цена.
План восстановления — чек-лист на 30 / 60 / 90 дней
Первые 30 дней (стабилизация)
- Заказать в банке выписки за весь период (обычно бесплатно через интернет-банк)
- Получить данные о состоянии расчётов с бюджетом — Электронный кабинет плательщика, раздел «Состояние расчётов с бюджетом»
- Сделать инвентаризацию имеющихся бумажных документов
- Связаться с 10 топ-контрагентами для акта сверки
- Нанять бухгалтера или фирму под восстановление (не путать с текущим ведением)
Дни 31–60 (реконструкция)
- Получить дубликаты утерянных первичных документов от поставщиков
- Восстановить помесячный учёт доходов за все месяцы (для ФОП)
- Восстановить журнал хозяйственных операций (для ТОВ)
- Сверить НДС-кредит с ЕРНН (для плательщиков НДС)
- Подготовить черновики уточняющих деклараций
Дни 61–90 (закрытие)
- Подать уточняющие декларации за все периоды
- Уплатить доначисления (штраф 3% за самоисправление на период военного положения не начисляется — п. 69.38 подразд. 10 разд. XX НКУ, но это не касается ЕСВ)
- Получить от ГНС справку об отсутствии задолженности
- Настроить текущее ведение учёта (M.E.Doc, Vchasno, постоянный бухгалтер)
Восстановление налогового учёта vs бухгалтерского — в чём разница?
Это два разных процесса:
- Налоговый учёт — для ГНС. Декларации, реестры НДС, учёт доходов ФОП. Цель — правильно начислить налоги. Типовую форму книги учёта отменили с 01.01.2021: ФОП-единщик 1, 2 и 3 группы без НДС ведёт учёт в произвольной форме — бумажной или электронной, в том числе через Электронный кабинет — с помесячным отражением полученных доходов (п. 296.1 НКУ). Типовая форма учёта доходов и расходов осталась только для ФОП 3 группы — плательщиков НДС.
- Бухгалтерский учёт — для управления и финотчётности (ТОВ). План счетов, проводки, оборотно-сальдовая. Цель — показать реальное финансовое состояние.
ФОП ведут только налоговый учёт (помесячный учёт доходов в произвольной форме). ТОВ — оба параллельно. Если у вас ТОВ и вам «надо восстановить учёт» — уточните оба типа у исполнителя, иначе получите только декларации без управленческой картины.
Восстановление документов ФОП после потери — алгоритм
Если документы физически уничтожены (пожар, вода, кража):
- Зафиксируйте факт потери — заявление в полицию, акт от пожарной службы, фото повреждений.
- Сообщите ГНС в 5-дневный срок — это не жест доброй воли, а обязанность по п. 44.5 НКУ: письменное уведомление контролирующему органу по месту учёта с копиями подтверждающих документов. Со дня, следующего за днём поступления уведомления, у вас есть 90 календарных дней на восстановление документов.
- Запросите дубликаты у контрагентов — обязанности выдать дубликат в определённый срок закон на контрагента не возлагает, поэтому просите письменно и ссылайтесь на свой 90-дневный срок восстановления по п. 44.5 НКУ.
- Выписки из банка — основа реконструкции. Заказывайте их как можно раньше: срок хранения документов в банке ограничен, и за давние периоды выписку могут уже не выдать.
- Электронные документы в Vchasno / Дія.Подпись / почтах — восстанавливаются полностью.
Если ваш бухгалтер «пропал» — отдельная пошаговая статья: бухгалтер пропал — что делать. Базовые понятия штрафов — в что такое пеня и штраф.