За 27 років я бачила сотні кафе, які «ніби працюють у плюс», але власник не може сказати, скільки коштує його ж салат. Каса показує виторг, гроші в касі є, а наприкінці місяця прибутку нема. Майже завжди корінь один — немає нормального обліку інгредієнтів і собівартості. Poster POS закриває цю діру, якщо його правильно налаштувати. Розкладу на пальцях, що він уміє, де орієнтири фудкосту 2026 і де проходить межа між «касовою» програмою і справжнім обліком, який потрібен для ДПС.
Що таке Poster і навіщо кафе облік інгредієнтів?
Poster — це українська хмарна POS-система для закладів харчування і роздробу. По суті це планшет на касі плюс особистий кабінет, де живе вся «кухня» обліку: меню, склад, техкарти, звіти. Головна ідея — кожен продаж страви автоматично списує інгредієнти зі складуза рецептурою (техкартою). Офіціант пробив «Капучино» — система зняла зі складу 18 г зерна, 200 мл молока і одну кришку.
Що це дає власнику на практиці:
- Реальна собівартість кожної позиції — а не «на око».
- Фудкост у відсотках по кожній страві й по закладу загалом.
- Залишки на складі в реальному часі — видно нестачі й крадіжки.
- Інвентаризація — порівняння факту з обліковим залишком.
- Інтеграція з касою/ПРРО — фіскальний чек з кожного продажу.
Без обліку інгредієнтів кафе летить наосліп. Із обліком — ви бачите, що морепродукти дають 12% націнки замість 70%, і ухвалюєте рішення на цифрах.
Як Poster рахує собівартість через техкарти?
Техкарта (технологічна картка) — це рецепт у грамах із цінами. Серце всього обліку. У Poster кожна страва меню «збирається» з інгредієнтів складу, і програма сама множить грами на закупівельну ціну.
Простий приклад техкарти «Грецький салат»:
| Інгредієнт | Норма | Ціна закупки | Собівартість |
|---|---|---|---|
| Помідор | 120 г | 60 грн/кг | 7,20 грн |
| Огірок | 80 г | 50 грн/кг | 4,00 грн |
| Фета | 50 г | 320 грн/кг | 16,00 грн |
| Оливки | 30 г | 200 грн/кг | 6,00 грн |
| Олія, спеції | — | — | 2,80 грн |
| Разом собівартість | 36,00 грн |
Якщо ви продаєте цей салат за 120 грн, фудкост = 36 / 120 = 30%. Poster порахує це автоматично і перерахує собівартість щоразу, коли зміниться закупівельна ціна продукту. Подорожчала фета — програма одразу покаже, що фудкост виріс до 33%, і ви вчасно піднімете ціну в меню.
Який фудкост вважати нормальним у 2026?
Фудкост (food cost) — це частка вартості продуктів у ціні продажу. Універсальної «правильної» цифри немає: вона залежить від формату. Ось робочі орієнтири, на які я раджу спиратися власникам:
| Формат закладу | Нормальний фудкост |
|---|---|
| Кафе | 28–32% |
| Ресторан | 28–35% |
| Бар | 18–25% |
| Піцерія | 25–30% |
| Фастфуд | 30–35% |
Чому в бару фудкост найнижчий? Бо націнка на алкоголь і коктейлі найбільша — собівартість порції віскі мала відносно ціни в меню. Чому у фастфуду вищий? Бо беруть оборотом і низькою маржею на позицію.
Але дивитися тільки на фудкост — помилка. Є важливіший показник — prime cost: це сума вартості продуктів і фонду оплати праці. Здоровий заклад тримає prime cost у межах 60–65% від виторгу. Якщо фудкост у вас гарний (30%), а prime cost 75% — у вас роздутий штат або низька виручка, і прибутку не буде.
Це саме те місце, де власники зазвичай звертаються до мене: Poster показує цифри, але треба правильно прочитати, де насправді витікає маржа — у продуктах, у зарплатах чи у списаннях.
Які норми списання і втрат закладати?
Списання — це продукти, які не перетворилися на продаж: зачистка, термообробка, бій, псування, брак. У Poster це окремий документ «Списання», який зменшує залишок складу. Закладати реалістичні норми критично — інакше інвентаризація завжди «в мінусі», і ви будете полювати на крадіїв, яких немає.
Загальні орієнтири норм втрат при обробці:
| Категорія | Орієнтовна норма втрат |
|---|---|
| Більшість продуктів (загальний орієнтир) | 3–5% |
| Картопля (чистка) | до 30% |
| Риба (зачистка, філетування) | до 50% |
Тобто з 1 кг сирої картоплі після чистки лишається ~700 г чистого продукту, а з 1 кг цілої риби після філетування — лише ~500 г філе. Якщо ви забудете врахувати ці втрати в техкарті, ваша собівартість страви буде заниженою, а фудкост у програмі — оманливо хорошим.
Як Poster працює з ПРРО і чи потрібна каса?
Poster — це не фіскальний реєстратор сам по собі, а каса в управлінському сенсі. Для фіскальних чеків він інтегрується з ПРРО: можна підключити безкоштовну державну ПРРО ДПС (0 грн) або сторонній сервіс на кшталт Checkbox чи «Вчасно.Каса» (безкоштовний тариф до 300 чеків/міс, платний — близько 249 грн/міс).
Коли каса (РРО/ПРРО) обов’язкова для закладу:
- ФОП 2 і 3 групи та загальна система — каса обов’язкова при готівці, оплаті карткою чи через посередників (NovaPay, LiqPay, WayForPay, Fondy).
- ФОП 1 групи — каса не потрібна.
- Без каси можна тільки якщо клієнт сам платить переказом на ваш IBAN (а в кафе так майже не буває).
Для класичного кафе чи ресторану це означає: ПРРО — обов’язкова. Працювати «повз касу» в HoReCa — це найдорожча економія: штраф за роботу без РРО — 100% суми непробитого товару, а повторно — 150%.
Чим управлінський облік у Poster відрізняється від податкового?
Це найважливіше непорозуміння, яке я знову й знову розплутую з власниками кафе. Poster — це управлінський облік: він показує собівартість, фудкост, маржу, залишки. Це інструмент для рішень. Але він не подає вашу податкову звітністьі не рахує ваші податки ФОП чи ТОВ.
Два різні світи, які треба тримати в голові:
| Питання | Управлінський (Poster) | Податковий (ДПС) |
|---|---|---|
| Що рахує | Собівартість, фудкост, маржа | Дохід, податки, звіти |
| База доходу | Виторг по чеках | Виторг (для ЄП — увесь дохід) |
| Кого цікавить | Власника | Податкову |
| Хто веде | Менеджер/власник | Бухгалтер |
Наприклад, ФОП 2 групи з кафе платить фіксовано: ЄП до 1 729,40 грн/міс, ЄСВ за себе 1 902,34 грн/міс, ВЗ 864,70 грн/міс — і це жодним чином не залежить від того, що показує Poster. А ось ФОП 3 групи платить 5% від усього доходу — і тут виторг з ПРРО прямо формує суму податку. Якщо у вас наймані офіціанти й кухарі, додається зарплатна звітність: ПДФО 18%, ВЗ 5%, ЄСВ роботодавця 22% (не менше 1 902,34 грн) і об’єднаний звіт 4ДФ щоквартально.
Poster чудово веде складський облік, але зв’язати його дані з податковою системою, перевірити, що нічого не випадає з-під оподаткування, і подати звіти вчасно — це робота бухгалтера. Саме на стику цих двох обліків я і допомагаю закладам: щоб дані каси й декларації ДПС не суперечили одне одному.
Які типові помилки в обліку кафе на Poster?
- Немає або «брехливі» техкарти. Без точних рецептур весь фудкост у програмі — фантазія. Це коренева помилка.
- Не оновлюють закупівельні ціни. Продукти подорожчали, а в Poster стара ціна — собівартість занижена, ви торгуєте в мінус і не бачите цього.
- Не роблять інвентаризацію. Раз на тиждень/місяць звіряти факт з обліком обов’язково — інакше нестачі й крадіжки невидимі.
- Ігнорують списання. Бій, псування, проробка не оформлені — залишки складу не сходяться, аналітика марна.
- Плутають касу і податки.Думають, що Poster «все рахує для податкової». Не рахує — звітність ведеться окремо.
- Працюють повз ПРРО.Частину чеків «не б’ють» — це 100–150% штрафу і ризик для всього бізнесу.
Більшість цих помилок коштують грошей мовчки: ви їх не бачите, поки не порахуєте. Тому я раджу один раз правильно поставити облік — техкарти, списання, зв’язку з ПРРО і податковою звітністю — і далі просто тримати його в порядку.
Часті питання
Poster подає звітність до податкової?
Ні. Poster — це управлінський і складський облік плюс інтеграція з ПРРО для фіскальних чеків. Податкові декларації ФОП/ТОВ, звіт 4ДФ і сплату податків веде бухгалтер окремо.
Чи можна на Poster працювати без каси?
Для кафе/ресторану практично ні. Каса (ПРРО) обов’язкова для ФОП 2, 3 групи та загальної системи при готівці, картці чи оплаті через посередників. Без каси можна лише якщо клієнт сам платить переказом на IBAN — у закладі харчування це нереалістично.
Який фудкост вважати критичним?
Якщо фудкост стабільно вищий за орієнтир для вашого формату (наприклад, у кафе понад 32–35%), це сигнал: або занижені ціни в меню, або великі списання, або не враховані втрати при обробці. Дивіться разом з prime cost (продукти + персонал), бажано в межах 60–65%.
Чи треба офіційно затверджувати норми списання?
Державних норм для всіх продуктів немає. Розумно затвердити власні норми втрат наказом по закладу на основі контрольних проробок — це і коректний облік, і аргумент під час перевірки. Загальні орієнтири: 3–5%, картопля до 30%, риба до 50%.
Poster інтегрується з безкоштовною ПРРО ДПС?
Так, можна підключити державну ПРРО ДПС (0 грн) або сторонні сервіси (Checkbox, «Вчасно.Каса») — у них є безкоштовний тариф до 300 чеків/міс і платний від ~249 грн/міс. Вибір залежить від обсягу чеків і потрібного функціоналу.
Яку групу ФОП обрати для кафе?
Найчастіше 2 група (клієнти-фізособи, фіксований податок). Якщо є B2B-замовлення, кейтеринг для юросіб на загальній системі чи великий оборот — дивіться у бік 3 групи. Деталі розбираю в окремій статті ФОП 2 чи 3 група: що вибрати.