За 27 років я бачила сотні кафе, які «ніби працюють у плюс», але власник не може сказати, скільки коштує його ж салат. Каса показує виторг, гроші в касі є, а наприкінці місяця прибутку нема. Майже завжди корінь один — немає нормального обліку інгредієнтів і собівартості. Poster POS закриває цю діру, якщо його правильно налаштувати. Розкладу на пальцях, що він уміє, де орієнтири фудкосту 2026 і де проходить межа між «касовою» програмою і справжнім обліком, який потрібен для ДПС.
Що таке Poster і навіщо кафе облік інгредієнтів?
Poster — це українська хмарна POS-система для закладів харчування і роздробу. По суті це планшет на касі плюс особистий кабінет, де живе вся «кухня» обліку: меню, склад, техкарти, звіти. Головна ідея — кожен продаж страви автоматично списує інгредієнти зі складуза рецептурою (техкартою). Офіціант пробив «Капучино» — система зняла зі складу 18 г зерна, 200 мл молока і одну кришку.
Що це дає власнику на практиці:
- Реальна собівартість кожної позиції — а не «на око».
- Фудкост у відсотках по кожній страві й по закладу загалом.
- Залишки на складі в реальному часі — видно нестачі й крадіжки.
- Інвентаризація — порівняння факту з обліковим залишком.
- Інтеграція з касою/ПРРО — фіскальний чек з кожного продажу.
Без обліку інгредієнтів кафе летить наосліп. Із обліком — ви бачите, що морепродукти дають 12% націнки замість 70%, і ухвалюєте рішення на цифрах.
Як Poster рахує собівартість через техкарти?
Техкарта (технологічна картка) — це рецепт у грамах із цінами. Серце всього обліку. У Poster кожна страва меню «збирається» з інгредієнтів складу, і програма сама множить грами на закупівельну ціну.
Простий приклад техкарти «Грецький салат»:
| Інгредієнт | Норма | Ціна закупки | Собівартість |
|---|---|---|---|
| Помідор | 120 г | 60 грн/кг | 7,20 грн |
| Огірок | 80 г | 50 грн/кг | 4,00 грн |
| Фета | 50 г | 320 грн/кг | 16,00 грн |
| Оливки | 30 г | 200 грн/кг | 6,00 грн |
| Олія, спеції | — | — | 2,80 грн |
| Разом собівартість | 36,00 грн |
Якщо ви продаєте цей салат за 120 грн, фудкост = 36 / 120 = 30%. Poster порахує це автоматично і перерахує собівартість щоразу, коли зміниться закупівельна ціна продукту. Подорожчала фета — програма одразу покаже, що фудкост виріс до 33%, і ви вчасно піднімете ціну в меню.
Який фудкост вважати нормальним у 2026?
Фудкост (food cost) — це частка вартості продуктів у ціні продажу. Універсальної «правильної» цифри немає: вона залежить від формату. Одразу застережу: фудкост і prime cost — це управлінські показники, а не норми. Жоден нормативний акт їх не встановлює, тому цифри нижче — орієнтир із практики, а не вимога закону. Ось робочі орієнтири, на які я раджу спиратися власникам:
| Формат закладу | Нормальний фудкост |
|---|---|
| Кафе | 28–32% |
| Ресторан | 28–35% |
| Бар | 18–25% |
| Піцерія | 25–30% |
| Фастфуд | 30–35% |
Чому в бару фудкост найнижчий? Бо націнка на алкоголь і коктейлі найбільша — собівартість порції віскі мала відносно ціни в меню. Чому у фастфуду вищий? Бо беруть оборотом і низькою маржею на позицію.
Але дивитися тільки на фудкост — помилка. Є важливіший показник — prime cost: це сума вартості продуктів і фонду оплати праці. Здоровий заклад тримає prime cost у межах 60–65% від виторгу. Якщо фудкост у вас гарний (30%), а prime cost 75% — у вас роздутий штат або низька виручка, і прибутку не буде.
Це саме те місце, де власники зазвичай звертаються до мене: Poster показує цифри, але треба правильно прочитати, де насправді витікає маржа — у продуктах, у зарплатах чи у списаннях.
Які норми списання і втрат закладати?
Списання — це продукти, які не перетворилися на продаж: зачистка, термообробка, бій, псування, брак. У Poster це окремий документ «Списання», який зменшує залишок складу. Закладати реалістичні норми критично — інакше інвентаризація завжди «в мінусі», і ви будете полювати на крадіїв, яких немає.
Загальні орієнтири норм втрат при обробці:
| Категорія | Орієнтовна норма втрат |
|---|---|
| Більшість продуктів (загальний орієнтир) | 3–5% |
| Картопля (чистка) | до 30% |
| Риба (зачистка, філетування) | до 50% |
Тобто з 1 кг сирої картоплі після чистки лишається ~700 г чистого продукту, а з 1 кг цілої риби після філетування — лише ~500 г філе. Якщо ви забудете врахувати ці втрати в техкарті, ваша собівартість страви буде заниженою, а фудкост у програмі — оманливо хорошим.
Як Poster працює з ПРРО і чи потрібна каса?
Poster — це не фіскальний реєстратор сам по собі, а каса в управлінському сенсі. Для фіскальних чеків він інтегрується з ПРРО: можна підключити безкоштовну державну ПРРО ДПС (контролюючий орган надає програмне рішення безоплатно — ст. 2 ЗУ №265/95-ВР) або комерційний сервіс на кшталт Checkbox чи «Вчасно.Каса». Комерційні ПРРО зазвичай мають стартовий тариф з обмеженням за кількістю чеків і платні плани — конкретні ліміти й ціни вендори змінюють, тож актуальні умови дивіться на сайті обраного сервісу.
Коли каса (РРО/ПРРО) обов’язкова для закладу:
- ФОП 2 і 3 групи та загальна система — каса обов’язкова при готівці, оплаті карткою чи через посередників (NovaPay, LiqPay, WayForPay, Fondy).
- ФОП 1 групи — каса не потрібна.
- Без каси можна тільки якщо клієнт сам платить переказом на ваш IBAN (а в кафе так майже не буває).
Для класичного кафе чи ресторану це означає: ПРРО — обов’язкова. Працювати «повз касу» в HoReCa — це найдорожча економія: штраф за роботу без РРО — 100% суми, на яку здійснено продаж з порушеннями, за порушення, вчинене вперше, а за кожне наступне — 150% (п. 1 ст. 17 Закону №265/95-ВР). Прив’язки до «повторності протягом року» в нормі немає — ризик накопичується без обнулення.
Чим управлінський облік у Poster відрізняється від податкового?
Це найважливіше непорозуміння, яке я знову й знову розплутую з власниками кафе. Poster — це управлінський облік: він показує собівартість, фудкост, маржу, залишки. Це інструмент для рішень. Але він не подає вашу податкову звітність і не рахує ваші податки ФОП чи ТОВ.
Два різні світи, які треба тримати в голові:
| Питання | Управлінський (Poster) | Податковий (ДПС) |
|---|---|---|
| Що рахує | Собівартість, фудкост, маржа | Дохід, податки, звіти |
| База доходу | Виторг по чеках | Виторг (для ЄП — увесь дохід) |
| Кого цікавить | Власника | Податкову |
| Хто веде | Менеджер/власник | Бухгалтер |
Наприклад, ФОП 2 групи з кафе платить фіксовано: ЄП до 1 729,40 грн/міс, ЄСВ за себе 1 902,34 грн/міс, ВЗ 864,70 грн/міс — і це жодним чином не залежить від того, що показує Poster. А ось ФОП 3 групи без ПДВ платить 5% від усього доходу плюс ВЗ 1% доходу (ЄСВ за себе той самий — 1 902,34 грн/міс) — і тут виторг з ПРРО прямо формує суму податку. Якщо у вас наймані офіціанти й кухарі, додається зарплатна звітність: ПДФО 18%, ВЗ 5%, ЄСВ роботодавця 22% (не менше 1 902,34 грн) і об’єднаний звіт 4ДФ щоквартально.
Poster чудово веде складський облік, але зв’язати його дані з податковою системою, перевірити, що нічого не випадає з-під оподаткування, і подати звіти вчасно — це робота бухгалтера. Саме на стику цих двох обліків я і допомагаю закладам: щоб дані каси й декларації ДПС не суперечили одне одному.
Які типові помилки в обліку кафе на Poster?
- Немає або «брехливі» техкарти. Без точних рецептур весь фудкост у програмі — фантазія. Це коренева помилка.
- Не оновлюють закупівельні ціни. Продукти подорожчали, а в Poster стара ціна — собівартість занижена, ви торгуєте в мінус і не бачите цього.
- Не роблять інвентаризацію. Раз на тиждень/місяць звіряти факт з обліком обов’язково — інакше нестачі й крадіжки невидимі.
- Ігнорують списання. Бій, псування, проробка не оформлені — залишки складу не сходяться, аналітика марна.
- Плутають касу і податки.Думають, що Poster «все рахує для податкової». Не рахує — звітність ведеться окремо.
- Працюють повз ПРРО.Частину чеків «не б’ють» — це 100% суми продажу з порушенням за перше порушення і 150% за кожне наступне, тобто ризик для всього бізнесу.
Більшість цих помилок коштують грошей мовчки: ви їх не бачите, поки не порахуєте. Тому я раджу один раз правильно поставити облік — техкарти, списання, зв’язку з ПРРО і податковою звітністю — і далі просто тримати його в порядку.
Часті питання
Poster подає звітність до податкової?
Ні. Poster — це управлінський і складський облік плюс інтеграція з ПРРО для фіскальних чеків. Податкові декларації ФОП/ТОВ, звіт 4ДФ і сплату податків веде бухгалтер окремо.
Чи можна на Poster працювати без каси?
Для кафе/ресторану практично ні. Каса (ПРРО) обов’язкова для ФОП 2, 3 групи та загальної системи при готівці, картці чи оплаті через посередників. Без каси можна лише якщо клієнт сам платить переказом на IBAN — у закладі харчування це нереалістично.
Який фудкост вважати критичним?
Якщо фудкост стабільно вищий за орієнтир для вашого формату (наприклад, у кафе понад 32–35%), це сигнал: або занижені ціни в меню, або великі списання, або не враховані втрати при обробці. Дивіться разом з prime cost (продукти + персонал), бажано в межах 60–65%. Це управлінські орієнтири з практики, а не норма: нормативного акта, який встановлював би «правильний» фудкост, не існує.
Чи треба офіційно затверджувати норми списання?
Державних норм для всіх продуктів немає. Розумно затвердити власні норми втрат наказом по закладу на основі контрольних проробок — це і коректний облік, і аргумент під час перевірки. Загальні орієнтири: 3–5%, картопля до 30%, риба до 50%.
Poster інтегрується з безкоштовною ПРРО ДПС?
Так, можна підключити державну ПРРО ДПС — вона безкоштовна, бо контролюючий орган забезпечує безоплатне програмне рішення (ст. 2 ЗУ №265/95-ВР). Альтернатива — комерційні сервіси (Checkbox, «Вчасно.Каса», Cashalot): у них зазвичай є стартовий тариф з обмеженням за кількістю чеків і платні плани, але конкретні ліміти й ціни вендори змінюють — дивіться на сайті сервісу. Вибір залежить від обсягу чеків і потрібного функціоналу.
Яку групу ФОП обрати для кафе?
Найчастіше 2 група (клієнти-фізособи, фіксований податок). Але спершу перевірте стоп-фактор: платник єдиного податку 1–3 групи не має права продавати підакцизні товари, і єдиний виняток для ФОП — роздрібний продаж пива, сидру, перрі (без додання спирту) та столових вин (пп. 3 пп. 291.5.1 ПКУ). Міцний алкоголь, коктейлі на його основі, ігристі й кріплені вина у цей виняток не входять: дохід від такого продажу оподатковується за ставкою 15% (пп. 4 п. 293.4 ПКУ), і настає обов’язковий перехід на загальну систему (пп. 5 пп. 298.2.3 ПКУ). Якщо є B2B-замовлення, кейтеринг для юросіб на загальній системі чи великий оборот — дивіться у бік 3 групи. Деталі розбираю в окремій статті ФОП 2 чи 3 група: що вибрати.