Правило 180 днів для ІТ ФОП у 2026: чек-лист валютного контролю

180 днів — це той самий пункт, за яким мої клієнти-ІТ-фрілансери найчастіше попадають на штрафи 0,3% за кожен день прострочки. Не тому, що не знали, а тому, що неправильно зрозуміли, з якого моменту відраховувати. У цій статті я розберу правило 180 днів з прикладами, дам конкретний чек-лист контролю валютних надходжень, і покажу як уникнути штрафу, якщо строк все ж пробитий.

Що це за правило і чому воно існує

Правило 180 днів встановлено Постановою НБУ №5 від 2 січня 2019 року (зі змінами 2022-2025). Суть: якщо ви як експортер послуг (а ІТ-фрілансер — це експортер) отримали валюту з-за кордону, вона має «зарахуватися» на ваш рахунок в Україні протягом 180 календарних днів з дня закінчення наданої послуги(підписання акта, інвойсу, чи фактичного завершення проекту).

Це інструмент валютного контролю — держава хоче бачити, що валюта реально заходить в країну, а не накопичується на рахунках за кордоном. Для ІТ-послуг це правило особливо актуальне, бо ваші замовники — нерезиденти, а оплати йдуть через Payoneer, Stripe, Wise.

З якого моменту відраховувати 180 днів

Це 80% усіх помилок. Дата початку — НЕ день виставлення інвойсу. НЕ день, коли замовник погодив роботу. А день фактичного надання послуги:

• Якщо є акт виконаних робіт з датою — відраховуємо від дати акта.
• Якщо акта немає, але є інвойс із вказаним періодом виконання(«services rendered in April 2026») — від останнього дня цього періоду.
• Для підписок/retainer — від останнього дня обумовленого місяця/тижня.
• Для передоплат (50% наперед, наприклад) — особлива історія: до отримання передоплати правило не діє, а починає діяти від дати завершення послуги (тоді вже працює різниця).

Простий приклад: ви закрили проект 15 січня 2026, виставили інвойс 18 січня. Гроші треба отримати на ФОП-рахунок до 14 липня 2026 (15.01 + 180 днів).

Якщо гроші зайшли спочатку в Payoneer/Wise/Stripe

Принципово важливо: надходження в Payoneer/Wise/Stripe-account — це ще НЕ зарахування в Україну. Валютний контроль НБУ дивиться лише на ваш український ФОП-рахунок.

Тому реальний дедлайн виглядає так:

1. 15.01.2026 — підписали акт.
2. 20.01.2026 — клієнт оплатив, гроші зайшли в Payoneer.
3. 14.07.2026 — гроші мають бути на вашому ФОП-рахунку (гривневому або валютному).

Тобто фактично у вас є ~175 днів від моменту, коли гроші опинилися в Payoneer, на вивід в Україну. Це багато, але я бачила випадки, коли ФОП «забув» вивести з Payoneer півроку — і отримав штраф.

Зарахування зустрічних вимог (2025+)

З 2025 року НБУ Постановою №18 дозволив зарахування зустрічних вимог у ЗЕД (раніше було заборонено). Це означає: якщо ваш замовник з-за кордону винний вам $5 000, а ви йому винні $3 000 за щось — можна зробити взаємозалік, і тільки $2 000 заходять в Україну.

Умови дозволу: вимоги мають бути однорідні (валюта одна й та ж), строк настав, оформлено письмово (акт зарахування зустрічних вимог). Дата заліку вважається датою зарахування для цілей 180 днів.

Чек-лист контролю 180 днів для ІТ-ФОП

Заведіть собі простий Excel або Notion-таблицю. Заповнюйте на кожен великий інвойс/акт. У мене з клієнтами вона виглядає так:

Перевіряйте таблицю раз на тиждень. Якщо до дедлайну менше 30 днів і гроші ще в Payoneer — виводьте негайно. Якщо клієнт не оплатив — нагадуйте офіційно (email + копія в Telegram, з посиланням на дату акта).

Скільки штраф і як рахується

Штраф за порушення строку розрахунків у ЗЕД встановлено ст. 4 Закону «Про валюту і валютні операції»: 0,3% від суми операції за кожен день прострочки, але не більше 100% від суми невиконаного зобов'язання.

Штраф нараховується банком автоматично — після того, як банк бачить, що 180-денний строк минув. Зазвичай це відбувається після того, як ви все ж виводите гроші, і банк виставляє вам рахунок на штраф разом із зарахуванням.

Як зменшити чи скасувати штраф

Не все втрачено, якщо строк уже пробитий. Є кілька легальних способів зменшити наслідки:

1. Подовження строку. Якщо клієнт затримує — підпишіть з ним додаткову угоду до контракту з продовженням строку оплати. Цей документ легалізує продовжений строк. Але це треба зробити дозакінчення 180 днів, а не після.
2. Часткове виконання. Якщо клієнт оплатив $3 000 з $5 000 у строк — штраф рахується тільки на залишок $2 000.
3. Форс-мажор. Якщо клієнт не оплатив через документально підтверджені обставини (війна, санкції, банкрутство клієнта) — звертайтесь у ТПП України за актом про форс-мажор.
4. Розірвання контракту.Якщо клієнт відмовився платити, акт анульований — оформляйте розірвання контракту з відповідним актом. Тоді формального обов'язку отримати валюту немає.

Експрес-поради для ІТ-фрілансера

• Виводьте з Payoneer/Wise щомісяця. Не чекайте «хорошого курсу» або «накопичу до $10к». Чим довше валюта поза Україною — тим ближче дедлайн.
• Підписуйте акти датою. Без дати акта банк не зможе перевірити 180 днів — і може вимагати додаткові пояснення.
• Для retainer'ів — місячний акт. На кожен місяць окремий акт. Не «акт за квартал» — там кожен день — окрема операція.
• Зберігайте email-переписку з клієнтом. У випадку прострочення це доказ, що ви докладали зусиль до отримання оплати.
• Контракт обов'язково, навіть з фрілансерських бірж. Без контракту банк не пропустить SWIFT, а ДПС не зможе ідентифікувати операцію як ЗЕД.

Поширені питання

А якщо в мене Upwork — там автоматичні платежі, я ж не контролюю строк?

Контролюєте: дата завершення контракту в Upwork = дата надання послуги. Виводьте з Payoneer на ФОП протягом 175 днів — і ви в безпеці. Деталі — Payoneer та ФОП: оподаткування.

Чи рахується надходження в Payoneer як «частина шляху»?

Ні, на жаль. НБУ дивиться тільки на український рахунок ФОП. Payoneer/Wise/Stripe-account — це проміжна зупинка, яка не зараховується.

Я фрілансер, інвойсу немає — є просто щомісячна оплата. Як рахувати?

Підписуйте з клієнтом мінімальний контракт (1 сторінка) з умовою «послуги надаються щомісяця, акт виконаних робіт підписується останнім днем місяця». Без контракту і акта ДПС не може ідентифікувати операцію — а банк може заблокувати SWIFT.

Чи можна нарахувати штраф на штраф, якщо я не сплачу?

Так. Пеня нараховується на саму суму штрафу за прострочення сплати в бюджет. Краще сплатити одразу і подати на самовиправлення (3% замість 25%).

Що якщо клієнт оплатив, але банк зарахував через 5 днів — це порушення?

Дата зарахування — це дата, коли валюта реально на вашому рахунку, не дата відправки клієнтом. Якщо SWIFT 5 днів йде — це нормально, головне щоб у межах 180 днів від акта.