Кав’ярня виглядає найпростішим форматом у HoReCa. Зерно, молоко, стакани — що там рахувати?
І саме через це в кав’ярнях найчастіше не ведуть облік узагалі. Виручка є, закупівля є, різниця ніби в кишені. А потім виявляється, що при обороті 400 тисяч на місяць власник забирає 30 тисяч і не розуміє чому.
Розберімо на цифрах, куди все дівається.
Чому в кав’ярні облік складніший, ніж здається
У ресторані одна страва — одна порція, і її видно. У кав’ярні інакше:
- Дуже багато дрібних операцій. Триста чашок за день — це триста списань. Помилка в 2 грами на чашці за місяць — це кілограми.
- Один інгредієнт у десятку позицій. Молоко йде в капучино, латте, флет-вайт, какао і ще п’ять напоїв, у різних обʼємах.
- Упаковка коштує як продукт. Стакан, кришка, тримач часто дорожчі за зерно в цій чашці. Люди про це не думають.
- Втрати вбудовані в процес. Калібрування помелу щоранку, переливи, брак під час навчання. Це не крадіжка — це нормальна робота, яку треба обліковувати.
Технологічна карта: основа всього
Без неї собівартості просто не існує — ви можете лише здогадуватися.
Техкарта — це список того, що фізично йде в одну порцію. Виглядає так:
| Капучино 250 мл | Кількість | Що врахувати |
|---|---|---|
| Зерно | 18 г | Подвійний еспресо. Вага, а не «одна ложка» |
| Молоко | 150 мл | З урахуванням піни, а не тільки налитого |
| Стакан | 1 шт | Найбільш недооцінена стаття |
| Кришка | 1 шт | Тільки для «з собою» — робіть окремі карти |
| Цукор, серветка, розмішувач | за фактом | Дрібниця, яка на 300 чашках стає сумою |
| Норма втрат на калібрування | окремо | Про це нижче |
Собівартість чашки: рахуємо по-справжньому
Ось де настає найчастіший момент прозріння.
Власники стежать за ціною зерна. Коли постачальник піднімає ціну на каву — це помітно і болісно. А коли на 15% дорожчають стакани — ніхто не реагує, бо «це ж стакани».
Порахуйте структуру собівартості капучино з собою і подивіться на пропорції. У більшості кав’ярень картина приблизно така: зерно — менша частина, молоко й упаковка разом — більша. Тобто ваша маржа чутливіша до вартості молока і стаканів, ніж до вартості кави.
Практичний висновок: якщо ви шукаєте, де зекономити, і дивитеся тільки на постачальника кави — ви дивитеся не туди. І навпаки: перехід на дорожчий стакан «для іміджу» коштує реальних грошей на кожній чашці, і це рішення варто приймати з калькуляцією, а не на емоціях.
Списання: за фактом продажу, а не «в кінці місяця»
Це те, що відрізняє облік від інвентаризації.
Як робити не треба: раз на місяць порахувати залишки, відняти від закупівлі, отримати «витрачено». Ви дізнаєтесь, скільки зникло, але не дізнаєтесь ані коли, ані чому. Пояснити розбіжність через три тижні неможливо — ніхто вже не памʼятає.
Як треба: продаж чашки капучино автоматично списує 18 г зерна, 150 мл молока, стакан і кришку. Це робить інтеграція ПРРО або POS-системи з обліковою програмою. Тоді в кінці тижня ви бачите не «зникло 3 кг зерна», а «зникло 3 кг понад норму, і це сталося у вівторок і четвер».
Різниця принципова: у першому випадку у вас є проблема, у другому — питання з адресою.
Куди зникає зерно
Чотири джерела, у порядку розміру:
- Калібрування помелу. Бариста щоранку налаштовує помел і зливає кілька порцій. Це нормальна робота, а не втрата — але вона має бути в обліку як окрема норма на зміну. Не врахували — щомісяця отримуєте незрозумілу нестачу.
- Напої для персоналу. Троє бариста по три чашки за зміну — це десятки чашок на місяць. Проводьте окремим списанням: тоді це керована стаття витрат, а не діра.
- Переливи молока. Збили 200 мл, залили 150, решту вилили. На одній чашці непомітно, на трьохстах — це літри щодня.
- Навчання нового бариста. Перший тиждень новачка — це десятки зіпсованих порцій. Закладайте це в бюджет найму заздалегідь, а не дивуйтесь потім результатам інвентаризації.
ПРРО і що пробивати
Кав’ярня — це громадське харчування з розрахунками на місці, тож розрахунковий документ обов’язковий на кожен продаж, і за готівку, і за карткою.
- Безкоштовний ПРРО від ДПС або каса в Checkbox чи Vchasno — вимогу закриває будь-який варіант.
- Інтеграція з обліком — саме те, що перетворює касу з обов’язку на інструмент: чек одночасно списує інгредієнти.
- Штраф за роботу без каси — 100% від суми першого непроведеного розрахунку і 150% за кожен наступний. Це не та економія, яку варто розглядати.
З чого почати завтра
Якщо обліку зараз немає взагалі, не намагайтеся зробити все одразу. Порядок такий:
- Складіть техкарти на топ-5 позицій. Вони дають 80% продажів. Це пів години роботи з вагами.
- Порахуйте собівартість кожної — з упаковкою, не тільки з кавою. Ви одразу побачите, які позиції вас годують.
- Зважте тижневу норму втрат на калібрування і зафіксуйте її як норматив.
- Введіть окреме списання напоїв персоналу. Один рядок у зміну.
- Зробіть інвентаризацію зерна і молока в кінці тижня і порівняйте з розрахунком за техкартами. Розбіжність понад кілька відсотків — це вже адреса, куди дивитися.
Коротко
Собівартість чашки — це не зерно, а зерно плюс молоко плюс упаковка. Списання має йти за фактом продажу, а не раз на місяць. Калібрування і напої персоналу — окремі норми, інакше вони назавжди залишаться «нестачею».
Якщо хочете зрозуміти, де саме тече ваша маржа, — надішліть техкарти на топ-5 позицій і продажі за місяць. Порахую собівартість і покажу, яка позиція заробляє, а яка ні.