Кофейня выглядит самым простым форматом в HoReCa. Зерно, молоко, стаканы — что там считать?
И именно из-за этого в кофейнях чаще всего не ведут учёт вообще. Выручка есть, закупка есть, разница вроде в кармане. А потом выясняется, что при обороте 400 тысяч в месяц владелец забирает 30 тысяч и не понимает почему.
Разберём на цифрах, куда всё девается.
Почему в кофейне учёт сложнее, чем кажется
В ресторане одно блюдо — одна порция, и её видно. В кофейне иначе:
- Очень много мелких операций. Триста чашек за день — это триста списаний. Ошибка в 2 грамма на чашке за месяц — это килограммы.
- Один ингредиент в десятке позиций. Молоко идёт в капучино, латте, флэт-уайт, какао и ещё пять напитков, в разных объёмах.
- Упаковка стоит как продукт. Стакан, крышка, держатель часто дороже зерна в этой чашке. Люди об этом не думают.
- Потери встроены в процесс. Калибровка помола каждое утро, переливы, брак во время обучения. Это не воровство — это нормальная работа, которую надо учитывать.
Технологическая карта: основа всего
Без неё себестоимости просто не существует — вы можете только догадываться.
Техкарта — это список того, что физически идёт в одну порцию. Выглядит так:
| Капучино 250 мл | Количество | Что учесть |
|---|---|---|
| Зерно | 18 г | Двойной эспрессо. Вес, а не «одна ложка» |
| Молоко | 150 мл | С учётом пены, а не только налитого |
| Стакан | 1 шт | Самая недооценённая статья |
| Крышка | 1 шт | Только для «с собой» — делайте отдельные карты |
| Сахар, салфетка, размешиватель | по факту | Мелочь, которая на 300 чашках становится суммой |
| Норма потерь на калибровку | отдельно | Об этом ниже |
Себестоимость чашки: считаем по-настоящему
Вот где наступает самый частый момент прозрения.
Владельцы следят за ценой зерна. Когда поставщик поднимает цену на кофе — это заметно и болезненно. А когда на 15% дорожают стаканы — никто не реагирует, потому что «это же стаканы».
Посчитайте структуру себестоимости капучино с собой и посмотрите на пропорции. В большинстве кофеен картина примерно такая: зерно — меньшая часть, молоко и упаковка вместе — большая. То есть ваша маржа чувствительнее к стоимости молока и стаканов, чем к стоимости кофе.
Практический вывод: если вы ищете, где сэкономить, и смотрите только на поставщика кофе — вы смотрите не туда. И наоборот: переход на более дорогой стакан «для имиджа» стоит реальных денег на каждой чашке, и это решение стоит принимать с калькуляцией, а не на эмоциях.
Списание: по факту продажи, а не «в конце месяца»
Это то, что отличает учёт от инвентаризации.
Как делать не надо: раз в месяц посчитать остатки, отнять от закупки, получить «израсходовано». Вы узнаете, сколько исчезло, но не узнаете ни когда, ни почему. Объяснить расхождение через три недели невозможно — никто уже не помнит.
Как надо: продажа чашки капучино автоматически списывает 18 г зерна, 150 мл молока, стакан и крышку. Это делает интеграция ПРРО или POS-системы с учётной программой. Тогда в конце недели вы видите не «исчезло 3 кг зерна», а «исчезло 3 кг сверх нормы, и это произошло во вторник и четверг».
Разница принципиальная: в первом случае у вас есть проблема, во втором — вопрос с адресом.
Куда исчезает зерно
Четыре источника, в порядке размера:
- Калибровка помола. Бариста каждое утро настраивает помол и сливает несколько порций. Это нормальная работа, а не потеря — но она должна быть в учёте как отдельная норма на смену. Не учли — ежемесячно получаете непонятную недостачу.
- Напитки для персонала. Трое бариста по три чашки за смену — это десятки чашек в месяц. Проводите отдельным списанием: тогда это управляемая статья расходов, а не дыра.
- Переливы молока. Взбили 200 мл, залили 150, остальное вылили. На одной чашке незаметно, на трёхстах — это литры ежедневно.
- Обучение нового бариста. Первая неделя новичка — это десятки испорченных порций. Закладывайте это в бюджет найма заранее, а не удивляйтесь потом результатам инвентаризации.
ПРРО и что пробивать
Кофейня — это общественное питание с расчётами на месте, поэтому расчётный документ обязателен на каждую продажу, и за наличные, и по карте.
- Бесплатный ПРРО от ГНС или касса в Checkbox или Vchasno — требование закрывает любой вариант.
- Интеграция с учётом — именно то, что превращает кассу из обязанности в инструмент: чек одновременно списывает ингредиенты.
- Штраф за работу без кассы — 100% от суммы первого непроведённого расчёта и 150% за каждый следующий. Это не та экономия, которую стоит рассматривать.
С чего начать завтра
Если учёта сейчас нет вообще, не пытайтесь сделать всё сразу. Порядок такой:
- Составьте техкарты на топ-5 позиций. Они дают 80% продаж. Это полчаса работы с весами.
- Посчитайте себестоимость каждой — с упаковкой, не только с кофе. Вы сразу увидите, какие позиции вас кормят.
- Взвесьте недельную норму потерь на калибровку и зафиксируйте её как норматив.
- Введите отдельное списание напитков персонала. Одна строка в смену.
- Сделайте инвентаризацию зерна и молока в конце недели и сравните с расчётом по техкартам. Расхождение сверх нескольких процентов — это уже адрес, куда смотреть.
Коротко
Себестоимость чашки — это не зерно, а зерно плюс молоко плюс упаковка. Списание должно идти по факту продажи, а не раз в месяц. Калибровка и напитки персонала — отдельные нормы, иначе они навсегда останутся «недостачей».
Если хотите понять, где именно течёт ваша маржа, — пришлите техкарты на топ-5 позиций и продажи за месяц. Посчитаю себестоимость и покажу, какая позиция зарабатывает, а какая нет.