Открыть ФОП сегодня — дело 15 минут в «Дії». А вот вести его так, чтобы не получить штраф, — это уже другая история. За 27 лет практики я провела через этот старт сотни предпринимателей, и мой принцип неизменен: ноль штрафов. Вот 7 шагов, с которых начинается спокойный ФОП в 2026 году — и места, где новички чаще всего теряют деньги.
Шаг 1. Выберите систему и группу — это определяет всё
Упрощённая система (группы 1, 2, 3) или общая? Большинству новичков подходит упрощённая. Ориентируйтесь на годовые лимиты дохода 2026 года:
| Группа | Лимит дохода в год (2026) | Наёмные | Кому подходит |
|---|---|---|---|
| Группа 1 | 1 444 049 грн | 0 | Розница на рынке, бытовые услуги населению |
| Группа 2 | 7 211 598 грн | до 10 | Услуги населению и плательщикам ЕН, торговля, производство |
| Группа 3 | 10 091 049 грн | без ограничений | Работа с ТОВ, экспорт услуг, ИТ |
Ошибка с группой на старте — это либо переплата налогов, либо вообще потеря права на упрощёнку. Группа 2, например, не может оказывать услуги обычным ТОВ на общей системе. Отдельного штрафа за это НКУ не устанавливает — но сам доход от такой операции облагается единым налогом по ставке 15% (пп. 5 п. 293.4 НКУ), а перейти на общую систему ФОП обязан с первого числа месяца, следующего за кварталом, в котором была такая деятельность (пп. 9 пп. 298.2.3 НКУ). Нарушение в феврале — общая система уже с 1 апреля.
Шаг 2. Зарегистрируйтесь правильно — и не попадите в ловушку КВЕД
Неправильный или «забытый» КВЕД может стоить права на единый налог. И помните: КВЕД в ЕГР и КВЕД в реестре плательщиков единого налога — это два разных перечня (пп. 8 п. 299.7 НКУ). Код, добавленный через «Дію», сам по себе в реестр плательщиков ЕН не попадает — нужно отдельное заявление в налоговую. Если доход получен по виду деятельности, которого нет в реестре плательщиков ЕН, последствия два и они кумулятивные: для групп 1 и 2 этот доход облагается единым налогом по ставке 15% (пп. 2 п. 293.4 НКУ), и независимо от группы ФОП обязан перейти на общую систему — с первого числа месяца, следующего за налоговым (отчётным) периодом, в котором такая деятельность осуществлялась (пп. 7 пп. 298.2.3 НКУ). Как это выглядит на практике, хорошо видно в истории дизайнера Валерии, которая из-за не того КВЕДа три месяца не могла легально работать. Подберите коды под реальную деятельность ещё до регистрации, с запасом на будущие направления — и проведите их в оба реестра до первого счёта по новому направлению. Когда я делаю регистрацию ФОП под ключ с проверенными КВЕДами, эта проверка входит в работу ещё до подачи заявления.
Шаг 3. Запомните: налогов несколько, и они отдельные
Единый налог — это ещё не всё. Дополнительно ФОП-упрощенец платит:
- ЕСВ «за себя» — минимум 1 902,34 грн/мес в 2026 (уплата поквартально).
- Военный сбор — 864,70 грн/мес для групп 1–2; для группы 3 — 1% дохода.
- Единый налог — фиксированный (Г1, Г2) или 5% дохода (Г3 без НДС; 3% — если ФОП зарегистрирован плательщиком НДС).
Шаг 4. Выясните, нужен ли вам РРО/ПРРО
Группа 1 кассу не применяет — освобождение даёт п. 296.10 НКУ, и оно привязано именно к статусу плательщика ЕН первой группы, а не к размеру дохода или другим условиям. А вот Группы 2 и 3 при оплате наличными, картой или через платёжные сервисы — касса (РРО/ПРРО) обязательна. Работа без нужного РРО карается штрафом 100% от суммы проданного без чека (за первое нарушение) и 150% за каждое следующее (п. 1 ст. 17 ЗУ №265/95-ВР). Государственный ПРРО от ГНС — бесплатный: ст. 2 ЗУ №265/95-ВР обязывает контролирующий орган обеспечить бесплатное программное решение, так что экономить здесь смысла нет. Checkbox, Вчасно.Касса и прочие — это уже коммерческие ПРРО со своими тарифами.
Шаг 5. Наведите порядок в документах
Договор → счёт → оплата → акт. Первичные документы подтверждают каждую операцию и спасают на проверке. Отдельный предпринимательский счёт не смешивайте с личной картой — иначе личные поступления ГНС может посчитать доходом ФОП.
Шаг 6. Сдавайте отчёты вовремя — дедлайн важнее всего
Декларация единого налога, объединённая отчётность 4ДФ (если есть наёмные), налоговый календарь. Пропущенный срок подачи наказывается, даже если сам налог уплачен вовремя, и штрафы здесь разные для разных форм. За неподанную или просроченную декларацию— 340 грн; 1 020 грн применяют лишь тогда, когда в течение года к вам уже было применено взыскание за такое же нарушение (п. 120.1 НКУ). За объединённую отчётность (4ДФ) действует другая норма — 1 020 грн, повторно в течение года 2 040 грн (п. 119.1 НКУ), при условии, что ошибка повлияла на суммы налога или на плательщика налога. По позиции ГНС (ЗІР, категория 103.26), если не подано несколько расчётов, применяется один штраф на всё количество нарушений, а не за каждый период. Занесите все дедлайны в налоговый календарь сразу после регистрации.
Шаг 7. Не нанимайте «в чёрную»
Прежде чем работник выйдет на работу, ФОП ОБЯЗАН подать в ГНС Уведомление о приёме (постановление КМУ от 17.06.2015 №413) — именно до начала работы, отдельного требования «за день заранее» норма не содержит. Если приказ издан и начисления ведутся, а уведомление просто опоздало — это 1 МЗП = 8 647 грн (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). А если человек работает без приказа и без уведомления, это фактический допуск без оформления — 86 470 грн (10 МЗП) за каждого (абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗоТ); к ФОП и ТОВ на едином налоге 1–3 групп по этому составу применяется предупреждение, а повторно в течение двух лет — уже 259 410 грн без всяких предупреждений. Важная деталь, о которой обычно не пишут: если уплатить 50% размера штрафа в течение 10 банковских дней со дня вручения постановления, постановление считается исполненным (ч. 5 ст. 265 КЗоТ) — 86 470 грн превращаются в 43 235 грн, а 259 410 грн в 129 705 грн. Главное — не пропустить эти 10 банковских дней. Это самая дорогая ошибка работодателя, и именно её легче всего избежать: одна форма, поданная вовремя.
Дальше: полный курс «Бухгалтер ФОП с нуля»
Эти 7 шагов — только каркас. В полном курсе «Бухгалтер ФОП с нуля» я разбираю каждый шаг подробно: с примерами, готовыми шаблонами, образцами заполнения деклараций и шпаргалкой на 2026 год. Чтобы вы вели учёт самостоятельно — уверенно и без страха перед ГНС.
Все цифры — по состоянию на 2026 год. Перед применением сверяйте актуальные ставки и сроки на tax.gov.ua. — Людмила Мурашко, главный бухгалтер, 27+ лет практики.