Відкрити ФОП сьогодні — справа 15 хвилин у «Дії». А от вести його так, щоб не отримати штраф, — це вже інша історія. За 27 років практики я провела через цей старт сотні підприємців, і мій принцип незмінний: нуль штрафів. Ось 7 кроків, з яких починається спокійний ФОП у 2026 році — і місця, де новачки найчастіше втрачають гроші.
Крок 1. Оберіть систему й групу — це визначає все
Спрощена система (групи 1, 2, 3) чи загальна? Більшості новачків підходить спрощена. Орієнтуйтеся на річні ліміти доходу 2026 року:
| Група | Ліміт доходу на рік (2026) | Наймані | Кому підходить |
|---|---|---|---|
| Група 1 | 1 444 049 грн | 0 | Роздріб на ринку, побутові послуги населенню |
| Група 2 | 7 211 598 грн | до 10 | Послуги населенню та платникам ЄП, торгівля, виробництво |
| Група 3 | 10 091 049 грн | без обмежень | Робота з ТОВ, експорт послуг, ІТ |
Помилка з групою на старті — це або переплата податків, або взагалі втрата права на спрощенку. Група 2, наприклад, не може надавати послуги звичайним ТОВ на загальній системі. Окремого штрафу за це ПКУ не встановлює — але сам дохід від такої операції оподатковується єдиним податком за ставкою 15% (пп. 5 п. 293.4 ПКУ), а перейти на загальну систему ФОП зобовʼязаний з першого числа місяця, наступного за кварталом, у якому була така діяльність (пп. 9 пп. 298.2.3 ПКУ). Порушення в лютому — загальна система вже з 1 квітня.
Крок 2. Зареєструйтеся правильно — і не потрапте в пастку КВЕД
Неправильний або «забутий» КВЕД може коштувати права на єдиний податок. І памʼятайте: КВЕД у ЄДР і КВЕД у реєстрі платників єдиного податку — це два різні переліки (пп. 8 п. 299.7 ПКУ). Код, доданий через «Дію», сам собою до реєстру платників ЄП не потрапляє — потрібна окрема заява до податкової. Якщо дохід отримано за видом діяльності, якого немає в реєстрі платників ЄП, наслідки два і вони кумулятивні: для груп 1 і 2 цей дохід оподатковується єдиним податком за ставкою 15% (пп. 2 п. 293.4 ПКУ), і незалежно від групи ФОП зобовʼязаний перейти на загальну систему — з першого числа місяця, наступного за податковим (звітним) періодом, у якому така діяльність здійснювалася (пп. 7 пп. 298.2.3 ПКУ). Як це виглядає на практиці, добре видно в історії дизайнерки Валерії, яка через не той КВЕД три місяці не могла легально працювати. Підберіть коди під реальну діяльність ще до реєстрації, із запасом на майбутні напрями — і проведіть їх в обидва реєстри до першого рахунка за новим напрямом. Коли я роблю реєстрацію ФОП під ключ із перевіреними КВЕДами, ця перевірка входить у роботу ще до подання заяви.
Крок 3. Запамʼятайте: податків кілька, і вони окремі
Єдиний податок — це ще не все. Додатково ФОП-спрощенець платить:
- ЄСВ «за себе» — мінімум 1 902,34 грн/міс у 2026 (сплата поквартально).
- Військовий збір — 864,70 грн/міс для груп 1–2; для групи 3 — 1% доходу.
- Єдиний податок — фіксований (Г1, Г2) або 5% доходу (Г3 без ПДВ; 3% — якщо ФОП зареєстрований платником ПДВ).
Крок 4. Зʼясуйте, чи потрібен вам РРО/ПРРО
Група 1 касу не застосовує — звільнення дає п. 296.10 ПКУ, і воно привʼязане саме до статусу платника ЄП першої групи, а не до розміру доходу чи інших умов. А ось Групи 2 і 3 при оплаті готівкою, карткою чи через платіжні сервіси — каса (РРО/ПРРО) обовʼязкова. Робота без потрібного РРО карається штрафом 100% від суми проданого без чека (за перше порушення) і 150% за кожне наступне (п. 1 ст. 17 ЗУ №265/95-ВР). Державний ПРРО від ДПС — безкоштовний: ст. 2 ЗУ №265/95-ВР зобовʼязує контролюючий орган забезпечити безоплатне програмне рішення, тож економити тут немає сенсу. Checkbox, Вчасно.Каса та інші — це вже комерційні ПРРО зі своїми тарифами.
Крок 5. Наведіть лад у документах
Договір → рахунок → оплата → акт. Первинні документи підтверджують кожну операцію й рятують на перевірці. Окремий підприємницький рахунок не змішуйте з особистою карткою — інакше особисті надходження ДПС може порахувати доходом ФОП.
Крок 6. Здавайте звіти вчасно — дедлайн важливіший за все
Декларація єдиного податку, обʼєднана звітність 4ДФ (якщо є наймані), податковий календар. Пропущений строк подачі карається, навіть якщо сам податок сплачено вчасно, і штрафи тут різні для різних форм. За неподану чи прострочену декларацію — 340 грн; 1 020 грн застосовують лише тоді, коли протягом року до вас уже було застосовано штраф за таке саме порушення (п. 120.1 ПКУ). За обʼєднану звітність (4ДФ) діє інша норма — 1 020 грн, повторно протягом року 2 040 грн (п. 119.1 ПКУ), за умови, що помилка вплинула на суми податку або на платника податку. За позицією ДПС (ЗІР, категорія 103.26), якщо не подано кілька розрахунків, застосовується один штраф на всю кількість порушень, а не за кожен період. Занесіть усі дедлайни в податковий календар одразу після реєстрації.
Крок 7. Не наймайте «в чорну»
Перш ніж працівник вийде на роботу, ФОП ЗОБОВʼЯЗАНИЙ подати до ДПС Повідомлення про прийняття (постанова КМУ від 17.06.2015 №413) — саме до початку роботи, окремої вимоги «за день наперед» норма не містить. Якщо наказ виданий і нарахування ведуться, а повідомлення просто запізнилося — це 1 МЗП = 8 647 грн (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Якщо ж людина працює без наказу і без повідомлення, це фактичний допуск без оформлення — 86 470 грн (10 МЗП) за кожного (абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП); для ФОП і ТОВ на єдиному податку 1–3 груп за цим складом застосовується попередження, а повторно протягом двох років — уже 259 410 грн без жодних попереджень. Важлива деталь, про яку зазвичай не пишуть: якщо сплатити 50% розміру штрафу протягом 10 банківських днів з дня вручення постанови, постанова вважається виконаною (ч. 5 ст. 265 КЗпП) — 86 470 грн перетворюються на 43 235 грн, а 259 410 грн на 129 705 грн. Головне — не пропустити ці 10 банківських днів. Це найдорожча помилка роботодавця, і саме її найлегше уникнути: одна форма, подана вчасно.
Далі: повний курс «Бухгалтер ФОП з нуля»
Ці 7 кроків — лише кістяк. У повному курсі «Бухгалтер ФОП з нуля» я розбираю кожен крок докладно: з прикладами, готовими шаблонами, зразками заповнення декларацій і шпаргалкою на 2026 рік. Щоб ви вели облік самостійно — впевнено й без страху перед ДПС.
Усі цифри — станом на 2026 рік. Перед застосуванням звіряйте актуальні ставки й строки на tax.gov.ua. — Людмила Мурашко, головний бухгалтер, 27+ років практики.