---
title: "Складской учёт в кафе 2026: как вести без 1С и не тонуть в накладных"
url: "https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/skladskoy-uchet-v-kafe-2026/"
language: ru
updated: "2026-07-29"
source: "https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/skladskoy-uchet-v-kafe-2026/"
published: "2026-07-29"
author: "Людмила Мурашко"
category: "Галузева специфіка"
readTimeMinutes: 9
---
[Главная](https://murashko-accounting.com.ua/ru/)[Блог](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/)Складской учёт в кафе 2026: как вести без 1С и не тонуть в накладных

Галузева специфіка9 мин чтения

# Складской учёт в кафе 2026: как вести без 1С и не тонуть в накладных

Складской учёт в кафе разваливается не из-за сложности, а из-за одного разрыва: товар приходит в килограммах, а продаётся в порциях. Разбираем, как свести эти две реальности.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)Людмила Мурашко29 июля 2026 · бухгалтер с 1999ОБНОВЛЕНО7 августа 20269 мин чтенияСреднийОбновлено: 07.08.2026СОДЕРЖАНИЕ

1. [1.Главный разрыв: килограммы против порций](#rozryv)
2. [2.Цепочка учёта: четыре звена](#lantsyuzhok)
3. [3.Инвентаризация: что и как часто считать](#inventaryzatsiya)
4. [4.Нормы потерь: что считать нормальным](#normy)
5. [5.Как вести без 1С](#bez-1c)
6. [6.Пять ошибок, из-за которых склад не сходится](#pomylky)

Содержание

1. [1.Главный разрыв: килограммы против порций](#rozryv)
2. [2.Цепочка учёта: четыре звена](#lantsyuzhok)
3. [3.Инвентаризация: что и как часто считать](#inventaryzatsiya)
4. [4.Нормы потерь: что считать нормальным](#normy)
5. [5.Как вести без 1С](#bez-1c)
6. [6.Пять ошибок, из-за которых склад не сходится](#pomylky)

Кратко за минуту

- Главный разрыв: приходит в килограммах, продаётся в порциях — связь даёт техкарта
- Четыре звена: приход → пересчёт единиц → списание по продаже → инвентаризация
- Скоропортящееся и дорогое считаем еженедельно, бакалею — раз в месяц
- Нормы потерь на обработку закладывают в техкарту, иначе усушка = «недостача»
- Без 1С можно: Poster, Dilovod и подобные закрывают задачу для кафе

Ответ

Складской учёт в кафе держится на четырёх звеньях: приход по накладной в единицах поставщика, пересчёт в учётные единицы, списание по технологической карте в момент продажи через ПРРО или POS-систему, инвентаризация для сверки факта с расчётом. Главная проблема — разрыв между единицами: товар приходит в килограммах и ящиках, а продаётся порциями, и без техкарты связи между ними не существует. Инвентаризацию делают по группам с разной частотой: скоропортящиеся продукты и дорогие позиции — еженедельно, бакалея и расходники — раз в месяц. Нормы потерь при холодной и тепловой обработке закладываются в техкарту отдельно, иначе нормальная усушка выглядит как недостача.

[Спросить Людмилу о вашем случае →](#contact)

Складской учёт в кафе разваливается почти всегда в одном месте. И это не сложность системы и не лень персонала.

Это разрыв между единицами измерения. Поставщик привозит **сыр в килограммах**. Вы продаёте **салат с 40 граммами сыра**. Между этими двумя реальностями нет никакой связи, пока вы её не создадите — и именно поэтому в конце месяца закупка есть, выручка есть, а куда делся сыр, никто не знает.

## Главный разрыв: килограммы против порций

Представьте обычную неделю. Приехало 10 кг курицы. Продали 120 порций цезаря, 40 порций курицы-гриль и ещё что-то ушло на комплимент от заведения. Сколько курицы должно остаться?

Без техкарты — неизвестно. С техкартой — арифметика: 120 × 80 г + 40 × 200 г = 17,6 кг… и вы сразу видите, что заказали меньше, чем продали, то есть где-то взяли из предыдущих остатков. Это и есть учёт: не «сколько купили», а «сколько должно было уйти по факту продаж».

Поэтому последовательность запуска всегда одна: **сначала технологические карты, потом всё остальное**. Без них склад — это просто список покупок.

## Цепочка учёта: четыре звена

| Звено | Что происходит | Где рвётся чаще всего |
| --- | --- | --- |
| **1. Приход** | Товар принимается по накладной, в единицах поставщика | Накладную не внесли в тот же день, потом забыли |
| **2. Пересчёт единиц** | Ящик → кг, бутылка → мл, упаковка → штуки | Ящик овощей приняли «как ящик», а списывают в граммах |
| **3. Списание по продаже** | Чек ПРРО списывает ингредиенты по техкарте автоматически | Списывают раз в месяц «по остаткам» — это уже не учёт |
| **4. Инвентаризация** | Факт сверяют с расчётом | Считают всё и сразу, персонал устаёт, цифры переписывают |

Самое важное звено — третье. Если списание происходит в момент продажи, вы видите расхождение *на той же неделе* и можете его объяснить. Если раз в месяц — вы видите итог, который уже никому не объяснить.

СПРОСИТЬ ЛЮДМИЛУ

Есть вопрос по этому разделу для вашего заведения?

[В Telegram →](https://t.me/LiudmylaMurashko)[Через форму →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/?industry=kafe#contact)

## Инвентаризация: что и как часто считать

Ошибка, которую делают почти все, — пытаться считать всё и одинаково часто. Персонал выдыхается за месяц, и дальше инвентаризация превращается в переписывание прошлых цифр.

Разделите на группы:

| Группа | Частота | Почему именно так |
| --- | --- | --- |
| Мясо, рыба, скоропортящееся | **еженедельно** | Самое дорогое и быстро движется |
| Алкоголь | **еженедельно** | Высокая стоимость порции, легко «потерять» |
| Молочное, овощи | еженедельно | Портится, списывается по срокам |
| Бакалея, консервация, заморозка | раз в месяц | Медленное движение, длинные сроки |
| Упаковка, расходники | раз в месяц | Дёшево поштучно, но суммарно заметно |

Правило простое: **что дороже и быстрее движется — то чаще считаем**. Еженедельная инвентаризация двадцати позиций реальнее и полезнее ежемесячной инвентаризации двухсот.

## Нормы потерь: что считать нормальным

Склад никогда не сойдётся до грамма, и это нормально. Часть потерь — это физика, а не люди.

- **Холодная обработка.** Чистка овощей, зачистка мяса, обрезка. Из килограмма картофеля в блюдо уйдёт заметно меньше килограмма.
- **Тепловая обработка.** Мясо и рыба теряют вес при готовке — это закладывается в техкарту как выход готового блюда.
- **Фасовка и порционирование.** Сыпучие продукты, соусы, которые остаются на стенках.
- **Списание по срокам годности.** Неизбежная статья, которой можно управлять, но нельзя обнулить.

Все эти нормы должны быть **в техкарте**, а не в голове шеф-повара. Иначе каждая инвентаризация будет показывать недостачу, вы будете искать виноватых — и испортите отношения с людьми, которые ничего не делали неправильно.

## Как вести без 1С

Для кафе полноценная ERP — это обычно избыток. Задачу закрывают более простые решения, объединяющие кассу, склад и техкарты:

- **Poster** — POS-система для HoReCa: касса, склад, техкарты, списание в момент продажи в одном месте.
- **Dilovod** — учётная часть: первичка, отчётность, взаиморасчёты с поставщиками.

Но главное не программа. Главное — настроено ли в ней **списание по факту продажи**. Самая дорогая ошибка здесь — купить систему и продолжать списывать раз в месяц вручную: вы заплатили за инструмент и не включили его.

## Пять ошибок, из-за которых склад не сходится

1. **Техкарты устарели.** Повар изменил граммовку полгода назад, в системе старые цифры. Это причина номер один всех «недостач» — проверяйте её первой, до любых подозрений.
2. **Накладные вносят пачкой в конце месяца.** Приход должен быть в системе в тот же день, иначе остатки весь месяц показывают неправду.
3. **Не учитывают питание персонала.** Обеды кухни — это реальные продукты. Не проведённые — превращаются в недостачу.
4. **Заготовки не оприходуют.** Сварили бульон из 5 кг костей — должна появиться новая позиция «бульон», иначе кости исчезли в никуда.
5. **Нет материально ответственного лица.** Когда доступ к складу имеют все, а отвечает «команда», недостачу невозможно ни объяснить, ни взыскать.

Как считать себестоимость блюд и food cost — [техкарты и food cost ресторана](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/tekh-karty-i-food-cost-restoran-2026/). Об учёте в формате кофейни — [учёт в кофейне](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/uchet-v-kofeyne-2026/).

## Коротко

Склад держится на техкартах и на списании в момент продажи. Инвентаризация по группам с разной частотой. Нормы технологических потерь — в карте, а не в голове.

Если у вас склад не сходится и непонятно почему — пришлите приходные накладные и продажи за неделю. Посчитаю, сколько должно было уйти по техкартам, и покажу, на каком именно звене рвётся цепочка.

ДВА ПУТИ

Разобраться самостоятельно — курс «Своё кафе с нуля»: 13 модулей, 57 уроков, шаблоны и готовые документы, 14 900 ₴ один раз. Отдать учёт мне — от 2 500 грн/мес, и вы про это больше не думаете.

[Программа курса →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/courses/svoye-kafe-z-nulya/)[Отдать учёт мне →](#contact)

Источники

- [ЗУ «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности»](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14)
- [Положение об инвентаризации активов и обязательств (приказ Минфина №879)](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14)

Частые вопросы

С чего начинается складской учёт в кафе?

С прихода по накладной и с единиц измерения. Поставщик привозит сыр в килограммах, а вы продаёте его в салатах по 40 граммов. Пока эти две единицы не связаны технологической картой, учёта не существует — есть только закупка и выручка, между которыми пустота. Поэтому последовательность такая: сначала техкарты на блюда, потом всё остальное.

Как часто делать инвентаризацию в кафе?

По группам, с разной частотой. Скоропортящиеся продукты, мясо, рыба, алкоголь — еженедельно, потому что именно там самые большие суммы и самое быстрое движение. Бакалея, консервация, заморозка — раз в месяц. Расходники и упаковка — раз в месяц. Полная инвентаризация всего еженедельно изматывает персонал и быстро превращается в формальность, когда цифры просто переписывают с прошлого раза.

Почему склад никогда не сходится до копейки?

Потому что часть потерь объективна. Овощи теряют вес при чистке, мясо — при обработке и тепловой готовке, сыпучие продукты — при фасовке. Это нормальные технологические потери, и они должны быть заложены в техкарту как нормы. Если их не учесть, каждая инвентаризация будет показывать недостачу, и вы будете искать виноватых там, где работает физика.

Можно ли вести складской учёт без 1С?

Да, и для кафе это часто удобнее. Для заведений общественного питания есть решения, которые объединяют кассу, склад и техкарты в одном месте — Poster для HoReCa, Dilovod для учётной части. Они закрывают типовые задачи кафе без избыточной сложности полноценной ERP. Главное не программа, а то, ведётся ли в ней списание по факту продажи.

Кто должен отвечать за склад в небольшом кафе?

Один конкретный человек с материальной ответственностью, оформленной договором. Худший вариант — когда доступ к складу имеют все, а отвечает «команда»: в такой конструкции недостачу невозможно ни объяснить, ни взыскать. В небольшом заведении это обычно шеф-повар или администратор, и в его обязанностях приёмка товара и участие в инвентаризации должны быть прописаны.

Что делать, если инвентаризация показала большую недостачу?

Не начинать с подозрений. Сначала проверьте техкарты — соответствуют ли они тому, что реально кладут в блюдо, потому что повар мог давно изменить граммовку. Потом проверьте, все ли приходные накладные внесены, и не было ли продаж мимо кассы. И только когда эти три источника исключены, расхождение действительно указывает на потери. На практике большинство «краж» оказываются необновлёнными техкартами.

КВЕДы из этой статьи

- [56.10Деятельность ресторанов, мобильное питание](https://murashko-accounting.com.ua/ru/kved/56-10/)

### Читайте также

[Галузева специфікаУчёт в кофейне 2026: себестоимость чашки, списание и почему «на глаз» не работает9 минЧитать →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/uchet-v-kofeyne-2026/)[Отраслевая спецификаДаёт ли Diia.City бронь от мобилизации в 2026: кого можно забронировать и на каких условиях9 минЧитать →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/diia-city-bronirovanie-ot-mobilizatsii-2026/)[Отраслевая спецификаСколько ФОП может привлекать резидент Diia.City в 2026: правило 20 % и что будет за превышение8 минЧитать →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/diia-city-rezident-flp-podryadchiki-limit-2026/)[Отраслевая спецификаГиг-контракт и ФОП одновременно в 2026: можно ли, что с ЕСВ и где граница 20 %8 минЧитать →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/gig-kontrakt-i-flp-odnovremenno-2026/)

### Связанные услуги

[Бухгалтер для ресторана и кафе — HoReCa учёт онлайнБухгалтерия для ресторанов и кафе — от открытия с нуля до ежедневного учёта с учётом специфики HoReCa.Подробнее →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/services/restorany-ta-kafe/)[Товарный и складской учёт для ФОП и ТОВ — онлайн бухгалтерТовары, сырьё, основные средства — учёт движения запасов от оприходования до реализации.Подробнее →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/services/tovarnyi-oblik/)

### Короткий ответ

[Food costПодробнее →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/slovnyk/food-cost/)[Сколько стоит ведение ФОП — тарифы от 2 500 грн/месПодробнее →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/prices/)[Налоговый календарь ФОП — все дедлайны 2026Подробнее →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/calendar/)

Рекомендуемые сервисы

Работаем в этих системах — поможем подключить и настроить учёт под ваш бизнес.

- [![Dilovod](https://murashko-accounting.com.ua/partners/dilovod.webp)](https://dilovod.ua/?utm_campaign=4407)

Быстрее всего — написать в Telegram

Не сходится склад и не понимаете почему? Напишите — посмотрю ваши приходные накладные и продажи за неделю и найду, где именно рвётся цепочка.

Удобнее оставить заявку — форма ниже.

[Написать в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)

## Поговорить

Первый разговор — без обязательств. Рассказываете о бизнесе, я говорю, как могу помочь.

[Написать в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)[+38 098 175-15-06](tel:+380981751506)[lb.murashko@gmail.com](mailto:lb.murashko@gmail.com)

пн–пт · 09:00–18:00 · Киев

Отвечаю в рабочее время, в тот же день.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)**27+** лет опыта**0** штрафов с 1999

Написать или позвонить

Расскажите о бизнесе — отвечу сегодня.

Ваше имя *Телефон или Telegram *Какая услуга вас интересует?Выберите услугу...ФОП — единый налогФОП / ТОВ — общая системаЗарплата и кадрыУчёт для ресторана / кафеВЭДВопрос о курсеКонсультацияДругое — опишите в сообщенииРегистрация ФОП / ТОВВосстановление учётаЛиквидация ФОП / ТОВГодовая декларация / закрытие годаВзнос и отчёт — лица с инвалидностьюСообщение (необязательно)Отправить запрос →

Отвечаю в тот же день.

[Спросить ЛюдмилуСпросить](#contact)

---

*Этот текст — markdown-зеркало страницы [https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/skladskoy-uchet-v-kafe-2026/](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/skladskoy-uchet-v-kafe-2026/). Автор: Людмила Мурашко, главный бухгалтер с 1999 года. Контакт: +380981751506, lb.murashko@gmail.com.*