---
title: "Что такое первичный документ и какие реквизиты обязательны"
url: "https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/chto-takoe-pervichnyy-dokument/"
language: ru
updated: "2026-08-11"
source: "https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/chto-takoe-pervichnyy-dokument/"
published: "2026-08-11"
author: "Людмила Мурашко"
category: "Базовые понятия"
readTimeMinutes: 8
---
[Главная](https://murashko-accounting.com.ua/ru/)[Блог](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/)Что такое первичный документ и какие реквизиты обязательны

Базовые понятия8 мин чтения

# Что такое первичный документ и какие реквизиты обязательны

Договор фиксирует намерение, первичный документ — факт. Разбираем шесть обязательных реквизитов, правило о несущественных недостатках и новую норму с февраля 2026, по которой акт на услуги может быть без подписи заказчика.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)Людмила Мурашко11 августа 2026 · бухгалтер с 1999ОБНОВЛЕНО19 сентября 20268 мин чтенияБазовыйОбновлено: 19.09.2026СОДЕРЖАНИЕ

1. [1.Что такое первичный документ](#chto-takoe)
2. [2.Шесть обязательных реквизитов](#rekvizity)
3. [3.Акт без подписи заказчика — с 2026 можно](#akt-bez-podpisi)
4. [4.Несущественные недостатки не отменяют операцию](#nedostatki)
5. [5.Электронная первичка и КЭП](#elektronnye)
6. [6.Нужна ли первичка ФОП на едином налоге](#flp)
7. [7.Сколько хранить](#hranenie)
8. [8.Частые ошибки](#oshibki)

Содержание

1. [1.Что такое первичный документ](#chto-takoe)
2. [2.Шесть обязательных реквизитов](#rekvizity)
3. [3.Акт без подписи заказчика — с 2026 можно](#akt-bez-podpisi)
4. [4.Несущественные недостатки не отменяют операцию](#nedostatki)
5. [5.Электронная первичка и КЭП](#elektronnye)
6. [6.Нужна ли первичка ФОП на едином налоге](#flp)
7. [7.Сколько хранить](#hranenie)
8. [8.Частые ошибки](#oshibki)

Кратко за минуту

- Первичный документ фиксирует ФАКТ операции; договор фиксирует лишь намерение
- Шесть обязательных реквизитов — ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV
- 🔴 С 24.02.2026 акт на услуги, работы или аренду может быть без подписи заказчика, если так прописано в письменном договоре (ЗУ №4791-IX)
- Несущественные недостатки не основание снимать операцию — та же ч. 2 ст. 9
- Не показали документ на проверке — считается, что его не было (п. 44.6 НКУ)
- ФОП на ЕН без НДС не подпадают под санкцию за неучтённый товар — кроме техники с гарантией, лекарств и ювелирки (ст. 20 ЗУ №265/95-ВР)

Ответ

Первичный документ — это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции (ст. 1 ЗУ «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» от 16.07.1999 №996-XIV). Именно первичные документы являются основанием для бухгалтерского учёта хозяйственных операций (ч. 1 ст. 9 того же закона). Первичные документы составляются в бумажной или электронной форме и должны иметь шесть обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9): название документа (формы); дату составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объём хозяйственной операции и единицу измерения; должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление операции и правильность оформления; личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо. Законом №4791-IX от 24.02.2026 ч. 2 ст. 9 дополнена абзацем, по которому для услуг, работ и найма (аренды) отсутствие двух последних реквизитов со стороны заказчика или нанимателя не является нарушением — при условии, что такой порядок предусмотрен письменным договором и операции отражаются в периоде осуществления; исключение составляют операции за публичные средства, наём государственного или коммунального имущества, строительный подряд, проектно-изыскательские работы, пожертвование и благотворительная помощь. Несущественные недостатки не являются основанием для непризнания хозяйственной операции, если они не мешают идентифицировать лицо и документ содержит дату, название предприятия, содержание и объём операции. Для налогообложения учёт ведётся на основании первичных документов, а формировать показатели отчётности на неподтверждённых данных запрещено (п. 44.1 НКУ); непредоставление документов во время проверки приравнивается к их отсутствию на момент составления отчётности (п. 44.6 НКУ). Срок хранения по п. 44.3 НКУ — не менее 1095 дней для большинства документов и 1825 дней для юридических лиц на упрощённой системе и плательщиков, определённых ст. 133 НКУ.

[Спросить Людмилу о вашем случае →](#contact)

«У нас есть договор» — эту фразу я слышу от клиентов чаще всего, когда спрашиваю о документах. Договор — это хорошо, но он фиксирует *намерение*. Налоговую интересует **факт**: что именно сделано, когда, на какую сумму. Факт фиксирует первичный документ. Без него операции для учёта не существует, даже если деньги реально пришли на счёт.

## Что такое первичный документ

Определение короткое до неудобства. Ст. 1 ЗУ «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» от 16.07.1999 №996-XIV:

> «первичный документ — документ, который содержит сведения о хозяйственной операции».

И сразу главное правило, ч. 1 ст. 9: **основанием для бухгалтерского учёта хозяйственных операций являются первичные документы**. Не договор, не переписка, не выписка из банка сама по себе — первичный документ.

На практике это:

- акт оказанных услуг / выполненных работ;
- расходная накладная;
- товарно-транспортная накладная;
- акт приёма-передачи;
- кассовый чек, банковская квитанция, платёжная инструкция.

Счёт-фактура (инвойс) сам по себе первичным документом не является — это приглашение оплатить. Первичным он становится лишь тогда, когда одновременно подтверждает факт операции и содержит все реквизиты ниже.

## Шесть обязательных реквизитов

Ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV. Документ может быть **бумажным или электронным**, но иметь обязан всё это:

| # | Реквизит | Что это значит на практике |
| --- | --- | --- |
| 1 | Название документа (формы) | «Акт оказанных услуг», а не безымянный лист |
| 2 | Дата составления | именно составления, не дата договора |
| 3 | Название предприятия, от имени которого составлен документ | для ФОП — фамилия, имя, отчество |
| 4 | Содержание и объём операции, единица измерения | самое слабое место: «услуги по договору» — это не содержание |
| 5 | Должности и фамилии ответственных лиц | кто осуществил операцию и кто отвечает за оформление |
| 6 | Личная подпись или другие данные для идентификации лица | подпись, КЭП или другой идентификатор |

Обратите внимание, чего в перечне **нет**: печати. Закон разрешает добавлять её как *дополнительный* реквизит вместе с номером документа и основанием для операции — «в зависимости от характера хозяйственной операции и технологии обработки учётной информации». Обязательной она не является.

Чаще всего документы «сыпятся» на четвёртом пункте. «Оказаны услуги согласно договору №5 на сумму 30 000 грн» — это не содержание и не объём. Должно быть видно, что именно сделано и сколько этого было: сколько часов консультаций, сколько страниц перевода, какой период обслуживания.

## Акт без подписи заказчика — с 2026 можно

Самое свежее и самое практичное изменение в этой теме. Законом №4791-IX от 24.02.2026 ч. 2 ст. 9 дополнена новым абзацем. Дословно:

> «Если первичный документ содержит информацию о дате (периоде) предоставления услуг, выполнения работ или найма (аренды), то **отсутствие предусмотренных абзацами шестым и седьмым этой части реквизитов со стороны заказчика услуг (работ) или нанимателя (арендатора) не является нарушением** требований к оформлению первичного документа, при условии что такой порядок документирования хозяйственных операций предусмотрен договором, заключённым в письменной форме, и такие хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учёте в периоде их осуществления.»

Простыми словами: **односторонний акт на услуги, работы или аренду теперь законен**. Заказчик может его не подписывать, и это не делает документ дефектным.

Но условия жёсткие, и их три:

1. такой порядок **прописан в письменном договоре** заранее;
2. в документе есть **дата или период** оказания услуг / работ / аренды;
3. операция отражена в учёте **в периоде, когда она осуществлена**.

И есть перечень, куда эта норма **не** достаёт: операции, оплата по которым идёт за счёт публичных средств; наём (аренда) государственного или коммунального имущества; договоры строительного подряда и проектно-изыскательских работ; договоры о пожертвовании, благотворительной или гуманитарной помощи.

Практический вывод для фрилансеров, агентств и арендодателей: если вы месяцами ловите подписи заказчиков — добавьте соответствующий пункт в договор, и проблема исчезает легально. Но именно *добавьте в договор*: без письменного договора с таким порядком норма не работает.

## Несущественные недостатки не отменяют операцию

Ещё одна норма из той же ч. 2 ст. 9, полностью на стороне плательщика:

> «**Несущественные недостатки** в документах, содержащих сведения о хозяйственной операции, **не являются основанием для непризнания хозяйственной операции**, при условии, что такие недостатки не мешают возможности идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции, и содержат сведения о дате составления документа, названии предприятия, от имени которого составлен документ, содержании и объёме хозяйственной операции и т. д.»

То есть описка в номере, отсутствие печати, мелкая неточность в названии — не повод снимать расходы или налоговый кредит. Но обратите внимание на условие: должны остаться**идентификация стороны, дата, название предприятия, содержание и объём**. Убрали содержание и объём — это уже не «несущественный недостаток», и норма не спасает.

## Электронная первичка и КЭП

Закон не отдаёт предпочтения бумаге. Первичные документы **могут быть составлены в бумажной или в электронной форме** — это просто написано в ч. 2 ст. 9. Электронные применяются в учёте при условии соблюдения законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Отдельно урегулированы автоматически сгенерированные документы: созданные программным обеспечением информационно-коммуникационной системы применяются **при условии наложенной электронной подписи или печати**. То есть акт, который система сформировала сама, без подписи остаётся просто файлом.

И ещё одна деталь, о которой вспоминают редко: по ч. 6 ст. 9, если вы ведёте первичку электронно, вы обязаны **за свой счёт** изготовить бумажные копии по требованию другого участника операции, правоохранительных органов или иных органов в пределах их полномочий.

## Нужна ли первичка ФОП на едином налоге

Нужна, хоть и в меньшем объёме, чем юрлицу. П. 44.1 НКУ говорит о *плательщиках налогов* без исключений для упрощенцев:

> «Для целей налогообложения плательщики налогов обязаны вести учёт доходов, расходов и других показателей … **на основании первичных документов** … Плательщикам налогов **запрещается формирование показателей налоговой отчётности** … на основании данных, не подтверждённых документами.»

ФОП на едином налоге считает доход — и именно первичка подтверждает его состав и дату. О том, что бумажную книгу учёта отменили, а сам учёт остался, есть отдельный разбор: [книга учёта доходов ФОП](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/kniga-ucheta-dohodov-flp-2026/).

Отдельная тема — **документы на товар**. Ст. 20 ЗУ №265/95-ВР устанавливает санкцию за реализацию неучтённых товаров в размере их стоимости по ценам реализации, но не менее 10 необлагаемых минимумов. И сразу исключение:

> «Такие требования **не распространяются на физических лиц — предпринимателей, которые являются плательщиками единого налога и не зарегистрированы плательщиками налога на добавленную стоимость** (кроме тех, которые осуществляют деятельность по реализации технически сложных бытовых товаров, подлежащих гарантийному ремонту, а также лекарственных средств и изделий медицинского назначения, ювелирных и бытовых изделий из драгоценных металлов, драгоценных камней …).»

То есть обычный ФОП-единщик без НДС под эту санкцию не подпадает. А вот магазин бытовой техники, аптека или ювелирная лавка — подпадают, и документы на товар им обязательны.

## Сколько хранить

Сроки в п. 44.3 НКУ, и они не одинаковы:

| Срок | Для чего |
| --- | --- |
| 1095 дней | общий срок для документов, на которые не распространяются специальные правила |
| 1825 дней | первичка, регистры и финотчётность лиц по п. 133.1, пп. 133.2.2, п. 133.4 НКУ, а также юрлиц на упрощённой системе |
| 2555 дней | документы для контроля по ст. 39, 39-2 и п. 141.4 НКУ |

Срок считается **со дня подачи отчётности**, для составления которой документ использовался, а если отчётность не подавалась — с предельного срока её подачи.

И самая жёсткая норма всей темы, п. 44.6 НКУ: если до окончания проверки плательщик не предоставляет документы, подтверждающие показатели отчётности (независимо от причин, кроме изъятия правоохранительными органами), **считается, что такие документы отсутствовали у плательщика на момент составления отчётности**. Не «найдём позже» — юридически их не было.

## Частые ошибки

- **«У нас есть договор, акт не нужен».** Договор — намерение, акт — факт. Основание для учёта именно второе (ч. 1 ст. 9).
- **Содержание операции одной строкой «услуги по договору».** Реквизит №4 требует содержания *и объёма* с единицей измерения.
- **Ждать подпись заказчика месяцами.** С 24.02.2026 это решается пунктом в договоре — но именно в договоре, заранее.
- **Считать печать обязательной.** Её нет среди шести реквизитов.
- **Автоматический акт из системы без КЭП.** Без наложенной подписи или печати он в учёте не применяется.
- **Составлять акты «задним числом» в следующем периоде.** Ч. 5 ст. 9 требует отражать операции в том отчётном периоде, в котором они осуществлены — и новая норма об одностороннем акте тоже ставит это условием.
- **Донести документ после проверки.** П. 44.6 НКУ закрывает эту возможность.

Если коротко: первичка — это не бюрократия, а способ доказать, что операция была именно такой, как вы её показали. Шесть реквизитов, письменный договор там, где вы хотите обойтись без подписи заказчика, и хранение весь срок, а не до конца года.

ДВА ПУТИ

Разобраться самостоятельно — курс «Бухгалтер ФОП с нуля»: 10 модулей, 18 уроков, шаблоны и готовые документы, 5 000 ₴ один раз. Отдать учёт мне — от 2 500 грн/мес, и вы про это больше не думаете.

[Программа курса →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/courses/buhgalter-fop-z-nulya/)[Отдать учёт мне →](#contact)

Источники

- [ЗУ №996-XIV — о бухгалтерском учёте и финансовой отчётности, ст. 9](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14)
- [НКУ, ст. 44 — документальное обеспечение показателей отчётности](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17)
- [ЗУ №265/95-ВР — о применении РРО, ст. 20](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80)

Частые вопросы

Какие реквизиты первичного документа обязательны?

Шесть, и все перечислены в ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV: название документа (формы); дата составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объём хозяйственной операции вместе с единицей измерения; должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление операции и правильность её оформления; личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в операции. Дополнительные реквизиты — печать, номер документа, основание для операции — закон разрешает включать в зависимости от характера операции, но обязательными они не являются. В частности, печать в перечне обязательных отсутствует.

Действителен ли акт без подписи заказчика?

С 24 февраля 2026 года — да, при условиях. Законом №4791-IX ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV дополнена абзацем: если первичный документ содержит информацию о дате или периоде предоставления услуг, выполнения работ либо найма (аренды), то отсутствие должностей/фамилий ответственных лиц и подписи со стороны заказчика услуг (работ) или нанимателя не является нарушением требований к оформлению — при условии, что такой порядок документирования предусмотрен договором, заключённым в письменной форме, и такие операции отражаются в учёте в периоде их осуществления. Это не действует для операций, оплата которых осуществляется за счёт публичных средств, для найма государственного или коммунального имущества, договоров строительного подряда, проектно-изыскательских работ, а также договоров о пожертвовании, благотворительной или гуманитарной помощи. То есть односторонний акт теперь законен, но его нужно заранее прописать в договоре.

Что будет, если в документе ошибка?

Зависит от того, насколько она существенна. Ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV прямо говорит: несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания этой операции — при условии, что недостатки не мешают идентифицировать лицо, участвовавшее в операции, и документ содержит сведения о дате составления, названии предприятия, от имени которого составлен документ, содержании и объёме операции. То есть описка в номере или отсутствие печати сами по себе операцию не снимают. А вот отсутствие содержания и объёма операции или невозможность идентифицировать сторону — это уже не «несущественный недостаток».

Нужна ли первичка ФОП на едином налоге?

Да, хоть и в меньшем объёме, чем юрлицу. П. 44.1 НКУ обязывает плательщиков налогов вести учёт доходов, расходов и других показателей на основании первичных документов и прямо запрещает формировать показатели налоговой отчётности на данных, не подтверждённых такими документами. ФОП на едином налоге считает доход — и именно первичные документы подтверждают его состав и дату. Отдельный вопрос — учёт товаров: по ст. 20 ЗУ №265/95-ВР санкция за реализацию неучтённых товаров не распространяется на ФОП, которые являются плательщиками единого налога и не зарегистрированы плательщиками НДС. Исключение составляют те, кто торгует технически сложными бытовыми товарами с гарантийным ремонтом, лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, а также ювелирными и бытовыми изделиями из драгоценных металлов и камней — для них документы на товар обязательны.

Имеет ли электронный документ такую же силу, как бумажный?

Да. Ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV прямо предусматривает, что первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме, и что составленные в электронной форме документы применяются в бухгалтерском учёте при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Отдельно урегулированы документы, созданные автоматически программным обеспечением информационно-коммуникационной системы: они применяются при условии наложенной электронной подписи или печати. То есть акт во Вчасно или Дії.Підпис с КЭП равноценен бумажному с мокрой печатью — при условии корректной подписи.

Сколько хранить первичные документы?

Минимальные сроки устанавливает п. 44.3 НКУ, и они разные. 1095 дней — общий срок для документов, на которые не распространяются специальные правила. 1825 дней — для первичных документов, регистров бухучёта и финотчётности лиц, определённых п. 133.1, пп. 133.2.2 и п. 133.4 НКУ, а также юридических лиц на упрощённой системе. 2555 дней — для документов, нужных для контроля по ст. 39 и 39-2 и п. 141.4 НКУ. Срок считается со дня подачи отчётности, для составления которой документ использовался, а если отчётность не подавалась — с предельного срока её подачи. Практический совет: хранить не «до проверки», а весь срок, потому что по п. 44.6 НКУ непредоставление документов во время проверки приравнивается к тому, что их не существовало на момент составления отчётности.

### Читайте также

[Базовые понятияЧто такое ЕСВ и как его платить в 20265 минЧитать →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/chto-takoe-esv/)[Базовые понятияЧто такое военный сбор и сколько платят в 20265 минЧитать →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/chto-takoe-voennyy-sbor/)[Базовые понятияЧто такое КБК и зачем он нужен5 минЧитать →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/chto-takoe-kbk/)[Базовые понятияЧто такое 4ДФ и объединённый отчёт за наёмных6 минЧитать →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/chto-takoe-4df/)

### Связанные услуги

[Подача налоговой отчётности в ГНС — для ФОП и ТОВ онлайнВсе декларации и отчёты в ГНС — подготовка, проверка и подача вовремя. Ни одного пропущенного срока.Подробнее →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/services/podatkova-zvitnist/)[Бухгалтерская консультация онлайн — оптимизация налогообложенияОтвет на ваш конкретный вопрос от бухгалтера с 27-летним опытом. Первый разговор — 30 минут.Подробнее →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/services/konsultatsiyi/)[Сколько стоит ведение ФОП — тарифы от 2 500 грн/месПодробнее →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/prices/)[Налоговый календарь ФОП — все дедлайны 2026Подробнее →](https://murashko-accounting.com.ua/ru/calendar/)

Рекомендуемые сервисы

Работаем в этих системах — поможем подключить и настроить учёт под ваш бизнес.

- [![Dilovod](https://murashko-accounting.com.ua/partners/dilovod.webp)](https://dilovod.ua/?utm_campaign=4407)

Быстрее всего — написать в Telegram

Не уверены, выдержат ли ваши акты и накладные проверку? Посмотрю ваш пакет документов и скажу, что именно нужно исправить. Напишите — отвечу в тот же день.

Удобнее оставить заявку — форма ниже.

[Написать в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)

## Поговорить

Первый разговор — без обязательств. Рассказываете о бизнесе, я говорю, как могу помочь.

[Написать в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)[+38 098 175-15-06](tel:+380981751506)[lb.murashko@gmail.com](mailto:lb.murashko@gmail.com)

пн–пт · 09:00–18:00 · Киев

Отвечаю в рабочее время, в тот же день.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)**27+** лет опыта**0** штрафов с 1999

Написать или позвонить

Расскажите о бизнесе — отвечу сегодня.

Ваше имя *Телефон или Telegram *Какая услуга вас интересует?Выберите услугу...ФОП — единый налогФОП / ТОВ — общая системаЗарплата и кадрыУчёт для ресторана / кафеВЭДВопрос о курсеКонсультацияДругое — опишите в сообщенииРегистрация ФОП / ТОВВосстановление учётаЛиквидация ФОП / ТОВГодовая декларация / закрытие годаВзнос и отчёт — лица с инвалидностьюСообщение (необязательно)Отправить запрос →

Отвечаю в тот же день.

[Спросить ЛюдмилуСпросить](#contact)

---

*Этот текст — markdown-зеркало страницы [https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/chto-takoe-pervichnyy-dokument/](https://murashko-accounting.com.ua/ru/blog/chto-takoe-pervichnyy-dokument/). Автор: Людмила Мурашко, главный бухгалтер с 1999 года. Контакт: +380981751506, lb.murashko@gmail.com.*