---
title: "Складський облік у кафе 2026: як вести без 1С і не тонути в накладних"
url: "https://murashko-accounting.com.ua/blog/skladskyy-oblik-u-kafe-2026/"
language: uk
updated: "2026-07-29"
source: "https://murashko-accounting.com.ua/blog/skladskyy-oblik-u-kafe-2026/"
published: "2026-07-29"
author: "Людмила Мурашко"
category: "Галузева специфіка"
readTimeMinutes: 9
---
[Головна](https://murashko-accounting.com.ua/)[Блог](https://murashko-accounting.com.ua/blog/)Складський облік у кафе 2026: як вести без 1С і не тонути в накладних

Галузева специфіка9 хв читання

# Складський облік у кафе 2026: як вести без 1С і не тонути в накладних

Складський облік у кафе розвалюється не через складність, а через один розрив: товар приходить у кілограмах, а продається в порціях. Розбираємо, як звести ці дві реальності.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)Людмила Мурашко29 липня 2026 · бухгалтер з 1999ОНОВЛЕНО7 серпня 20269 хв читанняСереднійОновлено: 07.08.2026ЗМІСТ

1. [1.Головний розрив: кілограми проти порцій](#rozryv)
2. [2.Ланцюжок обліку: чотири ланки](#lantsyuzhok)
3. [3.Інвентаризація: що і як часто рахувати](#inventaryzatsiya)
4. [4.Норми втрат: що вважати нормальним](#normy)
5. [5.Як вести без 1С](#bez-1c)
6. [6.П’ять помилок, через які склад не сходиться](#pomylky)

Зміст

1. [1.Головний розрив: кілограми проти порцій](#rozryv)
2. [2.Ланцюжок обліку: чотири ланки](#lantsyuzhok)
3. [3.Інвентаризація: що і як часто рахувати](#inventaryzatsiya)
4. [4.Норми втрат: що вважати нормальним](#normy)
5. [5.Як вести без 1С](#bez-1c)
6. [6.П’ять помилок, через які склад не сходиться](#pomylky)

Коротко за хвилину

- Головний розрив: приходить у кілограмах, продається в порціях — звʼязок дає техкарта
- Чотири ланки: прихід → перерахунок одиниць → списання за продажем → інвентаризація
- Швидкопсувне і дороге рахуємо щотижня, бакалію — раз на місяць
- Норми втрат на обробку закладають у техкарту, інакше усушка = «нестача»
- Без 1С можна: Poster, Dilovod та подібні закривають задачу для кафе

Відповідь

Складський облік у кафе тримається на чотирьох ланках: прихід за накладною в одиницях постачальника, перерахунок в облікові одиниці, списання за технологічною картою в момент продажу через ПРРО або POS-систему, інвентаризація для звірки факту з розрахунком. Головна проблема — розрив між одиницями: товар приходить у кілограмах і ящиках, а продається порціями, і без техкарти звʼязку між ними не існує. Інвентаризацію роблять за групами з різною частотою: швидкопсувні продукти і дорогі позиції — щотижня, бакалія і розхідники — раз на місяць. Норми втрат при холодній і гарячій обробці закладаються в техкарту окремо, інакше нормальна усушка виглядає як нестача.

[Запитати Людмилу про ваш випадок →](#contact)

Складський облік у кафе розвалюється майже завжди в одному місці. І це не складність системи і не лінь персоналу.

Це розрив між одиницями виміру. Постачальник привозить **сир у кілограмах**. Ви продаєте **салат із 40 грамами сиру**. Між цими двома реальностями немає жодного звʼязку, поки ви його не створите — і саме тому в кінці місяця закупівля є, виручка є, а куди дівся сир, ніхто не знає.

## Головний розрив: кілограми проти порцій

Уявіть звичайний тиждень. Приїхало 10 кг курки. Продали 120 порцій цезаря, 40 порцій курки-гриль і ще щось пішло на комплімент від закладу. Скільки курки має залишитися?

Без техкарти — невідомо. Із техкартою — арифметика: 120 × 80 г + 40 × 200 г = 17,6 кг… і ви одразу бачите, що замовили менше, ніж продали, тобто десь узяли з попередніх залишків. Це і є облік: не «скільки купили», а «скільки мало піти за фактом продажів».

Тому послідовність запуску завжди одна: **спочатку технологічні карти, потім усе інше**. Без них склад — це просто список покупок.

## Ланцюжок обліку: чотири ланки

| Ланка | Що відбувається | Де рветься найчастіше |
| --- | --- | --- |
| **1. Прихід** | Товар приймається за накладною, в одиницях постачальника | Накладну не внесли того ж дня, потім забули |
| **2. Перерахунок одиниць** | Ящик → кг, пляшка → мл, упаковка → штуки | Ящик овочів прийняли «як ящик», а списують у грамах |
| **3. Списання за продажем** | Чек ПРРО списує інгредієнти за техкартою автоматично | Списують раз на місяць «за залишками» — це вже не облік |
| **4. Інвентаризація** | Факт звіряють із розрахунком | Рахують усе й одразу, персонал втомлюється, цифри переписують |

Найважливіша ланка — третя. Якщо списання відбувається в момент продажу, ви бачите розбіжність *того ж тижня* і можете її пояснити. Якщо раз на місяць — ви бачите підсумок, який уже нікому не пояснити.

ЗАПИТАТИ ЛЮДМИЛУ

Маєте питання по цьому розділу для вашого закладу?

[У Telegram →](https://t.me/LiudmylaMurashko)[Через форму →](https://murashko-accounting.com.ua/?industry=kafe#contact)

## Інвентаризація: що і як часто рахувати

Помилка, яку роблять майже всі, — намагатися рахувати все й однаково часто. Персонал видихається за місяць, і далі інвентаризація перетворюється на переписування минулих цифр.

Розділіть на групи:

| Група | Частота | Чому саме так |
| --- | --- | --- |
| Мʼясо, риба, швидкопсувне | **щотижня** | Найдорожче і найшвидше рухається |
| Алкоголь | **щотижня** | Висока вартість порції, легко «загубити» |
| Молочне, овочі | щотижня | Псується, списується за термінами |
| Бакалія, консервація, заморозка | раз на місяць | Повільний рух, довгі терміни |
| Упаковка, розхідники | раз на місяць | Дешево поштучно, але сумарно помітно |

Правило просте: **що дорожче і швидше рухається — то частіше рахуємо**. Щотижнева інвентаризація двадцяти позицій реальніша і корисніша за щомісячну інвентаризацію двохсот.

## Норми втрат: що вважати нормальним

Склад ніколи не зійдеться до грама, і це нормально. Частина втрат — це фізика, а не люди.

- **Холодна обробка.** Чищення овочів, зачистка мʼяса, обрізка. Із кілограма картоплі в страву піде помітно менше кілограма.
- **Теплова обробка.** Мʼясо і риба втрачають вагу при готуванні — це закладається в техкарту як вихід готової страви.
- **Фасування і порціонування.** Розсипчасті продукти, соуси, які лишаються на стінках.
- **Списання за термінами придатності.** Неминуча стаття, якою можна керувати, але не можна обнулити.

Усі ці норми мають бути **в техкарті**, а не в голові шеф-кухаря. Інакше кожна інвентаризація показуватиме нестачу, ви шукатимете винних — і зіпсуєте стосунки з людьми, які нічого не робили неправильно.

## Як вести без 1С

Для кафе повноцінна ERP — це зазвичай надлишок. Задачу закривають простіші рішення, які поєднують касу, склад і техкарти:

- **Poster** — POS-система для HoReCa: каса, склад, техкарти, списання в момент продажу в одному місці.
- **Dilovod** — облікова частина: первинка, звітність, взаєморозрахунки з постачальниками.

Але головне не програма. Головне — чи налаштоване в ній **списання за фактом продажу**. Найдорожча помилка тут — купити систему і продовжувати списувати раз на місяць вручну: ви заплатили за інструмент і не увімкнули його.

## П’ять помилок, через які склад не сходиться

1. **Техкарти застаріли.** Кухар змінив грамовку пів року тому, у системі старі цифри. Це причина номер один усіх «нестач» — перевіряйте її першою, до будь-яких підозр.
2. **Накладні вносять пачкою в кінці місяця.** Прихід має бути в системі того ж дня, інакше залишки весь місяць показують неправду.
3. **Не обліковують харчування персоналу.** Обіди кухні — це реальні продукти. Не проведені — перетворюються на нестачу.
4. **Заготовки не оприбутковують.** Зварили бульйон із 5 кг кісток — має зʼявитися нова позиція «бульйон», інакше кістки зникли в нікуди.
5. **Немає матеріально відповідальної особи.** Коли доступ до складу мають усі, а відповідає «команда», нестачу неможливо ані пояснити, ані стягнути.

Як рахувати собівартість страв і food cost — [техкарти і food cost ресторану](https://murashko-accounting.com.ua/blog/tekh-karty-i-food-cost-restoran-2026/). Про облік у форматі кав’ярні — [облік у кав’ярні](https://murashko-accounting.com.ua/blog/oblik-u-kavyarni-2026/).

## Коротко

Склад тримається на техкартах і на списанні в момент продажу. Інвентаризація за групами з різною частотою. Норми технологічних втрат — у карті, а не в голові.

Якщо у вас склад не сходиться і незрозуміло чому — надішліть прихідні накладні і продажі за тиждень. Порахую, скільки мало піти за техкартами, і покажу, на якій саме ланці рветься ланцюжок.

ДВА ШЛЯХИ

Розібратися самостійно — курс «Своє кафе з нуля»: 13 модулів, 57 уроків, шаблони й готові документи, 14 900 ₴ один раз. Віддати облік мені — від 2 500 грн/міс, і ви про це більше не думаєте.

[Програма курсу →](https://murashko-accounting.com.ua/courses/svoye-kafe-z-nulya/)[Віддати облік мені →](#contact)

Джерела

- [ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14)
- [Положення про інвентаризацію активів та зобовʼязань (наказ Мінфіну №879)](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14)

Часті питання

З чого починається складський облік у кафе?

З приходу за накладною і з одиниць виміру. Постачальник привозить сир у кілограмах, а ви продаєте його в салатах по 40 грамів. Поки ці дві одиниці не звʼязані технологічною картою, обліку не існує — є лише закупівля і виручка, між якими порожнеча. Тому послідовність така: спочатку техкарти на страви, потім усе інше.

Як часто робити інвентаризацію в кафе?

За групами, з різною частотою. Швидкопсувні продукти, мʼясо, риба, алкоголь — щотижня, бо саме там найбільші суми і найшвидший рух. Бакалія, консервація, заморозка — раз на місяць. Розхідники й упаковка — раз на місяць. Повна інвентаризація всього щотижня виснажує персонал і швидко перетворюється на формальність, коли цифри просто переписують з минулого разу.

Чому склад ніколи не сходиться до копійки?

Бо частина втрат обʼєктивна. Овочі втрачають вагу при чищенні, мʼясо — при обробці й тепловій готовці, розсипчасті продукти — при фасуванні. Це нормальні технологічні втрати, і вони мають бути закладені в техкарту як норми. Якщо їх не врахувати, кожна інвентаризація показуватиме нестачу, і ви шукатимете винних там, де працює фізика.

Чи можна вести складський облік без 1С?

Так, і для кафе це часто зручніше. Для закладів громадського харчування є рішення, які поєднують касу, склад і техкарти в одному місці — Poster для HoReCa, Dilovod для облікової частини. Вони закривають типові задачі кафе без надлишкової складності повноцінної ERP. Головне не програма, а те, чи ведеться в ній списання за фактом продажу.

Хто має відповідати за склад у невеликому кафе?

Одна конкретна людина з матеріальною відповідальністю, оформленою договором. Найгірший варіант — коли доступ до складу мають усі, а відповідає «команда»: у такій конструкції нестачу неможливо ані пояснити, ані стягнути. У невеликому закладі це зазвичай шеф-кухар або адміністратор, і в його обовʼязках приймання товару і участь в інвентаризації мають бути прописані.

Що робити, якщо інвентаризація показала велику нестачу?

Не починати з підозр. Спочатку перевірте техкарти — чи відповідають вони тому, що реально кладуть у страву, бо кухар міг давно змінити грамовку. Потім перевірте, чи всі прихідні накладні внесені, і чи не було продажів поза касою. І лише коли ці три джерела виключені, розбіжність справді вказує на втрати. У практиці більшість «крадіжок» виявляються неоновленими техкартами.

### Інші статті за категорією

- [Чи дає Дія Сіті бронь від мобілізації у 2026: кого можна забронювати і на яких умовах9 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/diia-city-bronyuvannya-vid-mobilizatsiyi-2026/)
- [Скільки ФОПів може залучати резидент Дія Сіті у 2026: правило 20 % і що буде за перевищення8 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/diia-city-rezydent-fop-pidryadnyky-limit-2026/)
- [Гіг-контракт і ФОП одночасно у 2026: чи можна, що з ЄСВ і де межа 20 %8 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/gig-kontrakt-i-fop-odnochasno-2026/)
- [ФОП чи ТОВ для стоматологічної клініки16 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-chy-tov-dlya-stomatologiyi/)
- [Приміщення під стоматологію: скільки метрів насправді потрібно13 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/prymishchennya-pid-stomatologiyu-dbn/)

КВЕДи з цієї статті

- [56.10Діяльність ресторанів, надання послуг мобільного харчування](https://murashko-accounting.com.ua/kved/56-10/)

### Читайте також

[Галузева специфікаБухгалтер для ресторану: чому HoReCa потребує спеціаліста, а не звичайного бухгалтера28 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/bukhhalter-dlya-restoranu/)[Галузева специфікаФОП лікар та онлайн-консультації: ліцензія, КВЕДи та оподаткування у 20269 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-likar-onlayn-konsultatsii/)[Галузева специфікаФОП психолог: оподаткування, КВЕДи та онлайн-прийом у 2026 році5 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-psykholoh-podatky/)[Галузева специфікаФОП юрист: КВЕДи, обмеження на групах та оподаткування у 2026 році5 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-yuryst-kved/)

### Пов’язані послуги

[Бухгалтер для ресторану і кафе — HoReCa облік онлайнБухгалтерія для ресторанів та кафе — від відкриття з нуля до щоденного обліку з урахуванням специфіки HoReCa.Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/services/restorany-ta-kafe/)[Товарний та складський облік для ФОП і ТОВ — онлайн бухгалтерТовари, сировина, основні засоби — облік руху запасів від оприбуткування до реалізації.Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/services/tovarnyi-oblik/)

### Коротка відповідь

[Food costДетальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/slovnyk/food-cost/)[Скільки коштує ведення ФОП — тарифи від 2 500 грн/місДетальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/prices/)[Податковий календар ФОП — усі дедлайни 2026Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/calendar/)

Рекомендовані сервіси

Працюємо в цих системах — допоможемо підключити та налаштувати облік під ваш бізнес.

- [![Dilovod](https://murashko-accounting.com.ua/partners/dilovod.webp)](https://dilovod.ua/?utm_campaign=4407)

Найшвидше — написати в Telegram

Не сходиться склад і не розумієте чому? Напишіть — подивлюся ваші прихідні накладні і продажі за тиждень і знайду, де саме рветься ланцюжок.

Зручніше залишити заявку — форма нижче.

[Написати в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)

## Поговорити

Перша розмова — без зобов'язань. Розповідаєте про бізнес, я кажу, як можу допомогти.

[Написати в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)[+38 098 175-15-06](tel:+380981751506)[lb.murashko@gmail.com](mailto:lb.murashko@gmail.com)

пн–пт · 09:00–18:00 · Київ

Відповідаю в робочий час, того ж дня.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)**27+** років досвіду**0** штрафів з 1999

Написати або зателефонувати

Розкажіть про бізнес — відповім сьогодні.

Ваше ім’я *Телефон або Telegram *Яка послуга вас цікавить?Оберіть послугу...ФОП — єдиний податокФОП / ТОВ — загальна системаЗарплата та кадриОблік для ресторану / кафеЗЕДПитання про курсКонсультаціяІнше — опишіть в повідомленніРеєстрація ФОП / ТОВВідновлення облікуЛіквідація ФОП / ТОВРічна декларація / закриття рокуВнесок і звіт — особи з інвалідністюПовідомлення (необов’язково)Надіслати запит →

Відповідаю того ж дня.

[Запитати ЛюдмилуЗапитати](#contact)

---

*Цей текст — markdown-дзеркало сторінки [https://murashko-accounting.com.ua/blog/skladskyy-oblik-u-kafe-2026/](https://murashko-accounting.com.ua/blog/skladskyy-oblik-u-kafe-2026/). Автор: Людмила Мурашко, головний бухгалтер з 1999 року. Контакт: +380981751506, lb.murashko@gmail.com.*