---
title: "Що таке первинний документ і які реквізити обов’язкові"
url: "https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-pervynnyy-dokument/"
language: uk
updated: "2026-08-11"
source: "https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-pervynnyy-dokument/"
published: "2026-08-11"
author: "Людмила Мурашко"
category: "Базові поняття"
readTimeMinutes: 8
---
[Головна](https://murashko-accounting.com.ua/)[Блог](https://murashko-accounting.com.ua/blog/)Що таке первинний документ і які реквізити обов’язкові

Базові поняття8 хв читання

# Що таке первинний документ і які реквізити обов’язкові

Договір фіксує намір, первинний документ — факт. Розбираємо шість обов’язкових реквізитів, правило про неістотні недоліки і нову норму з лютого 2026, за якою акт на послуги може не мати підпису замовника.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)Людмила Мурашко11 серпня 2026 · бухгалтер з 19998 хв читанняБазовийОновлено: 11.08.2026ЗМІСТ

1. [1.Що таке первинний документ](#shcho-take)
2. [2.Шість обов’язкових реквізитів](#rekvizyty)
3. [3.Акт без підпису замовника — з 2026 можна](#akt-bez-pidpysu)
4. [4.Неістотні недоліки не скасовують операцію](#nedoliky)
5. [5.Електронна первинка і КЕП](#elektronni)
6. [6.Чи потрібна первинка ФОП на єдиному податку](#fop)
7. [7.Скільки зберігати](#zberihannya)
8. [8.Часті помилки](#pomylky)

Зміст

1. [1.Що таке первинний документ](#shcho-take)
2. [2.Шість обов’язкових реквізитів](#rekvizyty)
3. [3.Акт без підпису замовника — з 2026 можна](#akt-bez-pidpysu)
4. [4.Неістотні недоліки не скасовують операцію](#nedoliky)
5. [5.Електронна первинка і КЕП](#elektronni)
6. [6.Чи потрібна первинка ФОП на єдиному податку](#fop)
7. [7.Скільки зберігати](#zberihannya)
8. [8.Часті помилки](#pomylky)

Коротко за хвилину

- Первинний документ фіксує ФАКТ операції; договір фіксує лише намір
- Шість обов’язкових реквізитів — ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV
- 🔴 З 24.02.2026 акт на послуги, роботи чи оренду може бути без підпису замовника, якщо так прописано в письмовому договорі (ЗУ №4791-IX)
- Неістотні недоліки не є підставою знімати операцію — та сама ч. 2 ст. 9
- Не показали документ на перевірці — вважається, що його не було (п. 44.6 ПКУ)
- ФОП на ЄП без ПДВ не підпадають під санкцію за необлікований товар — крім техніки з гарантією, ліків і ювелірки (ст. 20 ЗУ №265/95-ВР)

Відповідь

Первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV). Саме первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій (ч. 1 ст. 9 того ж закону). Первинні документи складаються в паперовій або електронній формі й повинні мати шість обов’язкових реквізитів (ч. 2 ст. 9): назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції і одиницю виміру; посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу. Законом №4791-IX від 24.02.2026 ч. 2 ст. 9 доповнено абзацом, за яким для послуг, робіт і найму (оренди) відсутність двох останніх реквізитів з боку замовника чи наймача не є порушенням — за умови, що такий порядок передбачено письмовим договором і операції відображаються в періоді здійснення; виняток становлять операції за публічні кошти, найм державного чи комунального майна, будівельний підряд, проектно-вишукувальні роботи, пожертва та благодійна допомога. Неістотні недоліки не є підставою для невизнання господарської операції, якщо вони не заважають ідентифікувати особу та документ містить дату, назву підприємства, зміст і обсяг операції. Для оподаткування облік ведеться на підставі первинних документів, а формувати показники звітності на непідтверджених даних заборонено (п. 44.1 ПКУ); ненадання документів під час перевірки прирівнюється до їх відсутності на час складення звітності (п. 44.6 ПКУ). Строк зберігання за п. 44.3 ПКУ — щонайменше 1095 днів для більшості документів і 1825 днів для юридичних осіб на спрощеній системі та платників, визначених ст. 133 ПКУ.

[Запитати Людмилу про ваш випадок →](#contact)

«У нас є договір» — цю фразу я чую від клієнтів найчастіше, коли питаю про документи. Договір — це добре, але він фіксує *намір*. Податкову цікавить**факт**: що саме зроблено, коли, на яку суму. Факт фіксує первинний документ. Без нього операції для обліку не існує, навіть якщо гроші реально прийшли на рахунок.

## Що таке первинний документ

Визначення коротке до незручного. Ст. 1 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV:

> «первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію».

І одразу головне правило, ч. 1 ст. 9: **підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи**. Не договір, не листування, не виписка з банку сама по собі — первинний документ.

На практиці це:

- акт наданих послуг / виконаних робіт;
- видаткова накладна;
- товарно-транспортна накладна;
- акт приймання-передачі;
- касовий чек, банківська квитанція, платіжна інструкція.

Рахунок-фактура (інвойс) сам по собі первинним документом не є — це запрошення оплатити. Первинним він стає лише тоді, коли водночас підтверджує факт операції й містить усі реквізити нижче.

## Шість обов’язкових реквізитів

Ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV. Документ може бути **паперовим або електронним**, але мати мусить усе це:

| # | Реквізит | Що це означає на практиці |
| --- | --- | --- |
| 1 | Назва документа (форми) | «Акт наданих послуг», а не безіменний аркуш |
| 2 | Дата складання | саме складання, не дата договору |
| 3 | Назва підприємства, від імені якого складено документ | для ФОП — прізвище, ім’я, по батькові |
| 4 | Зміст та обсяг операції, одиниця виміру | найслабше місце: «послуги за договором» — це не зміст |
| 5 | Посади і прізвища відповідальних осіб | хто здійснив операцію і хто відповідає за оформлення |
| 6 | Особистий підпис або інші дані для ідентифікації особи | підпис, КЕП або інший ідентифікатор |

Зверніть увагу, чого в переліку **немає**: печатки. Закон дозволяє додавати її як *додатковий* реквізит разом із номером документа й підставою для операції — «залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації». Обов’язковою вона не є.

Найчастіше документи «сипляться» на четвертому пункті. «Надано послуги згідно з договором №5 на суму 30 000 грн» — це не зміст і не обсяг. Має бути видно, що саме зроблено і скільки цього було: скільки годин консультацій, скільки сторінок перекладу, який період обслуговування.

## Акт без підпису замовника — з 2026 можна

Найсвіжіша і найпрактичніша зміна в цій темі. Законом №4791-IX від 24.02.2026 ч. 2 ст. 9 доповнено новим абзацом. Дослівно:

> «Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то **відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим цієї частини реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням** вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.»

Простими словами: **односторонній акт на послуги, роботи чи оренду тепер законний**. Замовник може його не підписувати, і це не робить документ дефектним.

Але умови жорсткі, і їх три:

1. такий порядок **прописаний у письмовому договорі** заздалегідь;
2. у документі є **дата або період** надання послуг / робіт / оренди;
3. операція відображена в обліку **в періоді, коли її здійснено**.

І є перелік, куди ця норма **не** дістає: операції, оплата за які йде за рахунок публічних коштів; найм (оренда) державного або комунального майна; договори будівельного підряду і проектно-вишукувальних робіт; договори про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Практичний висновок для фрілансерів, агенцій і орендодавців: якщо ви місяцями ловите підписи замовників — додайте відповідний пункт у договір, і проблема зникає легально. Але саме *додайте в договір*: без письмового договору з таким порядком норма не працює.

## Неістотні недоліки не скасовують операцію

Ще одна норма з тієї ж ч. 2 ст. 9, повністю на боці платника:

> «**Неістотні недоліки** в документах, що містять відомості про господарську операцію, **не є підставою для невизнання господарської операції**, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.»

Тобто описка в номері, відсутність печатки, дрібна неточність у назві — не привід знімати витрати чи податковий кредит. Але зверніть увагу на умову: мають лишитися**ідентифікація сторони, дата, назва підприємства, зміст і обсяг**. Забрали зміст і обсяг — це вже не «неістотний недолік», і норма не рятує.

## Електронна первинка і КЕП

Закон не віддає переваги паперу. Первинні документи **можуть бути складені у паперовій або в електронній формі** — це просто написано в ч. 2 ст. 9. Електронні застосовуються в обліку за умови дотримання законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Окремо врегульовано автоматично згенеровані документи: ті, що створені програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються **за умови накладеного електронного підпису чи печатки**. Тобто акт, який система сформувала сама, без підпису лишається просто файлом.

І ще одна деталь, про яку згадують рідко: за ч. 6 ст. 9, якщо ви ведете первинку електронно, ви зобов’язані **за свій рахунок** виготовити паперові копії на вимогу іншого учасника операції, правоохоронних органів чи інших органів у межах їхніх повноважень.

## Чи потрібна первинка ФОП на єдиному податку

Потрібна, хоч і в меншому обсязі, ніж юрособі. П. 44.1 ПКУ говорить про *платників податків* без винятків для спрощенців:

> «Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників … **на підставі первинних документів** … Платникам податків **забороняється формування показників податкової звітності** … на підставі даних, не підтверджених документами.»

ФОП на єдиному податку рахує дохід — і саме первинка підтверджує його склад і дату. Про те, що паперову книгу обліку скасували, а сам облік лишився, є окремий розбір: [книга обліку доходів ФОП](https://murashko-accounting.com.ua/blog/knyga-obliku-dokhodiv-fop-2026/).

Окрема тема — **документи на товар**. Ст. 20 ЗУ №265/95-ВР встановлює санкцію за реалізацію необлікованих товарів у розмірі їхньої вартості за цінами реалізації, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів. І одразу виняток:

> «Такі вимоги **не поширюються на фізичних осіб — підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками податку на додану вартість**(крім тих, які здійснюють діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння …).»

Тобто звичайний ФОП-єдинник без ПДВ під цю санкцію не підпадає. А от магазин побутової техніки, аптека чи ювелірна крамниця — підпадають, і документи на товар їм обов’язкові.

## Скільки зберігати

Строки в п. 44.3 ПКУ, і вони не однакові:

| Строк | Для чого |
| --- | --- |
| 1095 днів | загальний строк для документів, на які не поширюються спеціальні правила |
| 1825 днів | первинка, регістри й фінзвітність осіб за п. 133.1, пп. 133.2.2, п. 133.4 ПКУ, а також юросіб на спрощеній системі |
| 2555 днів | документи для контролю за ст. 39, 39-2 та п. 141.4 ПКУ |

Строк рахується **з дня подання звітності**, для складення якої документ використовувався, а якщо звітність не подавалась — з граничного строку її подання.

І найжорсткіша норма всієї теми, п. 44.6 ПКУ: якщо до закінчення перевірки платник не надає документи, що підтверджують показники звітності (незалежно від причин, крім вилучення правоохоронними органами), **вважається, що такі документи були відсутні у платника на час складення звітності**. Не «знайдемо пізніше» — юридично їх не було.

## Часті помилки

- **«У нас є договір, акт не потрібен».** Договір — намір, акт — факт. Підстава для обліку саме друге (ч. 1 ст. 9).
- **Зміст операції одним рядком «послуги за договором».** Реквізит №4 вимагає змісту *і обсягу* з одиницею виміру.
- **Чекати підпис замовника місяцями.** З 24.02.2026 це вирішується пунктом у договорі — але саме в договорі, заздалегідь.
- **Вважати печатку обов’язковою.** Її немає серед шести реквізитів.
- **Автоматичний акт із системи без КЕП.** Без накладеного підпису чи печатки він в обліку не застосовується.
- **Складати акти «заднім числом» у наступному періоді.** Ч. 5 ст. 9 вимагає відображати операції в тому звітному періоді, в якому вони здійснені — і нова норма про односторонній акт теж ставить це умовою.
- **Донести документ після перевірки.** П. 44.6 ПКУ закриває цю можливість.

Якщо коротко: первинка — це не бюрократія, а спосіб довести, що операція була саме такою, як ви її показали. Шість реквізитів, письмовий договір там, де ви хочете обійтися без підпису замовника, і зберігання весь строк, а не до кінця року.

ДВА ШЛЯХИ

Розібратися самостійно — курс «Бухгалтер ФОП з нуля»: 10 модулів, 18 уроків, шаблони й готові документи, 5 000 ₴ один раз. Віддати облік мені — від 2 500 грн/міс, і ви про це більше не думаєте.

[Програма курсу →](https://murashko-accounting.com.ua/courses/buhgalter-fop-z-nulya/)[Віддати облік мені →](#contact)

Джерела

- [ЗУ №996-XIV — про бухгалтерський облік та фінансову звітність, ст. 9](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14)
- [ПКУ, ст. 44 — документальне забезпечення показників звітності](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17)
- [ЗУ №265/95-ВР — про застосування РРО, ст. 20](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80)

Часті питання

Які реквізити первинного документа обов’язкові?

Шість, і всі перелічені в ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV: назва документа (форми); дата складання; назва підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції разом з одиницею виміру; посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в операції. Додаткові реквізити — печатка, номер документа, підстава для операції — закон дозволяє включати залежно від характеру операції, але обов’язковими вони не є. Зокрема печатка в переліку обов’язкових відсутня.

Чи дійсний акт без підпису замовника?

З 24 лютого 2026 року — так, за умов. Законом №4791-IX ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV доповнено абзацом: якщо первинний документ містить інформацію про дату або період надання послуг, виконання робіт чи найму (оренди), то відсутність посад/прізвищ відповідальних осіб і підпису з боку замовника послуг (робіт) або наймача не є порушенням вимог до оформлення — за умови, що такий порядок документування передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі операції відображаються в обліку в періоді їх здійснення. Це не діє для операцій, оплата яких здійснюється за рахунок публічних коштів, для найму державного чи комунального майна, договорів будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт, а також договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу. Тобто односторонній акт тепер законний, але його треба заздалегідь прописати в договорі.

Що буде, якщо в документі помилка?

Залежить від того, наскільки вона істотна. Ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV прямо каже: неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання цієї операції — за умови, що недоліки не перешкоджають ідентифікувати особу, яка брала участь в операції, і документ містить відомості про дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг операції. Тобто описка в номері чи відсутність печатки самі по собі операцію не знімають. А от відсутність змісту та обсягу операції або неможливість ідентифікувати сторону — це вже не «неістотний недолік».

Чи потрібна первинка ФОП на єдиному податку?

Так, хоч і в меншому обсязі, ніж юрособі. П. 44.1 ПКУ зобов’язує платників податків вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів і прямо забороняє формувати показники податкової звітності на даних, не підтверджених такими документами. ФОП на єдиному податку рахує дохід — і саме первинні документи підтверджують його склад і дату. Окреме питання — облік товарів: за ст. 20 ЗУ №265/95-ВР санкція за реалізацію необлікованих товарів не поширюється на ФОП, які є платниками єдиного податку і не зареєстровані платниками ПДВ. Виняток становлять ті, хто торгує технічно складними побутовими товарами з гарантійним ремонтом, лікарськими засобами і виробами медичного призначення, а також ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів і каміння — для них документи на товар обов’язкові.

Чи має електронний документ таку саму силу, як паперовий?

Так. Ч. 2 ст. 9 ЗУ №996-XIV прямо передбачає, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі, і що складені в електронній формі документи застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Окремо врегульовано документи, створені автоматично програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи: вони застосовуються за умови накладеного електронного підпису чи печатки. Тобто акт у Вчасно чи Дії.Підпис з КЕП рівноцінний паперовому з мокрою печаткою — за умови коректного підпису.

Скільки зберігати первинні документи?

Мінімальні строки встановлює п. 44.3 ПКУ і вони різні. 1095 днів — загальний строк для документів, на які не поширюються спеціальні правила. 1825 днів — для первинних документів, регістрів бухобліку і фінзвітності осіб, визначених п. 133.1, пп. 133.2.2 і п. 133.4 ПКУ, а також юридичних осіб на спрощеній системі. 2555 днів — для документів, потрібних для контролю за ст. 39 і 39-2 та п. 141.4 ПКУ. Строк рахується з дня подання звітності, для складення якої документ використовувався, а якщо звітність не подавалась — з граничного строку її подання. Практична порада: не зберігати «до перевірки», а зберігати весь строк, бо за п. 44.6 ПКУ ненадання документів під час перевірки прирівнюється до того, що їх не існувало на час складення звітності.

### Інші статті за категорією

- [Що таке ППР і що робити, коли його отримали7 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-ppr/)
- [Що таке нотифікація простими словами5 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-notyfikatsiya/)
- [Що таке Z-звіт і X-звіт РРО простими словами6 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-z-zvit/)
- [Що таке ЄСВ і як його платити у 20265 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-esv/)
- [Що таке військовий збір і скільки платять у 20265 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-viyskovyy-zbir/)

### Читайте також

[Базові поняттяЩо таке ЄСВ і як його платити у 20265 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-esv/)[Базові поняттяЩо таке військовий збір і скільки платять у 20265 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-viyskovyy-zbir/)[Базові поняттяЩо таке КБК і навіщо він потрібен5 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-kbk/)[Базові поняттяЩо таке 4ДФ і об'єднаний звіт за найманих6 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-4df-obyednanyy-zvit/)

### Пов’язані послуги

[Подання податкової звітності до ДПС — для ФОП і ТОВ онлайнВсі декларації та звіти до ДПС — підготовка, перевірка і подання вчасно. Жодного пропущеного терміну.Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/services/podatkova-zvitnist/)[Бухгалтерська консультація онлайн — оптимізація оподаткуванняВідповідь на ваше конкретне питання від бухгалтера з 27-річним досвідом. Перша розмова — 30 хвилин.Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/services/konsultatsiyi/)[Скільки коштує ведення ФОП — тарифи від 2 500 грн/місДетальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/prices/)[Податковий календар ФОП — усі дедлайни 2026Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/calendar/)

Рекомендовані сервіси

Працюємо в цих системах — допоможемо підключити та налаштувати облік під ваш бізнес.

- [![Dilovod](https://murashko-accounting.com.ua/partners/dilovod.webp)](https://dilovod.ua/?utm_campaign=4407)

Найшвидше — написати в Telegram

Не впевнені, чи ваші акти й накладні витримають перевірку? Подивлюся ваш пакет документів і скажу, що саме треба виправити. Напишіть — відповім того ж дня.

Зручніше залишити заявку — форма нижче.

[Написати в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)

## Поговорити

Перша розмова — без зобов'язань. Розповідаєте про бізнес, я кажу, як можу допомогти.

[Написати в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)[+38 098 175-15-06](tel:+380981751506)[lb.murashko@gmail.com](mailto:lb.murashko@gmail.com)

пн–пт · 09:00–18:00 · Київ

Відповідаю в робочий час, того ж дня.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)**27+** років досвіду**0** штрафів з 1999

Написати або зателефонувати

Розкажіть про бізнес — відповім сьогодні.

Ваше ім’я *Телефон або Telegram *Яка послуга вас цікавить?Оберіть послугу...ФОП — єдиний податокФОП / ТОВ — загальна системаЗарплата та кадриОблік для ресторану / кафеЗЕДПитання про курсКонсультаціяІнше — опишіть в повідомленніРеєстрація ФОП / ТОВВідновлення облікуЛіквідація ФОП / ТОВРічна декларація / закриття рокуВнесок і звіт — особи з інвалідністюПовідомлення (необов’язково)Надіслати запит →

Відповідаю того ж дня.

[Запитати ЛюдмилуЗапитати](#contact)

---

*Цей текст — markdown-дзеркало сторінки [https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-pervynnyy-dokument/](https://murashko-accounting.com.ua/blog/shcho-take-pervynnyy-dokument/). Автор: Людмила Мурашко, головний бухгалтер з 1999 року. Контакт: +380981751506, lb.murashko@gmail.com.*