---
title: "Приймання-передача справ при зміні бухгалтера: чек-лист, який економить відновлення"
url: "https://murashko-accounting.com.ua/blog/pryyom-peredacha-sprav-pry-zmini-bukhhaltera/"
language: uk
updated: "2026-08-21"
source: "https://murashko-accounting.com.ua/blog/pryyom-peredacha-sprav-pry-zmini-bukhhaltera/"
published: "2026-07-28"
author: "Людмила Мурашко"
category: "Поради підприємцям"
readTimeMinutes: 8
---
[Головна](https://murashko-accounting.com.ua/)[Блог](https://murashko-accounting.com.ua/blog/)Приймання-передача справ при зміні бухгалтера: чек-лист, який економить відновлення

Поради підприємцям8 хв читання

# Приймання-передача справ при зміні бухгалтера: чек-лист, який економить відновлення

Більшість проєктів із відновлення обліку починалися зі слів «ми просто змінили бухгалтера». Розбираємо приймання справ, яке перетворює потенційний проєкт відновлення на годину роботи.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)Людмила Мурашко28 липня 2026 · бухгалтер з 1999ОНОВЛЕНО21 серпня 20268 хв читанняБазовийОновлено: 21.08.2026ЗМІСТ

1. [1.Чому зміна бухгалтера — головна причина відновлень](#chomu)
2. [2.Блок 1. Доступи — забрати першими](#blok-1)
3. [3.Блок 2. Звітність: що подано насправді](#blok-2)
4. [4.Блок 3. Картка платника: борги і переплати](#blok-3)
5. [5.Блок 4. Первинка й облікові регістри](#blok-4)
6. [6.Блок 5. Кадри і зарплата](#blok-5)
7. [7.Блок 6. Відкриті зобов’язання і претензії](#blok-6)
8. [8.Блок 7. Акт приймання-передачі](#blok-7)
9. [9.Пункт у договір, який вартий дорожче за весь чек-лист](#dohovir)

Зміст

1. [1.Чому зміна бухгалтера — головна причина відновлень](#chomu)
2. [2.Блок 1. Доступи — забрати першими](#blok-1)
3. [3.Блок 2. Звітність: що подано насправді](#blok-2)
4. [4.Блок 3. Картка платника: борги і переплати](#blok-3)
5. [5.Блок 4. Первинка й облікові регістри](#blok-4)
6. [6.Блок 5. Кадри і зарплата](#blok-5)
7. [7.Блок 6. Відкриті зобов’язання і претензії](#blok-6)
8. [8.Блок 7. Акт приймання-передачі](#blok-7)
9. [9.Пункт у договір, який вартий дорожче за весь чек-лист](#dohovir)

Коротко за хвилину

- Першими забирайте доступи: КЕП, кабінет платника, банк-клієнт, база обліку
- Звіряйте подану звітність не за словами, а за кабінетом ДПС за 1095 днів
- Інтегрована картка показує реальні борги і переплати за хвилину
- Акт приймання-передачі з описом — не бюрократія, а межа відповідальності
- У договір із бухгалтером — пункт про передачу справ і доступів при розірванні

Відповідь

Приймання-передача справ при зміні бухгалтера складається з семи блоків: доступи (КЕП, кабінет платника, банк-клієнт, програма обліку), фактично подана звітність за останні три роки, стан інтегрованої картки платника (нарахування, сплати, сальдо, відкриті повідомлення), первинні документи й облікові регістри в межах строків зберігання (ФОП — 1 095 днів, юрособа, у т.ч. на єдиному податку, — 1 825 днів, п. 44.3 ПКУ), кадровий і зарплатний блок, відкриті зобов’язання і претензії, акт приймання-передачі з описом. Перевірка триває кілька годин і зазвичай виявляє проблеми, які інакше спливають через рік у вигляді проєкту відновлення. Ключова профілактика — пункт у договорі з бухгалтером про обов’язкову передачу справ і доступів при розірванні.

[Запитати Людмилу про ваш випадок →](#contact)

Майже кожен проєкт із відновлення обліку починається однією фразою: «ми просто змінили бухгалтера». Не було катастрофи, пожежі чи перевірки — був звичайний перехід, під час якого ніхто не перевірив, у якому стані справи. Через рік з’ясувалося, що чотири квартали не закриті.

Приймання справ триває кілька годин і коштує нуль. [Проєкт відновлення обліку](https://murashko-accounting.com.ua/services/vidnovlennia-obliku/), якому воно запобігає, коштує десятки тисяч гривень. Нижче — чек-лист із семи блоків.

## Чому зміна бухгалтера — головна причина відновлень

Механіка завжди та сама. Виконавець, який іде, психологічно вже не відповідає за результат, а той, хто приходить, вважає, що до нього все було гаразд, — і починає з поточного періоду. Минуле не перевіряє ніхто. Розрив виявляється або при вимозі про сплату, або під час перевірки, або коли ви вирішуєте закрити ФОП. Як це виглядає, коли розрив знаходить не власник, а ДПС, — [реальний кейс із двома роками помилок попереднього бухгалтера](https://murashko-accounting.com.ua/problems/bezlad/).

Єдина людина, зацікавлена перевірити стик, — власник бізнесу. Тому чек-лист нижче написаний для вас, а не для бухгалтера.

## Блок 1. Доступи — забрати першими

- **КЕП** — кваліфікований підпис на ID-картку або Дія.Підпис, оформлений на вас. Якщо підпис був «у бухгалтера» — випускайте свій просто зараз, до всіх інших кроків.
- **Електронний кабінет платника** — вхід за вашим КЕП. Ніхто не може закрити власнику доступ до його податкових даних.
- **Банк-клієнт** — доступ до рахунку і архіву виписок, з вашими правами адміністратора.
- **Облікова програма** — база даних або вивантаження з неї. Якщо облік вівся у хмарному сервісі — зміна власника акаунта.
- **ПРРО**, якщо використовується, — доступ до каси і архіву чеків.

Правило, яке варто прийняти раз і назавжди: доступи завжди оформлені на власника бізнесу, а бухгалтер працює за делегованими правами. Тоді будь-яка зміна виконавця — це відкликання доступу, а не переговори.

## Блок 2. Звітність: що подано насправді

Перевіряється не за словами, а в кабінеті платника, за останні 1095 днів.

1. Відкрийте розділ поданої звітності і випишіть усі періоди.
2. Звірте з тим, що мало подаватися за вашою групою і системою: декларації з єдиного податку, об’єднана звітність за наявності найманих, декларації з ПДВ, фінансова звітність для ТОВ.
3. **Перевірте статус кожного звіту.** Надісланий і прийнятий — це різні речі. Звіт із квитанцією про відмову формально не подано, і це знахідка, яка трапляється частіше, ніж здається.

## Блок 3. Картка платника: борги і переплати

Інтегрована картка платника в кабінеті показує за кожним податком окремо: нараховано, сплачено, сальдо. Хвилина на перегляд дає більше, ніж година розмов.

- **Борг** — за яким податком і з якого періоду
- **Переплата** — трапляється не рідше; її можна зарахувати або повернути, але само це не станеться
- **Відкриті податкові повідомлення-рішення** і вимоги про сплату
- **Призначені перевірки** — якщо така є, приймання справ перестає бути рутиною і стає терміновим

ЗАПИТАТИ ЛЮДМИЛУ

Маєте питання по цій темі для вашого бізнесу?

[У Telegram →](https://t.me/LiudmylaMurashko)[Через форму →](#contact)

## Блок 4. Первинка й облікові регістри

Що має фізично або електронно перейти до вас:

- Договори з контрагентами, включно з чинними
- Акти, накладні, рахунки за періоди в межах строку зберігання: для ФОП — 1 095 днів (пп. 44.3.3 ПКУ), для юрособи, у тому числі на єдиному податку, — 1 825 днів (пп. 44.3.2 ПКУ); відлік — з дня подання звітності, для складення якої використано документ
- Книга обліку доходів (і витрат — на загальній системі)
- Банківські виписки, якщо вони зберігалися в бухгалтера
- Для платників ПДВ — реєстри отриманих і виданих податкових накладних
- Для ТОВ — облікові регістри, оборотно-сальдові відомості, документи за основними засобами, касові документи

Чого немає — не панікуйте: дохідна частина відновлюється від банку, податкові накладні тягнуться з Єдиного реєстру, реєстраційні дані — з ЄДР. Але знати, чого немає, треба до підписання договору з новим виконавцем, а не після.

## Блок 5. Кадри і зарплата

Якщо є наймані — найвразливіший блок.

- Трудові договори, накази про прийняття і звільнення, штатний розпис
- Повідомлення про прийняття на роботу — вони видні в кабінеті платника, звірте з фактичним складом
- Відомості нарахування зарплати, табелі, накази на відпустку
- Особові справи і трудові книжки, якщо ведуться в паперовому вигляді
- Розрахунки за лікарняними і декретними, якщо були

Окремо звірте, що всі фактично працюючі люди оформлені. Неоформлений працівник — це штраф 86 470 грн (10 мінімальних зарплат) за кожного; для платників єдиного податку 1–3 груп за перше порушення передбачено попередження. Виявити це при прийманні дешево, під час перевірки — ні.

## Блок 6. Відкриті зобов’язання і претензії

- Незакриті аванси від клієнтів і постачальникам
- Дебіторська і кредиторська заборгованість — хоча б за великими контрагентами
- Заблоковані податкові накладні, якщо ви платник ПДВ
- Незавершене листування з ДПС: запити, на які не відповіли, подані, але не розглянуті заяви
- Для ЗЕД — операції, за якими йде строк розрахунків 180 днів

## Блок 7. Акт приймання-передачі

Не бюрократія, а межа відповідальності. Що в ньому має бути:

- Дата, на яку передаються справи
- Опис переданих документів і регістрів — за групами, а не поштучно
- Перелік переданих доступів
- Стан звітності на дату передачі: за які періоди подана, за які ні
- Стан розрахунків із бюджетом за даними картки платника на дату
- Підписи обох сторін

Без акта будь-яка проблема, знайдена через півроку, зависає: старий виконавець каже, що передав усе, новий — що отримав не все. Акт закриває цей спір на старті.

## Пункт у договір, який вартий дорожче за весь чек-лист

У договорі з бухгалтером має бути **обов’язок при розірванні передати всі документи, облікові регістри, бази даних і доступи у визначений строк, з оформленням акта приймання-передачі за описом**. Один абзац. Саме його відсутність перетворює звичайну зміну виконавця на проєкт відновлення обліку.

Додайте туди ж обов’язок повідомити про розірвання заздалегідь — за місяць, а не за день до квартального дедлайну.

Якщо приймання показало незакриті періоди — ось порядок дій: [7 етапів відновлення обліку →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/poryadok-vidnovlennya-bukhobliku-etapy/)

## Що зробити сьогодні

Навіть якщо ви не міняєте бухгалтера просто зараз: зайдіть у кабінет платника і подивіться два екрани — подану звітність та інтегровану картку. Двадцять хвилин. Якщо все сходиться, ви спокійно закрили питання. Якщо ні — ви дізналися про це зараз, а не через рік, коли сума зросте на пеню і санкції. Сумніваєтеся в тому, що бачите, — надішліть, подивлюся разом із вами.

ДВА ШЛЯХИ

Розібратися самостійно — курс «Бухгалтер ФОП з нуля»: 10 модулів, 18 уроків, шаблони й готові документи, 5 000 ₴ один раз. Віддати облік мені — від 2 500 грн/міс, і ви про це більше не думаєте.

[Програма курсу →](https://murashko-accounting.com.ua/courses/buhgalter-fop-z-nulya/)[Віддати облік мені →](#contact)

Джерела

- [ДПС — електронний кабінет платника](https://cabinet.tax.gov.ua/)
- [ПКУ — стаття 44 (зберігання документів обліку)](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1015)

Часті питання

Що забирати в бухгалтера в першу чергу?

Доступи, а не документи. КЕП, вхід до кабінету платника, банк-клієнт, база облікової програми. Документи можна відновити від банку і державних реєстрів, а от доки доступи в сторонньої людини, ви не бачите навіть реального стану справ. І доступ до кабінету платника відновлюється самостійно через КЕП — бухгалтер не може його утримувати.

Як перевірити, що звітність справді подавалася?

У кабінеті платника, в розділі поданої звітності, за останні три роки. Це єдине джерело, яке не залежить від чиїхось слів. Дивіться не лише факт подання, а й статус: прийнята чи є квитанція про відмову. Надісланий, але не прийнятий звіт формально не подано, і це доволі часта знахідка при прийманні.

Чи потрібен акт приймання-передачі, якщо бухгалтер був на аутсорсі?

Так, і особливо в цьому випадку. Акт з описом переданого фіксує, що саме ви отримали і на яку дату — це межа відповідальності між старим і новим виконавцем. Без акта будь-яка виявлена пізніше проблема зависає в повітрі: кожна сторона вважає її чужою.

Що робити, якщо попередній бухгалтер відмовляється щось передавати?

Діяти паралельно. Відновлювати доступи самостійно: КЕП випускається заново, кабінет платника відкривається за ним, виписки беруться в банку. Одночасно — письмова вимога про повернення документів, а за наявності договору і вимога про відшкодування збитків. Практика показує, що відновлення даних зазвичай швидше, ніж спір за теки.

Скільки часу займає нормальне приймання справ?

Кілька годин, якщо доступи є: кабінет платника, картка платника, перелік поданої звітності, стан документів. Це незіставно дешевше за проєкт відновлення, який починається рівно з того, що приймання свого часу не зробили.

Який пункт обов’язково включити в договір із бухгалтером?

Обов’язок при розірванні договору передати всі документи, регістри, бази даних і доступи у визначений строк, з оформленням акта приймання-передачі за описом. Саме відсутність цього пункту перетворює звичайну зміну виконавця на проєкт відновлення обліку — а він коштує незіставно дорожче, ніж один абзац у договорі.

### Інші статті за категорією

- [Перевірки ДПС восени 2026: на що звернути увагу ФОП і ТОВ12 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/perevirky-dps-osen-2026/)
- [Сплатив податок не на той КБК — як перекинути за 5 кроків7 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/pomylkovyy-kbk-yak-perekynuty/)
- [Втратив 2 групу ФОП — що далі і як перейти на 311 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/vtratyv-2-grupu-yak-pereyty/)
- [Дропшипінг на ФОП у 2026: КВЕД, група, ризики8 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-dropshipping-2026-podatky/)
- [РРО для інтернет-магазину у 2026 — коли обовʼязково9 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-internet-magazyn-rro-2026/)

### Читайте також

[Поради підприємцямБухгалтер для ФОП: коли вести облік самостійно, а коли делегувати5 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/bukhhalter-chy-samostiyno/)[Поради підприємцямОблік запущено: коли потрібне відновлення обліку — реальний кейс7 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/vidnovlennia-obliku-keis/)[Поради підприємцямФОП перевищив ліміт доходу: що робити і як уникнути штрафів6 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-perevyshchyv-limit/)[Поради підприємцямЗаблокували рахунок ФОП: причини, наслідки і як розблокувати у 20266 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/zablokovaly-rakhunok-fop/)

### Пов’язані послуги

[Відновлення бухгалтерського обліку — ціна від 30 000 грн, строки, етапиЗанедбаний або помилковий облік — не вирок. Повне відновлення — від 30 000 грн, окремий період — після оцінки обсягу. Спочатку експрес-аудит стану, потім фіксована сума до початку роботи.Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/services/vidnovlennia-obliku/)[Бухгалтерська консультація онлайн — оптимізація оподаткуванняВідповідь на ваше конкретне питання від бухгалтера з 27-річним досвідом. Перша розмова — 30 хвилин.Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/services/konsultatsiyi/)[Скільки коштує ведення ФОП — тарифи від 2 500 грн/місДетальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/prices/)[Податковий календар ФОП — усі дедлайни 2026Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/calendar/)

Рекомендовані сервіси

Працюємо в цих системах — допоможемо підключити та налаштувати облік під ваш бізнес.

- [![Dilovod](https://murashko-accounting.com.ua/partners/dilovod.webp)](https://dilovod.ua/?utm_campaign=4407)

Найшвидше — написати в Telegram

Міняєте бухгалтера і хочете прийняти справи без сюрпризів? Напишіть — пройду з вами приймання за чек-листом і скажу, що реально не закрито, до того як ви підпишете новий договір.

Зручніше залишити заявку — форма нижче.

[Написати в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)

## Поговорити

Перша розмова — без зобов'язань. Розповідаєте про бізнес, я кажу, як можу допомогти.

[Написати в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)[+38 098 175-15-06](tel:+380981751506)[lb.murashko@gmail.com](mailto:lb.murashko@gmail.com)

пн–пт · 09:00–18:00 · Київ

Відповідаю в робочий час, того ж дня.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)**27+** років досвіду**0** штрафів з 1999

Написати або зателефонувати

Розкажіть про бізнес — відповім сьогодні.

Ваше ім’я *Телефон або Telegram *Яка послуга вас цікавить?Оберіть послугу...ФОП — єдиний податокФОП / ТОВ — загальна системаЗарплата та кадриОблік для ресторану / кафеЗЕДПитання про курсКонсультаціяІнше — опишіть в повідомленніРеєстрація ФОП / ТОВВідновлення облікуЛіквідація ФОП / ТОВРічна декларація / закриття рокуВнесок і звіт — особи з інвалідністюПовідомлення (необов’язково)Надіслати запит →

Відповідаю того ж дня.

[Запитати ЛюдмилуЗапитати](#contact)

---

*Цей текст — markdown-дзеркало сторінки [https://murashko-accounting.com.ua/blog/pryyom-peredacha-sprav-pry-zmini-bukhhaltera/](https://murashko-accounting.com.ua/blog/pryyom-peredacha-sprav-pry-zmini-bukhhaltera/). Автор: Людмила Мурашко, головний бухгалтер з 1999 року. Контакт: +380981751506, lb.murashko@gmail.com.*