---
title: "Облік у кав’ярні 2026: собівартість чашки, списання і чому «на око» не працює"
url: "https://murashko-accounting.com.ua/blog/oblik-u-kavyarni-2026/"
language: uk
updated: "2026-07-29"
source: "https://murashko-accounting.com.ua/blog/oblik-u-kavyarni-2026/"
published: "2026-07-29"
author: "Людмила Мурашко"
category: "Галузева специфіка"
readTimeMinutes: 9
---
[Головна](https://murashko-accounting.com.ua/)[Блог](https://murashko-accounting.com.ua/blog/)Облік у кав’ярні 2026: собівартість чашки, списання і чому «на око» не працює

Галузева специфіка9 хв читання

# Облік у кав’ярні 2026: собівартість чашки, списання і чому «на око» не працює

Кав’ярня здається найпростішим форматом HoReCa: зерно, молоко, стакани. Саме тому в ній найчастіше не ведуть облік — і саме тому маржа зникає непомітно.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)Людмила Мурашко29 липня 2026 · бухгалтер з 1999ОНОВЛЕНО7 серпня 20269 хв читанняСереднійОновлено: 07.08.2026ЗМІСТ

1. [1.Чому в кав’ярні облік складніший, ніж здається](#chomu-vazhko)
2. [2.Технологічна карта: основа всього](#tekhkarta)
3. [3.Собівартість чашки: рахуємо по-справжньому](#sobivartist)
4. [4.Списання: за фактом продажу, а не «в кінці місяця»](#spysannya)
5. [5.Куди зникає зерно](#vtraty)
6. [6.ПРРО і що пробивати](#prro)
7. [7.З чого почати завтра](#z-choho-pochaty)

Зміст

1. [1.Чому в кав’ярні облік складніший, ніж здається](#chomu-vazhko)
2. [2.Технологічна карта: основа всього](#tekhkarta)
3. [3.Собівартість чашки: рахуємо по-справжньому](#sobivartist)
4. [4.Списання: за фактом продажу, а не «в кінці місяця»](#spysannya)
5. [5.Куди зникає зерно](#vtraty)
6. [6.ПРРО і що пробивати](#prro)
7. [7.З чого почати завтра](#z-choho-pochaty)

Коротко за хвилину

- Техкарта на кожну позицію меню — без неї собівартості не існує
- Собівартість чашки — це зерно + молоко + стакан + кришка + цукор, не лише кава
- Списання за фактом продажу через ПРРО, а не інвентаризацією раз на місяць
- Калібрування помелу — це реальні втрати зерна, їх закладають у техкарту
- Напої персоналу проводяться окремо, інакше вони виглядають як нестача

Відповідь

Облік у кав’ярні будується на технологічній карті кожної позиції меню: скільки грамів зерна, мілілітрів молока, який стакан і кришка йдуть на конкретний напій. Собівартість чашки рахується не за зерном, а за всіма компонентами разом — для капучино 250 мл упаковка часто коштує дорожче за каву. Списання має відбуватися за фактом продажу через інтеграцію ПРРО або POS-системи з обліком, а не інвентаризацією раз на місяць, інакше нестача виявляється тоді, коли її вже не пояснити. Основні джерела втрат: калібрування помелу без обліку, безкоштовні напої персоналу, переливи молока і брак під час навчання бариста. Норма втрат зерна на калібрування закладається в техкарту окремо.

[Запитати Людмилу про ваш випадок →](#contact)

Кав’ярня виглядає найпростішим форматом у HoReCa. Зерно, молоко, стакани — що там рахувати?

І саме через це в кав’ярнях найчастіше не ведуть облік узагалі. Виручка є, закупівля є, різниця ніби в кишені. А потім виявляється, що при обороті 400 тисяч на місяць власник забирає 30 тисяч і не розуміє чому.

Розберімо на цифрах, куди все дівається.

## Чому в кав’ярні облік складніший, ніж здається

У ресторані одна страва — одна порція, і її видно. У кав’ярні інакше:

- **Дуже багато дрібних операцій.** Триста чашок за день — це триста списань. Помилка в 2 грами на чашці за місяць — це кілограми.
- **Один інгредієнт у десятку позицій.** Молоко йде в капучино, латте, флет-вайт, какао і ще п’ять напоїв, у різних обʼємах.
- **Упаковка коштує як продукт.** Стакан, кришка, тримач часто дорожчі за зерно в цій чашці. Люди про це не думають.
- **Втрати вбудовані в процес.** Калібрування помелу щоранку, переливи, брак під час навчання. Це не крадіжка — це нормальна робота, яку треба обліковувати.

## Технологічна карта: основа всього

Без неї собівартості просто не існує — ви можете лише здогадуватися.

Техкарта — це список того, що фізично йде в одну порцію. Виглядає так:

| Капучино 250 мл | Кількість | Що врахувати |
| --- | --- | --- |
| Зерно | 18 г | Подвійний еспресо. Вага, а не «одна ложка» |
| Молоко | 150 мл | З урахуванням піни, а не тільки налитого |
| Стакан | 1 шт | Найбільш недооцінена стаття |
| Кришка | 1 шт | Тільки для «з собою» — робіть окремі карти |
| Цукор, серветка, розмішувач | за фактом | Дрібниця, яка на 300 чашках стає сумою |
| Норма втрат на калібрування | окремо | Про це нижче |

Головне правило: **напій «у залі» і «з собою» — це дві різні техкарти**. Різна упаковка, різна собівартість. Якщо у вас одна карта на обидва варіанти, ви щодня трохи помиляєтесь у той самий бік.

## Собівартість чашки: рахуємо по-справжньому

Ось де настає найчастіший момент прозріння.

Власники стежать за ціною зерна. Коли постачальник піднімає ціну на каву — це помітно і болісно. А коли на 15% дорожчають стакани — ніхто не реагує, бо «це ж стакани».

Порахуйте структуру собівартості капучино з собою і подивіться на пропорції. У більшості кав’ярень картина приблизно така: **зерно — менша частина, молоко й упаковка разом — більша**. Тобто ваша маржа чутливіша до вартості молока і стаканів, ніж до вартості кави.

Практичний висновок: якщо ви шукаєте, де зекономити, і дивитеся тільки на постачальника кави — ви дивитеся не туди. І навпаки: перехід на дорожчий стакан «для іміджу» коштує реальних грошей на кожній чашці, і це рішення варто приймати з калькуляцією, а не на емоціях.

ЗАПИТАТИ ЛЮДМИЛУ

Маєте питання по цьому розділу для вашого закладу?

[У Telegram →](https://t.me/LiudmylaMurashko)[Через форму →](https://murashko-accounting.com.ua/?industry=kavyarnya#contact)

## Списання: за фактом продажу, а не «в кінці місяця»

Це те, що відрізняє облік від інвентаризації.

**Як робити не треба:** раз на місяць порахувати залишки, відняти від закупівлі, отримати «витрачено». Ви дізнаєтесь, скільки зникло, але не дізнаєтесь ані коли, ані чому. Пояснити розбіжність через три тижні неможливо — ніхто вже не памʼятає.

**Як треба:** продаж чашки капучино автоматично списує 18 г зерна, 150 мл молока, стакан і кришку. Це робить інтеграція ПРРО або POS-системи з обліковою програмою. Тоді в кінці тижня ви бачите не «зникло 3 кг зерна», а «зникло 3 кг понад норму, і це сталося у вівторок і четвер».

Різниця принципова: у першому випадку у вас є проблема, у другому — питання з адресою.

## Куди зникає зерно

Чотири джерела, у порядку розміру:

1. **Калібрування помелу.** Бариста щоранку налаштовує помел і зливає кілька порцій. Це нормальна робота, а не втрата — але вона має бути в обліку як окрема норма на зміну. Не врахували — щомісяця отримуєте незрозумілу нестачу.
2. **Напої для персоналу.** Троє бариста по три чашки за зміну — це десятки чашок на місяць. Проводьте окремим списанням: тоді це керована стаття витрат, а не діра.
3. **Переливи молока.** Збили 200 мл, залили 150, решту вилили. На одній чашці непомітно, на трьохстах — це літри щодня.
4. **Навчання нового бариста.** Перший тиждень новачка — це десятки зіпсованих порцій. Закладайте це в бюджет найму заздалегідь, а не дивуйтесь потім результатам інвентаризації.

Поки ці чотири статті не обліковані окремо, будь-яка нестача виглядатиме як крадіжка — і ви або підозрюватимете чесних людей, або не помітите справжньої проблеми. Облік потрібен саме для того, щоб відрізнити одне від одного.

## ПРРО і що пробивати

Кав’ярня — це громадське харчування з розрахунками на місці, тож розрахунковий документ обов’язковий на кожен продаж, і за готівку, і за карткою.

- **Безкоштовний ПРРО від ДПС** або каса в Checkbox чи Vchasno — вимогу закриває будь-який варіант.
- **Інтеграція з обліком** — саме те, що перетворює касу з обов’язку на інструмент: чек одночасно списує інгредієнти.
- **Штраф за роботу без каси** — 100% від суми першого непроведеного розрахунку і 150% за кожен наступний. Це не та економія, яку варто розглядати.

## З чого почати завтра

Якщо обліку зараз немає взагалі, не намагайтеся зробити все одразу. Порядок такий:

1. **Складіть техкарти на топ-5 позицій.** Вони дають 80% продажів. Це пів години роботи з вагами.
2. **Порахуйте собівартість кожної** — з упаковкою, не тільки з кавою. Ви одразу побачите, які позиції вас годують.
3. **Зважте тижневу норму втрат на калібрування** і зафіксуйте її як норматив.
4. **Введіть окреме списання напоїв персоналу.** Один рядок у зміну.
5. **Зробіть інвентаризацію зерна і молока в кінці тижня** і порівняйте з розрахунком за техкартами. Розбіжність понад кілька відсотків — це вже адреса, куди дивитися.

Як рахувати food cost і які норми вважаються нормальними — [техкарти і food cost](https://murashko-accounting.com.ua/blog/tekh-karty-i-food-cost-restoran-2026/). Про касу для закладу без залу — [ПРРО для take away](https://murashko-accounting.com.ua/blog/prro-dlya-take-away-bez-zaly-2026/).

## Коротко

Собівартість чашки — це не зерно, а зерно плюс молоко плюс упаковка. Списання має йти за фактом продажу, а не раз на місяць. Калібрування і напої персоналу — окремі норми, інакше вони назавжди залишаться «нестачею».

Якщо хочете зрозуміти, де саме тече ваша маржа, — надішліть техкарти на топ-5 позицій і продажі за місяць. Порахую собівартість і покажу, яка позиція заробляє, а яка ні.

ДВА ШЛЯХИ

Розібратися самостійно — курс «Своє кафе з нуля»: 13 модулів, 57 уроків, шаблони й готові документи, 14 900 ₴ один раз. Віддати облік мені — від 2 500 грн/міс, і ви про це більше не думаєте.

[Програма курсу →](https://murashko-accounting.com.ua/courses/svoye-kafe-z-nulya/)[Віддати облік мені →](#contact)

Джерела

- [ДПС — застосування РРО/ПРРО у сфері громадського харчування](https://tax.gov.ua/)
- [ЗУ «Про застосування РРО у сфері торгівлі та послуг»](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80)

Часті питання

Яка реальна собівартість чашки кави?

Порахуйте не каву, а весь набір. Капучино 250 мл: близько 18 г зерна, 150 мл молока, стакан, кришка, серветка, цукор. Зерно — часто менша частина. Саме тому підняття ціни на молоко або перехід на дорожчий стакан бʼє по маржі сильніше, ніж подорожчання зерна, і власники цього не помічають, бо стежать тільки за кавою.

Чи потрібна технологічна карта, якщо у мене маленька кав’ярня на 5 позицій?

Потрібна, і саме на маленькій вона окупається найшвидше. Техкарта — це не бюрократія, а єдиний спосіб дізнатися, чи заробляєте ви на конкретному напої. Без неї ви знаєте виручку і знаєте закупівлю, але не знаєте, який саме напій вас годує, а який ви продаєте собі в збиток. П’ять позицій — це п’ять карток на пів години роботи.

Як часто робити інвентаризацію в кав’ярні?

Зерно і молоко — щотижня, а розхідники на кшталт стаканів можна раз на місяць. Але сама по собі інвентаризація нічого не лікує: вона лише фіксує розбіжність. Щоб розбіжність можна було пояснити, потрібне списання за фактом продажу — тоді ви бачите не «зникло 3 кг», а «зникло 3 кг понад норму, і сталося це на цьому тижні».

Що робити з кавою, яка йде на калібрування помелу?

Закладати в техкарту як окрему норму втрат. Бариста щоранку налаштовує помел і зливає кілька порцій — це реальна витрата, і вона нікуди не подінеться. Якщо її не врахувати, вона щомісяця виглядатиме як нестача і псуватиме всю картину. Нормальна практика — фіксована норма на зміну, а перевищення вже розбирається окремо.

Чи потрібен ПРРО в кав’ярні?

Так. Кав’ярня — це громадське харчування з розрахунками готівкою і карткою на місці, тож розрахунковий документ обов’язковий. Безкоштовний ПРРО від ДПС або каса в Checkbox чи Vchasno закриває вимогу. Робота без каси там, де вона обов’язкова, карається штрафом 100% від суми першого непроведеного розрахунку і 150% за кожен наступний.

Як обліковувати каву для персоналу і частування гостей?

Проводити окремою операцією списання, а не залишати «в тіні». Якщо бариста пʼє три чашки за зміну, а гостям іноді наливають комплімент — за місяць це десятки чашок. Не проведені в обліку, вони перетворюються на нестачу, яку неможливо пояснити. Проведені — це прозора стаття витрат, якою можна керувати.

ФОП якої групи підходить для кав’ярні?

Найчастіше 2 група, якщо ви продаєте населенню і найманих не більше 10, або 3 група, якщо серед клієнтів є юрособи на загальній системі — наприклад, корпоративні замовлення на каву в офіс. Окремо перевірте асортимент: продаж алкоголю в закладі має свої обмеження на спрощеній системі, і якщо ви плануєте додати щось міцніше за пиво чи столові вина, це треба розібрати до відкриття.

### Інші статті за категорією

- [Чи дає Дія Сіті бронь від мобілізації у 2026: кого можна забронювати і на яких умовах9 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/diia-city-bronyuvannya-vid-mobilizatsiyi-2026/)
- [Скільки ФОПів може залучати резидент Дія Сіті у 2026: правило 20 % і що буде за перевищення8 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/diia-city-rezydent-fop-pidryadnyky-limit-2026/)
- [Гіг-контракт і ФОП одночасно у 2026: чи можна, що з ЄСВ і де межа 20 %8 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/gig-kontrakt-i-fop-odnochasno-2026/)
- [ФОП чи ТОВ для стоматологічної клініки16 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-chy-tov-dlya-stomatologiyi/)
- [Приміщення під стоматологію: скільки метрів насправді потрібно13 хв](https://murashko-accounting.com.ua/blog/prymishchennya-pid-stomatologiyu-dbn/)

КВЕДи з цієї статті

- [56.10Діяльність ресторанів, надання послуг мобільного харчування](https://murashko-accounting.com.ua/kved/56-10/)
- [56.30Обслуговування напоями (бари)](https://murashko-accounting.com.ua/kved/56-30/)

### Читайте також

[Галузева специфікаБухгалтер для ресторану: чому HoReCa потребує спеціаліста, а не звичайного бухгалтера28 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/bukhhalter-dlya-restoranu/)[Галузева специфікаФОП лікар та онлайн-консультації: ліцензія, КВЕДи та оподаткування у 20269 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-likar-onlayn-konsultatsii/)[Галузева специфікаФОП психолог: оподаткування, КВЕДи та онлайн-прийом у 2026 році5 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-psykholoh-podatky/)[Галузева специфікаФОП юрист: КВЕДи, обмеження на групах та оподаткування у 2026 році5 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-yuryst-kved/)

### Пов’язані послуги

[Бухгалтер для ресторану і кафе — HoReCa облік онлайнБухгалтерія для ресторанів та кафе — від відкриття з нуля до щоденного обліку з урахуванням специфіки HoReCa.Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/services/restorany-ta-kafe/)

### Коротка відповідь

[Кав'ярня — ФОП чи ТОВ? Що вибрати у 2026?Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/vidpovidi/kavyarnya-fop-chy-tov/)[Food costДетальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/slovnyk/food-cost/)[Скільки коштує ведення ФОП — тарифи від 2 500 грн/місДетальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/prices/)[Податковий календар ФОП — усі дедлайни 2026Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/calendar/)

Рекомендовані сервіси

Працюємо в цих системах — допоможемо підключити та налаштувати облік під ваш бізнес.

- [![Dilovod](https://murashko-accounting.com.ua/partners/dilovod.webp)](https://dilovod.ua/?utm_campaign=4407)

Найшвидше — написати в Telegram

Не бачите, куди зникає маржа в кав’ярні? Напишіть — подивлюся ваші техкарти і продажі за місяць і покажу, де саме втрачаються гроші.

Зручніше залишити заявку — форма нижче.

[Написати в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)

## Поговорити

Перша розмова — без зобов'язань. Розповідаєте про бізнес, я кажу, як можу допомогти.

[Написати в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)[+38 098 175-15-06](tel:+380981751506)[lb.murashko@gmail.com](mailto:lb.murashko@gmail.com)

пн–пт · 09:00–18:00 · Київ

Відповідаю в робочий час, того ж дня.

![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)**27+** років досвіду**0** штрафів з 1999

Написати або зателефонувати

Розкажіть про бізнес — відповім сьогодні.

Ваше ім’я *Телефон або Telegram *Яка послуга вас цікавить?Оберіть послугу...ФОП — єдиний податокФОП / ТОВ — загальна системаЗарплата та кадриОблік для ресторану / кафеЗЕДПитання про курсКонсультаціяІнше — опишіть в повідомленніРеєстрація ФОП / ТОВВідновлення облікуЛіквідація ФОП / ТОВРічна декларація / закриття рокуВнесок і звіт — особи з інвалідністюПовідомлення (необов’язково)Надіслати запит →

Відповідаю того ж дня.

[Запитати ЛюдмилуЗапитати](#contact)

---

*Цей текст — markdown-дзеркало сторінки [https://murashko-accounting.com.ua/blog/oblik-u-kavyarni-2026/](https://murashko-accounting.com.ua/blog/oblik-u-kavyarni-2026/). Автор: Людмила Мурашко, головний бухгалтер з 1999 року. Контакт: +380981751506, lb.murashko@gmail.com.*