--- title: "ФОП з найманим працівником: облік, зарплата, звітність у 2026 році" url: "https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-z-naymanym-pratsivnykom/" language: uk updated: "2026-08-03" source: "https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-z-naymanym-pratsivnykom/" published: "2026-03-19" author: "Людмила Мурашко" category: "Зарплата та кадри" readTimeMinutes: 8 --- [Головна](https://murashko-accounting.com.ua/)[Блог](https://murashko-accounting.com.ua/blog/)ФОП з найманим працівником: облік, зарплата, звітність у 2026 році Зарплата та кадри8 хв читання # ФОП з найманим працівником: облік, зарплата, звітність у 2026 році Як оформити найманого, скільки коштує працівник реально і чого не можна робити — покрокова інструкція з урахуванням змін 2026 року. ![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)Людмила Мурашко19 березня 2026 · бухгалтер з 1999ОНОВЛЕНО7 серпня 20268 хв читанняБазовийОновлено: 07.08.2026ЗМІСТ 1. [1.Скільки працівників можна мати на кожній групі ЄП](#obmezennia-po-hrupakh) 2. [2.Як офіційно прийняти працівника: 5 кроків](#yak-pryynyaty-pratsivnyka) 3. [3.Скільки насправді коштує один працівник](#podatky-z-zarplaty) 4. [4.Яку звітність здавати за найманих працівників](#zvitnis-za-pratsivnykiv) 5. [5.Як працюють відпустка та лікарняний](#vidpustky-likarnianni) 6. [6.Які штрафи Держпраці — чого боятися](#shtrafy-derzhpratsi) Зміст 1. [1.Скільки працівників можна мати на кожній групі ЄП](#obmezennia-po-hrupakh) 2. [2.Як офіційно прийняти працівника: 5 кроків](#yak-pryynyaty-pratsivnyka) 3. [3.Скільки насправді коштує один працівник](#podatky-z-zarplaty) 4. [4.Яку звітність здавати за найманих працівників](#zvitnis-za-pratsivnykiv) 5. [5.Як працюють відпустка та лікарняний](#vidpustky-likarnianni) 6. [6.Які штрафи Держпраці — чого боятися](#shtrafy-derzhpratsi) Коротко за хвилину - Порядок: трудовий договір → наказ про прийом → повідомлення ДПС → допуск до роботи (ч. 3 ст. 24 КЗпП). Штраф за запізніле повідомлення — 8 647 грн. - З зарплати: ПДФО 18% + ВЗ 5% утримуються; ЄСВ 22% нараховується зверху. - Реальна вартість працівника із ЗП 15 000 грн — 18 300 грн; на руки 11 550 грн. - 4-ДФ з 2026 — щоквартально; перший дедлайн за Q1 — 11 травня. Відповідь Перш ніж найманий розпочне роботу, ФОП має укласти трудовий договір, оформити його наказом про прийом і лише після цього подати повідомлення до ДПС — саме такий порядок задає ч. 3 ст. 24 КЗпП, і у формі повідомлення зазначаються номер і дата наказу. Повідомлення подається до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором (постанова КМУ від 17.06.2015 №413; вимоги «за один день наперед» норма не містить). Запізніле повідомлення при наявному наказі — 1 МЗП = 8 647 грн (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП); якщо немає ні наказу, ні повідомлення, Держпраця кваліфікує це як фактичний допуск без оформлення — 86 470 грн, а для юросіб і ФОП — платників ЄП 1–3 груп абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП передбачає за цей склад попередження (це самостійна санкція, а не пільга «за перше порушення»); за повторне протягом двох років — 259 410 грн за абз. 3 ч. 2 ст. 265. Мінімальна зарплата у 2026 — 8 647 грн. З нарахованої зарплати утримуються ПДФО 18% і ВЗ 5%, а ФОП ще нараховує ЄСВ 22% зверху. Реальна вартість працівника із зарплатою 15 000 грн — 18 300 грн, на руки він отримує 11 550 грн. Обʼєднаний звіт (4-ДФ) з 2026 року подається щоквартально — за Q1 до 11 травня, за Q2 до 10 серпня тощо. [Запитати Людмилу про ваш випадок →](#contact) ФОП з найманим працівником — це вже не просто «я і моя справа». Як тільки ви підписуєте перший трудовий договір, ви стаєте роботодавцем з усіма зобов'язаннями перед державою: нараховуєте зарплату, сплачуєте податки, подаєте звітність. Хороша новина — це цілком реально навіть без юридичної освіти. Погана — штрафи за помилки тут значно більші, ніж для ФОП без працівників. У цій статті пояснимо покроково: що змінюється, коли ви наймаєте людину, скільки це реально коштує, яку звітність здавати і як не отримати штраф під час перевірки. ## Скільки працівників можна мати на кожній групі ЄП? Не всі групи єдиного податку дозволяють наймати людей. Ось чітка таблиця: | Група ЄП | Дозволено найм? | Ліміт працівників | Примітка | | --- | --- | --- | --- | | Група 1 | ❌ Ні | 0 | Тільки особиста праця | | Група 2 | ✅ Так | До 10 осіб | Враховуються всі одночасно зайняті | | Група 3 | ✅ Так | Без обмежень | Ліміт лише за доходом (10 091 049 грн/рік у 2026) | | Загальна система | ✅ Так | Без обмежень | Але ПДВ при >1 млн грн доходу | ⚠️ **Важливо:**Якщо ви на Групі 2 і одночасно зайнято 11+ людей — ви порушуєте умову пп. 2 п. 291.4 ПКУ і зобов'язані перейти на загальну систему (пп. 6 пп. 298.2.3 ПКУ). Дата переходу читається двояко: буквально норма прив'язує його до «податкового (звітного) періоду», а для груп 1 і 2 таким періодом є календарний *рік* (п. 294.1 ПКУ) — тобто з 1 січня наступного року; на практиці ДПС частіше рахує від кварталу, у якому допущено перевищення. Окремого штрафу чи ставки 15% саме за перевищення чисельності ПКУ не передбачає — перелік підстав для 15% у п. 293.4 вичерпний і чисельності не містить. Різниця в датах коштує дорого, тому при перевищенні 10 працівників беріть індивідуальну податкову консультацію (ст. 52 ПКУ). ## Як офіційно прийняти працівника: 5 кроків? Прийом на роботу — це не просто домовленість «ти виходиш у понеділок». За законом потрібно пройти кілька обов'язкових кроків: 1. **Укласти трудовий договір.** Це письмовий документ, де вказано посаду, оклад, режим роботи і строк. Може бути безстроковим або строковим (наприклад, на час декрету іншого працівника). Документ підписують обидві сторони. 2. **Видати наказ про прийом на роботу.** Це внутрішній документ ФОП. Навіть якщо у вас немає відділу кадрів — наказ потрібен. Зберігається разом з договором. Наказ іде*раніше* за повідомлення до ДПС, і це не питання зручності: ч. 3 ст. 24 КЗпП прямо каже, що «працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, **та** повідомлення … про прийняття працівника на роботу». Практична причина та сама: у формі повідомлення зазначаються номер і дата наказу, тож подати його раніше за наказ технічно неможливо. 3. **Подати повідомлення до ДПС.** Це обов'язково! Повідомлення подається**до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором** (постанова КМУ від 17.06.2015 №413) — через Кабінет платника або через бухгалтера, за формою згідно з додатком 1 до цієї постанови. Вимоги «за один день наперед» норма не містить: можна подати і в той самий день, але до моменту, коли людина фактично стала до роботи. Якщо наказ виданий, а повідомлення не подане або подане із запізненням — це «порушення інших вимог законодавства про працю»: **8 647 грн** (1 мінімальна зарплата) за кожне таке порушення (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Якщо ж немає ні наказу, ні повідомлення, а людина вже працює — Держпраця кваліфікує це як фактичний допуск без оформлення: **86 470 грн**; для юросіб і ФОП — платників ЄП 1–3 груп абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП передбачає за цей склад саме попередження (це самостійна санкція, а не пільга «за перше порушення»), а за повторне протягом двох років порушення діє абз. 3 ч. 2 ст. 265 — 259 410 грн, і попередження там уже немає. 4. **Ознайомити з правилами охорони праці.** Підпис під журналом інструктажу — обов'язковий. Під час інспекції Держпраці це перше, що перевіряють. 5. **Відкрити особову справу** (папку з документами: копія паспорта, ІПН, трудова книжка або відомості про неї). ## Скільки насправді коштує один працівник: усі податки? Мінімальна зарплата у 2026 році — **8 647 грн**. Це сума «брудними» (до утримання податків), нижче якої ФОП платити не може. Але реальні витрати роботодавця більші: від нарахованої зарплати далі рахуються всі податки та внески. Розберемо на конкретному прикладі: | Що платимо | Хто платить | Ставка | Сума (при зарплаті 15 000 грн) | | --- | --- | --- | --- | | ПДФО (податок з доходів фізичних осіб) | Утримуємо з зарплати працівника | 18% | 2 700 грн | | Військовий збір (ВЗ) | Утримуємо з зарплати працівника | 5% | 750 грн | | ЄСВ (єдиний соціальний внесок) | Платить роботодавець зверху | 22% | 3 300 грн | | **Разом витрат роботодавця** | | | **18 300 грн** | | Працівник отримує на руки | | | 11 550 грн | 💡 **Простими словами:**При зарплаті 15 000 грн ви як ФОП витрачаєте 18 300 грн, а працівник отримує 11 550 грн. Різниця — це податки, які ви як роботодавець перераховуєте до бюджету і пенсійного фонду.💡 **Якщо ставка неповна або зарплата менша за МЗП.**На основному місці роботи ЄСВ усе одно рахується від 8 647 грн, тобто 1 902,34 грн/міс (абз. 2 ч. 5 ст. 8 Закону №2464-VI) — за умови, що працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацював усі робочі дні за графіком. Винятки: зовнішнє сумісництво і місяць прийняття чи звільнення не з першого або не з останнього робочого дня. ## Яку звітність здавати за найманих працівників? Наявність хоча б одного найманого працівника відразу збільшує кількість звітів: | Звіт | Куди подавати | Коли | Що містить | | --- | --- | --- | --- | | Повідомлення про прийняття працівника на роботу (додаток 1 до постанови КМУ №413) | ДПС | До початку роботи за трудовим договором | ПІБ, ІПН, дата початку роботи | | Об'єднана звітність (ПДФО + ВЗ + ЄСВ) | ДПС | Щоквартально, до 40-го дня після кварталу | Всі нарахування та утримання по кожному працівнику | | Розрахункові листки | Працівнику | Щомісяця при виплаті зарплати | Нарахування, утримання, виплата | ## Як працюють відпустка та лікарняний у ФОП? **Відпустка.** Кожен працівник має право на 24 календарні дні щорічної оплачуваної відпустки. ФОП розраховує і виплачує відпускні самостійно. Формула: середньоденний заробіток × кількість днів відпустки. Виплатити потрібно не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки. **Лікарняний (перші 5 днів).** Перші 5 днів хвороби оплачує роботодавець — тобто ви як ФОП. Починаючи з 6-го дня — за рахунок Пенсійного фонду України (ПФУ), який з 2023 року адмініструє виплати за лікарняними замість ліквідованого Фонду соцстрахування. Відсоток оплати залежить від стажу: до 3 років — 50% середнього заробітку, 3–5 років — 60%, 5–8 років — 70%, більше 8 років — 100%. ⚠️ **Декрет.** Якщо працівниця йде у декретну відпустку, ФОП виплачує допомогу по вагітності та пологах. Кошти потім відшкодовує Пенсійний фонд України (ПФУ), але спочатку потрібно мати що виплатити. Тримайте резервний фонд. ## Які штрафи Держпраці — чого боятися? У 2026 році діє мораторій на планові та (з винятками) позапланові заходи державного нагляду — постанова КМУ від 13.03.2022 №303. Але Держпрацю це не зупиняє: ст. 16 Закону №2136-IX прямо дозволяє позапланову перевірку за заявою працівника або профспілки, зокрема щодо неоформлених трудових відносин. Тобто ризик приходить не «за графіком», а від скарги. Найбільші штрафи — саме за неофіційне працевлаштування: - **Неоформлений працівник (фактичний допуск без трудового договору):** 86 470 грн (10 МЗП) за кожного, абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП; для юросіб і ФОП — платників ЄП 1–3 груп той самий абзац передбачає замість штрафу попередження — це самостійна санкція, а не пільга «за перше порушення»; за повторне протягом двох років порушення діє абз. 3 ч. 2 ст. 265 — 259 410 грн (30 МЗП), і попередження там уже немає. На ФОП на загальній системі та на платників ЄП 4 групи попередження не поширюється - **Зарплата нижче МЗП при повній ставці:** 17 294 грн (2 МЗП) за кожного працівника - **Несвоєчасна виплата зарплати понад один місяць:** 25 941 грн (3 МЗП) - **Порушення режиму праці (понаднормові без дозволу) та інші порушення трудового законодавства:** 8 647 грн (1 МЗП) за кожне порушення - **Неподання або несвоєчасне подання повідомлення до ДПС** (коли наказ виданий і зарплата нараховується): 8 647 грн (1 МЗП), абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП ⚠️ **Спірне питання, на яке не варто розраховувати.** Ст. 16 Закону №2136-IX каже, що в період воєнного стану штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовуються, якщо припис за результатами позапланової перевірки виконано в повному обсязі та у встановлений строк. Позиція A (домінуюча серед роботодавців і фахових видань): виконав припис — штрафу немає. Позиція B (частина інспекторів): за фактичний допуск заходи відповідальності застосовують одночасно з винесенням припису, незалежно від усунення (ч. 7 ст. 265 КЗпП). Плануйте за гіршим сценарієм, а на ст. 16 виходьте вже в оскарженні.💡 **Пільга, про яку часто забувають:**якщо сплатити 50% суми штрафу протягом 10 банківських днів з дня вручення постанови, постанова вважається виконаною (ч. 5 ст. 265 КЗпП). Тобто реальна ціна одного неоформленого працівника — 43 235 грн. Але сплата 50% фактично означає визнання порушення і закриває шлях до оскарження, а обов'язок усунути саме порушення залишається.💡 **Порада від Людмили:**Найчастіша помилка ФОП — «він ще на випробувальному, тому не оформляємо». За законом випробувальний строк — це повноцінне трудове відношення. Повідомлення до ДПС потрібно подати до початку роботи, навіть якщо ви не впевнені, чи залишите цю людину. Офіційно оформити і звільнити — значно дешевше, ніж штраф 86 470 грн. ДВА ШЛЯХИ Розібратися самостійно — курс «Бухгалтер ФОП з нуля»: 10 модулів, 18 уроків, шаблони й готові документи, 5 000 ₴ один раз. Віддати облік мені — від 2 500 грн/міс, і ви про це більше не думаєте. [Програма курсу →](https://murashko-accounting.com.ua/courses/buhgalter-fop-z-nulya/)[Віддати облік мені →](#contact) Джерела - [Кодекс законів про працю України (ст. 24, ст. 265)](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08) - [Постанова КМУ від 17.06.2015 №413 — повідомлення про прийняття працівника на роботу](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/413-2015-%D0%BF) - [ДПС — повідомлення про прийняття на роботу](https://tax.gov.ua/baneryi/yedinij-vnesok-na-zagalnoobovyazkove-/) - [Закон №2464 «Про ЄСВ»](https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2464-17) ### Читайте також [Галузева специфікаЧи дає Дія Сіті бронь від мобілізації у 2026: кого можна забронювати і на яких умовах9 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/diia-city-bronyuvannya-vid-mobilizatsiyi-2026/)[Галузева специфікаСкільки ФОПів може залучати резидент Дія Сіті у 2026: правило 20 % і що буде за перевищення8 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/diia-city-rezydent-fop-pidryadnyky-limit-2026/)[Галузева специфікаГіг-контракт і ФОП одночасно у 2026: чи можна, що з ЄСВ і де межа 20 %8 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/gig-kontrakt-i-fop-odnochasno-2026/)[Реєстрація бізнесуЧи може іноземець відкрити ФОП в Україні у 2026: ІПН, документи, реєстрація і єдиний податок9 хвЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/blog/nerezydent-vidkryvaye-fop-v-ukrayini-2026/) ### Пов’язані послуги [Бухгалтер для ФОП на єдиному податку — онлайн по всій УкраїніВся звітність для ФОП 1, 2 і 3 групи — без стресу, дедлайнів і штрафів. Ви займаєтесь бізнесом, я — паперами.Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/services/fop-yedynyy-podatok/)[Нарахування зарплати та кадровий облік — для ФОП і ТОВЗарплата, відпустки, лікарняні, кадрові документи, 4ДФ та ЄСВ — весь зарплатний облік під ключ.Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/services/zarplata-ta-kadry/) ### Реальні кейси [Боюсь пропустити дедлайнЧитати →](https://murashko-accounting.com.ua/problems/deadlines/) ### Коротка відповідь [Чи можна поєднувати ФОП і найману роботу у 2026?Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/vidpovidi/chy-mozhna-poyednuvaty-fop-i-robotu/)[Скільки коштує ведення ФОП — тарифи від 2 500 грн/місДетальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/prices/)[Податковий календар ФОП — усі дедлайни 2026Детальніше →](https://murashko-accounting.com.ua/calendar/) Рекомендовані сервіси Працюємо в цих системах — допоможемо підключити та налаштувати облік під ваш бізнес. - [![Dilovod](https://murashko-accounting.com.ua/partners/dilovod.webp)](https://dilovod.ua/?utm_campaign=4407) Найшвидше — написати в Telegram Берете першого працівника і боїтеся проґавити повідомлення ДПС? Напишіть — оформимо найм правильно, без штрафу від 8 647 грн. Відповідаю того ж дня. Зручніше залишити заявку — форма нижче. [Написати в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko) ## Поговорити Перша розмова — без зобов'язань. Розповідаєте про бізнес, я кажу, як можу допомогти. [Написати в Telegram](https://t.me/LiudmylaMurashko)[+38 098 175-15-06](tel:+380981751506)[lb.murashko@gmail.com](mailto:lb.murashko@gmail.com) пн–пт · 09:00–18:00 · Київ Відповідаю в робочий час, того ж дня. ![Людмила Мурашко](https://murashko-accounting.com.ua/photos/ludmila-square.webp)**27+** років досвіду**0** штрафів з 1999 Написати або зателефонувати Розкажіть про бізнес — відповім сьогодні. Ваше ім’я *Телефон або Telegram *Яка послуга вас цікавить?Оберіть послугу...ФОП — єдиний податокФОП / ТОВ — загальна системаЗарплата та кадриОблік для ресторану / кафеЗЕДПитання про курсКонсультаціяІнше — опишіть в повідомленніРеєстрація ФОП / ТОВВідновлення облікуЛіквідація ФОП / ТОВРічна декларація / закриття рокуВнесок і звіт — особи з інвалідністюПовідомлення (необов’язково)Надіслати запит → Відповідаю того ж дня. [Запитати ЛюдмилуЗапитати](#contact) --- *Цей текст — markdown-дзеркало сторінки [https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-z-naymanym-pratsivnykom/](https://murashko-accounting.com.ua/blog/fop-z-naymanym-pratsivnykom/). Автор: Людмила Мурашко, головний бухгалтер з 1999 року. Контакт: +380981751506, lb.murashko@gmail.com.*